如何做好軍隊(duì)離退休干部的檔案管理工作

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國軍隊(duì)離退休干部保障體系不斷的完善和改進(jìn)，但是在檔案管理方面還存在著許多的問題。本文主要對軍隊(duì)離退休干部檔案管理的主要內(nèi)容、問題以及改進(jìn)措施等方面做了一個簡單的分析。

關(guān)鍵字：軍隊(duì)；離退休；措施

1 引言

軍隊(duì)離退休干部檔案管理工作是軍隊(duì)工作的重要組成部分。在新的歷史時期，我國軍隊(duì)的檔案管理工作還處于初級階段，出現(xiàn)了一些新的問題，面臨著新的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)在的軍休干部的檔案管理需要進(jìn)行專業(yè)化的管理，加強(qiáng)信息化的建設(shè)和檔案員的培訓(xùn)，加強(qiáng)對檔案工作的認(rèn)識，建立一套完整的管理系統(tǒng)，從而保證檔案管理工作的質(zhì)量。

2 軍隊(duì)離退休干部檔案管理的主要內(nèi)容

軍隊(duì)離退休干部檔案管理的主要內(nèi)容不僅包括人事檔案管理、而且還包括他們在職期間的工作記錄、表現(xiàn)、成績、重大活動等材料。具體分為離退休干部在工作期間曾實(shí)施的各項(xiàng)政策和制定的制度、會議記錄和重大活動、工作表現(xiàn)等三個方面。實(shí)施的政策和制度是對離退休干部工作的肯定，對他們的工作評價有著重要的作用，是他們在職期間最原始的材料；會議記錄和重大活動可以側(cè)面的反映出離退休干部在職期間的各項(xiàng)行為和工作狀態(tài)，具有非常高的價值；工作表現(xiàn)的材料是離退休干部在工作期間對于工作態(tài)度、工作事跡的真實(shí)描述，直接反映了他們的工作質(zhì)量，這對升職有重大的幫助。這三方面的材料需要全部的納入軍隊(duì)離退休干部的檔案中。

3 軍隊(duì)離退休干部檔案管理存在的主要問題

3.1 有關(guān)部門對檔案管理工作的認(rèn)識不足

受到傳統(tǒng)觀念的影響，軍隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的工作還是不夠重視，他們把精力大多投在辦公室里，雖然配備了檔案室，但是也只是流于形式。他們認(rèn)為檔案管理只是保管工作，沒有多大的技術(shù)含量，認(rèn)為只要保管好資料即可，只要在需要的時候可以查詢到個人資料就可以了。從而忽視了離休干部檔案信息化建設(shè)的重要性，加之投入的資金比較少，導(dǎo)致了他們對離休干部檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識。

3.2 檔案管理機(jī)制落后

軍隊(duì)離退休干部檔案管理工作缺乏一套完整的管理系統(tǒng)，管理尚未達(dá)到規(guī)范的程度，仍然采用的是傳統(tǒng)的管理方式，很難適應(yīng)現(xiàn)在工作的需求，不能及時的收集、歸檔、整理資料。加之，檔案管理部門對收集上來的資料不能進(jìn)行規(guī)范化的管理，在擺放、查詢流程中出現(xiàn)諸多的問題。比如在使用檔案時，往往需要大量的人力去查找，影響檔案的使用效率。除此之外，還會出現(xiàn)肆意修改等現(xiàn)象。

3.3 檔案材料繁雜，缺乏系統(tǒng)性

軍隊(duì)離退休干部檔案大都與他們的工作年限有關(guān)，檔案內(nèi)容比較繁雜。比如每次會議記錄就能產(chǎn)生好幾張的紙。隨著干部開會的次數(shù)增多，個人檔案的材料也會變得越來越多，檔案數(shù)量的多少與干部的工作量和工作年限是成正比的。加之我國近幾年的軍隊(duì)改革不斷深化，使得干部的工作量明顯增加，關(guān)于個人的材料、開會的記錄等檔案材料也會迅猛的增長。久而久之，這些檔案就會存在過于單一，不夠系統(tǒng)的缺點(diǎn)。

3.4 檔案管理手段滯后

目前離退休干部檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的管理模式，大多數(shù)是手工操作，信息化管理水平比較低，不具備恒溫、恒濕的保存要求。查找資料時效率比較低，耗用的時間比較多。大部分的資料采用的是紙質(zhì)型，缺少大數(shù)據(jù)、存儲設(shè)備的現(xiàn)代化管理手段，很多聲音和視頻資料因?yàn)槿狈Ρ４娴臈l件而被舍棄，從而影響了檔案的完整性。

3.5 檔案透明度不高

在人治和法治的社會下，要求擴(kuò)大民主，以人為本，保障群眾的知情權(quán)。但是我國的軍隊(duì)化管理中，受保密因素的影響，干部的材料一經(jīng)入檔就變成了機(jī)要文件，只供上級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門進(jìn)行查閱。干部本人無法知道自己的檔案內(nèi)容，到死之后都可能不知道自己的檔案寫了些什么，檔案給他們帶來了一種神秘感。導(dǎo)致檔案管理過于封閉，退休干部在離開部隊(duì)時仍不知道自己有多少業(yè)績，有多少污點(diǎn)，了解不到檔案的真實(shí)性，在日常工作中也起不到激勵的作用。

3.6 檔案工作者素質(zhì)不高

在檔案管理人員的選擇上，管理者受重視程度的影響，往往喜歡把那些沒有一技之長的人員安排在檔案管理工作上去，他們認(rèn)為檔案管理工作比較簡單，不需要太多的專業(yè)知識。但是在實(shí)際的工作中，檔案管理工作比較繁瑣，有時還要利用計算機(jī)去檢索、查詢，信息量比較大，這就要求檔案管理工作人員要有吃苦耐勞的精神，而且還要具備一定的專業(yè)知識。但是現(xiàn)有的檔案管理人員往往都是一些兼職干部，不安心本職的工作，只把檔案工作看作是自己升職的一個“跳板”不能很好的勝任這個工作。

4 加強(qiáng)軍隊(duì)離退休干部檔案管理的措施

4.1 建立科學(xué)合理的檔案管理體系

離退休干部檔案管理的工作信息量大，工作繁瑣。所以必須要建立科學(xué)合理的檔案管理體系，目的就在于將各類信息進(jìn)行有序的劃分，歸檔保存，提高檔案的使用效率。在建立管理體系時，要充分的考慮職能和分工，提升管理的效率。首先，檔案員要按嚴(yán)格的程序和規(guī)范對資料進(jìn)行歸檔、整理、保存。其次就是制定相應(yīng)的安全保密級別，對于重要的文件要加強(qiáng)管理的級別。最后就是要做到清楚的標(biāo)注，做到有據(jù)可查。

4.2 加強(qiáng)檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)

檔案員的檔案管理中有著重要的角色。所以必須對檔案員定期培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識和對檔案工作的認(rèn)識，并進(jìn)行專業(yè)繼續(xù)教育。除此之外，檔案管員還要學(xué)會檔案的立卷與編訂。隨著社會信息化的發(fā)展，檔案管理工作逐漸從手工操作過渡到了信息化的操作，數(shù)字化不斷升級，電子文檔等信息化文件為檢查提供了便利，檔案員要不斷提升自己的業(yè)務(wù)知識，還要提升自己的信息處理能力，從而提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

4.3 提高離退休檔案管理工作的認(rèn)識

一項(xiàng)工作能否順利開展與領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度密切相關(guān)。因此，軍隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該更加重視檔案管理工作，給予財政支持和人力支持，必須的時候提供軟硬件的支持。離退休檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，它是對干部過去工作的記錄和反映，是干部升職的重要依據(jù)。為了提高疾控的工作質(zhì)量，就必須重視檔案管理工作，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為主題思想，創(chuàng)建一個有序、簡便的工作環(huán)境。

4.4 檔案內(nèi)容對本人適度公開

我們應(yīng)該提高檔案的透明化，打破它的封閉性和神秘性。建立健全檔案公開制度，可以讓干部及時的了解到自己的檔案內(nèi)容。當(dāng)每一個材料進(jìn)入檔案準(zhǔn)備裝訂時，都應(yīng)該鼓勵干部本人與材料見面，對于不符合實(shí)情的材料，可以允許本人進(jìn)行申訴和說明，經(jīng)過組織調(diào)查核實(shí)后方能裝訂。這樣就可以使干部看到真實(shí)的自己，就像一面鏡子一樣，時刻督促著自己，對自己負(fù)責(zé)，從而起到激勵和自我教育的作用。

5 結(jié)語

總而言之，要想加強(qiáng)離退休干部檔案管理工作，就必須對檔案資源進(jìn)行科學(xué)的管理，建立一套完整的管理體系，加強(qiáng)信息化管理，檔案內(nèi)容適當(dāng)?shù)膶Ρ救斯_，這樣才可以提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

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作者簡介

李同嶺（1967-），男，山東省濱州市濱城區(qū)民政局軍休所。