淺論檔案管理工作的創(chuàng)新建設(shè)

靳紀(jì)波

摘 要：創(chuàng)新，是時(shí)代進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展的重要推動(dòng)力，是企業(yè)生存發(fā)展的根本。隨著社會(huì)信息化時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)都在努力提升自身的創(chuàng)新能力，以求獲取行業(yè)和企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。我國(guó)的檔案管理工作要保持與社會(huì)發(fā)展同步，必須加快管理工作的創(chuàng)新建設(shè)步伐，積極探索、開(kāi)拓創(chuàng)新，以便于適應(yīng)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)的需要。本文通過(guò)對(duì)檔案管理工作創(chuàng)新涵義及內(nèi)容的概述，指出了檔案工作進(jìn)行管理創(chuàng)新的意義和必要性，在對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析研究的基礎(chǔ)上提出了一些實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的對(duì)策和措施，以期改善檔案管理存在的問(wèn)題，促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作持續(xù)、高效、健康、快速的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；建設(shè)

檔案事業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)創(chuàng)新建設(shè)，只有通過(guò)檔案工作的創(chuàng)新，才能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要，使我們的檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)；才能使檔案工作充滿(mǎn)生機(jī)和活力，促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，跟上當(dāng)今和未來(lái)世界發(fā)展的步伐。

1 對(duì)檔案管理工作創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)

（一）創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的必然。創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。開(kāi)拓創(chuàng)新是引導(dǎo)社會(huì)前進(jìn)的強(qiáng)大力量，是我們適應(yīng)新形勢(shì)，認(rèn)識(shí)新事物的思想武器。根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的要求，勇于和善于不斷創(chuàng)新，才能使我們對(duì)客觀世界的認(rèn)識(shí)不斷深化。在我國(guó)進(jìn)入全面建設(shè)小康社會(huì)的新時(shí)期，檔案工作作為黨和國(guó)家的一項(xiàng)重要事業(yè)，也必須根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的發(fā)展要求持續(xù)發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展就必須在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，這也是檔案管理所面臨的社會(huì)性、開(kāi)放性的必然要求。

（二）創(chuàng)新是檔案部門(mén)發(fā)展的原動(dòng)力。近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案工作有了很大的進(jìn)步。檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施和條件得到了極大的改善，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和檔案信息資源建設(shè)得到加強(qiáng)；檔案部門(mén)進(jìn)一步適應(yīng)了社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，社會(huì)服務(wù)功能不斷拓寬，社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制意識(shí)逐步增強(qiáng)。但是檔案工作還存在一些問(wèn)題，如檔案館（室）收藏與管理上的矛盾，服務(wù)對(duì)象的局限性，服務(wù)項(xiàng)目的單一性，服務(wù)手段的滯后性等。要解決這些新問(wèn)題，真正使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、持續(xù)發(fā)展，只有通過(guò)創(chuàng)新才能開(kāi)創(chuàng)檔案工作的新局面。

（三）創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，意味著其社會(huì)功能的改善和提高，與經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)同步發(fā)展的同時(shí)，重點(diǎn)把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來(lái)。這就需要我們從社會(huì)需求的角度來(lái)把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用率，最終使檔案事業(yè)與社會(huì)建立起相互促進(jìn)、相互協(xié)調(diào)的緊密關(guān)系。要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，必須在目前的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，不斷提高檔案工作的社會(huì)服務(wù)功能。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

（一）思想觀念的創(chuàng)新。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過(guò)程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強(qiáng)化兩種種意識(shí)。一是要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識(shí)。檔案是一個(gè)龐大的信息庫(kù)，但一般情況下各種信息是比較零散地儲(chǔ)存在眾多的單體檔案中的，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來(lái)，才能更好的發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價(jià)值。因此，把檔案內(nèi)容通過(guò)加工整理變成更直接、更適應(yīng)需要的信息，是檔案部門(mén)義不容辭的職責(zé)。二是要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案使用的效率意識(shí)。我們應(yīng)當(dāng)意識(shí)到，收集和整理檔案的最終目的是利用檔案。怎樣更加有效地利用檔案，使檔案在利用和管理過(guò)程中的效率更高，是我們必須高度重視的一個(gè)問(wèn)題。所以，必須改變過(guò)去檔案工作無(wú)所作為的思想，強(qiáng)化檔案管理的效率意識(shí)，從而充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

（二）管理方式的創(chuàng)新。檔案館（室）雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對(duì)于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫?huì)感到館藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以，必須在充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶(hù)的需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶(hù)提供服務(wù)。同時(shí)，隨著現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的廣泛應(yīng)用，要求檔案管理的方式必須與時(shí)俱進(jìn)地創(chuàng)新，最為突出的特點(diǎn)是檔案實(shí)體和檔案信息分離。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式建立在手工操作的基礎(chǔ)上，而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢(shì)，跟上現(xiàn)代化的步伐。進(jìn)行檔案實(shí)體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質(zhì)載體分離，才能實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化立卷、深化檢索的目的，使檔案實(shí)體只作為保管單位進(jìn)行簡(jiǎn)易組合，以便于保管、保護(hù)和統(tǒng)計(jì)；而檔案信息檢索、傳輸?shù)闹饕獙?duì)象，脫離實(shí)體便于作深層次加工、貯存，才能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索和在網(wǎng)上傳輸。

（三）服務(wù)方式的創(chuàng)新。檔案服務(wù)是檔案工作的中心，檔案工作通過(guò)服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，才能使檔案事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案事業(yè)充滿(mǎn)生機(jī)與活力，走上可持續(xù)發(fā)展的道路。檔案服務(wù)創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)著重把握二個(gè)方面：一是檔案服務(wù)內(nèi)容和范圍的創(chuàng)新。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案服務(wù)的內(nèi)容和范圍是不斷擴(kuò)大的，這是適應(yīng)更好地做好檔案服務(wù)工作和為需求者提供更優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的必然要求。二是檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新。隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的保管條件逐步改善，同時(shí)檔案服務(wù)形式也較過(guò)去有了極大的改善。如何更好地創(chuàng)新服務(wù)方式，需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿(mǎn)足需求的服務(wù)方式。在工作中，要加強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性；要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來(lái)加強(qiáng)檔案服務(wù)的創(chuàng)新。

（四）管理隊(duì)伍素質(zhì)的提高。檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)是以人為主體的創(chuàng)新，歸根到底要依靠“人”來(lái)推動(dòng)，同時(shí)也是為了促進(jìn)“人”的更好發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。這就要求高度重視檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的提高。

1、培養(yǎng)敬業(yè)精神。敬業(yè)是創(chuàng)新精神的基礎(chǔ)。檔案工作者要熱愛(ài)事業(yè)，積極思考問(wèn)題，勇于提出改進(jìn)工作的意見(jiàn)和設(shè)想，而且不滿(mǎn)足于一得之功，一孔之見(jiàn)，不斷進(jìn)行檔案工作的探索和創(chuàng)新。

2、培養(yǎng)獨(dú)立思考的習(xí)慣。檔案工作者要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門(mén)類(lèi)檔案、各種載體檔案的管理方法，在此基礎(chǔ)上敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問(wèn)題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。

3、培養(yǎng)求實(shí)的科學(xué)精神。檔案工作者要準(zhǔn)確把握所面臨的新形勢(shì)和自身發(fā)展的新情況，學(xué)習(xí)總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進(jìn)做法和成果，用求實(shí)創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實(shí)踐，有效地開(kāi)創(chuàng)性地開(kāi)展工作。

因此，檔案工作者必須對(duì)當(dāng)前形勢(shì)的變化加以認(rèn)清，轉(zhuǎn)變觀念，勇于實(shí)踐，開(kāi)拓創(chuàng)新，努力加快檔案事業(yè)的發(fā)展，更好地服務(wù)于國(guó)家，服務(wù)于全社會(huì)，服務(wù)于小康社會(huì)建設(shè)。要積極利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供服務(wù)，并對(duì)各項(xiàng)事務(wù)加強(qiáng)管理，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。