基層事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理問題探討

李紅勝

[摘 要] 真實(shí)、完整、可用和安全的會(huì)計(jì)檔案對(duì)單位內(nèi)部開展研究、作出決策及上級(jí)部門開展財(cái)務(wù)監(jiān)督檢查具有重要意義。但在實(shí)際工作中，部分基層事業(yè)單位暴露出對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重視不夠，會(huì)計(jì)檔案管理人員技能欠缺，會(huì)計(jì)檔案存放環(huán)境惡劣，過期檔案銷毀不及時(shí)等問題。為完善會(huì)計(jì)檔案管理工作，建議基層事業(yè)單位要提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，配置適宜的檔案室并對(duì)會(huì)計(jì)檔案及時(shí)清理，同時(shí)，隨著會(huì)計(jì)信息化的廣泛應(yīng)用，應(yīng)做好電子會(huì)計(jì)檔案管理。

[關(guān)鍵詞] 會(huì)計(jì)檔案；《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》；檔案管理；財(cái)經(jīng)紀(jì)律；財(cái)務(wù)監(jiān)督

[中圖分類號(hào)] G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1002-8129（2016）10-0160-04

會(huì)計(jì)檔案是事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要資料。規(guī)范準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)檔案，是一個(gè)單位各個(gè)時(shí)期財(cái)務(wù)工作研究乃至決策的重要依據(jù)，是上級(jí)相關(guān)部門對(duì)其財(cái)務(wù)檢查和年度審計(jì)的重要保障。為規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，提高會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理水平，2015年12月11日，財(cái)政部、國家檔案局對(duì)原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）進(jìn)行了修訂，以財(cái)政部、國家檔案局令第79號(hào)文形式發(fā)布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）[1]，于2016年1月1日起施行。但在近半年的施行過程中暴露出了不少問題。本文不揣淺陋，就相關(guān)問題發(fā)表一孔之見，以引起同行注意。

一、加強(qiáng)基層事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的必要性

會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料[1]。這些資料，一方面必須真實(shí)、完整、可用和安全，同時(shí)也可以作為這一單位后續(xù)工作中開展研究、作出決策或績效考評(píng)的重要依據(jù)。對(duì)于上級(jí)管理部門而言，則是監(jiān)督下屬單位是否依法合規(guī)地執(zhí)行國家財(cái)經(jīng)紀(jì)律的重要保障。因?yàn)榛靵y的會(huì)計(jì)檔案管理會(huì)給某些人弄虛作假、投機(jī)鉆營提供可乘之機(jī)，是導(dǎo)致某一單位負(fù)責(zé)人私設(shè)“小金庫”，釀成貪污、挪用以致造成國有資產(chǎn)流失等經(jīng)濟(jì)腐敗問題的重要根源。

另一方面，會(huì)計(jì)檔案是事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分，必然涵蓋單位財(cái)務(wù)工作的方方面面。尤其是對(duì)于某些財(cái)會(huì)管理意識(shí)不強(qiáng)、基礎(chǔ)資料備案存檔工作不細(xì)致的基層事業(yè)單位，會(huì)計(jì)檔案是進(jìn)行歷史資料及其數(shù)據(jù)查詢的根本依據(jù)。所以只有建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作，才能維護(hù)單位信息資料完整，使財(cái)務(wù)事項(xiàng)查詢有據(jù)可依。

二、當(dāng)前基層事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問題

會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)規(guī)定早已于1984年就頒布了《辦法》，1998年作了第一次修訂，2015年再次修訂。可以說會(huì)計(jì)檔案管理工作已經(jīng)有法可依了。但據(jù)筆者了解，在部分基層事業(yè)單位中這項(xiàng)工作的開展仍存在一些嚴(yán)重不足，具體表現(xiàn)如下：

1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重視不夠。據(jù)筆者所知，很大一部分基層事業(yè)單位幾十年來從未整理過會(huì)計(jì)檔案。即便有過整理，在他們的意識(shí)中，會(huì)計(jì)檔案管理也只是簡(jiǎn)單地將會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)報(bào)表等基礎(chǔ)資料保留，根本上不能按照《辦法》的相關(guān)要求進(jìn)行立卷歸檔。究其原因，一是不少領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為建檔只是財(cái)務(wù)人員的份內(nèi)事，只要財(cái)務(wù)人員做好會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，具體說會(huì)計(jì)資料不丟失、不外泄就可以了。二是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，作為財(cái)務(wù)人員只是片面認(rèn)為只要日常財(cái)務(wù)工作到位并注意了資料的收集、整理、保存即可，至于會(huì)計(jì)檔案完整性和原始性如何，則另當(dāng)別論，因而直至目前，基層會(huì)計(jì)建檔工作只能停留在理論上。

2.會(huì)計(jì)檔案管理人員技能欠缺。鑒于目前仍有很多基層事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案保管由財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)，因?yàn)榻^大多數(shù)會(huì)計(jì)人員日常工作繁忙，加上無專門人員負(fù)責(zé)，所以會(huì)計(jì)檔案只是作為材料無序堆積，難以按照《辦法》要求定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)然這是客觀所在，究其原因主要還是主要部門負(fù)責(zé)人包括相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)法規(guī)學(xué)習(xí)不夠深入，而深層原因是因?yàn)槿鄙賹ｉT檔案人員，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的收集范圍不了解，再加上缺乏檔案管理的基本常識(shí)，因而會(huì)計(jì)檔案管理成為只是會(huì)計(jì)資料的簡(jiǎn)單保管而已。

3.會(huì)計(jì)檔案存放環(huán)境惡劣。長期以來，多數(shù)基層事業(yè)單位缺少專門的檔案管理人員和規(guī)范檔案存放地點(diǎn)，致使會(huì)計(jì)檔案保管室落滿灰塵，常年無人問津，有的甚至成了老鼠和蟑螂的“樂園”。偶爾查閱檔案，需要口罩手套等全副武裝后才能觸碰那塵封已久的記憶。所以檔案管理辦法所規(guī)定之防盜、防火、防漬、防有害生物的條例[2]只能成為一紙空文。究其原因，主要是單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作投入不夠，作為基層事業(yè)單位，一缺經(jīng)費(fèi)（無專項(xiàng)預(yù)算），二缺場(chǎng)所（缺專門檔案室），因而無法按照檔案管理的要求辦理。隨手隨處存（丟）放“陳年舊賬”就成為了專業(yè)人員的另類習(xí)慣。

4.過期會(huì)計(jì)檔案銷毀不及時(shí)?！掇k法》明確規(guī)定“會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類”，其中定期類保管期滿確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案可以銷毀。但很多基層事業(yè)單位對(duì)于遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過保管期限且符合銷毀條件的會(huì)計(jì)檔案，并未進(jìn)行銷毀，以至成為“僵尸檔案”。這類檔案不但嚴(yán)重占據(jù)了儲(chǔ)存空間，而且造成資源浪費(fèi)。究其原因，一是原《辦法》所要求的“單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見”規(guī)定，被一些單位負(fù)責(zé)人錯(cuò)誤認(rèn)為是在一定程度上將銷毀的最主要責(zé)任歸于單位負(fù)責(zé)人[3]，因而為了避免可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，這些負(fù)責(zé)人不愿在任期內(nèi)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作；二是財(cái)務(wù)人員面對(duì)繁復(fù)的日常事務(wù)，亦有多一事不如少一事之想，因此自然而然將會(huì)計(jì)檔案銷毀工作放在了一邊。

三、完善基層事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的主要措施

1.提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理。在事業(yè)單位全面推行預(yù)算績效管理的新形勢(shì)下，在事業(yè)單位財(cái)務(wù)審計(jì)檢查和反腐倡廉工作進(jìn)入常態(tài)化之時(shí)，會(huì)計(jì)檔案作為前述工作的重要依據(jù)，各單位有必要且有義務(wù)確保會(huì)計(jì)檔案真實(shí)、完整、可用、安全。尤其是單位管理者為跟上新形勢(shì)，有必要了解建立會(huì)計(jì)檔案及其管理的重要性，因此借助新《辦法》頒布實(shí)施的東風(fēng)，制定單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，應(yīng)努力從制度層面使本單位會(huì)計(jì)檔案管理水平更上一層樓。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員技能。首先是主管部門或各基層事業(yè)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)組織財(cái)務(wù)人員參加會(huì)計(jì)檔案管理培訓(xùn)，著力讓財(cái)務(wù)人員了解并掌握會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)知識(shí)、基本業(yè)務(wù)和操作技能。其次，檔案主管部門應(yīng)努力熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)流程，從規(guī)范管理的角度加強(qiáng)對(duì)基層事業(yè)單位開展會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)工作的培訓(xùn)和指導(dǎo)。以長江水利委員會(huì)為例，這樣一個(gè)龐大會(huì)計(jì)系統(tǒng)而言，長江委財(cái)務(wù)局作為財(cái)務(wù)主管部門，在取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意的情況下，應(yīng)及時(shí)組織委屬單位財(cái)務(wù)人員就會(huì)計(jì)檔案的范圍、內(nèi)容及相關(guān)法規(guī)進(jìn)行培訓(xùn)，這是一項(xiàng)功在千秋，利在后代的大事。其次，長江檔案館作為長江委專業(yè)檔案管理部門，更應(yīng)從檔案專業(yè)管理的角度對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，并在日常檔案管理工作中加強(qiáng)指導(dǎo)，從而完善基層事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定等工作。

3.配置適宜的檔案室，保障會(huì)計(jì)檔案安全?；鶎邮聵I(yè)單位可以遵照《辦法》要求將會(huì)計(jì)檔案委托給上級(jí)檔案主管部門代為管理，因?yàn)檫@樣的主管部門有專門的檔案管理設(shè)施和專門培訓(xùn)的管理人員。像長江委這樣的大型事業(yè)單位，完全可以將會(huì)計(jì)檔案資料歸檔到委檔案館即長江檔案館，這樣做既能保障會(huì)計(jì)檔案的安全，又可節(jié)省基層單位人力、物力和財(cái)力。再說，因會(huì)計(jì)檔案保存期限長甚至屬永久性保存物，對(duì)于不具備委托專業(yè)檔案管理部門的基層事業(yè)單位，要防止會(huì)計(jì)檔案的毀損、丟失，應(yīng)在單位內(nèi)部配置適宜的檔案室，指定專人負(fù)責(zé)，定期對(duì)檔案室進(jìn)行清理，可有效做好檔案室防盜、防火、防漬、防有害生物產(chǎn)生，從而長效地服務(wù)科研及經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

4.及時(shí)清理會(huì)計(jì)檔案，定期進(jìn)行鑒定銷毀。按照《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)文件要求，努力做好會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔工作，及時(shí)清理會(huì)計(jì)檔案，這是會(huì)計(jì)檔案工作人員義不容辭的職責(zé)。因此，檔案管理人員定期梳理待銷毀檔案清單，由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行，嚴(yán)格銷毀必鑒定，先鑒定后銷毀，同時(shí)消除單位負(fù)責(zé)人不愿銷毀的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，從而推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案銷毀工作有序進(jìn)行。

5.加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理邁上新臺(tái)階。時(shí)下，電子會(huì)計(jì)檔案已成為電子會(huì)計(jì)資料的歸屬，何況新《辦法》明確將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案范圍，規(guī)定會(huì)計(jì)檔案包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案[1]。隨著信息化的發(fā)展，很多單位已經(jīng)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化或會(huì)計(jì)信息化多年，之前可能只歸檔了紙質(zhì)檔案，大量的電子數(shù)據(jù)沒有同步備份和歸檔，而新《辦法》明確了電子會(huì)計(jì)檔案的管理要求，有鑒于此，基層事業(yè)單位應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，積極做好電子會(huì)計(jì)資料的日常備份、整理工作，確保電子數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、可用、安全，歸檔時(shí)應(yīng)將電子數(shù)據(jù)和讀取平臺(tái)一并移交，以免出現(xiàn)電子數(shù)據(jù)不能讀取的問題。其實(shí)，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案也是檔案管理的趨勢(shì)，這樣做不但可節(jié)省空間，延續(xù)時(shí)間具“保鮮”功能，而且可增強(qiáng)后來調(diào)用查閱檔案的便捷性，且不受地域限制，時(shí)效性極強(qiáng)。

[參考文獻(xiàn)]

[1]財(cái)政部網(wǎng)站.中華人民共和國財(cái)政部 國家檔案局令第79號(hào)—會(huì)計(jì)檔案管理辦法.2015-12-1.http：//www.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/caizhengwengao/wg2016/wg201601/201605/t20160516_1992270.htm

[2]國家檔案局網(wǎng)站.中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法.http：//www.saac.gov.cn/xxgk/2010-02/05/content_1541.htm

[3]財(cái)政部網(wǎng)站.財(cái)政部、國家檔案局有關(guān)負(fù)責(zé)人就《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂答記者問.2015-12-14.http：//tfs.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/zhengcejiedu/201512/t20151214_1613341.html

[責(zé)任編輯：馬昌運(yùn)]