淺談基層人口和計(jì)劃生育檔案規(guī)范化管理

宋健

摘 要：作為基層計(jì)劃生育管理服務(wù)部門，人口和計(jì)劃生育檔案工作是計(jì)劃生育工作發(fā)展的一個(gè)重要基礎(chǔ)，真正見證了計(jì)劃生育事業(yè)發(fā)展的全過程。隨著人口和計(jì)劃生育工作向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展，對人口和計(jì)劃生育檔案管理工作提出了更新、更高、更嚴(yán)的要求。逐步探索新形勢下人口計(jì)生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，實(shí)現(xiàn)人口計(jì)生檔案現(xiàn)代化、規(guī)范化，對進(jìn)一步提高檔案科學(xué)管理水平，更好地開展新時(shí)期計(jì)劃生育工作，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)健康、協(xié)調(diào)、快速發(fā)展必將產(chǎn)生積極的推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞：人口；計(jì)劃生育；檔案管理；規(guī)范

1 科學(xué)管理計(jì)劃生育檔案的重要性

（一）計(jì)劃生育檔案是制定當(dāng)?shù)赜?jì)劃生育政策的重要資料，見證了人口和計(jì)劃生育發(fā)展的歷程，是對過去計(jì)劃生育工作成效的存儲(chǔ)，是今后開展人口和計(jì)劃生育各項(xiàng)工作的重要依據(jù)。

（二）計(jì)劃生育檔案為計(jì)劃生育家庭享受優(yōu)先、優(yōu)惠、獎(jiǎng)勵(lì)扶助政策提供了重要證明和證據(jù)，對維護(hù)廣大人民群眾合法的利益，維護(hù)廣大人民群眾對計(jì)生工作的參與權(quán)、知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)，防止和杜絕不公平、不公正現(xiàn)象的發(fā)生，發(fā)揮了積極、重要的作用。

（三）計(jì)劃生育檔案資料是各級(jí)計(jì)劃生育單位統(tǒng)計(jì)人口數(shù)字的來源，是各級(jí)政府決策人口政策的重要依據(jù)。不僅為政府決策提供人口數(shù)據(jù)，為經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展明確工作重點(diǎn)，還為科學(xué)統(tǒng)籌安排生產(chǎn)、生活提供有效的各項(xiàng)資料和信息。同時(shí)，為各級(jí)黨委、政府在干部選拔與任用中嚴(yán)格把好計(jì)劃生育關(guān)，提供準(zhǔn)確依據(jù)。

2 人口計(jì)生檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識(shí)淡薄，重視程度不夠高

人口計(jì)生檔案數(shù)據(jù)的整理和保管工作是基層計(jì)生工作的重要環(huán)節(jié)，根據(jù)多年從事人口計(jì)生檔案的工作實(shí)際，發(fā)現(xiàn)在計(jì)劃生育工作中，計(jì)劃生育具體的事做的很好，但對后續(xù)的檔案管理卻不在意，單位領(lǐng)導(dǎo)對這項(xiàng)工作沒有足夠的重視，計(jì)生工作人員缺乏正確的工作意識(shí)，不能真正意識(shí)到檔案管理工作對人口和計(jì)劃生育工作的重要作用。在實(shí)際的工作中管理人員對檔案管理工作缺乏積極的工作態(tài)度，對工作不夠認(rèn)真，馬虎大意以及專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)等因素造成在檔案管理中的失誤，造成對檔案的開發(fā)利用不足，管理不能到位。

（二）管理設(shè)備投入不足，人員不到位

在檔案管理工作中除了領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高外，還存在著資金投入不足的問題。從硬件管理上來講，各基層計(jì)生單位普遍缺乏微機(jī)等現(xiàn)代化的管理設(shè)備，檔案存放的地方在防潮以及防蟲火等方面也沒有必要的設(shè)備，從而容易造成檔案保存不當(dāng)并出現(xiàn)損壞。部分計(jì)生檔案管理不符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，跟不上科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，基本還停留在手工收集、檢索，不利于檔案的收集利用和開發(fā)。從人員配備上講，計(jì)生檔案工作人員兼職多，專職少，大都缺乏檔案保管技術(shù)的基本知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)從事檔案管理的較少，普遍存在著結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷偏低，專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面狹窄，思想觀念和管理水平相對滯后等多方面問題，從而嚴(yán)重制約了檔案管理水平的提高。

（三）管理渙散，制度不健全

在檔案管理工作中，還存在計(jì)生檔案管理制度不健全的問題。各基層計(jì)生管理單位，計(jì)劃生育檔案管理分散，缺乏科學(xué)、嚴(yán)格規(guī)范的績效考核體系，個(gè)別基層單位甚至沒有將計(jì)生檔案管理納入考核范圍，這就造成檔案管理部門紀(jì)律渙散，服務(wù)意識(shí)性不強(qiáng)。具體來講，在實(shí)際的檔案管理中沒有按照工作的實(shí)際要求制定相應(yīng)的制度，即使制定了一些，但在具體的實(shí)施中卻沒有嚴(yán)格按照其進(jìn)行。在內(nèi)容上往往對職責(zé)的劃分不夠明確，同時(shí)對相應(yīng)的程序上要求也不夠嚴(yán)謹(jǐn)，在這種不健全的檔案管理制度下為計(jì)生后續(xù)管理工作埋下了隱患。計(jì)生檔案管理工作制度不健全，缺乏統(tǒng)一、科學(xué)、規(guī)范化的管理準(zhǔn)則，缺乏具體的工作章程、考核評價(jià)方式，沒有制定規(guī)范的檔案管理制度，必將導(dǎo)致檔案資料錄用、搜集、開發(fā)利用等工作的效率偏低，檔案資料的完整性不足，檔案管理的工作方式與時(shí)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展相脫節(jié)，沒有發(fā)揮檔案管理工作在計(jì)生工作中的實(shí)際價(jià)值。

3 健全機(jī)制，規(guī)范檔案管理

（一）建立計(jì)劃生育檔案長效管理機(jī)制。建立科學(xué)、現(xiàn)代化的基層計(jì)生檔案管理體系，健全各項(xiàng)規(guī)章管理制度。檔案管理的相關(guān)制度不僅是收集、存儲(chǔ)、匯總計(jì)生數(shù)據(jù)，還應(yīng)在實(shí)際工作中做到全員參與，上下一心，共同努力。以規(guī)范化、制度化的管理理念來做好當(dāng)前計(jì)生檔案管理工作，就要進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，落實(shí)責(zé)任，明確基層計(jì)生單位檔案管理的第一責(zé)任人，一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)；同時(shí)要加大宣傳力度，嚴(yán)格制度，規(guī)范管理，要立足長遠(yuǎn)，常抓不懈。

（二）加大設(shè)備投入，提高檔案管理人員素質(zhì)，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。要按照專業(yè)化、現(xiàn)代化的要求，積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。檔案管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、科學(xué)管理檔案等相關(guān)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和使用新技術(shù)的能力，讓管理人員各司其職，專人專事，專人負(fù)責(zé)。

（三）加快計(jì)劃生育檔案的規(guī)范化、信息化建設(shè)。隨著現(xiàn)代技術(shù)水平突飛猛進(jìn)的發(fā)展，基層檔案管理工作更應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理措施，更新管理方式、方法，將現(xiàn)代化的技術(shù)和管理方式融入計(jì)生檔案管理體系之中。要進(jìn)一步強(qiáng)化依法治檔、制度建檔意識(shí)，認(rèn)真總結(jié)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合實(shí)際，清理調(diào)整建立規(guī)范；要落實(shí)資金，增配硬件，完善軟件，構(gòu)建資源共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，加快室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，為計(jì)劃生育信息的資源共享提供必要條件?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，為基層計(jì)劃生育檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供了可能。建立基層計(jì)生檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，完成育齡人群的管理和服務(wù)，規(guī)范計(jì)生電子數(shù)據(jù)信息檔案，構(gòu)建基層計(jì)生管理和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)與村級(jí)計(jì)生服務(wù)人員的信息溝通與交流，更加便捷的為育齡人群提供更好的信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案信息的共享，真正實(shí)現(xiàn)基層計(jì)生檔案管理的動(dòng)態(tài)化、規(guī)范化。

綜上所述，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，按照國家、省新的計(jì)劃生育政策、法規(guī)的規(guī)定要求，基層計(jì)生工作形式和內(nèi)容也隨之發(fā)生了相應(yīng)的改變，但計(jì)生檔案管理仍要逐步加強(qiáng)，對實(shí)行計(jì)劃生育政策以來的工作內(nèi)容更應(yīng)保存好、管理好。我們應(yīng)不斷提高對計(jì)生檔案管理的思想意識(shí)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，運(yùn)用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，全面建立信息化的計(jì)生檔案管理模式，進(jìn)一步促進(jìn)、提高基層人口和計(jì)劃生育管理和服務(wù)水平。