“南大之星”檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能在檔案信息著錄中的應(yīng)用實踐

文/馬國勝

“南大之星”檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能在檔案信息著錄中的應(yīng)用實踐

文/馬國勝

“南大之星”檔案管理系統(tǒng)是我國高校檔案管理中經(jīng)常應(yīng)用的軟件。文章詳細闡述數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能的應(yīng)用，指出此功能的應(yīng)用可顯著提升檔案信息著錄的工作效率和質(zhì)量，并有效減輕工作量，進而提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

檔案管理系統(tǒng)；數(shù)據(jù)導(dǎo)入；信息著錄；應(yīng)用實踐

一、引言

“南大之星”檔案管理軟件是南京中坦科技有限公司、南京大學(xué)檔案館、南京大學(xué)計算機科學(xué)與技術(shù)系協(xié)同研發(fā)出來的電子檔案管理系統(tǒng)軟件。[1]“南大之星”檔案管理系統(tǒng)是目前國內(nèi)較為先進的檔案管理軟件，已經(jīng)成為許多行業(yè)應(yīng)用的電子檔案管理軟件。[2]其軟件版本齊全，包括高校版、中學(xué)版、企業(yè)版、機關(guān)版等，能滿足不同行業(yè)的需求。它的高校版是高校檔案信息化建設(shè)和管理中比較理想的軟件。[3]

高校版“南大之星”檔案管理軟件在我國高校的應(yīng)用較多。但是高校檔案工作者對此軟件的應(yīng)用仍有欠缺，軟件的許多功能仍待應(yīng)用開發(fā)。其中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入就是一項應(yīng)用范圍廣泛的、非常實用的、可顯著提高工作效率的功能。

二、軟件功能的應(yīng)用實踐

高校版“南大之星”檔案管理軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能是基于Excel電子表格的信息數(shù)據(jù)。由于“南大之星”檔案管理軟件對于微軟公司的Microsoft office的組件之一Microsoft Excel是全面兼容的，相關(guān)信息數(shù)據(jù)制作成Excel版本可以順利接入“南大之星”檔案管理軟件。這要求待導(dǎo)入的檔案信息數(shù)據(jù)要建立在Excel電子表格中以方便數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能的成功應(yīng)用。本文以某校研究生學(xué)位檔案信息的著錄為例，探討數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能的應(yīng)用實踐。

（一）制作Excel版本的相關(guān)檔案表，完成信息的填寫工作

Excel版本的檔案表要依據(jù)各門類檔案信息的要求。“南大之星”檔案管理軟件對于數(shù)據(jù)導(dǎo)入最佳要求是Excel軟件版本的。以某校研究生學(xué)位檔案信息的錄入為例，首先，我們要制作Excel版本的研究生學(xué)位檔案案卷目錄的電子表格，表格中包含的信息有序號、案卷名稱、責(zé)任者、起止時間、保管期限、備注等。其中，“案卷名稱”的信息內(nèi)容和格式應(yīng)為“學(xué)院+屆次+專業(yè)+學(xué)生姓名+學(xué)位層次+學(xué)位檔案”；“責(zé)任者”是本卷研究生學(xué)位檔案形成的學(xué)院（系）；起止時間是本卷研究生學(xué)位檔案對應(yīng)的研究生從入學(xué)到畢業(yè)的時間點信息；“保管期限”一般是永久期限；“備注欄”用于對特殊情況的說明。Excel電子表格的標準格式由學(xué)校檔案館設(shè)計制作好，交由各學(xué)院研究生秘書按照該學(xué)院研究生學(xué)位檔案的實際情況，按照要求完成此Excel電子表格的準確完整填寫工作。研究生秘書在填寫此電子表格時必須高度負責(zé)，仔細認真，避免為后續(xù)工作埋下錯誤隱患。此項工作是后續(xù)工作的基礎(chǔ)性工作。基礎(chǔ)工作做好了，才能保障后續(xù)工作的順利高效完成。研究生秘書將填寫完成的Excel版本的電子表格和研究生學(xué)位檔案實體一并交給學(xué)校檔案館教學(xué)檔案管理人員，Excel版本的電子表格內(nèi)容樣式如圖1。

圖1 某大學(xué)研究生學(xué)位檔案案卷目錄

（二）檢查和完善Excel表中的檔案信息

教學(xué)檔案管理人員將接到的Excel版本的電子表格進行全面檢查和系統(tǒng)完善。相關(guān)檢查內(nèi)容主要有兩項，一是檢查該電子表格的格式是否正確，二是檢查該電子表格中信息內(nèi)容的完整性和準確性。格式中常見的問題是案卷名稱的錯誤，即未嚴格按照案卷名稱的填寫格式要求做。一般的填寫格式是“學(xué)院+屆次+專業(yè)+學(xué)生姓名+學(xué)位層次+學(xué)位檔案”。有些案卷名稱的填寫將格式中的次序做錯，即使案卷名稱的信息內(nèi)容是完整的，也會導(dǎo)致錄入“南大之星”檔案管理系統(tǒng)中的信息混亂。格式中另一常見問題是，在“起止時間”欄的填寫中，人們常將起止時間中的分割符號“-”誤填為“—”。這雖然是小問題，但“南大之星”檔案管理系統(tǒng)對于起止時間信息中的分割符號僅能夠識別符號“-”，并不能夠識別符號“—”。檢查電子表格中信息內(nèi)容完整性和準確性的主要依據(jù)是研究生學(xué)位檔案實體。對于待導(dǎo)入的Excel版電子表格中的信息字符必須逐條逐字符檢查。格式錯誤比較容易檢查出來，但表格中信息內(nèi)容完整性和準確性的錯誤很難檢查出來。這要求檢查工作必須仔細認真，做到不出現(xiàn)任何錯誤，保證所導(dǎo)入的檔案信息的準確性和完整性。表格信息的檢查工作是“南大之星”檔案管理軟件中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能成功應(yīng)用于檔案信息著錄的基礎(chǔ)性工作，也是檔案信息著錄準確完整的關(guān)鍵性工作。“南大之星”檔案管理系統(tǒng)對于導(dǎo)入數(shù)據(jù)的Excel版電子表格要求較高，這保證了所導(dǎo)入的檔案信息能夠被“南大之星”檔案管理系統(tǒng)正確識別，有效保障了所導(dǎo)入的檔案信息的準確完整以及后續(xù)工作的順利進行。

（三）檔案信息數(shù)據(jù)的導(dǎo)入

修改完善后準確完整的Excel版電子表格的檔案信息就可以導(dǎo)入“南大之星”檔案管理系統(tǒng)了。我們以用戶名和密碼方式進入“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，在“檔案信息管理”界面用鼠標點擊進入“系統(tǒng)設(shè)置”界面，在此界面點擊進入“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”功能中。目前，該功能僅支持Excel格式和DBF數(shù)據(jù)庫格式的文件。在數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能頁面點擊“瀏覽”，選擇打開需要導(dǎo)入的Excel版檔案信息的電子表格，之后點擊“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”按鍵。待數(shù)據(jù)初步導(dǎo)入系統(tǒng)完成后，我們就在“導(dǎo)入預(yù)覽數(shù)據(jù)”表格中可以看到導(dǎo)入的信息了，此時可查看導(dǎo)入的信息是否正確；之后，在“導(dǎo)入數(shù)據(jù)字段對應(yīng)設(shè)置”表格中進行原始信息數(shù)據(jù)和著錄信息數(shù)據(jù)的字段匹配工作，鼠標點擊“導(dǎo)入預(yù)覽數(shù)據(jù)”表格中首行的F1、F2、F3……等數(shù)據(jù)模塊，在“導(dǎo)入數(shù)據(jù)字段對應(yīng)設(shè)置”表格“源字段名”中就會相應(yīng)呈現(xiàn)出F1、F2、F3……等信息，此時就可鼠標點擊“目的字段名”下的空白按鍵位置，會相應(yīng)呈現(xiàn)出系統(tǒng)中的目的字段名。這時，人們按鍵選擇出該檔案表中對應(yīng)的正確著錄字段，點擊該字段名稱，就可將該字段名和源字段名匹配成功。人們?nèi)鐚?dǎo)入預(yù)覽數(shù)據(jù)表格中首行F1的源字段名的“案卷名稱”與“導(dǎo)入數(shù)據(jù)字段對應(yīng)設(shè)置”表格中目的字段名的“正題名”相匹配，以此類推，就可以將初步導(dǎo)入的檔案信息數(shù)據(jù)表的所有源字段名和目的字段名完成匹配；完成此項工作后就要對初步導(dǎo)入數(shù)據(jù)進行最終導(dǎo)入工作，即導(dǎo)入該門類檔案管理員的帳號中。此時，人們用鼠標點擊下方的“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”按鍵，就會進入下個界面“導(dǎo)入數(shù)據(jù)歸屬帳號”，如果選擇該門類檔案管理員的帳號，用鼠標點擊“開始導(dǎo)入”按鍵，檔案表信息數(shù)據(jù)最終導(dǎo)入完成后就會呈現(xiàn)提示信息：“數(shù)據(jù)被導(dǎo)入成功，導(dǎo)入數(shù)據(jù)編號為***”，用鼠標點擊確定，就完成了此檔案信息數(shù)據(jù)向“南大之星”檔案管理系統(tǒng)的導(dǎo)入工作。當然，此步工作的成功是基于前述Excel版檔案表的準確完整填寫并通過嚴格的表格信息檢查工作。這也顯示出前述Excel版檔案表的填寫工作和表格信息檢查工作的重要性。

（四）對導(dǎo)入的信息數(shù)據(jù)進行修改完善

檔案信息數(shù)據(jù)的導(dǎo)入并未完成檔案信息的著錄工作，人們還需對導(dǎo)入的信息數(shù)據(jù)進行修改完善。首先，人們以用戶名和密碼方式進入“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，在“檔案信息管理”界面鼠標點擊打開紅色顯示的文字“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”，就顯示出“導(dǎo)入數(shù)據(jù)編號***”。人們用鼠標點擊選擇需要修改的導(dǎo)入數(shù)據(jù)，就可打開該數(shù)據(jù)的檔案表。人們在“檔案文件信息管理”界面可對本次導(dǎo)入信息數(shù)據(jù)的共性問題進行批量數(shù)據(jù)修改。以某校研究生學(xué)位檔案信息導(dǎo)入修改為例，一般需要修改和完善的項目如“一級目錄”、“二級目錄”、“全宗號”、“實體分類號”、“歸檔單位”、“主題詞”、和“輸入員”等，均可采用批量修改的方法。這可將導(dǎo)入的大量檔案信息數(shù)據(jù)以批量修改的方式快速完成信息的修改完善。批量修改方法的采用可體現(xiàn)出利用計算機進行檔案信息數(shù)據(jù)修改的高效率和工作的高質(zhì)量，也反映了“南大之星”檔案管理系統(tǒng)在信息修改工作中的便捷性和高效性。隨后在“檔案文件信息管理”界面中，人們用鼠標點擊檔案表下方的“全選”按鍵，點擊其下的“數(shù)據(jù)整理”模塊，選擇“移動文件到其它類目”模塊下的“更改類目”，在“一級類目”和“二級類目”中填入相應(yīng)的類目代碼。例如，我們在“一級類目”中填入“JX12”，“二級類目”選擇空白，即完成了對于“一級類目”和“二級類目”的批量修改。隨后人們用鼠標點擊其下方的“輔助組卷”，界面就會呈現(xiàn)出輔助組卷的選項，在“批量數(shù)據(jù)修改”模塊下，鼠標點擊選擇“修改項目”選擇框中的相應(yīng)選項，如“全宗號”、“實體分類號”、“歸檔單位”、“主題詞”、和“輸入員”等，在其后的“修改為”填寫框中填入相應(yīng)正確的內(nèi)容。例如，我們將“全宗號”、“實體分類號”、“歸檔單位”、“主題詞”、和“輸入員”分別填寫為“8”、“2014-JX12-1”、“研究生院”、“研究生學(xué)位”、“張三”等，就完成了對導(dǎo)入數(shù)據(jù)的批量修改和完善工作。此時檔案表中的信息就是最終的準確完整的檔案信息。人們點擊保存就將能把修改完善好的檔案信息表存儲于“南大之星”檔案管理系統(tǒng)的暫存單元中。

（五）移動信息數(shù)據(jù)至對應(yīng)的檔案表

此時，我們還未完成檔案信息表的導(dǎo)入著錄工作，而修改完善好的導(dǎo)入數(shù)據(jù)只是暫存于“南大之星”檔案管理系統(tǒng)的“檔案信息管理”的暫存單元。只有將其整體移動至相應(yīng)正確的“南大之星”檔案管理系統(tǒng)的檔案門類中，才能最終完成該檔案信息表的導(dǎo)入著錄工作。人們以用戶名和密碼方式進入“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，打開導(dǎo)入的信息數(shù)據(jù)表，用鼠標點擊“全選”按鍵，即把此檔案信息表全部移動至對應(yīng)的正確的檔案門類的類目中；之后，用鼠標點擊其下方的“數(shù)據(jù)整理”模塊，就會顯示“數(shù)據(jù)整理”的選項，選擇“復(fù)制文件到其它檔案表”模塊下的“移動到檔案”。人們用鼠標點擊其下方的空白選擇框，就會顯示出各年份的各門類檔案，鼠標點擊選擇對應(yīng)的正確的門類檔案名稱，之后分別連續(xù)鼠標點擊選擇“保持原有類目不變”和“對當前類目下所有文件”兩個選項，再次點擊“移動”按鍵，就可將之前導(dǎo)入的檔案信息數(shù)據(jù)表移動到對應(yīng)的正確的門類檔案表中了。此時，人們就可在相應(yīng)的門類檔案表中看到移動過來的檔案信息表了。這樣就快速便捷地完成了該檔案信息表的著錄工作。

三、小結(jié)

此項功能可廣泛應(yīng)用于“南大之星”檔案管理系統(tǒng)中各門類檔案信息的著錄工作中，如高校檔案工作中著錄信息較多的教學(xué)類檔案、科研類檔案、財會類檔案及綜合文件類檔案等；也可先制作成Excel版本的相關(guān)檔案信息表，便于脫機修正Excel版檔案信息表中的錯誤，以修改完善檔案表的著錄信息，再進行相關(guān)檔案表信息的在線導(dǎo)入，從而完成相關(guān)檔案表信息的導(dǎo)入著錄工作。

此項功能在應(yīng)用之初，顯得較為繁瑣和復(fù)雜，但是，在熟練應(yīng)用功能之后，人們就會體會到其在檔案信息著錄中的高效性、便捷性，并可保障檔案信息著錄工作的高質(zhì)量。人們只有多次應(yīng)用，才能熟能生巧，并切實體驗到此功能的優(yōu)越性。此項功能的應(yīng)用可顯著提升檔案表信息著錄工作的效率和質(zhì)量，并有效減輕工作量，從而提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

[1]閆麗俠.使用“南大之星”軟件著錄歸檔文件的實踐[J].長春師范學(xué)院學(xué)報(自然科學(xué)版),2012,(9).

[2]李華,劉金秋.運用“泰坦”軟件著錄文書檔案的實踐[J].蘭臺內(nèi)外,2010,(2).

[3]楊偉龍.“南大之星”軟件運用于檔案管理的問題及對策[J].韶關(guān)學(xué)院學(xué)報,2011,(7).

G271；TP311.13

A

1005-9652（2016）05-0056-03

（本文系西北農(nóng)林科技大學(xué)科學(xué)研究基金——人文社科項目“農(nóng)業(yè)院?？蒲许椖繖n案創(chuàng)新型服務(wù)模式研究”的階段性研究成果，項目編號：2014RWYB28。）

（責(zé)任編輯：虞志堅）

馬國勝，（1983-）男，陜西楊陵人，西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館館員，碩士，研究方向：檔案管理。