人事檔案管理改革若干問題的思考

趙驚濤?何珊

摘 要：人事檔案管理是人力資源管理中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對我國人事管理和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展起著舉足輕重的作用，但是隨著改革開放的不斷深化和市場經(jīng)濟(jì)體制的日趨完善，人事檔案管理與社會(huì)人事管理需求日漸脫節(jié)，改革人事檔案管理工作已成為人力資源管理者日漸關(guān)注的焦點(diǎn)。本文通過分析我國人事檔案管理現(xiàn)狀，剖析當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題并提出針對性的改革措施，為我國人事檔案管理工作指明方向。

關(guān)鍵字：人事檔案；檔案管理；改革

人事檔案為人事管理工作提供著重要數(shù)據(jù)和信息支持，是重要的人事管理工具。加強(qiáng)人事檔案管理工作，以人事管理工作需求為導(dǎo)向?qū)θ耸聶n案管理工作進(jìn)行改革，有利于人事檔案在人事管理中發(fā)揮更大更積極的作用，為人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。

1 我國人事檔案管理工作現(xiàn)狀

當(dāng)前，我國人事檔案管理工作實(shí)行嚴(yán)格的法制化管理，由《憲法》、《檔案法》等相應(yīng)的法律法規(guī)、規(guī)范條例對人事檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范。隨著改革開放的縱深推進(jìn)和市場經(jīng)濟(jì)體制的建立完善，干部領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)終身制被廢除，企業(yè)職工檔案管理和流動(dòng)人員人事檔案管理被納入到人事檔案管理工作中，傳統(tǒng)人事檔案管理方式已日漸無法滿足現(xiàn)代社會(huì)需求，繼續(xù)沿用黨政機(jī)關(guān)管理干部人事檔案的傳統(tǒng)模式引發(fā)諸多問題。企業(yè)職工檔案、流動(dòng)人員檔案和干部檔案分別由勞動(dòng)部門、人事部門和組織部門進(jìn)行管理，現(xiàn)行人事檔案管理制度下的人事檔案管理部門存在功能交叉、職權(quán)不明的問題，多頭管理極易引發(fā)紛爭。對于不同的組織來說，人事檔案的重要性也有很大差異，對于國家黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位而言，人事檔案在干部任免、提拔中有著至關(guān)重要的作用，而在私營企業(yè)中有70%并不關(guān)心員工的人事檔案，但不可否認(rèn)的是人事檔案在人力資源管理工作中是必不可少的。

2 我國人事檔案管理中存在的問題

1.檔案管理權(quán)歸屬不明確

我國人事檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理制度，相關(guān)規(guī)定中指出凡不具備人事檔案保管條件的或者干部檔案數(shù)量在50卷以下的單位的人事檔案由其上一級(jí)主管部門進(jìn)行管理，但在現(xiàn)實(shí)操作中較難實(shí)現(xiàn)，許多資格線以下的企事業(yè)單位都自設(shè)管理部門保管單位人事檔案。除此以外，一些勞務(wù)、職業(yè)中介機(jī)構(gòu)等非黨政組織部門擅自接收代管流動(dòng)人員人事檔案，但是其本身并不具有人事檔案管理資格，違反了相關(guān)法律法規(guī)，企業(yè)制度改革產(chǎn)生的一大批非公有制單位是否具有合法的人事檔案管理權(quán)限，在現(xiàn)有法律條文中也未能做出明確的界定。

2.人、檔分離現(xiàn)象普遍

根據(jù)國家人事部門調(diào)查發(fā)現(xiàn)，全國各級(jí)人才流動(dòng)中心代為保存管理的330萬份人事檔案中有60多萬份檔案存在人、檔分離問題。有的人認(rèn)為檔案沒有用處，不重視檔案；有的人因?yàn)楣ぷ髅β禑o暇顧及檔案；還有的人因?yàn)槌鰢魧W(xué)、下海經(jīng)商等原因離開原單位，但因雙方未能協(xié)商一致而選擇棄檔。棄檔、死檔問題已成為一種大規(guī)模的社會(huì)問題，大量無人認(rèn)領(lǐng)的檔案占據(jù)著大量的社會(huì)資源，造成資源的浪費(fèi)，同時(shí)因?yàn)槭栌诠芾韺?dǎo)致斷檔，人事檔案不能全面的反應(yīng)人才信息，為人事管理工作帶來了不便。

3.檔案內(nèi)容涵蓋不全面

目前，人事檔案依然是側(cè)重于記載過去的情況，陳舊的內(nèi)容難以客觀反應(yīng)人才即使情況，無法動(dòng)態(tài)反應(yīng)人才素質(zhì)信息變化情況，對干部提拔、任用考察工作沒有多少借鑒價(jià)值。因?yàn)榻n部門過于謹(jǐn)慎，人事檔案材料中所包含的空話套話居多，模式化、缺乏個(gè)性的內(nèi)容表述難以鮮明展現(xiàn)檔案主體的特征，能夠反應(yīng)個(gè)人信用情況、科技學(xué)術(shù)成果等與市場經(jīng)濟(jì)密切相關(guān)的內(nèi)容更是少之又少。此外，人事檔案材料內(nèi)容虛假問題也較為突出，年齡、履歷等信息的篡改嚴(yán)重?fù)p害了檔案內(nèi)容的真實(shí)性。

4.網(wǎng)絡(luò)化管理水平相對滯后

隨著信息化步伐的不斷加快，人事檔案的電子化管理已經(jīng)成為一種大趨勢，但是我國多數(shù)用人單位在人事檔案管理上還停留在手工操作的紙質(zhì)檔案階段，紙質(zhì)化的檔案管理模式嚴(yán)重制約了人事檔案管理的工作效率，不利于人事檔案信息資源共享，增加了人事檔案管理成本。檔案材料對建檔對象的不公開，本人無權(quán)查閱了解個(gè)人檔案記載內(nèi)容也使當(dāng)事人在人事檔案建立方面失去了維護(hù)個(gè)人聲譽(yù)和信用的機(jī)會(huì)。

3 我國人事檔案管理改革方向

1.創(chuàng)新人事檔案管理體制

受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的長久影響，人事檔案歸屬單位、部門所有的思想蒂固根深，但隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的到來，人的屬性已從單位人向社會(huì)人轉(zhuǎn)變，人才的流動(dòng)性成為社會(huì)和個(gè)人發(fā)展的必然要求。實(shí)現(xiàn)人事檔案的社會(huì)化管理，將檔案關(guān)系與勞動(dòng)關(guān)系相剝離，有利于人才的自由流動(dòng)和全面發(fā)展，從而促進(jìn)人力資源的最優(yōu)配置。

2.實(shí)施人事檔案的個(gè)性化管理

人事檔案是反應(yīng)個(gè)人基本情況的歷史記錄，具有憑證依據(jù)作用。人事檔案在內(nèi)容方面必須具備真實(shí)性和完整性，只有真實(shí)、客觀、全面的反映人事檔案主體的基本情況才能有效的開展人事管理工作。在保證人事檔案真實(shí)性、完整性基礎(chǔ)上實(shí)施個(gè)性化管理，通過增加反映個(gè)人綜合能力、業(yè)務(wù)素質(zhì)的實(shí)際材料可以體現(xiàn)不同人事檔案主體的特點(diǎn)和個(gè)性，為用人單位選拔適用人才提供更可靠的資料，提高人事檔案的適用效能。

3.提高人事檔案信息化水平

人事檔案管理的信息化有利于提高人力資源管理的工作效率，能有效避免死檔、棄檔問題的發(fā)生。通過大力提升人事檔案的信息化水平，深入挖掘人事檔案信息資源，將分散于不同地區(qū)、不同單位的人事檔案宗卷進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，為人事檔案資源的社會(huì)共享提供便捷途徑，極大的提升了人事檔案的使用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)了人力資源的高效管理。

4.加大人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案管理工作終究需要靠人事管理工作者來實(shí)現(xiàn)，要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理改革，就必須要有一只思想堅(jiān)定、作風(fēng)過硬、業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的人事檔案工作隊(duì)伍。人事檔案管理工作者必須要有吃苦耐勞的精神，要有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，更重要的是具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，了解人事檔案管理相關(guān)的政策法規(guī)，熟練掌握人事檔案現(xiàn)代化管理方法和科技操作技術(shù)，才能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案的有效管理，使人事檔案真正服務(wù)于人力資源管理工作。

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