關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理的探討

瑪依拉·熱黑馬

摘 要：會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理已步入信息時(shí)代，所以在當(dāng)今社會(huì)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。會(huì)計(jì)檔案不僅是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會(huì)計(jì)工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的利用價(jià)值。本文淺談會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題，并探求解決對(duì)策，目的是促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理的完整化和規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)材料，是重要的歷史材料和證據(jù)。具體的會(huì)計(jì)檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財(cái)會(huì)部門(mén)或會(huì)計(jì)人員在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中直接形成會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料，還包括實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的存儲(chǔ)軟件、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等?！稌?huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)政策、法規(guī)都對(duì)會(huì)計(jì)檔案的界定、裝訂整理、保管使用、移交銷(xiāo)毀等內(nèi)容進(jìn)行了明確的規(guī)定。但是由于各種原因，會(huì)計(jì)檔案在管理中還存在著問(wèn)題，這些問(wèn)題一直影響會(huì)計(jì)檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

1 對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題分析

1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏充分的認(rèn)識(shí)，意識(shí)淡薄，導(dǎo)致檔案管理職能缺失。許多單位只重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，沒(méi)有專(zhuān)職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，普遍存在一人多崗現(xiàn)象，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理職能，則由專(zhuān)職會(huì)計(jì)人員擔(dān)任。這樣，在人員精力、主要工作職能與檔案管理發(fā)生沖突時(shí)，往往會(huì)以弱化檔案管理職能、降低檔案管理質(zhì)量為代價(jià)。這種現(xiàn)象，必然使得檔案質(zhì)量下降，不能?chē)?yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定收集，保管、使用。

2.會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高，特別是對(duì)原始憑證的審核與監(jiān)督不夠。原始憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要資料和證據(jù)，它的真?zhèn)螞Q定著會(huì)計(jì)信息資料的正確性和準(zhǔn)確性，由于社會(huì)上存在大量的制假票據(jù)現(xiàn)象，真假很難區(qū)分；其次對(duì)于發(fā)票收據(jù)的使用范圍沒(méi)有嚴(yán)格的界定，只要有稅務(wù)監(jiān)制章或財(cái)政監(jiān)制章，不論記載的內(nèi)容是否屬于票據(jù)的適用范圍，一律按合法的處理；再次會(huì)計(jì)從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，責(zé)任心等地差異，最終都導(dǎo)致不合法原始憑證在會(huì)計(jì)信息資料中普遍存在。有些單位存在一些財(cái)會(huì)檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開(kāi)假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會(huì)計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真。

3.會(huì)計(jì)憑證填制、檔案裝訂、整理不規(guī)范。有的財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為規(guī)范要求沒(méi)有太大的實(shí)際意義，導(dǎo)致會(huì)計(jì)憑證填制不規(guī)范，檔案資料裝訂松散，檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一普遍存在，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。

4.電子檔案管理不到位。隨著會(huì)計(jì)電算化的廣泛實(shí)施，電子檔案已經(jīng)成為會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分。軟件的安裝的光盤(pán)、升級(jí)程序、定期備份的數(shù)據(jù)、電子報(bào)表等。由于財(cái)務(wù)工作人員不是專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)管理人員，對(duì)于軟件及計(jì)算機(jī)的維護(hù)、數(shù)據(jù)的保護(hù)等工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為都在電腦上存放著，不會(huì)出問(wèn)題，不會(huì)丟失，但是一旦機(jī)器由于人為及自然災(zāi)害受損，丟失的數(shù)據(jù)將無(wú)法彌補(bǔ)，造成會(huì)計(jì)電算化檔案無(wú)法調(diào)閱。

2 提升會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效對(duì)策

1.統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理。《檔案法實(shí)施辦法》第五條指出：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開(kāi)展。”《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢?jiàn)，是否重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。制定詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案管理崗位職責(zé)，在職責(zé)中明確崗位責(zé)任，制定崗位標(biāo)準(zhǔn)，提出崗位要求，以便真正把檔案用活用細(xì)用充分。

2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，各單位應(yīng)該依法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育和培訓(xùn)，才能針對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中出現(xiàn)的新食物新問(wèn)題找出不同情況情況下地業(yè)務(wù)處理規(guī)范。只有不斷組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能讓會(huì)計(jì)人員及時(shí)掌握業(yè)務(wù)的新形式和特點(diǎn)，針對(duì)性的提高業(yè)務(wù)水平和處理問(wèn)題的能力。在會(huì)計(jì)檔案管理的過(guò)程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問(wèn)題，使得檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到重要的作用。

3.規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀工作。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線(xiàn)，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管，要明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專(zhuān)用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)的備注欄內(nèi)及保管清冊(cè)的相關(guān)欄內(nèi)注明，直到由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。

4.結(jié)合會(huì)計(jì)電算化工作特點(diǎn)，制定電子檔案管理辦法。將軟件交檔案室保存；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)定期備份至少兩份，分別存放，存放時(shí)應(yīng)注意磁性?xún)?chǔ)存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護(hù)；在保存好電子數(shù)據(jù)的同時(shí)，將與之配套的文檔數(shù)據(jù)及時(shí)打印歸檔；安排軟件維護(hù)人員，定期對(duì)軟件進(jìn)行維護(hù)、升級(jí)；安排專(zhuān)業(yè)計(jì)算機(jī)人員定期對(duì)計(jì)算機(jī)運(yùn)行狀況進(jìn)行檢測(cè)、查殺病毒；做好計(jì)算機(jī)硬件的配備工作，建立局域網(wǎng)絡(luò)，不要將安裝了財(cái)務(wù)軟件的計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)直接相連。在近幾年財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案查詢(xún)中，常常出現(xiàn)打不開(kāi)檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn)，通常由于計(jì)算機(jī)現(xiàn)在的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決，但該問(wèn)題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響工作效率，所以，在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，需要同步升級(jí)舊的資料文件。

總之，在新的歷史條件下會(huì)計(jì)檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，提高會(huì)計(jì)人員責(zé)任心和使命感，會(huì)計(jì)檔案管理工作就會(huì)取得不斷進(jìn)步。

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