淺析人事考試中心考試檔案管理工作的思考及建議

李樂佳?柳穎

摘 要：檔案管理是一項資源和信息的整合工作，是對過去發(fā)生的行為、信息進行記錄和保存的一項活動，具有一定的保存和參考價值。檔案管理是考試管理的一個重要部分，充分發(fā)揮好考試檔案的作用可以為考試更好的服務(wù)。本文主要對人事考試中心考試檔案的類別、作用、檔案管理中存在的問題，以及考試檔案管理進行了詳細的分析。

關(guān)鍵字：檔案管理；考試；管理

1 引言

考試檔案管理是考試管理的一個重要的環(huán)節(jié)，它可以提高考試的工作質(zhì)量，尤其是對社會考試來說尤為重要，它可以對歷年考試形成真實的記錄，對文件、真題、成績、資料等進行整理、歸檔。不管是考試還是工作都有非常大的作用。

2 檔案在考試中的作用

2.1 為研究和掌握考試標準提供依據(jù)

研究考試檔案可以確?？荚嚨馁|(zhì)量和標準，通過對歷年真題的分析可以充分的了解命題規(guī)律，對考生試卷答題情況進行分析可以了解大部分考生的易錯點和命題比較簡單的地方，分析他們在學習中的問題，并以此為基礎(chǔ)，把重要的題型篩選出來，加入題庫，進一步改變命題的方式。

2.2 為探索考試發(fā)展規(guī)律提供條件

歷年考試所形成的各種文件、通知、辦法從側(cè)面反映了考試決策的依據(jù)、結(jié)論。主要包括了參與決策的專家、領(lǐng)導(dǎo)的意見。這些材料對于考試的變化進行了詳細的記載。真實的反映了歷年考試的發(fā)展歷程，成為了研究考試的重要依據(jù)。與此同時，還可以查閱有關(guān)的檔案材料對考試的計劃、考試的性質(zhì)、劃定分數(shù)線進行分析，從而提高命題的質(zhì)量。

2.3 檔案是實現(xiàn)考試公平公正的手段

考試已經(jīng)成為了人們?yōu)榱松婧桶l(fā)展選擇的途徑之一，有的人認為考試可以改變自己的命運，選拔人才，但是只靠一張試卷就來作為評定人才的方式已經(jīng)適應(yīng)不了時代的發(fā)展，公信力也在大打折扣，各種考試丑聞也隨之出現(xiàn)。因此，就必須制定考試誠信檔案來約束這種丑聞?？荚囌\信檔案就是對考生進行考試違規(guī)事實的記錄及處理的結(jié)果。其目的就是為了使考試變得公平、公正，如有違規(guī)，檔案就會記錄這一行為，成為考生將來的“污點”，并被錄入誠信檔案數(shù)據(jù)庫，供用人單位查詢，有效的維護了廣大考生的權(quán)益，打擊和威懾了作弊的考生。

2.4 為用人單位提供考生的情況

人事考試中心可以根據(jù)考生的考籍檔案向用人單位提供考生的基本信息和專業(yè)知識掌握的情況，用人單位在根據(jù)個人檔案和他們的知識學習水平來安排相應(yīng)的功課做崗位。所以考試檔案為用人單位選拔人才提供了有力的幫助。

3 考試檔案的類別

3.1 文書檔案

文書檔案主要是指考試委員會重要的會議記錄、國家對于考試下發(fā)的文件、考試政策、上級主管部門的批文、各種通知、通報，考試機構(gòu)對于上級主管部門的批復(fù)的回文等等。

3.2 考試檔案

考試檔案主要包括考試計劃檔案、考籍檔案、考務(wù)檔案、命題檔案等等。考試計劃檔案主要包括歷年各專業(yè)的考試計劃、考試大綱、考試時間等；考籍檔案主要是指歷年考生的成績單、考生卡片、考試成績表、合格情況表等等；考務(wù)檔案是指考生報名登記表、報考花名冊、考區(qū)負責人名單、考點名冊、監(jiān)考人員名冊、考場作弊違規(guī)記錄等等；命題檔案是指各專業(yè)歷年考試試題的參考要點，以及命題專家在命題和判卷過程中出現(xiàn)的問題和處理結(jié)果的記錄。

4 考試檔案管理的的原則與要求

4.1 便于利用原則

考試檔案可以為改進考試工作、命題方式提供依據(jù)，也可以隨時為教育考試事業(yè)提供可供參考的文件和資料。所以人事考試中心要高度重視考試資料的收集、整理、歸檔等管理工作，需要查找的時候，要方便查詢。

4.2 統(tǒng)一管理原則

考試檔案關(guān)乎到選拔人才的質(zhì)量，用人單位以此為依據(jù)來選拔人才。考試檔案應(yīng)該由人事考試中心統(tǒng)一負責，統(tǒng)籌安排。安排專職的檔案管理員來保管，在日常的生活中要注意對考試資料統(tǒng)一的收集、統(tǒng)一的整理、統(tǒng)一的管理，做到及時的歸檔，從而提高檔案資料的使用價值。

4.3 完整性原則

檔案的收集一定要完整，不能有遺漏，也不能隨意的堆放，要嚴格的按照考試的專業(yè)、性質(zhì)、時間等對檔案進程分類，并加注標簽。還有就是檔案管理員要學會愛護考試檔案，要把他們當做是奇珍異寶來愛惜，隨時發(fā)現(xiàn)隨時整理隨時編入檔案袋。其次就是要定期的對檔案進行檢查，補齊不完整的檔案，對于遺漏的檔案要查明原因，向單位的領(lǐng)導(dǎo)及時匯報。尤其是考籍檔案不能有一點的馬虎，更是不能有一點的遺漏，一定要保持它的完整性。一旦出現(xiàn)差錯，就會給檔案管理工作帶來巨大的損失，造成不良的影響。

4.4 保密原則

社會考試和國家考試是一件非常嚴肅的事情，任何關(guān)于試題的信息都不能泄露出去，在試卷的命題、印刷、運送、發(fā)放的過程中都不能發(fā)生信息泄露，要十分注意安全保密問題。所以檔案的保管人員要嚴格的遵照保密制度，做好保密的工作，對任何人都不能透露關(guān)于考試試卷的信息，否則就違反了保密的工作，嚴重的話就會構(gòu)成犯罪，所以的材料都要進行加密保存，從而確?？荚図樌M行。

5 加強檔案管理工作的建議

5.1 建立科學合理的檔案管理體系

考試檔案管理的目的就在于將各專業(yè)的資料進行有序的劃分，歸檔保存，提高檔案的使用效率。在建立管理體系時，要充分的考慮職能和分工，提升管理的效率。首先，檔案員要按嚴格的程序和規(guī)范對資料進行歸檔、整理、保存。其次就是制定相應(yīng)的安全保密級別，對于重要的文件要加強管理的級別。最后就是要做到清楚的標注，做到有據(jù)可查。

5.2 加強檔案管理員的素質(zhì)管理

目前，人事考試中心的檔案員大多數(shù)是有兼職人員組成，他們只熟悉本科室的業(yè)務(wù)，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識。因此，加強檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)迫在眉睫。對檔案員要定期培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識和對檔案工作的認識，并進行專業(yè)繼續(xù)教育。除此之外，檔案管員還要學會檔案的立卷與編訂。隨著社會信息化的發(fā)展，檔案管理工作逐漸從手工操作過渡到了信息化的操作，數(shù)字化不斷升級，電子文檔等信息化文件為檢查提供了便利，檔案員要不斷提升自己的業(yè)務(wù)知識，還要提升自己的信息處理能力，從而提高疾控工做的服務(wù)質(zhì)量。

5.3 加強檔案的現(xiàn)場管理

首先要對檔案進行分類管理，根據(jù)檔案的來源和專業(yè)，列出目錄，找出相關(guān)專業(yè)的趨同點，進行科學的分類。其次就是相關(guān)的檔案要進行聯(lián)系，最好的辦法就是編號法，將考生或者專業(yè)的名字錄入到電腦上去，供查詢?nèi)藛T可以快速的找到資料。最后就是采取措施防止檔案的損壞，檔案文書要用黑色墨水鋼筆書寫，零星案卷要立卷裝訂，檔案保管要用鐵柜，并鎖好，防止老鼠、蛀蟲侵蝕。

總之，考試檔案的管理一定要妥善的管理，通過加強現(xiàn)場的管理、建立科學合理的檔案管理體系和提升檔案管理人員的素質(zhì)等方法來提高考試檔案的管理水平，不僅對人事考試中心的發(fā)展有幫助，而且還對國家教育考試事業(yè)有著巨大的幫助。

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作者簡介

李樂佳（1980-），男，山東省乳山人，大學；研究方向：人事考試檔案管理。