電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探討

摘 要：在電力施工企業(yè)中檔案管理起著非常重要的作用，是企業(yè)中重要的組成部分，并且隨著科技的發(fā)展檔案管理的信息化建設(shè)是其發(fā)展的必然趨勢。信息化使工作管理的進(jìn)行更加簡便、快速、完整，與此同時也減少了管理者的工作量。本文針對信息化檔案管理進(jìn)行了初步的探討。檔案管理信息化使管理者對相關(guān)資料的錄入、傳遞、保存、分析等工作更加簡單方便。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；電力企業(yè)

1 前言

隨著網(wǎng)絡(luò)工具的普遍應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)時代已正式走進(jìn)我們的生活。檔案管理工作的信息化在電力施工企業(yè)已逐漸普遍。相關(guān)的工作者通過電腦等網(wǎng)絡(luò)工具將檔案信息實(shí)施記錄整理，使工作速遞得到了顯著的增加。電力施工企業(yè)的檔案資料眾多，采用信息化、數(shù)字化的方式進(jìn)行整理是社會發(fā)展的必然結(jié)果。通過建立完善的信息化體系和對人員的教育才能使其企業(yè)的檔案信息化工作的開展。

2 電力企業(yè)的檔案工作的現(xiàn)狀

由于社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，電力施工企業(yè)的檔案管理有兩大重要改變：檔案管理領(lǐng)域的拓展使得檔案種類也不斷增長。例如部分企業(yè)成立一些臨時機(jī)構(gòu) ，并拓展了其服務(wù)領(lǐng)域。在這些機(jī)構(gòu)和服務(wù)領(lǐng)域中由工作形成的重要的照片、文件、錄像等都應(yīng)進(jìn)行及時的歸檔、保存、整理，以便相關(guān)部門查閱參考從而做出相關(guān)決策。在電力施工企業(yè)的檔案管理工作和行政活動也有很多檔案資料的產(chǎn)生。如企業(yè)相關(guān)工作中的許可證資質(zhì)申報資料、建造文件資料以及相關(guān)合同證書等；企業(yè)的檔案根據(jù)它準(zhǔn)確、完整、權(quán)威的主要特點(diǎn)，使其采用范圍不斷擴(kuò)大，利用形式多種多樣。現(xiàn)今，電力施工企業(yè)檔案的采用人數(shù)的相關(guān)數(shù)據(jù)顯示為：2001年為100多人次，共選用檔案500多件；2002年達(dá)200多人次，共選用檔案 500 多件；2003年隨著超高壓的運(yùn)行工作的接管，利用人次及其卷數(shù)均呈上升趨勢，全年共選用的檔案卷數(shù)達(dá)600多卷，總體呈逐年增加的趨勢。電力施工企業(yè)的檔案的采用方式也多種多樣如文件傳真，網(wǎng)上瀏覽等方式。

在信息高速發(fā)展的社會中，信息化是社會生活中重要的衡量標(biāo)準(zhǔn)。因此在我國的電力施工企業(yè)中建立檔案的信息化刻不容緩。

3 我國電力施工企業(yè)檔案管理面臨的問題

（1）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相對落后。

電力施工企業(yè)檔案的信息化目前處在發(fā)展的初級階段，其相關(guān)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化推廣不夠完善，缺乏規(guī)范的信息化標(biāo)準(zhǔn)。同時電腦軟件技術(shù)的開發(fā)也處于初級階段在普遍和方便方面存在著很大的缺陷。造成計算機(jī)市場上相關(guān)軟件功能各異，標(biāo)準(zhǔn)存在差異，使消費(fèi)者無法準(zhǔn)確選取合適的系統(tǒng)軟件。電力施工企業(yè)檔案建立的信息化系統(tǒng)軟件不能對科學(xué)進(jìn)步和社會發(fā)展產(chǎn)生推動作用。因而建立完善適時的檔案工作規(guī)范尤為重要。

（2）檔案管理人才緊缺。

信息化電力施工企業(yè)檔案管理是一新興工作，由于原工作環(huán)境的影響，使信息化檔案管理人才缺乏。首先檔案信息化人員的自身修養(yǎng)及技術(shù)不適應(yīng)其信息化的需求?，F(xiàn)今，檔案管理工作者已經(jīng)有檔案管理信息化的意識，但是，這些工作者缺少相關(guān)的知識教育已經(jīng)相關(guān)技術(shù)的訓(xùn)練，使其在理論知識和信息化的實(shí)踐中是相對較缺乏的。其次具有信息化檔案管理技術(shù)的專業(yè)人才是相對較缺乏的，若進(jìn)行檔案管理信息化，必須有軟件開發(fā)、維修、咨詢此類型人才，由于多方面人才的缺少，也造成了檔案管理工作順利進(jìn)行的阻礙，影響了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（3）對檔案管理的不重視

在眾多電力施工單位中許多領(lǐng)導(dǎo)對其檔案管理不夠重視，對檔案管理投入的人力物力少，從而使管理檔案工作的硬件設(shè)施差，機(jī)械設(shè)備不完善，相關(guān)工作人員工資低等情況發(fā)生。這些情況會直接或間接影響相關(guān)工作者的工作的順利進(jìn)行，降低了員工的工作積極性。電力施工企業(yè)的相關(guān)人員不能準(zhǔn)確的認(rèn)識檔案管理工作的關(guān)鍵性是造成這一問題出現(xiàn)的根本原因。

4 對檔案管理工作信息化采取的措施

（1）加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

電力施工企業(yè)應(yīng)提高對檔案管理工作的重視，在企業(yè)中建立合理規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使員工能依據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)完成自身的工作，從而提高工作效率。同時，國家也應(yīng)對檔案管理工作軟件進(jìn)行規(guī)范。使其軟件開發(fā)公司能依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行開發(fā)完善。

（2）加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)

國家應(yīng)在相關(guān)學(xué)校開設(shè)有關(guān)的檔案管理信息化課程，使學(xué)者能在相關(guān)大學(xué)或技術(shù)院校中學(xué)習(xí)信息化檔案管理的理論知識和專業(yè)技術(shù)。與此同時，電力施工企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對員工息化檔案管理的教育，通過再培訓(xùn)的方式提高員工的技術(shù)，使其跟隨科技發(fā)展的腳步。

（3）提高對檔案管理的重視

電力施工企業(yè)企業(yè)、管理者以及相關(guān)工作者都應(yīng)提高對檔案管理的重視，檔案管理工作也是電力施工企業(yè)的一個重要組成部分，應(yīng)綜合電力施工企業(yè)市場的發(fā)展趨勢和電力施工企業(yè)的改革方向，充分了解到檔案信息化安全工作對電力施工企業(yè)發(fā)展的重要性，同時采用國家的相關(guān)政策對檔案管理工作進(jìn)行開展，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對電力施工企業(yè)的檔案進(jìn)行整理，將檔案工作的安全放在首要位置，同時也應(yīng)提高工作者的工作責(zé)任感。只有將相關(guān)工作者的工作責(zé)任明確并認(rèn)真履行，才能使電力施工企業(yè)的檔案管理工作順利完成。

（4）加強(qiáng)指導(dǎo)思想，制定總體規(guī)劃，信息化作為時代進(jìn)步的推動力，早已突破了計算機(jī)科學(xué)技術(shù)的范疇，它不僅僅是一個技術(shù)問題，而是與檔案館工作的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)流程、管理制度等密不可分的。

（5）加快人才培養(yǎng)，注重管理創(chuàng)新和思想創(chuàng)新，檔案信息化建設(shè)是充分。

（6）利用現(xiàn)代信息技術(shù)的過程，而技術(shù)總會在不斷變化、升級和更新，是需要有人不斷維護(hù)，要面對這種變化，電力施工企業(yè)檔案信息化必須擁有自己的技術(shù)和管理人才。

（7）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，搭建收集存儲和傳輸平臺。電力施工企業(yè)綜合檔案室加快計算機(jī)存儲系統(tǒng)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用速度。

5 結(jié)束語

以此可以看出信息化檔案管理在電力施工企業(yè)具有重要影響。通過加強(qiáng)教育方面和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制約才能使信息化檔案管理的順利進(jìn)行。電力施工企業(yè)的檔案管理工作現(xiàn)今越來越受到人們的重視，采用信息化的方式才能方便人民和相關(guān)工作者使用。社會信息化也將是社會科技發(fā)展的必然結(jié)果，為推動檔案管理工作的信息化進(jìn)程，我們必須要提高自身的信息技術(shù)知識和技能。

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作者簡介

陸萍（1963-），女，浙江建德人，大學(xué)本科，工程師，主要從事檔案管理等方面工作。