大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

張運梅

摘 要：計算機網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)在不斷發(fā)展，在這個過程中，人們已經(jīng)進入了大數(shù)據(jù)的時代（下文將簡稱為TEOBD，即英文The era of big data的縮寫）。在TEOBD的背景之下，各個領(lǐng)域都在進行一定程度的變革，主要就是提高信息化的水平，那么對于管理檔案這個工作來說，利用TEOBD中的技術(shù)進行改革，有重要的現(xiàn)實意義，但是當前這個改革的工作還有一些問題，本文將對這些問題和如何解決進行合理思考，為提高我國管理檔案工作的效果和效率做貢獻。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；探討

計算機網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)在不斷發(fā)展，在這個過程中，人們進入了TEOBD，從而無論是生活還是生產(chǎn)，都發(fā)生了非常大的變化，而且各個領(lǐng)域也都在進行著變革，通過提高信息化的水平對工作的效率和效果予以保證。對于管理檔案這個工作環(huán)節(jié)來說，也進行了相應(yīng)的變革，通過努力，現(xiàn)在管理檔案的各個工作環(huán)節(jié)都已經(jīng)依靠網(wǎng)絡(luò)方面的技術(shù)，取得了很大的成績，但是通過分析發(fā)現(xiàn)，還是存在一些問題，國家和相應(yīng)人員需要重點研究，找到解決的方法。

1 應(yīng)用TEOBD相應(yīng)技術(shù)進行管理檔案工作具有必然性

第一，網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)在不斷發(fā)展，人們對于各個工作的要求正在逐漸提高，對于管理檔案這個環(huán)節(jié)來說，人們要求提高其效率和效果；第二，在現(xiàn)代化的社會里，檔案已經(jīng)不能只是記錄在紙張上了，需要電子版本的內(nèi)容，而這就必須要求管理檔案的工作利用技術(shù)，這樣可以實現(xiàn)存儲的數(shù)量多、時間長久、內(nèi)容不發(fā)生變化的效果；第三，在TEOBD的背景之下，人們希望可以減輕不必要的體力勞動，所以要利用技術(shù)來進行檔案的管理，提高管理檔案信息化的水平具有必然性。

2 在TEOBD的背景下應(yīng)用相應(yīng)技術(shù)管理檔案存在一些問題

在TEOBD的背景之下，提高管理檔案整體的信息化水平，具有必然性，所以國家和相關(guān)人員已經(jīng)注意到了這個問題，并且開始進行技術(shù)提升的工作，現(xiàn)階段已經(jīng)實現(xiàn)了基本的功能，實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上的操作，總體上工作的效率和效果都在提高，但是仔細分析發(fā)現(xiàn)，這個技術(shù)提升的過程中還是存在一些問題。一方面，我國總體上對于這個工作沒有法律層面的條文，所以提高管理檔案的信息化程度，出現(xiàn)了嚴重的不同步現(xiàn)象，也就是每一個地區(qū)、每一方負責人開展的工作，取得的成績不同，而還有一些并沒有開展，而且也沒有一個一致的標準，技術(shù)的水平也不高；另一方面，因為我國整體上的技術(shù)還有一些缺失，導致現(xiàn)在管理檔案的系統(tǒng)有缺失，檔案中的信息容易發(fā)生被盜取、破壞等情況，被居心不良的人員使用，會對信息的所有人造成非常大的傷害[1]。如2016年高考之后，河北省一個考生父母，利用自己的權(quán)利，將自己考生同學的檔案盜取，修改了考試的志愿，讓自己的孩子上大學，而那個學生則一直認為自己沒有被學習錄取。

3 關(guān)于如何在TEOBD的背景下做好檔案管理工作的幾點思考

3.1 國家完善相關(guān)內(nèi)容的法律法規(guī)，負責人員提高重視的程度

通過上文中提到的問題我們發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在管理檔案的信息化過程中，主要的問題就是沒有一個標準，所以解決的第一步就是明確這個標準。一方面，國家要調(diào)查不同類型檔案管理存在的問題，然后分析原因，有針對性地完善相關(guān)內(nèi)容的文件或者是規(guī)定，逐漸將其上升到法律的層面，為管理檔案的信息化技術(shù)提高工作提供正確的方向，也便于負責人員進行管理；另一方面，在這個基礎(chǔ)上，各類別檔案管理的負責人，要提高自己重視的程度，解決其他工作提高信息化水平的經(jīng)驗，做好自身的改進工作，選用先進的設(shè)備，而且要根據(jù)人們的實際需求，制定網(wǎng)絡(luò)化管理的方案，屬于專門負責管理檔案的國家級別、省級、市級的檔案管理中心，如省級人才市場、國家檔案局，就要設(shè)計將網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行連接，實現(xiàn)共享，如果是單位、私人企業(yè)等級別的話，就要設(shè)計在自己的內(nèi)部，將需要查閱檔案人員的網(wǎng)絡(luò)與檔案部門連接起來[2]。

3.2 利用TEOBD的技術(shù)做好管理檔案工作的系統(tǒng)

那么有了總體上的標準和規(guī)劃之后，就要對具體的系統(tǒng)進行要求。第一，在TEOBD的背景下，要求數(shù)據(jù)數(shù)量非常多，所以在檔案管理方面，就要針對這個要求，做好管理檔案的系統(tǒng)，利用TEOBD相應(yīng)的技術(shù)，使檔案庫的設(shè)計和編程工作都可以順利地完成；第二，設(shè)計出來完備的系統(tǒng)之后，運用網(wǎng)絡(luò)自動掃描的技術(shù)，將檔案進行掃描，編程電子版本，然后系統(tǒng)自動進行整理，可以根據(jù)檔案人員的年齡、工作的時間長度等進行整理，便于有針對性地管理，全部錄入之后，工作人員要進行檢查，發(fā)現(xiàn)有掃描不全面的及時補救；第三，建立電子檔案的系統(tǒng)，提供半公開的功能，也就是沒有賬號和密碼的人員，可以查看檔案的基本信息，也就是姓名、學歷和工作單位，而注冊賬號的人員，可以查看自己檔案中的全部內(nèi)容，便于一些工作環(huán)節(jié)要求復(fù)印、電子掃描文件等，這樣就可以不用再去存檔案的地方查詢?nèi)缓笤賰Υ?，?jié)約工作的時間[3]。這里需要強調(diào)一點，提高管理檔案的信息化水平需要人來進行，而且TEOBD中對技術(shù)的要求又比較高，所以負責部分要整合負責的人員，建立專門負責的團隊，并且提高他們的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，使管理檔案的系統(tǒng)更加穩(wěn)定、安全，避免被不法人員偷盜、破壞等。那么對于管理的工作人員來說，要讓他們規(guī)范地進行操作，避免出現(xiàn)錯誤。

4 結(jié)論

總之，在TEOBD的背景下，提高管理檔案整體上的信息化水平，可以保證工作的效率和效果，國家和相應(yīng)人員需要重點研究。除了文中提到的內(nèi)容外，設(shè)立相應(yīng)專業(yè)的學校，一定要提高教學的水平，為管理檔案各環(huán)節(jié)的改革做好人員儲備。

參考文獻

[1]張霞.大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，06：165-166.

[2]張海燕.大數(shù)據(jù)時代用戶需求視角下高職檔案信息服務(wù)模式應(yīng)用的研究[J].電子技術(shù)與軟件工程，2015，07：208+263.

[3]袁亦方.檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)探討——以重慶生產(chǎn)力促進中心為例[J].黑河學刊，2013，10：172-173.