事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理策略探討

吳麗艷

摘 要：檔案是事業(yè)單位必不可少的資源，檔案的收集以及有效管理對(duì)于事業(yè)單位的日常管理以及長(zhǎng)足發(fā)展具有重要意義。通過(guò)科學(xué)合理的檔案管理能夠?yàn)槭聵I(yè)單位提供更為便捷的信息資源服務(wù)，而隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用程度的加深，事業(yè)單位檔案管理也逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，極大縮短了檔案查詢信息查詢時(shí)間，提高了檔案管理效率。本文將重點(diǎn)就新形勢(shì)下事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；事業(yè)單位；數(shù)字化；檔案管理

檔案管理在事業(yè)單位管理工作中占有重要地位，有利于單位內(nèi)部信息資源的方便利用，也能夠加強(qiáng)事業(yè)單位的日常管理。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字化檔案管理逐步應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理的工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，并為檔案管理提供了極大便利，促進(jìn)了一體化管理的實(shí)現(xiàn)。新形勢(shì)下事業(yè)單位要積極探究數(shù)字化檔案管理的有效策略，提高檔案管理水平。

1 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的價(jià)值

1.1 提升工作效率

將信息技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中能夠大大提升辦事效率，確保檔案管理的各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。在數(shù)字化檔案管理全面推進(jìn)的過(guò)程中，事業(yè)單位的檔案管理工作效率的提升十分顯著，例如在處理人事檔案的過(guò)程中，需要對(duì)職工的入職、調(diào)動(dòng)、退休等方面的信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)了解和準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，這就需要對(duì)他們的檔案進(jìn)行歸檔，之后再進(jìn)行查詢。采用數(shù)字化的檔案管理模式能夠?qū)⑷耸聶n案的相關(guān)資料詳細(xì)呈現(xiàn)，達(dá)到不出門(mén)知曉天下事的效果。

1.2 創(chuàng)造更大效益

在事業(yè)單位的發(fā)展和運(yùn)行當(dāng)中，時(shí)間就是效益，節(jié)省時(shí)間和降低時(shí)間成本就能為事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造更大效益。新形勢(shì)下事業(yè)單位，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理能夠全面提升但管理工作的效率以及辦事速度，大大縮短檔案管理時(shí)間，這就使得檔案管理流程能夠順利進(jìn)行，代替了原有的紙質(zhì)檔案管理模式，形成了以計(jì)算機(jī)利用為基礎(chǔ)的機(jī)讀檔案，降低了事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理的成本消耗，也能提高對(duì)用戶資料的優(yōu)化利用效益。

1.3 發(fā)揮使用價(jià)值

新形勢(shì)下事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理模式應(yīng)用使得各項(xiàng)檔案資料的使用價(jià)值得到了更大程度的發(fā)揮，提高了檔案資源的優(yōu)化利用，也為廣大用戶創(chuàng)造了極大的檔案資料使用價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理采用的是紙張載體，并將其保管在檔案室當(dāng)中，在查詢使用到時(shí)候極為不便。在數(shù)字化檔案管理模式實(shí)施之后，事業(yè)單位能夠?yàn)閺V大用戶提供更為便捷準(zhǔn)確的檔案信息查找方式，擺脫了原有的空間和時(shí)間限制，極大提高了檔案信息的利用率。

2 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理策略

2.1 創(chuàng)建系統(tǒng)

事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理帶來(lái)極大的工作便利，但必須認(rèn)識(shí)到的是數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)需要才開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中進(jìn)行綜合考慮，考慮到多方面的檔案管理內(nèi)容，并根據(jù)新形勢(shì)，數(shù)字化檔案管理的實(shí)際需求創(chuàng)建完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)這一系統(tǒng)的全面管理來(lái)進(jìn)一步提高檔案管理工作質(zhì)量。在創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中要從總體設(shè)計(jì)著手，合理選擇檔案管理設(shè)備和管理軟件，有效借助電子設(shè)備以及相關(guān)檔案處理軟件進(jìn)行檔案整理、掃描，同時(shí)也要做好對(duì)系統(tǒng)的安全管理和光盤(pán)備份，同時(shí)也要設(shè)計(jì)相應(yīng)的系統(tǒng)安全管理措施，確保檔案管理的便利性和安全性。事業(yè)單位在日常的檔案管理中，需要對(duì)文字檔案進(jìn)行定期更新，同時(shí)也需要對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)的錄入和保管，那么在建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中，要靈活地選擇雙服務(wù)器，采用磁盤(pán)陳列存儲(chǔ)，并選用高速掃描儀進(jìn)行集中性掃描。

2.2 文書(shū)處理

文書(shū)處理是事業(yè)單位檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，文書(shū)處理的質(zhì)量會(huì)對(duì)事業(yè)單位整體檔案質(zhì)量產(chǎn)生決定性影響，也影響到檔案信息資源的價(jià)值發(fā)揮。因此，在信息時(shí)代影響下，事業(yè)單位，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理模式的過(guò)程中，必須在文書(shū)處理方面進(jìn)行創(chuàng)新改革，要及時(shí)根據(jù)單位內(nèi)檔案的變動(dòng)情況，有效借助計(jì)算機(jī)對(duì)收到文件進(jìn)行登記和處理，同時(shí)也要按照批辦次序?qū)⑹盏降奈募M(jìn)行事業(yè)單位局域網(wǎng)內(nèi)部的傳閱，同時(shí)也要設(shè)定好催辦以及傳閱的時(shí)間，確保文書(shū)處理效率。數(shù)字化的文書(shū)處理需要在特殊情況處理方面加大重視程度，及時(shí)清理和解決瑣碎的檔案管理問(wèn)題，保障檔案管理的有效性。傳統(tǒng)的文書(shū)處理形式要完成發(fā)文處理的相關(guān)操作需要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)的時(shí)間，而采用計(jì)算機(jī)數(shù)字化的處理方式則能夠借助計(jì)算機(jī)快速地將文稿和檔案信息進(jìn)行歸檔處理，極大程度上促進(jìn)了文書(shū)處理工作的效率。

2.3 優(yōu)化性能

事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)性能提高是確保檔案管理工作有序開(kāi)展的保障，因此必須在優(yōu)化性能方面做出更大的調(diào)整和改進(jìn)。第一，升級(jí)能力。事業(yè)單位在演進(jìn)網(wǎng)絡(luò)控制系統(tǒng)的過(guò)程中必須對(duì)該系統(tǒng)的使用性能進(jìn)行全面了解，保證其使用性能優(yōu)越性，確保數(shù)字化檔案管理工作的效率，滿足高效處理檔案信息的要求，可以通過(guò)擴(kuò)展模塊以及優(yōu)化磁盤(pán)陣列的形式，增強(qiáng)系統(tǒng)性能和存儲(chǔ)容量，提高整體檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)能力。第二，高可靠性。在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)要合理選擇磁盤(pán)陣列產(chǎn)品，確保企業(yè)在硬件組成以及結(jié)構(gòu)方面符合設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，以便保證系統(tǒng)的可靠性，同時(shí)也能夠確保后期升級(jí)功能的有效發(fā)揮。磁盤(pán)陣列可以選擇不同形式的RAID 保護(hù)級(jí)別，從而在系統(tǒng)使用過(guò)程中獲得可靠結(jié)果以及處理效果，同時(shí)硬件必須支持熱插拔，確保系統(tǒng)作用的有效發(fā)揮，在具體使用中可以根據(jù)事業(yè)單位處理檔案信息的實(shí)際需要對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。

2.4 完善銜接

新形勢(shì)下事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)要和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)銜接起來(lái)，在設(shè)計(jì)方案的過(guò)程中需要增加資料查詢功能，確保不同檔案資源之間的有效銜接。事業(yè)單位要對(duì)數(shù)字化檔案管理的實(shí)際需求進(jìn)行全面分析和了解，并對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理制度進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在科學(xué)規(guī)道上運(yùn)行，為檔案管理效率的提升提供制度保障。電子文檔安全管理制度是推進(jìn)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容，這是由檔案的特殊性決定的，檔案資料信息只有少部分是公開(kāi)的而大部分需要保密。數(shù)字化檔案管理制度的貫徹落實(shí)能夠有效保障檔案信息，資源的安全，最大化地發(fā)揮檔案信息價(jià)值。事業(yè)單位要不斷完善辦公自動(dòng)化和檔案管理，數(shù)字化的銜接，并設(shè)置專(zhuān)門(mén)的管理人員對(duì)軟件和硬件系統(tǒng)進(jìn)行安全控制和管理，不斷增強(qiáng)系統(tǒng)保密性，避免系統(tǒng)被破壞或者非法篡改。

總之，隨著信息時(shí)代的到來(lái)以及信息技術(shù)的全面發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理走向數(shù)字化發(fā)展道路是必然選擇，能夠有效提高檔案管理的工作效率，為事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造更大效益，也能充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，促進(jìn)檔案管理工作的長(zhǎng)效發(fā)展。新形勢(shì)下事業(yè)單位要不斷探究和創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理策略，通過(guò)創(chuàng)建系統(tǒng)、加強(qiáng)文書(shū)處理、優(yōu)化系統(tǒng)性能以及完善連接等策略確保數(shù)字化檔案管理的持續(xù)性發(fā)展。

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