事業(yè)單位在檔案管理方面存在的現(xiàn)狀及相關(guān)應(yīng)對(duì)機(jī)制

孫巖慧

摘 要：事業(yè)單位檔案是在人事、會(huì)計(jì)、日常工作中根據(jù)業(yè)務(wù)工作查詢需要逐步形成的，檔案具有查詢歷史問題、提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析和歷史文獻(xiàn)等重大問題的的原始記錄，是工作的憑證，是單位寶貴的的財(cái)富。任何單位都離不開檔案的查詢，檔案工作也是事業(yè)單位的查詢工作的中心命脈。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作是發(fā)展趨勢(shì)的必然結(jié)果，我們應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí) ，離開檔案就像魚兒離開水一樣，各級(jí)管理部門要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性。在日常管理工作中要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理，在各項(xiàng)能給予支持的方面給予大力支持，更好的解決檔案管理工作中存在的各種問題。

關(guān)鍵詞：素質(zhì)；技能；管理；問題

1 提高檔案管理人員思想素質(zhì)

學(xué)習(xí)和熟悉國家相關(guān)的法律法規(guī)，增強(qiáng)開拓意識(shí)，多學(xué)習(xí)跟檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識(shí)，充實(shí)自己的業(yè)務(wù)水平，更要靈活運(yùn)用和掌握管理理論與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。以滿足不同層次信息的需求，同時(shí)維護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性。

2 提高檔案人員在工作中的專業(yè)技能

隨著社會(huì)日益進(jìn)步和一些法律法規(guī)的出臺(tái)對(duì)檔案工作的要求，要有重點(diǎn)、有目的地培養(yǎng)檔案人員知識(shí)與技能。事業(yè)單位的檔案管理人員，都是由辦公室、財(cái)務(wù)、政工的人員兼職工作，各個(gè)科室管理各個(gè)科室的檔案工作，沒有專業(yè)檔案人員統(tǒng)一管理。檔案管理員也是兼職的，沒有相對(duì)過硬的業(yè)務(wù)技能，平時(shí)檔案管理部門可以加強(qiáng)檔案方面的培訓(xùn)，一般可采用集中培訓(xùn)和自學(xué)等多種方式，掌握多項(xiàng)檔案方面的裝訂、整理等技能，以適用新形勢(shì)下的業(yè)務(wù)工作需要。

3 加強(qiáng)檔案的日常管理 。

1、建立一人一檔制。首先是人事檔案的管理，將每一位職工的檔案整理齊全，每次調(diào)整工資、年度考核表、職稱評(píng)審、榮譽(yù)等跟檔案有關(guān)的資料，要全部裝訂在個(gè)人檔案內(nèi)，確保個(gè)人檔案資料的完整性。其次工資檔案以電子表格和紙質(zhì)的形式雙向存檔，包括歷年歷次的調(diào)資、職稱、崗位設(shè)置、競(jìng)聘情況，建立一人一檔，加上目錄這樣檢索方便，一目了然，可作為職工成長(zhǎng)電子檔案?jìng)洳?。最后日常收發(fā)文件的管理，按規(guī)定進(jìn)行文件的裝訂整理保管，特別對(duì)保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)進(jìn)行傳閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍；不準(zhǔn)擅自復(fù)印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室；確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并要妥善保管。借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后，要及時(shí)歸還。

2、加強(qiáng)存儲(chǔ)設(shè)備管理。管理好檔案工作是現(xiàn)代信息的產(chǎn)物，對(duì)今后查閱工作帶來更加便捷的服務(wù)。今年來對(duì)城市建設(shè)檔案具有重要的科技價(jià)值、文化價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值，城建檔案的有效利用不僅能夠創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，還能促進(jìn)城市的發(fā)展與建設(shè)。信息時(shí)代背景下，面臨新的變化，城建檔案的運(yùn)用出現(xiàn)了許多新的困境，如缺乏信息化建設(shè)、保密 程度低等。通過建立專業(yè)隊(duì)伍，完善相關(guān)法律法規(guī)，并借助社會(huì)力量，可以在一定程度上促進(jìn)城建檔案的運(yùn)用與發(fā)展。一個(gè)單位的檔案工作，是建立現(xiàn)代化的信息管理的新時(shí)代，對(duì)其今后的檔案工作發(fā)展起到更廣更先進(jìn)的道路。

4 檔案管理工作中存在的問題

1、對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。在一些事業(yè)單位兼職的檔案人員只要做到自己保管的檔案做到不丟失、不泄密，對(duì)外來需要查詢的資料，能提供數(shù)據(jù)就可以了，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理任務(wù)檔案工作沒有“含金量”，就是個(gè)保管而已，從很大程度上阻礙了檔案工作的發(fā)展。

2、對(duì)檔案管理工作存在薄弱環(huán)節(jié)。由于檔案管理人員沒有相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，也沒有進(jìn)行專門的業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的資料收集和整理歸檔等業(yè)務(wù)不太熟悉，也不知道哪種是長(zhǎng)期保存、哪種是限期保存，怎樣進(jìn)行專業(yè)裝訂保管，平時(shí)也是根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)摸索工作，也沒有投入相當(dāng)精力去學(xué)習(xí)和探索相關(guān)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，把自己覺得需要保管檔案資料只是放入檔案盒，根本沒做整理歸檔，做好查詢目錄登記工作，在日常工作中影響了查閱檔案的簡(jiǎn)單性和清晰性。

3、對(duì)檔案管理工作配備的硬件設(shè)施不完善。事業(yè)單位的檔案基本都是擺放在各個(gè)科室中負(fù)責(zé)管理，沒有配備專業(yè)的檔案硬件設(shè)施環(huán)境，有的單位雖然配備了專用檔案室，也是邊邊角角地方，有的檔案室通風(fēng)設(shè)施不完善，防光、防火、防潮、防有害氣體、防蟲、防盜設(shè)備不配套，容易引起檔案材料的霉變和蟲蛀等不安全因素，有的單位管檔工具和檔案夾基本工具都無法購置齊全。 也影響檔案擺放的美觀整潔及完整。

5 檔案管理工作的應(yīng)對(duì)機(jī)制

1、加強(qiáng)檔案管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。單位檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。作為檔案工作人員，一定要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)和參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高整理檔案管理技能。

2、采用信息化管理策略。因傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存不僅會(huì)占用大量空間，收發(fā)和查找也很繁瑣，而且隨著時(shí)間的推移，很容易因?yàn)榧埖睦匣蛘呦x蛀問題帶來檔案信息的缺失或部分字跡不完整的問題。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理，可以減少檔案工作查詢工作的繁瑣性和重復(fù)性。那就需要我們盡可能地運(yùn)用當(dāng)代新科技，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多領(lǐng)域都已使用計(jì)算機(jī)，現(xiàn)在在國內(nèi)有些領(lǐng)域，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化是今天信息化時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3、提高檔案管理工作的服務(wù)水平。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

總之，隨著社會(huì)日趨月異的發(fā)展，事業(yè)單位必須不斷深化對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，要做到以制度建設(shè)為前提，從觀念上重視、從技術(shù)上支持，以人才保障為后盾。對(duì)于檔案管理中存在的問題要及時(shí)分析，不斷總結(jié)，積極探索新的有效對(duì)策，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。