淺談醫(yī)院檔案管理工作的重要性

葉淑琴

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作一個重要組成部分，醫(yī)院要切實加強(qiáng)對檔案工作的管理，努力提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立健全醫(yī)院檔案管理制度，重視檔案開發(fā)利用，提高服務(wù)水平，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，以更好地為醫(yī)院管理和發(fā)展提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；重要性；檔案開發(fā)

醫(yī)院檔案，是指醫(yī)院把實際工作活動中相關(guān)的文字、記錄等等收集起來，分門別類進(jìn)行歸納整理，形成系統(tǒng)性資料管理，方便進(jìn)行查找和學(xué)習(xí)。醫(yī)院檔案管理是屬于醫(yī)院整體發(fā)展的一個重要部分，直接反應(yīng)了醫(yī)院管理水平的高低，給醫(yī)療質(zhì)量的進(jìn)步提供了基礎(chǔ)資料和開發(fā)依據(jù)，是一項醫(yī)院管理的基礎(chǔ)性工作，也是一項必不可少的重要工作。隨著醫(yī)療改革發(fā)展的不斷深入，醫(yī)療市場的競爭日趨激烈，檔案管理工作已充分顯示出它的重要作用。醫(yī)院檔案是醫(yī)療各項工作活動中形成的原始記錄，是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)條件和基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是醫(yī)院管理中的重要內(nèi)容。在疾病的診斷、治療、科研工作中起著無可代替的作用。如何有效地開發(fā)、利用檔案這巨大的科學(xué)信息資源，它以原始憑證性，不可再生及可重復(fù)利用性受到人們的關(guān)注。檔案運用的合理有效是醫(yī)院健康發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作，對于醫(yī)療活動的基礎(chǔ)規(guī)律和末來發(fā)展方向具有秀強(qiáng)的借鑒。全面加強(qiáng)檔案管理工作的目的，在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實現(xiàn)醫(yī)院建設(shè)目標(biāo)服務(wù)，為維護(hù)醫(yī)院歷史的真實面貌服務(wù)，為醫(yī)院改革調(diào)整工作思路提供準(zhǔn)確依據(jù)。

1 檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要性

醫(yī)院檔案部門的職能主要是配合醫(yī)院中心工作，為醫(yī)院改革發(fā)展和日常管理提供全方位的各種檔案信息。隨著改革的不斷深入和發(fā)展，醫(yī)院各項管理工作愈來愈來離不開醫(yī)院檔案的支持，可以說醫(yī)院檔案在醫(yī)院發(fā)展過程中具有舉足輕重的地位。其一，醫(yī)院檔案能真實而全面地反映醫(yī)院歷史。醫(yī)院檔案是醫(yī)院人在長期社會實踐中留存下來的歷史真跡，記錄了整個醫(yī)院在各個歷史時期有關(guān)醫(yī)療、教學(xué)、科研、設(shè)備、財務(wù)、技術(shù)、基建、黨建、人事及其它日常管理方面的情況，記載著醫(yī)院全體干部職工為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展不斷探索的特定歷史過程。通過檔案，我們能完整、清晰地了解醫(yī)院過去的工作軌跡，從而更好的認(rèn)識醫(yī)院、發(fā)展醫(yī)院，因此，檔案管理工作是一項維護(hù)醫(yī)院歷史真貌的重要事業(yè)。其二，醫(yī)院檔案是醫(yī)院開展各項工作的重要基礎(chǔ)，醫(yī)院的眾多日常管理工作必須緊緊依靠醫(yī)院檔案才能有效展開。如醫(yī)院的人事檔案，它是醫(yī)院人才隊伍狀況的重要記錄，是醫(yī)院組織人事工作的信息庫，是醫(yī)院開展人才隊伍建設(shè)，發(fā)掘培訓(xùn)、考核評價和合理配置人才的主要依據(jù)。離開了人事檔案，醫(yī)院的人力資源管理將無從進(jìn)行，在醫(yī)院這樣一個人才密集型單位，如果人力資源管理失效，則醫(yī)院很難創(chuàng)新和繼續(xù)發(fā)展。再如，在處理醫(yī)患糾紛時，醫(yī)院通過病案及其它相關(guān)檔案的準(zhǔn)確利用，向法院提供有效證據(jù)，完成舉證責(zé)任，確保案件及時、公平、公正審理，以便進(jìn)一步查清事實，明確責(zé)任，從而有效解決醫(yī)患糾紛，保護(hù)患者、醫(yī)院及醫(yī)務(wù)人員的合法權(quán)益。因此，解決醫(yī)療糾紛也離不開醫(yī)院檔案的支持。其三，醫(yī)院檔案在積累和傳播知識方面功不可沒。醫(yī)院是專業(yè)性相當(dāng)強(qiáng)的單位，病案檔案詳細(xì)記錄了患者從接診到出院的整個治療過程，是醫(yī)學(xué)的寶貴資料，也是教學(xué)科研的重要資料來源。一個成功治愈的病案無疑會對以后同樣病情的診治提供寶貴借鑒，同時病案也是教學(xué)工作的活教材，通過教授年輕醫(yī)生，可幫助他們在業(yè)務(wù)上少走彎路，有助于其盡快成長。此外通過對成功病案的理論分析和研究，能總結(jié)出經(jīng)驗和科研成果，有利于新療法的推廣普及，能使更多類似患者得到及時救治。其四，檔案資料是醫(yī)院制定發(fā)展規(guī)劃的科學(xué)依據(jù)。醫(yī)院檔案記載著整個醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的基礎(chǔ)。做好檔案管理工作，依據(jù)檔案資料進(jìn)行分析論證，可為醫(yī)院管理者及時了解醫(yī)院整體運營狀況，適時調(diào)整發(fā)展策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為管理決策提供支持性證據(jù)。

2 做好醫(yī)院檔案管理工作的幾點舉措

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，注重宣傳增強(qiáng)全員檔案意識

醫(yī)院要切實加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，將檔案建設(shè)工作貫穿于整個醫(yī)院管理中，做到經(jīng)常研究檔案管理，及時解決檔案工作中出現(xiàn)的問題，為提高檔案管理水平創(chuàng)造條件。同時，要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，增強(qiáng)全員檔案意識，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（二）努力提高醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要檔案管理人員具備相應(yīng)的檔案管理知識和醫(yī)學(xué)常識。因此，醫(yī)院應(yīng)經(jīng)常組織對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們系統(tǒng)地了解檔案的新知識、新技術(shù)、新發(fā)展方向以及相關(guān)醫(yī)學(xué)知識，不斷提高其專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。同時，還應(yīng)經(jīng)常組織他們考察學(xué)習(xí)及進(jìn)行學(xué)術(shù)交流活動。