淺析如何做好醫(yī)院檔案管理工作

摘 要：醫(yī)院檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)醫(yī)院檔案資源的管理，也稱(chēng)檔案實(shí)體管理；二是對(duì)醫(yī)院檔案中所包含的信息的管理，稱(chēng)檔案信息組織。本文通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的論述，提出了醫(yī)院檔案管理的新思路。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；新思路

1 醫(yī)院檔案管理工作的基本要求

1.1完整性。這是檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏，另一方面要盡量保存醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。

1.2安全性。醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠(yuǎn)的檔案，其價(jià)值往往越大。但由于社會(huì)的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命，保護(hù)其安全，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，就成為檔案管理的基本任務(wù)之一。

1.3科學(xué)性。現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對(duì)醫(yī)院檔案的簡(jiǎn)單出納和保管，而要采用解學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行科學(xué)管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進(jìn)。

1.4規(guī)范性。就是醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其他文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達(dá)到規(guī)范性要求除了要制訂各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施外，還可通過(guò)法規(guī)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。

1.5經(jīng)濟(jì)性。在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益，無(wú)論采取哪種手段，都要考慮它是否經(jīng)濟(jì)實(shí)用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。由于我國(guó)大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中起決定作用。

1.6現(xiàn)代化。醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢(shì)，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、微縮技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽(tīng)技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。

2 醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)

醫(yī)院檔案管理活動(dòng)與其他文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

2.1醫(yī)院檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過(guò)程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

2.2醫(yī)院檔案管理過(guò)程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言，醫(yī)院檔案管理過(guò)程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過(guò)渡性；在檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為了某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。

2.3醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性。醫(yī)院檔案是在其形成者活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀(guān)點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來(lái)為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來(lái)源聯(lián)系的作法就充分說(shuō)明了這一點(diǎn)。

3 醫(yī)院檔案管理工作的新思路

3.1提高檔案管理人員的素質(zhì)，增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力，醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院檔案工作人員市醫(yī)院檔案工作的管理者，對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理，在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此，建立一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍，并使他們充分意識(shí)到檔案的價(jià)值及檔案帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，自覺(jué)參與檔案管理工作，已經(jīng)成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急。

3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)。很多醫(yī)院原來(lái)的檔案管理沒(méi)有獨(dú)立的機(jī)構(gòu)，造成檔案管理沒(méi)有自主權(quán)，工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過(guò)認(rèn)真地調(diào)查研究，制定相應(yīng)的改革措施，逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu)，確立檔案室在醫(yī)院中的地位，實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變，從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開(kāi)發(fā)。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，醫(yī)院各級(jí)部門(mén)要嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書(shū)之中，與科室主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤，明確科室主任對(duì)科學(xué)檔案工作的管理責(zé)任，抓好收檔材料的收集、整理，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

3.3實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類(lèi)、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。

4 結(jié)論

檔案從幾千年來(lái)的紙質(zhì)載體到21世紀(jì)的電子載體，從理論到實(shí)踐，從思想意識(shí)到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等都面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求，探索知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形式下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策，提出具體的、針對(duì)性的措施，對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，具有重要的理論意義和應(yīng)用價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介

黎泓，湖北省隨州市中心醫(yī)院，大學(xué)本科。