信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

張麗

摘 要：目前社會是以信息為主導(dǎo)的社會，人類生活的方方面面都充滿著信息，這無疑給檔案的管理工作帶來了前所未有的機(jī)遇，實現(xiàn)好信息時代的檔案管理工作具有重要的意義，但是與此同時也對檔案的管理工作帶來問題，本文從不同的角度分析了信息時代檔案管理工作面臨的問題，以及提出相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人類生活的各方面都發(fā)生了巨大的變化，當(dāng)然在檔案管理中也相應(yīng)的發(fā)生了變化，運用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理已經(jīng)成為一種趨勢，在信息技術(shù)時代，檔案的管理工作具有新的特征，即呈現(xiàn)出信息化、電子化、數(shù)字化等，檔案管理工作面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)，我們應(yīng)順應(yīng)時代潮流，做好檔案的管理工作。

1 檔案管理信息化的概念

檔案信息化管理即是在有關(guān)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一的組織規(guī)劃下，將現(xiàn)代信息技術(shù)運用于檔案管理的過程中，從而對檔案的信息資源進(jìn)行接收、采集、保存和提供檔案信息的利用，檔案管理的信息化的實質(zhì)就是由傳統(tǒng)的書本的紙質(zhì)的保存轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?、?shù)字化的管理方式。

2 信息時代檔案管理工作面臨的問題

2.1 檔案工作的安全性與保密性工作有待加強(qiáng)

隨著信息化時代的發(fā)展，檔案管理工作正在從人工錄入的方式轉(zhuǎn)變?yōu)檫\用信息技術(shù)來對檔案進(jìn)行處理，運用計算機(jī)大大提高了辦事效率，節(jié)約了人力成本，簡便快捷，但是與此同時也帶來了風(fēng)險，運用計算機(jī)管理檔案的安全性和保密性不高，網(wǎng)絡(luò)時代本身就是一個雙刃劍，在過去人們想要盜取檔案需要親身去現(xiàn)場盜取，難度很大，而現(xiàn)在黑客可以通過遠(yuǎn)程操作計算機(jī)來竊取和篡改數(shù)據(jù)，很輕松的就可以盜取數(shù)據(jù)，不留痕跡，一旦數(shù)據(jù)遭到破壞，想要恢復(fù)是很難的，再加上檔案的數(shù)據(jù)復(fù)雜多樣，如果遇到計算機(jī)司機(jī)等問題也會造成檔案數(shù)據(jù)的丟失，這是很難彌補(bǔ)的。尤其是國家重要的檔案情報局的信息，一旦泄露，對于國家的安全會造成很大的威脅。

2.2 缺少專業(yè)的信息化檔案管理人員

隨著信息的高速發(fā)展，對這方面的人才的需求也越來越強(qiáng)烈，目前我國的高校對這方面的人才的培養(yǎng)重視程度不高，沒有設(shè)置相應(yīng)的專業(yè)，這也就導(dǎo)致了社會上對信息化檔案管理的專業(yè)的人員的缺失。人們的思想與方式還是處于傳統(tǒng)階段，時代變了，可是管理檔案的人員沒有變，他們習(xí)慣于過去的管理方式，加上培訓(xùn)的只是不到位，導(dǎo)致他們?nèi)狈I(yè)的能力對檔案進(jìn)行管理。這對信息化檔案的管理也帶來了挑戰(zhàn)與危險。

2.3 檔案的價值鑒定變得更為困難

總的說來，檔案的鑒定工作主要包括鑒定檔案的真?zhèn)闻c價值，所謂真?zhèn)尉褪侵笝n案的真假，對于檔案真實性的鑒定不僅包括檔案自身內(nèi)容的鑒定，還有檔案信息的來源、載體和標(biāo)志等其他要素的真實性的檢驗，由于信息化時代的檔案數(shù)據(jù)可以很輕易的復(fù)制，這就導(dǎo)致信息源的丟失。檔案的載體還趨于同一性。檔案通過復(fù)制失去了唯一性，這樣對于鑒別檔案信息的真?zhèn)问呛芾щy的，檔案的價值即是指檔案的信息可以促進(jìn)社會發(fā)展等，有一系列的方法和標(biāo)準(zhǔn)來判定這個檔案是否具有價值，但是檔案的真?zhèn)问菣n案是否有價值的前提，如果一個檔案的信息是假的，那么不就不存在是否有價值。檔案的鑒定本身就是一項復(fù)雜的工作，信息化時代的檔案信息的鑒定更加復(fù)雜。

2.4 缺乏統(tǒng)一的檔案管理軟件

目前，很大一部分檔案管理單位都開始用計算機(jī)來進(jìn)行檔案的管理工作，但是他們彼此缺乏統(tǒng)一的檔案管理軟件，有的單位運用于比較先進(jìn)的方式來進(jìn)行檔案管理，有的單位還是運用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理，有的單位是剛剛運用于計算機(jī)進(jìn)行檔案管理，檔案系統(tǒng)的各地區(qū)、各單位、各部門之間沒有統(tǒng)一的檔案管理軟件，肯定會對檔案數(shù)據(jù)的利用造成障礙，也會影響到現(xiàn)在全國聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展。

2.5 相關(guān)法規(guī)體系不完善

雖然我國已經(jīng)出臺了一定的關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，但是還不夠完善，已有的法律法規(guī)大都針對于傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息時代的檔案管理的要求是有變化的，法律法規(guī)也應(yīng)順應(yīng)時代的潮流，進(jìn)行相應(yīng)的改變與完善。

3 信息時代檔案管理的對策

3.1 建立健全檔案信息安全保障體系

檔案的安全是檔案管理的一個重要的環(huán)節(jié)，信息化時代的發(fā)展帶來了網(wǎng)絡(luò)的不安全性，這就要求建立健全檔案信息的安全保障體系，首先應(yīng)該加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的全面建設(shè)，加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用的安全性，在人才的培訓(xùn)中也應(yīng)著重這一點的培訓(xùn)，檔案管理人員應(yīng)該定期對電腦進(jìn)行檢查，并對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止在計算機(jī)出現(xiàn)故障的時候信息丟失不能彌補(bǔ)。同時，檔案的管理工作不僅要監(jiān)控檔案的儲存和運行狀況，還要處理好檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)系，應(yīng)該加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，對于一些機(jī)密的檔案管理，需要對這類計算機(jī)和人員使用的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行限制，防止病毒的入侵。檔案管理部門還應(yīng)該密切關(guān)注本單位管理檔案的信息，一旦發(fā)現(xiàn)泄密事項，應(yīng)該及時采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，將損失降到最低。

3.2 加強(qiáng)信息化檔案管理人員的培訓(xùn)工作

當(dāng)前，檔案管理的工作人員不具備信息化檔案管理的能力，信息化時代檔案管理對管理員提出了新的更高的要求，不僅要有謹(jǐn)慎的態(tài)度，還要求他們能夠熟練的運用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入和管理，能夠有效應(yīng)對信息化時代運用計算機(jī)所帶來的突發(fā)狀況，這就需要單位應(yīng)該重視這方面人才的培養(yǎng)，定期培訓(xùn)與考核，保證他們能夠完全勝任這項工作。同時，在教育領(lǐng)域，高?？梢蚤_設(shè)相關(guān)的專業(yè)與課程，請有經(jīng)驗有能力的專家來傳授知識。培養(yǎng)一批既懂檔案管理知識又懂計算機(jī)知識的人才已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。

3.3 增強(qiáng)信息化檔案管理的觀念意識

檔案的信息化建設(shè)是國家信息基礎(chǔ)建設(shè)的一個重要環(huán)節(jié)，除了國家機(jī)密以外，我們應(yīng)該拓寬檔案信息的服務(wù)領(lǐng)域，讓更多的獲得信息，享受信息帶來的利益，有效的把各地方的檔案管理建設(shè)同意納入到國家信息化建設(shè)中來。增強(qiáng)檔案信息化管理的觀念意識首先要進(jìn)行宣傳，通過與新聞媒體的合作，向社會宣傳信息化檔案管理的工作，提高對信息化檔案管理的了解，促進(jìn)信息化檔案管理體系的完善，宣傳工作要貼近群眾生活，擴(kuò)大檔案利用的效益宣傳，增強(qiáng)社會的檔案意識。

3.4 健全和完善相關(guān)的法律和法規(guī)

要求制定和完善一系列的法律法規(guī)來保障檔案信息的安全以及檔案信息的合法利用，使檔案信息充分發(fā)揮他的作用。首先對于計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)需要采取國家標(biāo)準(zhǔn)或者國際標(biāo)準(zhǔn)；其次對于一般的檔案管理需要采取國家標(biāo)準(zhǔn)或者行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；最后要加快檔案信息化管理體系的建立，不斷提高他的標(biāo)準(zhǔn)程度。

3.5 研制和開發(fā)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)軟件

建議由國家檔案局牽頭，研制并開發(fā)適應(yīng)現(xiàn)代信息化檔案管理的系統(tǒng)軟件，然后并全國推廣，提高我國信息化檔案管理的水平。

4 結(jié)論

信息化時代給檔案管理工作既帶來了機(jī)遇也帶來了挑戰(zhàn)，解決信息化時代遇到的問題，借鑒國內(nèi)外的經(jīng)驗，抓住這次機(jī)遇，運用計算機(jī)手段和現(xiàn)代科學(xué)的管理方式，提高我國檔案管理的發(fā)展水平。

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