高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及解決辦法

吳士英

摘 要：近幾年，我國經(jīng)濟(jì)不斷在發(fā)展，各高校改革也在不斷深入，高校會(huì)計(jì)檔案工作面臨新機(jī)遇的同時(shí)也有新要求，高校會(huì)計(jì)檔案管理過程中難免出現(xiàn)一些問題。面對高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題應(yīng)認(rèn)真分析其存在的原因，并找出解決之道，加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作，確保會(huì)計(jì)記錄的完整性和安全性，是高校檔案管理工作的重要部分，也是高等教育事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)條件之一。

關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)；檔案管理；問題；辦法

DOI：10.19354/j.cnki.42-1616/f.2016.17.29

前言：會(huì)計(jì)檔案管理包括會(huì)計(jì)檔案資料的獲取、保管、歸

檔、交接、調(diào)用、銷毀等環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都很重要。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案和其它企業(yè)類檔案還有所不同，它是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是高校檔案的重要組成部分，也是國家檔案不可缺少的部分之一，因此，必須要真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確、完整，否則將直接影響到國家高等教育事業(yè)的順利發(fā)展。高校要加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作可以從管理制度、管理責(zé)任、管理流程等幾個(gè)方面入手，合理規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理過程及過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)、銜接，最大限度地提高會(huì)計(jì)資料的使用效率和效果，促進(jìn)國家教育事業(yè)的健康發(fā)展。

一、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)，是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行決策所需的重要資料，也是檢查各種責(zé)任事故的重要依據(jù)，是高校檔案的重要組成部分。為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、及時(shí)，結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)管理辦法，制定了具體的學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理制度，內(nèi)容包括會(huì)計(jì)檔案管理部門、會(huì)計(jì)檔案歸檔的范圍、會(huì)計(jì)檔案的整理、會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管和移交、會(huì)計(jì)檔案的借閱使用、各種會(huì)計(jì)檔案保管期限、會(huì)計(jì)檔案的銷毀和附則幾大部分。會(huì)計(jì)檔案具體包括：上級和學(xué)校有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的文件，本校的財(cái)務(wù)管理規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、請示、批復(fù)等文件，決算報(bào)表、預(yù)算會(huì)計(jì)報(bào)表、年報(bào)表、季報(bào)表、月報(bào)表等各種報(bào)表，總賬、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)明細(xì)賬、現(xiàn)金銀行日記賬、固定資產(chǎn)帳及其它輔助帳等會(huì)計(jì)賬簿，各種原始憑證、記賬憑證、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對外賬單、會(huì)計(jì)撥款等各類憑證，工資發(fā)放名冊、卡片，工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根等工資清冊。

二、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

（一）對財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，意識淡薄。根據(jù)資料顯示，有人關(guān)于高校財(cái)會(huì)檔案管理問題專門做過一項(xiàng)200份的調(diào)查問卷，結(jié)果是，在被調(diào)查者中有55%的人對自己所在高校的財(cái)會(huì)檔案不太了解，30%了解一般，25%有一定了解，而被問及管理意識時(shí)，50%的被調(diào)查者表示檔案管理工作意識還好，31%的人表示意識一般，19%自覺意識不強(qiáng)。這幾組數(shù)字足以讓我們發(fā)現(xiàn)一個(gè)問題：原本決定單位工作效率和水平的重要性因素卻在高校中很薄弱，無論是教職工還是學(xué)生對財(cái)會(huì)檔案管理的認(rèn)識都不是很清晰，對檔案管理的重要性也是缺乏認(rèn)識，這一狀況無疑將為高校財(cái)會(huì)檔案管理工作帶來難度，需要進(jìn)一步去加強(qiáng)。

（二）高校會(huì)計(jì)檔案管理制度缺乏執(zhí)行力和約束力。近些

年，也頒布了不少高校會(huì)計(jì)檔案管理制度，以期用制度不斷約束完善會(huì)計(jì)檔案使其更加科學(xué)規(guī)范，但事實(shí)上，在制度的執(zhí)行上仍存在許多問題需要解決。雖然制度是有的，但如果執(zhí)行對象思想上不重視或認(rèn)識不到位必然導(dǎo)致制度形同虛設(shè)。

（三）高校財(cái)會(huì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。要想檔案管理工作做到規(guī)范化統(tǒng)一化必不可少專業(yè)的管理人員。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分高校缺少會(huì)計(jì)檔案專業(yè)管理人員，目前的管理人員缺乏專業(yè)的財(cái)務(wù)知識和管理水平，只對檔案管理有些經(jīng)驗(yàn)，不符合管理人員應(yīng)具備檔案管理知識和財(cái)務(wù)基礎(chǔ)知識的雙重考核要求，實(shí)際工作中，檔案從收集、管理、鑒定到利用，每個(gè)環(huán)節(jié)都離不開專業(yè)知識的運(yùn)用。同時(shí)，職業(yè)道德也是對管理人員的另一個(gè)不可忽視的重要要求，包括道德準(zhǔn)則、道德情操和道德品質(zhì)，職業(yè)道德是行業(yè)人員在職業(yè)活動(dòng)中的行為規(guī)范，也是行為對社會(huì)所負(fù)的道德責(zé)任和義務(wù)。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作，因?yàn)橛胸?cái)務(wù)活動(dòng)，所以管理人員的道德水平尤為重要。

（四）高校財(cái)會(huì)檔案作用實(shí)現(xiàn)不充分。高校財(cái)會(huì)檔案是對高校管理情況的真實(shí)記錄，其存在有著不可估計(jì)的價(jià)值和意義，如記錄憑證作用、信息保障作用、監(jiān)督作用、歷史作用以及指引作用等。高校是一個(gè)以教學(xué)科研為主的非營利性組織，其經(jīng)營活動(dòng)離不開教學(xué)、科研和管理，對高校財(cái)會(huì)檔案作用的挖掘可以對高校未來治理起到一定作用。事實(shí)上，目前各高校對檔案的利用還是較少的，多是財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、監(jiān)察部門以及教職工和學(xué)生查詢往來經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，檔案管理作用僅停留在維持高校正常秩序和個(gè)人權(quán)益層面上，很少涉及高校治理問題，作用未充分發(fā)揮是高校的損失。

三、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理存在問題的解決辦法

（一）提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。高校要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，首先要有正確的認(rèn)識并上升到一定高度，特別是高層領(lǐng)導(dǎo)一定要有足夠重視，只有領(lǐng)導(dǎo)重視才能引起下屬管理人員的同等重視。各高校應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)的正確指引和領(lǐng)導(dǎo)下，廣泛宣傳檔案管理的重要性，上至管理人員，下至每一位員工都重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，樹立良好的制度執(zhí)行意識，認(rèn)真做好會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、鑒定和銷毀每個(gè)環(huán)節(jié)工作，為高校會(huì)計(jì)檔案管理工作做好基礎(chǔ)。

（二）增強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和道德水平。為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，前些年高校在不斷擴(kuò)張，辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大，高校經(jīng)費(fèi)來源和籌資渠道也多樣化，為了適應(yīng)這些變化，高校也應(yīng)不斷增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和道德水平。高校財(cái)會(huì)檔案管理工作如果有高素質(zhì)的專業(yè)人員管理肯定會(huì)提高工作效率，高校應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)和教育，增加工作人員的操作技能培訓(xùn)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，確保能科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的對檔案資料進(jìn)行分類、整理、編目立卷。同時(shí)還要加強(qiáng)多樣化人才的培養(yǎng)，即具有檔案管理能力和財(cái)務(wù)管理能力的復(fù)合型人才。

（三）確保高校財(cái)會(huì)檔案管理作用的實(shí)現(xiàn)。檔案管理的重要作用就是使開發(fā)記錄下的各種材料發(fā)揮其功能和憑證的價(jià)值，為單位未來工作指導(dǎo)重點(diǎn)和方向。高校的主要活動(dòng)體現(xiàn)在教學(xué)、管理和科研三方面，在教學(xué)方面，要科學(xué)記錄和整理教學(xué)計(jì)劃安排、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)管理改革的財(cái)會(huì)事項(xiàng)等，它們都是財(cái)會(huì)檔案的重要資料。會(huì)計(jì)檔案對高校的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，主要是因?yàn)樨?cái)會(huì)信息對管理決策的影響和先導(dǎo)作用，會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)不僅能為高校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供重要依據(jù)，還可以調(diào)整管理和重點(diǎn)發(fā)展方向，促使高等教育事業(yè)的順利發(fā)展。在科研方面，對財(cái)會(huì)檔案進(jìn)行深入研究，了解科研經(jīng)費(fèi)的使用情況和使用方式，便于節(jié)省開銷，提高財(cái)會(huì)檔案的實(shí)用價(jià)值。高校財(cái)會(huì)檔案如何才能有效的得到利用是一項(xiàng)十分值得研究的工作，需要各領(lǐng)導(dǎo)高度重視并認(rèn)真研究，不要盲目追求發(fā)展，而是從實(shí)際出發(fā)實(shí)現(xiàn)檔案管理作用的發(fā)揮。

（四）優(yōu)化管理手段，提高現(xiàn)代化管理水平。信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，高校作為人才成長和培養(yǎng)的重要場地，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)已刻不容緩，如何建好、管好、用好電子財(cái)務(wù)檔案，從而提高財(cái)會(huì)檔案管理水平和財(cái)務(wù)管理效率是當(dāng)前高校管理工作的一項(xiàng)重要課題。要想充分利用信息技術(shù)提高財(cái)務(wù)檔案管理工作效率，一是要借助現(xiàn)代化的設(shè)備和手段，如計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，目前高校財(cái)務(wù)檔案管理基本上應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)處理和儲存，形成電子財(cái)務(wù)檔案，其信息傳遞速度較快。二是要加快檔案工作現(xiàn)代化步伐，配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，對檔案信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入，方便查閱和管理，為單位發(fā)展和個(gè)人需要提供最真實(shí)有效的依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 馮媛.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及解決辦法 企業(yè)改革與管理 2015年24期