關(guān)于交通運輸行業(yè)檔案管理的方法研究

閆學(xué)謙

摘 要：在現(xiàn)今時代，交通運輸行業(yè)發(fā)展極為迅速。而伴隨著交通運輸行業(yè)的迅猛發(fā)展，交通運輸業(yè)的檔案管理也面臨著越來越高的要求和挑戰(zhàn)。目前，我國交通運輸業(yè)的檔案管理正在跟上時代的步伐，并且已經(jīng)走在信息化管理的道路上。但是，由于交通運輸業(yè)的檔案管理工作比較繁雜，檔案管理還存在許多有待改進(jìn)的地方。本文就交通運輸業(yè)檔案管理，結(jié)合鐵路檔案管理的實際，對其方法進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：交通運輸；檔案管理；方法研究

在當(dāng)前社會，交通運輸行業(yè)發(fā)展機(jī)會迅速增多，檔案管理的難度也在隨之增大。而在交通運輸行業(yè)，檔案管理非常重要。檔案能夠反映出交通運輸?shù)木唧w情況，包括交通運輸?shù)慕?jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)能力、交通運輸?shù)墓芾硭降鹊?，并且能為交通運輸相關(guān)部門和管理人員提供重要的依據(jù)[1]。檔案管理工作需要做到保證檔案的真實性和完整性，保證檔案管理工作的質(zhì)量，最終為我國的交通運輸行業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供一定的依據(jù)。

1 交通運輸業(yè)檔案管理的重要性

檔案管理工作是交通運輸管理工作中的一部分，但是許多人對檔案管理工作認(rèn)識不清，未認(rèn)識到檔案管理的工作的重要性[2]。檔案管理是將交通運輸行業(yè)的相關(guān)信息收入起來，并采用科學(xué)合理的方法保管好這些信息資料，檔案管理實際上是保存歷史真實性的一種重要手段，也是作為交通運輸業(yè)未來發(fā)展的重要依據(jù)。此外，相關(guān)的檔案管理工作人員或者相關(guān)的專業(yè)人士需要對交通運輸行業(yè)進(jìn)行研究、需要找到更好的管理辦法，管理好的檔案可以提供大量并且有效的信息。尤其是檔案管理在鐵路運輸中具有十分重要的意義，一方面我國鐵路運輸方面的相關(guān)政策進(jìn)行了改革，檔案管理需要適應(yīng)鐵路運輸發(fā)展的需要。另一方面，鐵路運輸當(dāng)中涉及到一些相關(guān)的技術(shù)資料，做好檔案管理能夠為鐵路運輸業(yè)的發(fā)展提供極為寶貴的資源。

就交通運輸行業(yè)的具體情況而言，當(dāng)前我國的經(jīng)濟(jì)水平在不斷提高，交通工具形式多樣，運輸頻繁[3]。在這一過程中也存在許多新的問題，我國交通運輸?shù)膲毫υ谥饾u增大，各部門的工作不能很好地銜接，因此檔案的管理質(zhì)量也隨之下降。交通運輸業(yè)檔案的內(nèi)容記錄了車輛的一些基本信息以及這些車輛的基本信息，但是目前全國的交通運輸流通極為快速，記錄在冊的檔案的完整性與真實性受到一定的影響，同時也會影響到工作人員的檔案管理進(jìn)度與質(zhì)量。當(dāng)前，我國交通運輸管理朝著信息一體化的方向發(fā)展，因此檔案管理就更顯得重要。工作人員需要在充分了解交通運輸業(yè)發(fā)展趨勢與特點下，做好其檔案管理工作。

2 交通運輸業(yè)檔案管理的問題

2.1 缺乏檔案管理工作意識

檔案管理工作屬于“后勤”工作，不能為企業(yè)產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，因而多數(shù)交通運輸企業(yè)不重視檔案管理工作，雖然檔案管理工作屬于日常工作內(nèi)容，但是檔案管理工作不重視資料整理歸檔，而資料整理歸檔是檔案管理工作的基礎(chǔ)和重點[4]。不少交通運輸企業(yè)不僅不重視資料整理歸檔，甚至認(rèn)為整理和歸檔資料反而浪費企業(yè)的時間和精力。由于交通運輸企業(yè)缺乏檔案管理意識，不重視資料整理歸檔，許多具有價值的資料丟失或變質(zhì)，失去原有價值。

2.2 檔案管理工作不規(guī)范

檔案管理是一項規(guī)范系統(tǒng)的工作，需要專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)作為支撐，為檔案管理提供組織和制度保障。但是部分交通運輸企業(yè)的檔案管理工作極為不規(guī)范，檔案管理工作接線模糊，檔案管理工作缺乏專職人員，管理工作多由其它崗位職工兼任，甚至部分企業(yè)未設(shè)置檔案管理部門。由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理部門，檔案管理工作缺乏統(tǒng)一規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，各部門檔案管理工作缺少協(xié)調(diào)，導(dǎo)致工作效率低下。

2.3 檔案管理工作人員的水平不高

檔案管理工作并非由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，而是由各個部門非專業(yè)人員兼職管理。由于缺乏專業(yè)知識培訓(xùn)和工作經(jīng)驗，檔案管理工作只能借鑒其他人員檔案管理經(jīng)驗[5]。這種做法導(dǎo)致檔案管理工作存在較大的主觀性，無法保證檔案的完整性和安全性，檔案流通及使用也存在許多問題，檔案的保存價值下降。

3 交通運輸業(yè)檔案管理方法的建議

檔案管理在交通運輸業(yè)發(fā)展中具有非常重要的作用，并且隨著社會各方面的進(jìn)步，交通運輸業(yè)的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，不斷完善檔案管理工作。本文以下則就交通運輸業(yè)檔案管理工作方法，結(jié)合鐵路運輸?shù)膶嶋H，提出幾點建議。

3.1 加大檔案的數(shù)字化管理

檔案管理工作發(fā)展至今，已經(jīng)累積了大量的檔案信息，如果要快速準(zhǔn)確地找到相關(guān)的檔案資料，交通運輸業(yè)中目前存在的檢索設(shè)備以及相關(guān)的技術(shù)設(shè)備實際上已經(jīng)不能達(dá)到現(xiàn)代社會的要求，檔案資料的查找與使用比較繁瑣和困難。而檔案管理的意義就在于能夠得到充分的利用，否則檔案管理的價值就不能得以體現(xiàn)。因此，關(guān)于交通運輸業(yè)的檔案管理可以結(jié)合時代發(fā)展的先進(jìn)科技產(chǎn)物進(jìn)行管理，利用計算機(jī)技術(shù)采用數(shù)字化管理方法。

例如，在鐵路運輸當(dāng)中，檔案數(shù)字化管理實際上已經(jīng)實現(xiàn)并在不斷完善改進(jìn)的過程當(dāng)中。鐵路運輸管理信息系統(tǒng)已經(jīng)得到推廣應(yīng)用，一些基層站段、分局、路局的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系已經(jīng)形成了一定的規(guī)模。通過檔案的數(shù)字化管理，檔案信息既可以以文件的形式存在，也可以以電子的形式得以保存，并且減輕了工作人員的檔案信息錄入、檢索等工作，檔案管理工作的質(zhì)量也有所提升，并為鐵路運輸行業(yè)提供了更好的服務(wù)。

3.2 建立健全檔案管理制度

在充分利用先進(jìn)計算機(jī)管理平臺下，交通運輸業(yè)的檔案管理工作效率可以得到極大的提升。此外，為保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，交通運輸業(yè)還需要結(jié)合該行業(yè)特點建立健全相關(guān)的檔案管理制度。檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)與基礎(chǔ)，因此，根據(jù)交通運輸業(yè)的特點，管理制度需要進(jìn)一步規(guī)范化。例如，在鐵路運輸業(yè)中，檔案管理制度結(jié)合基層站段、分局、路局的實際情況并站在全局的角度，細(xì)化、具體化檔案管理工作，實現(xiàn)鐵路各局各段檔案管理工作有序進(jìn)行。值得一提的是，管理人員在立卷歸檔工作中，應(yīng)堅持“以本單位為主”的原則，嚴(yán)格以國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》為指導(dǎo)。

3.3 建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人員

在當(dāng)前社會，檔案管理工作需要高素質(zhì)的新型的管理人員。在檔案管理工作中，工作人員需要具備無私奉獻(xiàn)、甘于吃苦、默默無聞的精神素養(yǎng)。此外，檔案管理工作對管理人員的業(yè)務(wù)能力和知識水平也具有一定的要求。交通運輸業(yè)的檔案管理工作涉及到各個部門，工作量非常大。為此，交通運輸相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)注重檔案管理人員的建設(shè)，不斷加強管理人員的業(yè)務(wù)能力，鼓勵管理人員專研學(xué)習(xí)相關(guān)的技術(shù)知識與專業(yè)知識。在不斷學(xué)習(xí)的過程中，檔案管理人員可以相互交流溝通，進(jìn)而解決實際工作中的問題。值得重視的是，交通運輸業(yè)的檔案管理人員的工作環(huán)境與條件相對比較艱苦，相關(guān)部門需要給予一定的關(guān)心與愛護(hù)，關(guān)心管理人員的工作情況，針對已存在的問題幫助解決，保護(hù)檔案管理人員的工作積極性，從而保證檔案管理工作的長久進(jìn)行。

4 結(jié)語

總而言之，交通運輸業(yè)的檔案管理工作對交通運輸業(yè)未來的發(fā)展具有重要作用。雖然目前關(guān)于檔案管理的工作還存在許多的問題，但是交通運輸業(yè)中的檔案管理部門可以逐步地采取一定的措施，提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平，進(jìn)而促進(jìn)交通運輸業(yè)的發(fā)展。本文提到的有關(guān)交通運輸業(yè)的檔案管理的相關(guān)建議研究并不是非常全面，但還是希望能提供一些參考。

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