淺談南航海南分公司檔案管理工作

楊洋

作為檔案管理的新鮮血液，“檔案”之前對(duì)于我來說只是個(gè)陌生的字眼，但仔細(xì)接觸后卻發(fā)現(xiàn)它存在的意義遠(yuǎn)超過這兩個(gè)字。書到用時(shí)方恨少，檔案到用時(shí)方見其重要。俗話說“空口無憑，立字為證”，檔案的憑證作用可見一斑；“前車之鑒，后車之師”，檔案的參考作用可見一斑。檔案總的來說，具備五方面職能：1、機(jī)關(guān)工作查考依據(jù)。2、生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料。3、科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。4、政治斗爭(zhēng)的必要手段。5、宣傳教育的生動(dòng)素材。

其實(shí)檔案沒有字面上看的那么學(xué)術(shù)化，文書、合同是檔案，照片、光碟是檔案，報(bào)刊、獎(jiǎng)牌是檔案，甚至印章、手抄也是檔案，另外，我公司重視的“臺(tái)賬記錄”，其實(shí)也是檔案的一部分。檔案存在于我們生活和工作的方方面面，用不同的載體記錄著公務(wù)的、私人的、歷史的、現(xiàn)行的、數(shù)字的、傳統(tǒng)的，形形色色的檔案。

然而檔案對(duì)于公司來說，包括了企業(yè)的管理、財(cái)務(wù)、人事等其它活動(dòng)的內(nèi)容，如文書檔案、技術(shù)檔案、經(jīng)濟(jì)管理檔案、專利檔案、商標(biāo)檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案等，真實(shí)全面地記錄了企業(yè)在行政管理、技術(shù)引進(jìn)、產(chǎn)品研制、生產(chǎn)，市場(chǎng)營銷、經(jīng)營決策以及財(cái)會(huì)、人事管理等方面的活動(dòng)，是企業(yè)重要的知識(shí)資源，也就是企業(yè)知識(shí)管理的資源基礎(chǔ)之一。

對(duì)于南航海南分公司來說，歸檔范圍主要有：1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等；2、南航總部對(duì)海南分公司下達(dá)的指令、要求；3、各種工作計(jì)劃、總結(jié)、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；4、與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；5、職工薪酬福利方面的文件材料；6、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。7、分公司獲得的榮譽(yù)、獎(jiǎng)狀、出版物、雜志等。8、工程項(xiàng)目、房產(chǎn)地產(chǎn)等固定資產(chǎn)的材料存檔。

目前海南分公司檔案管理的主要問題：一是股份公司要求建立的9大類檔案，目前基建、聲像、實(shí)物、房產(chǎn)、出版物這幾方面還比較欠缺；二是員工對(duì)檔案的理念模糊，沒有主動(dòng)建檔和維護(hù)檔案的意識(shí)；三是一些歷史檔案的存放和歸類還有些混亂；四是作為檔案管理專員的我和各部門兼職檔案員，專業(yè)技能還需加強(qiáng)。海南分公司各項(xiàng)檔案擔(dān)負(fù)著領(lǐng)導(dǎo)/部門查閱、人事管理、信息利用、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等職能，是歷史參閱的重要依據(jù)，做好檔案管理工作是服務(wù)海南分公司清晰、有脈絡(luò)發(fā)展的前提，針對(duì)以上問題我認(rèn)為要從以下四方面入手：

首先要將檔案工作提升到公司層面。切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，要把此項(xiàng)工作列入重要議事日程，切實(shí)抓緊抓好。要成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)解決檔案工作的人員配備、庫房等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及經(jīng)費(fèi)保障等問題。

其次加強(qiáng)各單位的檔案管理，強(qiáng)化對(duì)各部門兼職檔案人員的培訓(xùn)和管理。負(fù)責(zé)檔案歸檔、保管、保密、鑒定和銷毀、統(tǒng)計(jì)、利用等檔案規(guī)章制度，確保檔案安全保管、有序管理。要不斷豐富檔案內(nèi)容，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，提高檔案質(zhì)量，依據(jù)國家、股份有關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步使我單位業(yè)務(wù)更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

再次，加強(qiáng)對(duì)各部門檔案管理的檢查指導(dǎo)力度。嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真搞好材料的收集鑒別和檔案整理。對(duì)檔案材料要認(rèn)真檢查核對(duì)，找出存在問題的原因，提出解決措施和意見。

最后，積極開展各類檔案的開發(fā)利用。檔案工作的根本目的在于利用。必須堅(jiān)持一手抓建檔、抓管理，一手抓檔案信息資源的開發(fā)利用。只有讓檔案發(fā)揮作用，才能體現(xiàn)檔案的價(jià)值。只有更好地為公司、為各單位服務(wù)，檔案室工作才有長(zhǎng)足發(fā)展的意義。因此，必須強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，找準(zhǔn)檔案工作提供幫助的結(jié)合點(diǎn)和切入點(diǎn)，積極主動(dòng)開展服務(wù)。要通過咨詢、查閱、編研等形式不斷強(qiáng)化服務(wù)功能，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)質(zhì)量，為全公司穩(wěn)定和諧發(fā)展提供服務(wù)。在日常工作中，還要大力加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，做好信息在網(wǎng)站的公示。

另外，檔案管理的管理原則是集中統(tǒng)一管理原則。在集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上，企業(yè)各項(xiàng)檔案工作可以實(shí)現(xiàn)全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，提出統(tǒng)一的方針政策， 制定統(tǒng)一的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行統(tǒng)一的監(jiān)督和指導(dǎo)，提供快捷的服務(wù)支持。因此，我對(duì)海南分公司的檔案管理有以下設(shè)想：

1 企管、合同檔案工作

1、認(rèn)真貫徹落實(shí)《南航海南分公司企管檔案保管期限表》，認(rèn)真細(xì)致地審批各單位申報(bào)的歸檔文件，并對(duì)永久、長(zhǎng)期文件雙重備檔，使檔案管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；合同一般為5年有效期。

2、檔案信息化建設(shè)

加強(qiáng)各單位檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的電子化、數(shù)據(jù)化、現(xiàn)代化，保證檔案作為歷史資料保存不遺、不缺、不漏，完成電子文件的歸檔管理工作。

3、加強(qiáng)企管檔案建設(shè)

企管檔案是最常被利用和發(fā)揮輔助工作效用的檔案，為此重點(diǎn)對(duì)企管檔案工作加大監(jiān)督管理力度，使其更好的為各部門服務(wù)。

2 基建、房產(chǎn)類檔案工作

基建、房產(chǎn)類檔案的建立和審閱需要前期材料、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工和驗(yàn)收文件圖紙等材料，以及使用、維修、改建、擴(kuò)建等材料。基建檔案的專業(yè)性和復(fù)雜性需要后保部檔案兼職員乃至具體事務(wù)辦理人的共同搜集和完善。今年在基建檔案的設(shè)立方面需要加大職責(zé)確認(rèn)和督辦管理力度。由于歷史欠賬問題嚴(yán)重，此工作預(yù)計(jì)需要一個(gè)漫長(zhǎng)時(shí)期。

3 會(huì)計(jì)檔案工作

按照公司既定方案，按照《關(guān)于印發(fā)<南方航空股份有限公司財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定>通知》（南航股財(cái)發(fā)[2012]56號(hào)文），由財(cái)務(wù)兼職檔案員負(fù)責(zé)整理和完善。完畢后交由檔案室備檔。

4 聲像類、出版物類檔案工作

由于聲像、出版物類檔案較為分散，從歷年來的檔案搜集工作來看，緩慢且缺失較多。計(jì)劃2013年由黨委工作部、工會(huì)牽頭，負(fù)責(zé)各單位黨政工團(tuán)的聲像、出版物材料的搜集，于活動(dòng)結(jié)束后1周內(nèi)交由檔案室備檔。

5 實(shí)物類（競(jìng)賽榮譽(yù)、紀(jì)念活動(dòng)、捐助、贊助、印信）檔案工作

按照公司既定方案，公司類的實(shí)物檔案由公司檔案室保管，各部門的實(shí)物檔案由各部門保管。檔案室負(fù)責(zé)記錄公司級(jí)實(shí)物檔案的實(shí)時(shí)搜集和備檔，各部門實(shí)物檔案以照片+說明的形式，于次年2月底以電子郵件形式交由檔案室備檔。

6 人事類檔案工作

按照公司既定方案，由人力資源部負(fù)責(zé)整理和備檔。