試論檔案現(xiàn)代化管理的意義及措施

摘 要：檔案管理理念與技術(shù)發(fā)展，促進(jìn)了檔案工作整體發(fā)展。本文以檔案現(xiàn)代化管理理念為基礎(chǔ)，結(jié)合信息網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，從檔案管理理念、數(shù)字化過程以及工作人員素質(zhì)的方面，開展了實踐性研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；數(shù)字化；意義；措施

在當(dāng)前的社會工作與經(jīng)濟(jì)管理中，檔案管理發(fā)揮出了更加明顯的作用。特別是隨著現(xiàn)社會與經(jīng)濟(jì)工作中對于檔案管理要求的提高，其技術(shù)水平與工作方法都得到了較大提升。在這一情況下，如何更好地做好做好檔案現(xiàn)代化管理研究，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展，就成為了檔案管理與相關(guān)技術(shù)研究者的重要研究內(nèi)容。其研究重點在于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展實際意義，以及當(dāng)前檔案管理問題的應(yīng)對措施。

1 新技術(shù)條件下檔案管理現(xiàn)代化意義分析

在檔案管理研究中研究者發(fā)現(xiàn)，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，是現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)推進(jìn)的基礎(chǔ)。

（一）實現(xiàn)大數(shù)據(jù)化檔案資源共享

傳統(tǒng)的檔案管理工作其共享質(zhì)量與效果較差?，F(xiàn)代化的檔案管理工作是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持下完成的，更加符合大數(shù)據(jù)時代的技術(shù)特點。其最大的變化在于檔案數(shù)據(jù)共享的實現(xiàn)。在大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持下，現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù)不僅用于組織內(nèi)部技術(shù)、人事等各項管理，同時為大數(shù)據(jù)挖掘提供了數(shù)據(jù)化支持。如將人口檔案數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)挖掘模式應(yīng)用到電力、能源設(shè)計與建設(shè)中，可以很好地提高其基礎(chǔ)建設(shè)的實用性。這種網(wǎng)絡(luò)模式下數(shù)據(jù)資源的共享，成為了當(dāng)前檔案管理最為明顯的特征。

（二）檔案管理質(zhì)量的提升

為了解決檔案管理困難問題，檔案管理者花費了較多的人力、物力成本依然難以解決?，F(xiàn)代化的檔案管理模式中，這類問題得到了較好的解決。首先現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù)，是將紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化處理后再進(jìn)行保存。其儲存方式是通過硬盤與數(shù)據(jù)庫軟件進(jìn)行保存，其占地空間較小且利于保存。其次部分紙質(zhì)檔案原件具有極大的保存價值，需要長期保存。但是每一次調(diào)檔使用，都會對紙質(zhì)檔案造成一定破壞。檔案數(shù)字化完成后，檔案原件即可以長期密封保存，極大的提高了檔案保存質(zhì)量。最后紙質(zhì)檔案只有通過復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制，既費時又容易對檔案原件造成破壞。新型的數(shù)字化檔案通過文件拷貝即可完成復(fù)制，極大的提高了檔案復(fù)制效率與質(zhì)量。

（三）提高了檔案管理工作效率與質(zhì)量

紙質(zhì)檔案的管理過程包括了整理、統(tǒng)計、分檔、保存、檢索、調(diào)檔、使用等多項工作內(nèi)容，其工作工作量大管理效率低。數(shù)字化新型檔的各項管理工作主要由計算機系統(tǒng)完成，極大的提高了其管理效率與質(zhì)量。如在分檔過程中，計算機系統(tǒng)根據(jù)數(shù)字檔案的關(guān)鍵詞，即可將檔案資料并入相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫，自動歸檔。而在檔案檢索過程中，通過對檔案文件關(guān)鍵詞的檢索，可以在計算機系統(tǒng)自動進(jìn)行檢索，提高工作人員的檢索效率，同時避免了因工作人員失誤造成的檔案檢索錯誤。

2 阻礙現(xiàn)代化檔案管理模式的主要問題

（一）檔案管理與使用理念落后

傳統(tǒng)檔案管理工作者，容易將工作重點集中于檔案保存、檢索與使用中。由于當(dāng)前檔案管理工作者已經(jīng)適應(yīng)了這種管理模式，依然采用這種檔案管理理念。這就會造成現(xiàn)代化檔案管理優(yōu)勢難以發(fā)揮，影響了檔案管理與使用質(zhì)量的提升。如部分管理者沒有發(fā)揮出數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)優(yōu)勢，未有效的設(shè)置檔案關(guān)鍵詞，降低了數(shù)字檔案分檔、檢索等工作效率。又如部分檔案管理者未建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，進(jìn)而難以發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)支持優(yōu)勢。這些問題的出現(xiàn)，都影響了現(xiàn)代化檔案管理理念的推廣。

（二）數(shù)字化工作依然存在缺陷

將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并將數(shù)字檔案進(jìn)行保存管理的過程，是現(xiàn)代化檔案管理的重要內(nèi)容。但是在當(dāng)前的實際工作中，數(shù)字化過程依然存在以下問題。一是缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前的檔案數(shù)字化管理依然缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，所以各單位數(shù)字化處理的檔案在文件格式、壓縮方式以及文件大小等內(nèi)容中多存在較多差異，進(jìn)而影響了數(shù)據(jù)挖掘工作的質(zhì)量。二是安全問題較為嚴(yán)重。數(shù)字化過程中的安全問題主要集中于檔案泄密問題中。主要泄密原因來自于兩個方面。一方面是數(shù)字化過程中，操作人員未執(zhí)行安全規(guī)定造成的泄密情況；另一方面是數(shù)字化文件儲存中，受到網(wǎng)絡(luò)木馬病毒侵害，造成的檔案泄密或遺失問題。三是沒有制度支持。檔案管理制度是檔案管理的基礎(chǔ)。但是由于數(shù)字化檔案管理模式屬于新型的檔案管理模式，制度建設(shè)依然處于試驗期，其制度內(nèi)容的不完善影響了檔案數(shù)字化的有效開展。

（三）管理人員工作水平差異較大

檔案管理工作人員是檔案管理工作執(zhí)行者，也是檔案管理的核心部位。但是在當(dāng)前的實際工作中，其工作素質(zhì)依然較低。這主要表現(xiàn)在以下幾點。一是計算機技術(shù)水平較差。信息化檔案管理中，管理者計算機技術(shù)水平?jīng)Q定了管理工作效率與質(zhì)量。但是由于部分工作人員缺乏計算機技術(shù)教育，只了解計算機基礎(chǔ)操作，難以開展軟件應(yīng)用、簡單故障排除等技術(shù)處理工作，影響了計算機管理的開展。二是缺乏檔案專業(yè)知識。檔案管理中，對于工作者專業(yè)能力較高要求。如技術(shù)檔案、人事檔案管理中，都需要具有一定的專業(yè)理論水平，才能做好管理工作。但是部分檔案管理部門為了提高管理信息化水平，在社會中招聘了部分計算機專業(yè)人才進(jìn)入檔案管理工作。這類人員由于缺乏實踐工作經(jīng)驗，經(jīng)常出現(xiàn)專業(yè)性知識錯誤，影響檔案管理質(zhì)量。如在人事數(shù)字化處理，沒有將合理設(shè)置人事管理關(guān)鍵詞，造成分檔困難就是這一問題的一個表現(xiàn)。

3 現(xiàn)代化檔案管理實踐主要措施

（一）建立自上而下的現(xiàn)代化檔案管理理念

在檔案管理過程中，從組織管理者到檔案管理執(zhí)行者都必須建立起新型檔案管理理念。如提高檔案管理中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用水平；提高大數(shù)據(jù)技術(shù)理念下檔案數(shù)據(jù)利用效率與質(zhì)量理念；檔案數(shù)據(jù)對行業(yè)整體支持理念等理念的建立，都是提高現(xiàn)代化檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)。

（二）做好檔案數(shù)字化過程建設(shè)

在檔案數(shù)字化建設(shè)中，其工作重點在于以下三個方面。一是逐步建立標(biāo)準(zhǔn)化模式。這種標(biāo)準(zhǔn)化模式并非是一蹴而就的，而是逐步通過行業(yè)、地域等各類標(biāo)準(zhǔn)確立的試驗過程，建立起整體化的標(biāo)準(zhǔn)理念。二是做好數(shù)字化安全建設(shè)。在數(shù)字化過程中，管理者需要做好兩方面安全建設(shè)工作，一方面建設(shè)完善安全管理制度并落實到工作過程中，避免數(shù)字化過程中因人為問題造成的安全問題；另一方面采用高級的計算機安全軟件，提高計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全。三是結(jié)合信息化檔案管理實際工作，逐步完善檔案管理制度，使制度建設(shè)可以發(fā)揮出指導(dǎo)下作用。

（三）做好專業(yè)職業(yè)教育工作

在信息化檔案管理中，為了發(fā)揮出檔案工作者作用，管理者需要做好職業(yè)教育工作。一方面對于長期從事檔案管理工作的人員，管理者應(yīng)開展計算機技術(shù)培訓(xùn)工作，使之可以更好地使用計算機進(jìn)行檔案管理。另一方面對于專業(yè)計算機技術(shù)人員，職業(yè)教育內(nèi)容應(yīng)集中在檔案專業(yè)技術(shù)、檔案管理基礎(chǔ)理論等內(nèi)容中，確保其檔案管理水平的提升。

總之，現(xiàn)代化檔案管理理念的提出，對于提高檔案管理技術(shù)與質(zhì)量，起到了不可忽視的作用。為此檔案管理者以信息化檔案管理作用為基礎(chǔ)，結(jié)合信息化檔案管理中出現(xiàn)的主要問題，開展了應(yīng)對措施研究。

參考文獻(xiàn)

[1]劉亞軍.試論檔案現(xiàn)代化管理的意義及措施[J].人力資源管理.2015（12）.

[2]王劍.試論檔案現(xiàn)代化管理的意義及措施[J].黑龍江史志.2014（03）.

作者簡介

李琳（1976-），女，山東省濰坊，山東省棗莊市薛城區(qū)商務(wù)局，研究方向：檔案類。