探究信息環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展

呂翠華

摘 要：檔案管理，就是對(duì)信息的有效處理。做好此項(xiàng)工作，能夠幫助在發(fā)展過(guò)程中有效預(yù)見(jiàn)和規(guī)避問(wèn)題，也能有效加快經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)步伐，這就需要不斷推動(dòng)檔案管理改革創(chuàng)新進(jìn)程，切實(shí)提高檔案管理工作水平。本文筆者對(duì)信息環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展進(jìn)行了分析探討，希望對(duì)相關(guān)從業(yè)人員具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：信息環(huán)境；檔案管理；創(chuàng)新；發(fā)展

隨著世界范圍內(nèi)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化時(shí)代也隨之到來(lái)，這給檔案管理工作提出了更高的要求，社會(huì)對(duì)檔案管理工作也越來(lái)越重視。但是，就我國(guó)現(xiàn)如今檔案管理的實(shí)際情況而言，多為傳統(tǒng)化管理，而傳統(tǒng)的檔案管理由于其落后的管理方式方法，已經(jīng)越來(lái)越不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要，且在很大程度上制約了社會(huì)的發(fā)展。因而，加快信息時(shí)代下的檔案管理創(chuàng)新已經(jīng)成為迫在眉睫的大事。

1 新時(shí)期創(chuàng)新檔案管理工作的必要性

創(chuàng)新作為時(shí)代發(fā)展動(dòng)力，對(duì)于推動(dòng)改革、發(fā)展有著舉足輕重的作用，檔案管理工作也不例外。信息化技術(shù)的普及，對(duì)檔案管理工作提出了更高要求，很多原有的管理制度、管理方式方法已經(jīng)明顯適應(yīng)不了發(fā)展的需要和要求，為了進(jìn)一步提高檔案管理工作效率和綜合服務(wù)水平，就迫切需要對(duì)其進(jìn)行不斷創(chuàng)新。

2 創(chuàng)新服務(wù)理念

檔案管理同其他有形商品一樣，也需要滿足不同消費(fèi)者的需求。時(shí)代在進(jìn)步，不斷發(fā)展的信息化賦予檔案管理很多新的意義，也越來(lái)越偏向于服務(wù)。因此，為滿足客戶對(duì)檔案管理的不同需求，檔案管理部門也需要在日常的管理過(guò)程中進(jìn)一步更新服務(wù)理念，推動(dòng)檔案事業(yè)更好更快發(fā)展。一是檔案管理人員在管理工程中要不斷提升自身和部門的創(chuàng)新能力；二是管理人員要切實(shí)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，為消費(fèi)者提供更好的檔案服務(wù)；三是檔案管理部門應(yīng)當(dāng)適時(shí)建設(shè)滿足信息化時(shí)代下的創(chuàng)新人才隊(duì)伍，使相關(guān)檔案管理人員不僅要具備足夠的理論知識(shí)，也要不斷學(xué)習(xí)和掌握新時(shí)代信息化管理手段，同時(shí)積極總結(jié)管理工作經(jīng)驗(yàn)，為團(tuán)隊(duì)整體發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的軟實(shí)力保障。這樣就可以最大化實(shí)現(xiàn)檔案材料在信息時(shí)代的使用價(jià)值。

3 創(chuàng)新管理方式

3.1 建立網(wǎng)頁(yè)版檔案

為方便檔案檢索、提高管理效率，目前，我國(guó)許多單位都已經(jīng)開(kāi)始利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展網(wǎng)上服務(wù)，這種方式已經(jīng)逐漸成為社會(huì)和單位檔案管理的一種重要形式。檔案管理部門通過(guò)進(jìn)行單位內(nèi)部局域網(wǎng)檔案管理，將檔案統(tǒng)一集中制作為網(wǎng)頁(yè)，將各種有用信息積極促織，利用互聯(lián)網(wǎng)的便利性，將檔案管理系統(tǒng)與企事業(yè)單位網(wǎng)站相連接，實(shí)現(xiàn)單位信息的網(wǎng)上檢索，在為檔案使用者提供更好服務(wù)的同時(shí)，也為檔案管理者提供了便利。在進(jìn)行檔案工作時(shí)，要以網(wǎng)頁(yè)或網(wǎng)站為基礎(chǔ)，利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)盡快建立完善檔案信息及電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)，利用網(wǎng)站對(duì)電子文件實(shí)施管理與利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化、數(shù)字化、自動(dòng)化、法制化和規(guī)范化。比如，建立好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以后，檔案管理部門在網(wǎng)頁(yè)輸入目錄管理數(shù)據(jù)就能進(jìn)行檔案的增加和修改，而檔案用戶也可以在網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫(kù)公開(kāi)部分查詢檔案目錄和檔案信息，方便了用戶的查詢與檢索；同時(shí)，檔案管理部門可加強(qiáng)與宣傳部門的相互協(xié)作，將單位內(nèi)部各項(xiàng)工作、活動(dòng)開(kāi)展錄像制作為數(shù)字檔案，建立視頻檔案，這樣不僅可以方便宣傳部門的宣傳，也可以方便各部門之間的協(xié)調(diào)銜接和交互配合，推動(dòng)單位整體工作更加高效開(kāi)展。

3.2 建立檔案管理中心

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與其他企事業(yè)單位的信息管理部門之間加強(qiáng)溝通聯(lián)系，建立綜合性電子檔案管理中心，將該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），進(jìn)而將兩部分合成一個(gè)整體，作為企事業(yè)單位的共同信息資源庫(kù)，將極大的方便各種不同的信息的整合與利用。此檔案管理中心可以集中管理不同網(wǎng)頁(yè)或者網(wǎng)站內(nèi)的單位電子文件，在內(nèi)部實(shí)行資源共享，及時(shí)增加、修改檔案；對(duì)外實(shí)行限制性的檔案查詢和利用，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)電子信息的資源共享。這種管理方式具有檔案涉及面廣、內(nèi)容全面豐富、利用率高、使用方便等諸多優(yōu)點(diǎn)。

3.3 電子檔案的自動(dòng)處理

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，電子檔案可通過(guò)在各個(gè)電腦單機(jī)上的下載和上傳，輕松實(shí)現(xiàn)檔案文件、資料的收集、管理和處理工作，越來(lái)越受到檔案管理部門的青睞。因此，檔案管理部門應(yīng)盡快改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，在建立起數(shù)據(jù)庫(kù)檔案以后，及時(shí)在數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)頁(yè)上建立數(shù)據(jù)上傳工作窗口，這樣可以第一時(shí)間收集到數(shù)據(jù)并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理，然后傳到數(shù)據(jù)庫(kù)中從而實(shí)現(xiàn)檔案的歸檔工作。完成歸檔以后，檔案部門管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)從終端收集到的信息進(jìn)行歸納整理，在網(wǎng)頁(yè)上編制相應(yīng)的專題，并提供數(shù)據(jù)查詢服務(wù)。不難看出，電子檔案在極大的方便使用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)快速檢索查找的同時(shí)，也可以實(shí)現(xiàn)檔案管理部門與使用者之間進(jìn)行信息交流，為檔案管理部門與服務(wù)對(duì)象提供便捷的互動(dòng)共享和資訊服務(wù)。

4 拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域

4.1 信息服務(wù)社會(huì)化

信息化的進(jìn)步推動(dòng)了社會(huì)的進(jìn)步，在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理的服務(wù)面也逐漸擴(kuò)大，由原來(lái)的單一對(duì)象服務(wù)逐步趨于社會(huì)化。這個(gè)轉(zhuǎn)變的發(fā)生，是由于在社會(huì)化進(jìn)程中，特別是在信息社會(huì)化的過(guò)程中，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也促使信息變得越來(lái)越復(fù)雜多樣，人們對(duì)各類信息的需求也與日俱增。在此情況下，如果依然使用之前傳統(tǒng)的檔案管理方式，必將出現(xiàn)信息處理不及時(shí)、不高效等問(wèn)題，因而電子化、信息化服務(wù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)檔案管理的必然趨勢(shì)和又一重要功能，信息服務(wù)的社會(huì)化將進(jìn)一步強(qiáng)化和拓展，這也必將為電子檔案管理的深入發(fā)展提供了更為廣闊的空間和更加強(qiáng)大的推力。

4.2 檔案管理產(chǎn)業(yè)化

隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案信息已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單的信息，檔案管理人員也不再是單純的保管員，信息化的進(jìn)步已經(jīng)成為一種財(cái)富，與之相應(yīng)，檔案人員已經(jīng)成為檔案信息財(cái)富的擁有者。信息資源在不斷的被開(kāi)發(fā)，檔案管理人員的財(cái)富也在不斷增值，從這個(gè)角度來(lái)看，檔案館（室）也不再是單純的信息存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)，逐步演化成一個(gè)集信息收藏、管理、共享和交流于一體的綜合中心，一個(gè)不斷擴(kuò)大的財(cái)富網(wǎng)。在信息時(shí)代，檔案管理改革創(chuàng)新的大方向理應(yīng)是信息化道路，信息化進(jìn)程也要求檔案管理信息服務(wù)要趨于產(chǎn)業(yè)化，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、處理、存儲(chǔ)、檢索和服務(wù)，形成一條產(chǎn)業(yè)化實(shí)體道路。

4.3 信息資源共享化

在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程當(dāng)中，檔案是相對(duì)獨(dú)立的，沒(méi)有形成一個(gè)統(tǒng)一的整體，而隨著信息時(shí)代的來(lái)臨和發(fā)展，信息總量在急劇增長(zhǎng)、種類在日趨多元，任何部門都不可能將所有信息整合。因此，檔案管理工作必須打破以前那種各部門各自為政的混亂局面，通過(guò)協(xié)同聯(lián)動(dòng)、整合資源、共同調(diào)節(jié)，建立起一個(gè)完整有序、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的信息資源和檔案管理體系，為最終實(shí)現(xiàn)一體化管理提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障。各企業(yè)之間相互配合、共同努力，建立一個(gè)聯(lián)合目錄，從而實(shí)現(xiàn)資源共享和信息交流，這也是信息化進(jìn)程的前提條件和核心內(nèi)容。

5 結(jié)束語(yǔ)

目前，隨著信息化進(jìn)程的加快，各種網(wǎng)絡(luò)的外環(huán)境諸如網(wǎng)路的搭建、網(wǎng)站的建立已經(jīng)初步具備，與此同時(shí)，學(xué)校、政府、企業(yè)、學(xué)術(shù)網(wǎng)站之間的聯(lián)系也在網(wǎng)絡(luò)中不斷融合，為形成統(tǒng)一的檔案管理體系創(chuàng)造了必要條件，我們有理由相信，檔案管理的信息化進(jìn)程也將越來(lái)越順利，檔案管理也會(huì)越來(lái)越高效，越來(lái)越完備。綜上所述，檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的意義重大，信息化在帶來(lái)了便利的同時(shí)，也給我們進(jìn)一步實(shí)行信息化檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。為此，檔案管理部門和人員必須以高度的責(zé)任感、使命感和緊迫感，與時(shí)俱進(jìn)、多措并舉，努力加快檔案管理創(chuàng)新發(fā)展步伐，不斷提高檔案管理工作的整體水平。

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