關(guān)于加強(qiáng)新形勢下檔案管理工作的思考

趙賢華?姜怡玲

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)逐漸運(yùn)用在國家的各行各業(yè)中，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)國家發(fā)展的需要。但從根本上來說，檔案管理可以看做是每個(gè)單位的重要信息，更是國家發(fā)展的重要信息支撐。自2001年我國加入世界貿(mào)易組織以來，國家的發(fā)展十分迅速，再加上我國大規(guī)模的城市發(fā)展，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理工作受到了明顯的影響。傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求，為了全面提升我國檔案管理工作的水平，并實(shí)現(xiàn)我國檔案管理工作的全面進(jìn)步，筆者根據(jù)自身多年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合查詢的相關(guān)資料，對我國的檔案管理工作中的問題進(jìn)行了全面的分析，并據(jù)此提出了全面加強(qiáng)檔案管理工作的措施和方法，希望可以為每個(gè)進(jìn)程檔案管理工作研究的人員一定的幫助。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；問題；措施；人才

檔案管理工作從本質(zhì)上來說就是對檔案進(jìn)行收集整理，然后對檔案進(jìn)行分類，并根據(jù)分類進(jìn)行編號(hào)，確保在后期查詢使用的時(shí)候能夠及時(shí)的查詢到。為了全面提升檔案資源管理的水平，在新形勢的要求下，檔案管理人員對檔案進(jìn)行了全面的管理，并將檔案管理的自動(dòng)化和現(xiàn)代化運(yùn)用其中。

1 檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理的規(guī)范程度較低

通過對我國的檔案管理進(jìn)分析得知，我國的檔案管理規(guī)范程度較低。由于我國的檔案管理工作是需要權(quán)責(zé)分配的，而且在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，需要進(jìn)行組織規(guī)劃，但這其中仍舊存在規(guī)范性較差的問題。通過對我國的現(xiàn)有檔案管理分析得知，很多檔案在進(jìn)行管理和編號(hào)的時(shí)候，都沒有建立相應(yīng)的索引和目錄，導(dǎo)致出現(xiàn)分類比較繁雜的現(xiàn)象。在進(jìn)項(xiàng)目編號(hào)的時(shí)候，將材料進(jìn)行整理和收集容易出現(xiàn)問題，在加上管理人員對于檔案的管理比較隨意，容易出現(xiàn)資料整理較為復(fù)雜的問題。由于檔案管理出現(xiàn)管理不到位的現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作積極性下降，甚至導(dǎo)致管理人員出現(xiàn)遲到和早退的現(xiàn)象。

2.檔案管理的現(xiàn)代化程度較差

隨著計(jì)算機(jī)和相應(yīng)電子設(shè)備在檔案管理中的廣泛運(yùn)用，無紙化辦公已經(jīng)成為可以實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)狀，很多較為發(fā)達(dá)的地區(qū)和城市早就開始了無紙化辦公。檔案管理本身就是對多種檔案的全面記錄整理和后期的處理，對于一般的檔案來說，如果進(jìn)行了無紙化操作，不但能夠全面提升檔案的使用壽命，而且對于檔案的保存也具有十分重要的作用。檔案管理的無紙化操作需要依靠于現(xiàn)代的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，從我國的檔案管理情況來看，很多的基層仍舊是在進(jìn)行原始的檔案管理方式，并沒有進(jìn)行相應(yīng)的無紙化操作。這樣不但導(dǎo)致我國的檔案管理現(xiàn)代化程度受到影響，而且從整體上影響我國的檔案管理水平， 導(dǎo)致很多傳統(tǒng)的檔案需要進(jìn)行后期的信息轉(zhuǎn)化，才能實(shí)現(xiàn)檔案的進(jìn)一步管理。只有全面提升我國檔案的管理水平，并逐漸實(shí)現(xiàn)檔案的無紙化管理，才能確保我國的檔案管理實(shí)現(xiàn)全面的現(xiàn)代化。

3.檔案管理中的專業(yè)人才較少

對于檔案管理來說，到目前為止還仍舊需要人員的管理和控制，并沒有完全實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，所以檔案管理人員的技術(shù)水平和素質(zhì)決定了檔案管理的整體水平。從調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一般來說單位都會(huì)設(shè)置專人進(jìn)行檔案管理，但這些人員一般都是單一性人才，并沒有較為理想的技能，所以對于檔案管理人員來說，仍舊需要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。有的單位的檔案管理人員還兼職著其他的工作，相當(dāng)于并沒有絕對專業(yè)的人員去進(jìn)行檔案的管理，一旦出現(xiàn)檔案問題，管理人員并沒有專業(yè)的知識(shí)和能力對問題進(jìn)行及時(shí)的處理。這些檔案管理工作專業(yè)人才的問題，導(dǎo)致檔案管理的連貫性受到影響，而且降低了檔案管理的整體水平和質(zhì)量。很多單位部門甚至已經(jīng)開始招聘較為專業(yè)的檔案管理人員，但從實(shí)際的效果來看，并沒有能夠讓人完全滿意，主要是這些人員沒有相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，無法將檔案管理工作和檔案知識(shí)相結(jié)合，容易出現(xiàn)各種問題。

2 全面加強(qiáng)新形勢下檔案管理工作的措施

1. 提高檔案管理的法制化水平

伴隨社會(huì)的進(jìn)步，在各行各業(yè)的發(fā)展中，法制化的進(jìn)程越來越受到重視。在檔案管理中，同樣重視法制化的發(fā)展。用法制化來管理檔案管理，既能保障檔案管理的規(guī)范化，又能為檔案管理提供支撐保障。我國重視檔案管理的法制化發(fā)展，在20世紀(jì)90年代就已經(jīng)頒布了有關(guān)檔案具體管理的法律、法規(guī)。但是，經(jīng)過二十多年的發(fā)展，90年代制定的法律法規(guī)已經(jīng)不能很好的適應(yīng)當(dāng)今的檔案管理工作。這就需要隨著時(shí)代的發(fā)展、社會(huì)的變化，提高檔案管理的法制化建設(shè)，順應(yīng)檔案管理的發(fā)展潮流，再結(jié)合我國有關(guān)檔案管理的實(shí)際情況制定具體的法律。同時(shí)，對于不同的地域，不同的實(shí)際情況，還應(yīng)靈活的制定適合當(dāng)?shù)匦枨蟮臋n案管理法律。

2. 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

當(dāng)今世界，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，并在越來越多的行業(yè)中得到運(yùn)用。對于檔案管理工作來說，就要根據(jù)技術(shù)的進(jìn)步，不斷創(chuàng)新檔案管理工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合。這就需要當(dāng)男管理工作人員根據(jù)自身的工作實(shí)際情況，考慮本職工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，持續(xù)學(xué)習(xí)相關(guān)文化知識(shí)，從而轉(zhuǎn)變自身的工作方式，提高工作效率和質(zhì)量，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。同時(shí)，檔案管理工作牽涉到多個(gè)部門，需要協(xié)調(diào)不同部門之間的協(xié)作，共同努力。對于工作中的具體細(xì)節(jié)，比如檔案的整理、收集、歸類等，需要高度重視，從而提高整個(gè)檔案管理工作的科學(xué)性。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，一方面可以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，另一方面則可能引發(fā)安全問題，這就需要嚴(yán)格制定相關(guān)安全管理的制度，保障檔案管理工作的安全。

3. 提高檔案管理的規(guī)范化水平

檔案管理工作具有自身的資源價(jià)值，可以表明市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢，檔案工作人員應(yīng)該在做好本職基礎(chǔ)性工作的同時(shí)，不斷改進(jìn)工作方法，提高檢索的效率和利用效率。利用檔案的過程當(dāng)中，工作人員需要具備高度的責(zé)任心，做好整個(gè)過程的監(jiān)督工作，重點(diǎn)保護(hù)那些珍貴檔案資源，確保信息資料的完整性以及安全性。

4. 重視檔案管理人才建設(shè)

對于檔案管理來說人才是檔案管理的關(guān)鍵影響因素，所以需要對檔案管理人員進(jìn)行全面的綜合性管理。首先需要對檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的知識(shí)技能培訓(xùn)，確保每個(gè)人都具備相應(yīng)的管理能力和知識(shí)。另外還要利用圖書館和網(wǎng)絡(luò)等渠道，實(shí)現(xiàn)對檔案管理人員知識(shí)面的擴(kuò)展，并利用相應(yīng)的案例，全面提高每個(gè)檔案管理人員的水平，并增加其工作經(jīng)驗(yàn)。工作人員要做好和其他部門工作人員的交流，并確保每份檔案都能夠高質(zhì)量的完成。對檔案管理人員進(jìn)培訓(xùn)的時(shí)候，不能盲目的進(jìn)行培訓(xùn)，需要有針對性的進(jìn)行，并根據(jù)檔案管理人員的具體情況，進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)方式和內(nèi)容的確定，確保每次培訓(xùn)都具有相應(yīng)的針對性，既能提高人員的整體水平，還能確保工作的順利完成。

3 結(jié)束語

對于檔案管理工作，一定要引起相應(yīng)的重視，并根據(jù)新形勢下的真實(shí)情況進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，確保檔案管理工作的轉(zhuǎn)變能夠符合社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的要求。作為檔案管理工作人員，一定要對學(xué)習(xí)相應(yīng)的知識(shí)，并積極的參加高水平的知識(shí)技術(shù)培訓(xùn)，逐漸將自身培養(yǎng)成復(fù)合型人才。對于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中的相應(yīng)檔案管理知識(shí)，也要去努力的學(xué)習(xí)，并逐漸對無紙化檔案管理方式進(jìn)行熟練掌握，確保對檔案管理的高水平操作，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面改革，為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)貢獻(xiàn)一份力量。

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