提升科技館展品檔案管理實(shí)效的路徑

余艷芳

摘 要：科技館作為面向公眾的大型科普教育基地，其主要的科普方式為開(kāi)設(shè)展覽。做好科技館展品檔案管理，對(duì)于推動(dòng)科技館科普宣傳、提升展品資源利用率具有積極的作用。基于此，本文分析了科技館展品檔案的作用與特點(diǎn)，探討了科技館展品檔案管理存在的問(wèn)題，并就提升科技館展品檔案管理實(shí)效的路徑進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：科技館；展品檔案；管理

近年來(lái)，隨著生活水平的不斷提升，民眾越來(lái)越注重精神文明的追求。科技館作為公益性的科普教育機(jī)構(gòu)，對(duì)于提升民眾科技意識(shí)有著重要作用。漳州科技館位于漳州薌城金峰開(kāi)發(fā)區(qū)，占地面積1萬(wàn)平方米，建筑面積6500平方米，建筑造型新穎獨(dú)特，功能齊全，采用高科技手段，集展覽、演示、實(shí)驗(yàn)、教育功能于一體。館內(nèi)不僅有許多關(guān)于力學(xué)、光學(xué)、數(shù)學(xué)、磁電、人體科學(xué)等方面知識(shí)的展品，還有奇妙的機(jī)器人以及仿真恐龍等。這些展品集科學(xué)性、知識(shí)性、趣味性、參與性和藝術(shù)性于一體，對(duì)于提高公民科技文化素養(yǎng)具有重要意義。為此，探究科技館展品檔案管理實(shí)效的提升路徑，是擺在科技館檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。

1 科技館展品檔案的作用與特點(diǎn)

與其他傳統(tǒng)文書(shū)檔案不同，科技館展品檔案具有一定特殊性及專業(yè)性，在科普教育活動(dòng)及科技館建設(shè)運(yùn)營(yíng)中起著相當(dāng)重要的作用。一是，科技館展品檔案在

科技館科普宣傳教育中擔(dān)任著記錄者的角色，能夠記錄科技館展品的點(diǎn)點(diǎn)滴滴；二是，科技館展品檔案在排除展品故障和開(kāi)發(fā)新展品中擔(dān)任著輔助者的角色，能夠有效指導(dǎo)展品工作人員開(kāi)展工作?？萍拣^展品檔案具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：（1）繁多性。展品在使用前，各種考察、交流、設(shè)計(jì)、修改文件層出不窮，導(dǎo)致展品檔案數(shù)量繁多；（2）衍生性。展品檔案可以是根據(jù)同一個(gè)科學(xué)原理衍生出的不同的展品設(shè)計(jì)、制作方案；（3）對(duì)應(yīng)性。展品檔案與展品有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)，同一件展品從創(chuàng)意構(gòu)想到轉(zhuǎn)化成為成品，包含所有設(shè)計(jì)制作步驟中的資料。

2 科技館展品檔案管理存在的問(wèn)題

1.展品檔案管理制度不完善

近年來(lái)，隨著社會(huì)精神文明建設(shè)進(jìn)程的不斷推進(jìn)，眾多科技館逐步向社會(huì)免費(fèi)開(kāi)放，在很大程度上提升了科普宣傳教育的效果。但是，科技館展品檔案管理制度的不完善，也在一定程度上制約了我國(guó)科技事業(yè)發(fā)展。就目前的科技館展品檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，很多科技館尚未制定完善的檔案管理制度，對(duì)誰(shuí)來(lái)管理檔案、怎樣管理檔案、如何應(yīng)對(duì)檔案管理中的失誤等問(wèn)題沒(méi)有明確的規(guī)定。例如，某些科技館由于缺乏展品檔案管理制度的約束，在展品檔案管理中分工不明確，相互推諉責(zé)任，導(dǎo)致查閱檔案時(shí)浪費(fèi)時(shí)間、人力和財(cái)力。

2.展品檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

構(gòu)建一支專業(yè)的展品檔案管理隊(duì)伍，對(duì)于提升科技館展品檔案管理水平有著重要的作用。但從目前的情況來(lái)看，部分科技館展品檔案人員配置還不到位，無(wú)法有效滿足科技館的需要。此外，部分科技館對(duì)展品檔案管理工作的重視度不夠，很多檔案管理員工來(lái)自其他部門，沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的檔案管理職業(yè)技能培訓(xùn)，服務(wù)意識(shí)淡薄，思想觀念相對(duì)滯后，無(wú)法根據(jù)展品檔案的特點(diǎn)及時(shí)做好收集、分類整理、合理歸納等工作，造成很多有意義、有價(jià)值的科普展品資料丟失，或因部分科普展品資料不全給日后的展品維修帶來(lái)巨大困難。

3、展品檔案的利用率不高

展品檔案管理是為了實(shí)現(xiàn)有效的檔案利用，展品檔案的利用率高低，會(huì)影響到科技館事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。例如，分類整理過(guò)程中，部分展品檔案管理人員不注重展品文件與展品的關(guān)系，沒(méi)有對(duì)展品檔案進(jìn)行科學(xué)整理，導(dǎo)致分類不明確、編號(hào)不合理等問(wèn)題，從而阻礙了科普展品檔案管理的利用。

3 提升科技館展品檔案管理實(shí)效的路徑

1.轉(zhuǎn)變展品檔案管理思想，健全展品檔案管理制度

新時(shí)期，科技館展品檔案管理出現(xiàn)了許多新特點(diǎn)，也面臨著諸多新的問(wèn)題。這就要求科技館領(lǐng)導(dǎo)首先要轉(zhuǎn)變思想，對(duì)展品檔案管理工作引起高度重視，并通過(guò)靈活運(yùn)用創(chuàng)造性思維、發(fā)散性思維等多種方式來(lái)指導(dǎo)展品檔案管理工作。其次，要具備發(fā)展意識(shí)、人才意識(shí)，使展品檔案管理工作能夠適應(yīng)科技生產(chǎn)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，采用信息化手段管理、處理檔案信息。同時(shí)，科技館應(yīng)當(dāng)建立健全展品檔案規(guī)章管理制度，實(shí)現(xiàn)管理工作制度化、規(guī)范化。檔案的形式、歸檔、整理、保管等所有環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)有詳細(xì)、具體的規(guī)定，主要內(nèi)容包括：（1）在展品采購(gòu)入館后，建立對(duì)應(yīng)的展品保管檔案，按照展品入館順序編號(hào)，并記錄該展品在館內(nèi)發(fā)生的所有具體情況；（2）在展品保管過(guò)程中，增設(shè)相應(yīng)的檔案信息，如展品的壞損修補(bǔ)、展品位置的移動(dòng)、展品的保養(yǎng)等；（3）展品退館后，要先確保展品不再送回科技館作為展品出現(xiàn)后，再對(duì)其檔案進(jìn)行銷毀，反之，則需要保存檔案；（4）建立內(nèi)部的展品檔案?jìng)浞葜贫?，?duì)所有的展品檔案都要做一份或多份備份。

2.引進(jìn)優(yōu)秀檔案人員，打造專業(yè)管理隊(duì)伍

培養(yǎng)一批集較高檔案知識(shí)和信息水平于一體的檔案管理人才，是優(yōu)化科技館展品檔案管理建設(shè)的關(guān)鍵。相較于其他領(lǐng)域，科技館展品檔案管理工作過(guò)于枯燥、繁瑣，缺乏廣闊的發(fā)展空間，因而對(duì)優(yōu)秀人才缺乏吸引力，“招人難、留人難、用人難”已經(jīng)成為科技館檔案人才隊(duì)伍建設(shè)必須面對(duì)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。因此，檔案管理部門要立足實(shí)際，加強(qiáng)展品檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，做好展品檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使他們?cè)谑煜n案學(xué)基本原理和檔案管理方法的同時(shí)，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，以更好地發(fā)揮科技館展品檔案的作用。同時(shí)，要及時(shí)引進(jìn)和培養(yǎng)優(yōu)秀人才，建立檔案管理信息化的人才機(jī)制，提高檔案管理人員的待遇，改善工作人員的工作環(huán)境，滿足工作人員的生活需求，進(jìn)而使其全身心投入到工作中。此外，科技館展品檔案管理人員自身也要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高綜合素養(yǎng)，以做好本職工作。

3.拓寬檔案管理思路，加快展品檔案管理信息化進(jìn)程

信息時(shí)代，科技館展品檔案管理出現(xiàn)了許多新特點(diǎn)，也面臨著諸多新的問(wèn)題。因此，檔案管理人員必須拓寬檔案管理思路，加快展品檔案管理信息化進(jìn)程，利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)展品檔案的高效管理。具體措施包括：（1）科技館應(yīng)始終堅(jiān)持以人為本的原則，加強(qiáng)對(duì)科技館展品檔案管理人員的信息化培訓(xùn)工作，提高他們的專業(yè)水平；（2）展品檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)質(zhì)量，在電子檔案信息的采集、傳輸、使用等環(huán)節(jié)最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享；（3）靈活運(yùn)用硬盤、光盤、云存儲(chǔ)等電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)；（4）加大在計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等設(shè)施方面的投入，為實(shí)現(xiàn)展品檔案信息化管理提供必要的硬件環(huán)境；（5）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻、網(wǎng)關(guān)病毒防御系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，防止網(wǎng)絡(luò)外部攻擊對(duì)展品檔案電子管理系統(tǒng)造成破壞。

4.科學(xué)管理開(kāi)發(fā)展品檔案，提升展品檔案利用效率

充分利用科技館展品檔案向公眾傳播科技知識(shí)，以充分實(shí)現(xiàn)科技館展品檔案的利用價(jià)值，是擺在每一個(gè)展品檔案管理人員面前的重要任務(wù)。為更好地發(fā)揮展品檔案的應(yīng)有作用，展品檔案管理人員應(yīng)從以下幾方面著手：（1）加強(qiáng)展品檔案信息的加工。對(duì)展品各項(xiàng)數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行收集、分類、歸納、整理、研究加工，對(duì)重要性強(qiáng)、易損毀、使用頻率高的紙質(zhì)檔案，采用掃描技術(shù)以數(shù)字化形式存入計(jì)算機(jī)或服務(wù)器中；（2）完善科技展品檔案目錄、檢索工具，以便參觀人員只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)就能輕松找到需要的檔案目錄信息，從而提高科技館展品檔案的利用率。

參考文獻(xiàn)

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