民辦高校秘書工作的現(xiàn)狀與優(yōu)化措施

繆青云

摘 要 由于民辦高校的特殊性，民辦高校的秘書工作一直存在著工作量大、崗位職責(zé)劃分不明確、職業(yè)發(fā)展前途渺茫、自身利益得不到有效保障等問題，影響民辦高校秘書工作的可持續(xù)發(fā)展，也影響著高校相關(guān)管理和行政工作的具體開展。為加強(qiáng)民辦高校秘書工作建設(shè)，本文對(duì)當(dāng)前民辦秘書工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出一系列有效的優(yōu)化措施，促進(jìn)民辦高校秘書工作的有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞 民辦高校 秘書工作 發(fā)展建議

中圖分類號(hào)：G451.8 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.09.012

Present Situation and Optimization Measures of the

Secretary Work in Private Colleges

MIAO Qingyun

（Taihu University of Wuxi， Wuxi， Jiangsu 214064）

Abstract Because of the particularity of private universities， private colleges secretarial work there has been a large workload， job responsibilities are not clearly divided， occupation development prospects， their interests are not effectively protected and other issues affecting the sustainable development of private universities， secretarial work， but also affects the specific universities to carry out the relevant management and administrative work. In order to strengthen the construction of the secretary work in private colleges， this paper analyzes the present situation of the private secretary work， and puts forward a series of effective measures to promote the orderly development of the secretary work in private colleges.

Key words private college； secretary work； development suggestions

根據(jù)出資主體的不同，可將我國高校分為兩類：一類是由國家出資建設(shè)管理的公辦高校，為廣大群眾設(shè)立，所需要交納的經(jīng)費(fèi)相對(duì)較低；另一種就是由國家以外的其他社會(huì)組織或者企業(yè)、個(gè)人創(chuàng)辦的，集體出資或者個(gè)人出資建設(shè)，也是面向廣大社會(huì)，擁有相關(guān)的教學(xué)資格，但是相對(duì)于公辦學(xué)校來說，由于資金自籌，所以收取的學(xué)費(fèi)相對(duì)較高，但是教學(xué)投入和設(shè)備配置也相對(duì)較好。

自改革開放以來，我國一直堅(jiān)持推行高等教育大眾化，通過加強(qiáng)各種宣傳教育及多年來的實(shí)踐，提高群眾的知識(shí)水平和學(xué)歷修養(yǎng)這一觀念深入人心。近年來，全國高等院校數(shù)量不斷增加，民辦高校辦學(xué)規(guī)模也不斷擴(kuò)大，為社會(huì)培養(yǎng)高技能、高素質(zhì)的人才做出了巨大的貢獻(xiàn)。出于民辦高校自身特點(diǎn)，①其一般致力于培養(yǎng)高素質(zhì)的技能型人才，更多地注重師資建設(shè)和教學(xué)工作的順利開展，而對(duì)其他的管理工作特別是民辦高校秘書工作的重視程度不夠，降低了民辦高校管理工作效率，所以，民辦高校加強(qiáng)對(duì)學(xué)校秘書工作人員的重視和優(yōu)化管理機(jī)制十分必要。

1 民辦高校秘書機(jī)構(gòu)職能簡述

民辦高校秘書工作是具有輔助性和服務(wù)性的，與學(xué)校的多個(gè)部門和層面都有著密切聯(lián)系，從學(xué)生到教師，再到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)管理層面，都是由學(xué)校秘書部門將這些不同的群體連接在一起，同時(shí)，還要處理好各個(gè)級(jí)別部門之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)民辦高校整體有序發(fā)展。

高校秘書部門職能具有綜合性的特點(diǎn)，民辦高校與大部分公辦高校設(shè)立的?！骸等?jí)秘書部門不同，一般設(shè)立的機(jī)構(gòu)沒有這么完整，一方面是為了節(jié)約高校的辦學(xué)成本，另一方面也與民辦高校自身的條件有很大關(guān)系。因此，許多民辦高校只設(shè)立了院—系這兩級(jí)秘書部門，甚至有些高校為了節(jié)省管理成本和人力資源，將這兩級(jí)部門加以整合精簡，最后也就只剩下一個(gè)部門，卻兼任著之前三個(gè)部門需要完成的工作量。

在民辦高校秘書部門中，根據(jù)職能的不同也劃分為三類：文字秘書、機(jī)要秘書、行政秘書。從名字就可以直接分辨出來，每個(gè)不同職能的秘書部門所負(fù)責(zé)的具體工作。文字秘書主要負(fù)責(zé)撰寫學(xué)院的各種告示、公文、信息等，以及編制相關(guān)的文件等。機(jī)要秘書主要負(fù)責(zé)的就是與學(xué)校的重要信息有關(guān)的處理、傳遞、交送工作，最重要的就是做好保密工作。行政秘書的職能自然與學(xué)校的行政和管理工作相關(guān)，主要負(fù)責(zé)接待來訪人員和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等工作。雖然從理論上來說，民辦高校的秘書機(jī)制應(yīng)在以上的前提下進(jìn)行設(shè)立，但是在實(shí)際工作中，出于許多原因，或是民辦高校的秘書機(jī)制設(shè)立不完善，或是人員配備不夠齊全，在各種工作分類中，并沒有劃分明確的界限。導(dǎo)致在秘書部門開展工作時(shí)，②往往一人需要分飾多個(gè)角色，在各個(gè)部門之間來往工作，從秘書機(jī)制設(shè)立的基礎(chǔ)目標(biāo)上來說，這樣的現(xiàn)狀并不符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

2 民辦高校秘書工作中存在的問題③

2.1 職能界限劃分不明，秘書部門工作量大

民辦高校與公辦高校的性質(zhì)不同，在資金、管理、資源分配等方面都存在很大的差異，民辦高校主要是自己籌資，對(duì)人員的管理也是自主進(jìn)行，給教學(xué)人員和工作人員的工資也是由學(xué)校自己解決，不像公辦學(xué)校還有許多的國家政策支持和資金補(bǔ)貼。而且，民辦學(xué)校的主要資金來源，就是學(xué)生繳納的學(xué)費(fèi)，雖然每年都在擴(kuò)大招生規(guī)模，但是相應(yīng)的管理難度和投入也在加大，為節(jié)省高校資金，經(jīng)常削減人員，特別是學(xué)校的秘書部門工作人員，本來人員就配置不足，若再減少，只是在增加剩余人員的工作壓力。還有一種情況，就是學(xué)校的教學(xué)人員在擔(dān)任教學(xué)工作的同時(shí)，還兼任著秘書部門的工作，雖然兩項(xiàng)工作并不沖突，但是這樣已經(jīng)失去了秘書部門本來設(shè)立的意義。本來秘書工作人員每天就要處理很多零碎繁瑣的事件，再加上職責(zé)崗位沒有明確的劃分，對(duì)相關(guān)工作人員來說，連基本的工作認(rèn)同感都沒有，容易削減相應(yīng)的工作熱情，降低辦事效率和質(zhì)量。

2.2 學(xué)校對(duì)秘書部門的重視不夠

大部分學(xué)校建設(shè)和投入的重點(diǎn)都是學(xué)校的教學(xué)、招生、就業(yè)率、學(xué)校名聲等方面，忽略了行政管理工作等方面。而且，大多領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書部門的定義較為片面簡單，自然不會(huì)重視相關(guān)的管理工作和人員配置，在招聘相關(guān)工作人員時(shí)，所給的薪資水平較低，招聘要求也不高，導(dǎo)致愿意應(yīng)聘的人員也逐漸減少，這也就是導(dǎo)致民辦高校秘書工作發(fā)展滯后的重要原因。

2.3 秘書部門工作人員專業(yè)素養(yǎng)不夠

由于高校秘書工作是為高校服務(wù)的，所以在人員招收時(shí)對(duì)應(yīng)聘者的學(xué)歷也有較高的要求，造成了現(xiàn)在許多任職人員學(xué)歷高，但是專業(yè)知識(shí)不足和經(jīng)驗(yàn)欠缺的狀況。雖然秘書工作并沒有太高的技術(shù)含量，但是由于沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過相關(guān)的職業(yè)規(guī)范、工作程序，所以在工作中對(duì)整個(gè)流程并不熟悉，容易出現(xiàn)差錯(cuò)，自然也就不能高效率、高質(zhì)量地完成工作，只能憑借直覺和經(jīng)驗(yàn)來開展工作，達(dá)不到高校對(duì)秘書工作的相關(guān)要求和工作標(biāo)準(zhǔn)。

2.4 對(duì)秘書部門工作缺乏系統(tǒng)的管理

秘書部門雖然不被民辦高校重視，但卻是必不可少的部門。在高校領(lǐng)導(dǎo)的大部分管理工作中，都很少提及秘書部門，對(duì)相關(guān)的管理情況更是毫不知情。出于秘書部門在高校發(fā)展中的重要性，以及其在各部門之間的紐帶作用，加強(qiáng)秘書部門的管理力度和體系建設(shè)，是各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該關(guān)注和重視的，完善秘書部門系統(tǒng)的管理體系，將會(huì)推動(dòng)民辦高校更好更快的發(fā)展。

2.5 秘書工作發(fā)展空間小，限制人員能力

與高校其他教學(xué)人員和管理人員相比，不論是福利政策和職稱評(píng)定，還是工作的被關(guān)注度，秘書部門工作人員都與其他人員相差甚遠(yuǎn)。雖然秘書部門付出了相當(dāng)多的時(shí)間和精力，但是所得到的并不與之成正比，這樣就很容易造成秘書人員的心理失衡，不愿繼續(xù)任職，從而造成整個(gè)民辦高校秘書職業(yè)人員的大量流失。④由于秘書工作性質(zhì)的特殊性，不像其他專業(yè)人員有時(shí)間和精力進(jìn)行學(xué)術(shù)研究和自身專業(yè)能力的培養(yǎng)提高，在評(píng)定職稱的時(shí)候，往往得不到肯定，在升職加薪方面的難度也大，使大多民辦高校秘書工作人員看不到自己的發(fā)展前景，也限制了自身能力的提高，進(jìn)而限制了其持續(xù)發(fā)展的空間。

3 優(yōu)化民辦高校秘書工作的具體措施⑤

3.1 提高自身專業(yè)能力

在民辦高校秘書部門中，相關(guān)工作人員作為最基本的主體，優(yōu)化秘書工作要從秘書職員自身做起。秘書部門的職能就是增強(qiáng)高校各部門之間的相互聯(lián)系，既要輔助領(lǐng)導(dǎo)人員處理相關(guān)工作，又要發(fā)揮其強(qiáng)大的連接作用，所以自身能力在工作中是極為重要的。

民辦高校秘書在工作中要主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)工作的專業(yè)知識(shí)，熟悉具體流程和注意事項(xiàng)，不斷提升自身能力，增加自身的工作熱情和自信心，以便出色地完成各項(xiàng)任務(wù)。同時(shí)，樹立責(zé)任意識(shí)，認(rèn)真謹(jǐn)慎地完成每項(xiàng)工作，對(duì)自身能力和工作角色有正確的定位和認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，不被傳統(tǒng)觀念束縛。另外，秘書工作是一項(xiàng)需要與很多人打交道的工作，對(duì)自身的人際交往能力要求較高，建立自己的人脈資源，對(duì)秘書工作人員自身的未來發(fā)展將是一筆不小的財(cái)富。

3.2 加強(qiáng)秘書工作隊(duì)伍建設(shè)

根據(jù)前文提出的目前民辦秘書工作中存在的問題，可知大多數(shù)高校對(duì)秘書部門的重視不夠，而且人員配置都不齊全，行政管理機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員編制的控制普遍偏緊。這些也是當(dāng)下民辦高校應(yīng)重點(diǎn)解決的問題。在加強(qiáng)高校秘書工作隊(duì)伍建設(shè)時(shí)，要積極完善各院系的秘書部門建設(shè)和人員配置，在加強(qiáng)高校對(duì)秘書部門的重視程度的同時(shí)，促進(jìn)民辦高校秘書部門的可持續(xù)發(fā)展。

3.3 幫助秘書工作人員做好職業(yè)生涯規(guī)劃

出于民辦高校秘書工作的特殊性，其職業(yè)發(fā)展缺少科學(xué)規(guī)劃。所以，民辦高校要幫助秘書人員科學(xué)合理地規(guī)劃職業(yè)發(fā)展生涯。此外，還要平衡秘書工作人員和其他教學(xué)人員的關(guān)系。民辦高校還應(yīng)為秘書人員提供升職加薪的機(jī)會(huì)，保持秘書部門的工作熱情和競爭力，提高秘書部門的工作動(dòng)力，讓秘書工作人員看得見自己的未來發(fā)展前景，從而也有利于促進(jìn)民辦高校的可持續(xù)發(fā)展。

3.4 樹立服務(wù)意識(shí)

民辦高校辦公室秘書在管理體系中起到上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)溝通的作用，不僅要服務(wù)于學(xué)校大局，從學(xué)校發(fā)展的角度出發(fā)分析、解決問題，做領(lǐng)導(dǎo)的參謀，又要服務(wù)于廣大教職工。秘書工作人員要對(duì)工作保持高度的熱情，認(rèn)真對(duì)待每一項(xiàng)工作，要有足夠的耐心處理紛繁復(fù)雜的問題，敢于吃苦和奉獻(xiàn)。只有這樣，工作才能見成效。

3.5 要敢于創(chuàng)新

民辦高校辦公室秘書在處理一系列事情的時(shí)候，針對(duì)不同事情的特性，要具體問題具體分析，不能始終用固定思維和方式來解決問題，通常需要秘書尋求新方法和新思路來應(yīng)對(duì)各種問題。

4 總結(jié)語

民辦高校在我國高等教育中所占的地位越來越高，為提高廣大公民的知識(shí)文化水平和綜合素質(zhì)也做出了重要貢獻(xiàn)。在民辦高校體制中，優(yōu)化高校秘書工作體制，有利于促進(jìn)民辦高校的持續(xù)發(fā)展。提高秘書人員素質(zhì)，有利于其更好地履行工作職責(zé)，確保工作見成效，幫助民辦高校健康協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。

注釋

① 湯向東.高校秘書隊(duì)伍及其在高校管理中的作用[J].社會(huì)與教育，2009（5）.

② 陸梅芳，陳仁偉.試論現(xiàn)代高校辦公室秘書的角色定位及實(shí)踐策略[J].科技信息（學(xué)術(shù)研究），2008（16）.

③ 趙玉蘇.民辦高校秘書隊(duì)伍建設(shè)現(xiàn)存的問題及對(duì)策[J].商業(yè)學(xué)報(bào)，2007 （4）：58-60.

④ 陶琳娜.高校秘書人員消極情緒管理研究[J].中國校外教育，2009（8）：45-78.

⑤ 沈俊美.民辦高校秘書工作的現(xiàn)狀與優(yōu)化措施[J].秘書之友，2011（6）.