淺談如何做好醫(yī)院基建項目檔案管理

諸淑培

摘 要：醫(yī)院基建項目檔案醫(yī)院總體發(fā)展規(guī)劃的重要組成部分。做好醫(yī)院基本建設(shè)檔案的管理，充分發(fā)揮項目檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)運營、工程維護和改建擴建中的重要作用，如何及時、有效、完整、系統(tǒng)的做好基建項目檔案的收集整理工作，迅速為利用者提供服務(wù)，是現(xiàn)代檔案管理工作人員的重要職責。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；基建項目檔案；管理

醫(yī)院基建項目檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，是反映醫(yī)院基本建設(shè)項目進程和醫(yī)院歷史變遷的重要記錄。近些年來，國家、地方對醫(yī)院建設(shè)的投入不斷加大，許多綜合性醫(yī)院門診量、住院人數(shù)不斷增加，原有的病區(qū)規(guī)劃不能滿足現(xiàn)有需求，從而制約了醫(yī)院的長遠發(fā)展。因此，無論是在原址基礎(chǔ)上進行改擴建，或者選新址重建，基建檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯，基建檔案管理的好壞，直接關(guān)系到醫(yī)院整體建設(shè)的發(fā)展速度、成本投入，甚至建筑物質(zhì)量安全。如何及時、有效、完整、系統(tǒng)的做好基建項目檔案的收集整理工作，迅速為利用者提供服務(wù)，是現(xiàn)代檔案管理工作人員的重要職責。

1 醫(yī)院基建項目檔案管理存在的問題

醫(yī)院的建設(shè)規(guī)模不斷擴大，但是對于基建項目檔案的管理仍然存在不少的問題。

1、基建項目檔案管理重視度不夠，相關(guān)規(guī)章制度或缺乏、或陳舊。許多醫(yī)院早期對于基建檔案的管理與文書檔案的管理一樣，未進行區(qū)分。領(lǐng)導(dǎo)對于基建檔案管理的重視度不高，造成基建檔案資料保管缺失、分類不統(tǒng)一，不便于后期的查詢、利用。沒有指定專門的基建檔案管理制度，或者制度過時、陳舊，已經(jīng)不適用于現(xiàn)代基建項目檔案管理，未針對本院的實際情況制定符合本單位發(fā)展建設(shè)規(guī)劃的基建項目檔案分類方案。

2、基建檔案管理人員專業(yè)知識薄弱，缺少培訓。一個檔案管理員同時負責文書、基建檔案的情況在不少單位都存在，文書檔案管理員參加的固定培訓基本都是針對文書檔案管理的內(nèi)容，不涉及基建檔案管理。對于不少文書檔案管理員來講，基建項目檔案管理的概念為零，認為按照文書檔案管理即可，對基建項目從立項到竣工的各階段內(nèi)容不熟知，專業(yè)知識薄弱，造成基建檔案收集不完整，查閱不方便、重要圖紙丟失等情況，不利于醫(yī)院未來發(fā)展建設(shè)的需求。

3、基建項目資料存放不統(tǒng)一，資料分散?；椖靠⒐ず?，根據(jù)項目的實際情況，所有項目資料應(yīng)由基建資料室收集、整理后移交醫(yī)院檔案室統(tǒng)一保管。但有的醫(yī)院基建科不設(shè)專門的基建資料室與資料員，項目施工方對于基建資料的收集、整理重視度不高，造成基建項目資料存放不統(tǒng)一，分散的情況。

4、科室分工不明確，檔案交接混亂。個別醫(yī)院早期不設(shè)基建科，或者由院辦公室同時承擔基建建設(shè)管理，造成科室分工不明確。同時由于基建項目資料分散，檔案交接過程混亂，甚至個別人員自己保管重要的基建資料，不明確檔案的歸檔重要性。

5、基建項目檔案管理信息化程度低下，甚至沒有。傳統(tǒng)的文書檔案管理軟件不一定不包含基建項目檔案內(nèi)容，即使含有基建項目檔案管理板塊，也不一定適用于不同單位。個別單位還在使用傳統(tǒng)的Office軟件錄入基建項目檔案信息，不便于后期的檔案再利用。

2 如何做好醫(yī)院基建項目檔案管理工作

1、提高意識，加強對基建項目檔案管理重要性的認識。

要想做好基建項目檔案管理工作，首先醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，醫(yī)院成立基建項目領(lǐng)導(dǎo)小組，基建科下設(shè)基建資料室，指定專人負責基建項目資料的收集、整理工作。醫(yī)院工程項目資料由醫(yī)院檔案室統(tǒng)一存檔管理，需要向醫(yī)院有關(guān)部門報送的檔案，由醫(yī)院檔案室統(tǒng)一報送，資產(chǎn)管理（維修）單位需要利用工程項目資料，可以向醫(yī)院檔案室申領(lǐng)副本或復(fù)制。建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位都應(yīng)將工程項目資料的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責范圍，各單位應(yīng)指定專（兼）職檔案管理人員負責工程項目資料的收集整理工作。檔案管理部門負責監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)有關(guān)工作，做好對參建單位檔案工作的日常業(yè)務(wù)跟蹤和業(yè)務(wù)培訓，并負責驗收和接收歸檔工程項目資料。醫(yī)院在工程招標及與勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應(yīng)對工程項目資料的套數(shù)、質(zhì)量、費用、移交時間和整理要求等項內(nèi)容，設(shè)專門條款加以明確。

2、做好工程項目資料的收集整理工作

2.1工程項目建設(shè)過程中，主辦單位、施工單位、勘察設(shè)計單位、工程監(jiān)理單位、工程質(zhì)量監(jiān)察部門，應(yīng)在各自的職責范圍內(nèi)搞好建設(shè)項目資料的形成、積累、整理、立卷、歸檔和保管工作。屬于醫(yī)院歸檔范圍內(nèi)的工程項目資料，有關(guān)單位應(yīng)按規(guī)定及時整理，經(jīng)項目部工程部門和醫(yī)院運營部門審核通過后，移交醫(yī)院檔案室。

2.2工程項目實行總承包的，各分包單位負責收集、整理所承包工程的項目資料，交總承包單位匯總、整理?？⒐r由總承包單位向主辦單位提交完整、準確的項目資料。

2.3工程項目由幾個單位分包的，各承包單位負責收集、整理所承包工程的項目資料，交建設(shè)單位匯總、整理，或由建設(shè)單位委托一個承包單位匯總、整理。

2.4項目前期可行性研究、設(shè)計基礎(chǔ)資料、工程管理文件及設(shè)計單位等提交的設(shè)計文件、工程圖紙、圖表等資料，建設(shè)單位有關(guān)部門要在接收后的一個月內(nèi)向檔案室移交一套，以保證項目資料的完整。

2.5凡引進設(shè)備和技術(shù)的建設(shè)項目，要做好有關(guān)技術(shù)資料的收集、整理工作，有關(guān)技術(shù)資料均應(yīng)交由檔案室統(tǒng)一管理。設(shè)備的開箱驗收必須有建設(shè)單位檔案人員參加，項目資料原件由項目部登記后向醫(yī)院檔案室歸檔。

2.6醫(yī)院的工程建設(shè)項目均要執(zhí)行項目資料歸檔質(zhì)量保證金管理辦法。項目資料歸檔質(zhì)量保證金與安全保證金一并由醫(yī)院財務(wù)科按合同金額的3%預(yù)留，待項目資料移交驗收合格，專職檔案管理人員簽字后，由財務(wù)部門配合落實，按醫(yī)院《工程管理辦法》的有關(guān)規(guī)定返還保證金。

3、明確歸檔范圍和質(zhì)量要求

根據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》（國家檔案局2006年頒布）、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T/28）和醫(yī)院的有關(guān)規(guī)章、標準的規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實際，制定基建項目檔案歸檔細則，明確歸檔范圍和質(zhì)量要求。歸檔的文件資料必須完整、準確、系統(tǒng)，保障生產(chǎn)（使用）、管理、維護和改擴建的需要。工程項目資料的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。

4、做好基建項目工程立卷工作

立卷應(yīng)遵循工程項目資料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程項目資料應(yīng)按單位工程組卷?？辈?、設(shè)計、施工單位在收齊工程項目資料并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)檔案管理機構(gòu)的要求對檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。專業(yè)檔案員根據(jù)項目內(nèi)容進行分類，管理性材料排在整個項目首卷，其余材料按照文件性質(zhì)分別組卷。圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。

5、做好基建項目檔案資源的開發(fā)利用

檔案管理的真正目的是為了檔案的合理利用，充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值。隨著醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的腳步越來越快，檔案管理者要不斷與時俱進，更新觀念，加大檔案資源的開發(fā)利用，提高檔案管理信息化水平，提高檔案工作效率。

醫(yī)院基建項目檔案管理水平的好快，直接關(guān)系醫(yī)院整體建設(shè)發(fā)展規(guī)劃和管理，是醫(yī)院總體發(fā)展規(guī)劃的重要組成部分。做好醫(yī)院基本建設(shè)檔案的管理，充分發(fā)揮項目檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)運營、工程維護和改建擴建中的重要作用，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)做鋪路石，是每位基建檔案管理人員的共識。與此同時，在提升意識的基礎(chǔ)上，基建項目檔案管理員也要加強自身建設(shè)，不斷提升專業(yè)知識和素養(yǎng)，滿足醫(yī)院對專業(yè)人才的需求，做到精益求精。