企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心與項(xiàng)目財務(wù)管控

文/周傳金

企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心與項(xiàng)目財務(wù)管控

文/周傳金

財務(wù)共享服務(wù)中心已經(jīng)不是新生事物了，在中國迅猛發(fā)展，企業(yè)建立財務(wù)共享服務(wù)中心，有著重大意義。財務(wù)共享服務(wù)中心在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)中如何達(dá)成企業(yè)預(yù)期目標(biāo)，對企業(yè)制度建設(shè)起到作用，文章做出了一定探討。

財務(wù)；共享服務(wù)；管控

集團(tuán)公司于14年7月份組織集團(tuán)全體財務(wù)人員進(jìn)行了財務(wù)共享服務(wù)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并于月底成立了財務(wù)共享服務(wù)中心，下屬各單位會計(jì)業(yè)務(wù)也陸續(xù)上線，上線后各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理有了很大的變化，對企業(yè)職工特別是財務(wù)人員充滿了挑戰(zhàn)，雖然企業(yè)已經(jīng)使用了世界上比較流行的先進(jìn)的管理模式，但大家對于共享服務(wù)中心的了解并不多，成立財務(wù)共享服務(wù)中心的意義究竟是什么，如何利用財務(wù)共享服務(wù)中心更好的加強(qiáng)財務(wù)管控、為企業(yè)服務(wù)，需要我們進(jìn)一步研究。

一、國內(nèi)外財務(wù)共享中心研究現(xiàn)狀

財務(wù)共享服務(wù)中心（Financial Shared Service Center，簡稱FSSC）是近年來出現(xiàn)并流行起來的會計(jì)和報告業(yè)務(wù)管理方式。早在1993年，Robed Gunn等人就首先提出了共享服務(wù)的概念，認(rèn)為共享服務(wù)是公司試圖從分散管理和少的層級結(jié)構(gòu)中取得競爭優(yōu)勢的一種新管理理念，其核心思想在于提供服務(wù)時共享組織的成員和技術(shù)等資源。安德魯·克里斯（2001）在其著作《服務(wù)共享》一書中指出，企業(yè)經(jīng)營會面臨很多困難，各經(jīng)營公司、各部門和運(yùn)營單位的各位主管及經(jīng)理應(yīng)該專注于客戶服務(wù)、業(yè)務(wù)成長和人員管理，而不應(yīng)該讓那些瑣碎的財務(wù)、信息技術(shù)、人員設(shè)置及供應(yīng)等問題去分散精力；服務(wù)共享模式可以讓企業(yè)在保持核心功能的同時，最大限度地提高成本效率。哈佛大學(xué)教授布賴恩·伯杰倫（2004）在《共享服務(wù)精要》中如此定義：共享服務(wù)是一種將一部分現(xiàn)有的經(jīng)營職能集中到一個新的半自主的業(yè)務(wù)單元的合作戰(zhàn)略，這個業(yè)務(wù)單元就像在公開市場展開競爭的企業(yè)一樣，設(shè)有專門的管理結(jié)構(gòu)，目的是提高效率、創(chuàng)造價值、節(jié)約成本以及提高對母公司內(nèi)部客戶的服務(wù)質(zhì)量。其實(shí)這種提供財務(wù)服務(wù)的業(yè)務(wù)單元就是財務(wù)共享服務(wù)中心（Financial Shared Services Center，縮寫為FSSC）。

20世紀(jì)90年代后期，隨著中國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，越來越多的跨國公司進(jìn)駐中國，也帶來共享服務(wù)的管理模式。國內(nèi)也有很多學(xué)者在這方面做了研究。 劉漢進(jìn)（2004）在其論文《共享服務(wù)的決策、實(shí)施與評價研究》中，對共享服務(wù)的作用進(jìn)行了研究，他認(rèn)為共享服務(wù)是企業(yè)克服組織失靈的一種制度安排，是內(nèi)部組織的半市場化，是有效利用組織和市場雙重優(yōu)勢的一種組織創(chuàng)新。企業(yè)通過內(nèi)部共享服務(wù)放棄了對運(yùn)營單位的部分控制權(quán)，在組織內(nèi)部賦予了部分市場屬性。共享服務(wù)的作用，在于通過企業(yè)內(nèi)部不同部門或業(yè)務(wù)單元間的組織和資源整合，實(shí)現(xiàn)服務(wù)共享，從而強(qiáng)化企業(yè)核心競爭力，優(yōu)化資源配置，降低企業(yè)成本，提高管理效率 。

二、施工企業(yè)項(xiàng)目管理模式下成立財務(wù)共享服務(wù)中心的意義

工程項(xiàng)目往往遠(yuǎn)離企業(yè)總部，建設(shè)時間跨度大，外界影響因素多，項(xiàng)目人員多為臨時組成，管理水平參差不齊，財務(wù)人員從事的工作事項(xiàng)大體相同，缺乏專業(yè)化分工，不利于業(yè)務(wù)流程化、核算標(biāo)準(zhǔn)化、也不利于提高工作效率，財務(wù)共享服務(wù)中心通過業(yè)務(wù)流程、規(guī)則進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，進(jìn)行流程優(yōu)化，消除了多余的協(xié)調(diào)以及重復(fù)的非增值的作業(yè)，極大的提高了效率，間接的降低了成本。如何利用財務(wù)共享服務(wù)中心更好管理企業(yè)，是施工企業(yè)管理者關(guān)心的主要問題。財務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)了法人管項(xiàng)目的目標(biāo)，利用信息技術(shù)加強(qiáng)項(xiàng)目管控，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目收益，變得尤為重要。

三、企業(yè)財務(wù)控制的目標(biāo)及意義

財務(wù)控制是指對企業(yè)的資金投入及收益過程和結(jié)果進(jìn)行衡量與校正，目的是確保企業(yè)目標(biāo)以及為達(dá)到此目標(biāo)所制定的財務(wù)計(jì)劃得以實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)代財務(wù)理論認(rèn)為企業(yè)理財?shù)哪繕?biāo)以及它所反映的企業(yè)目標(biāo)是股東財富最大化（在一定條件下也就是企業(yè)價值最大化）。財務(wù)控制總體目標(biāo)是在確保法律法規(guī)和規(guī)章制度貫徹執(zhí)行的基礎(chǔ)上，優(yōu)化企業(yè)整體資源綜合配置效益，厘定資本保值和增值的委托責(zé)任目標(biāo)與其他各項(xiàng)績效考核標(biāo)準(zhǔn)來制定財務(wù)控制目標(biāo)，是企業(yè)理財活動的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是確保實(shí)現(xiàn)理財目標(biāo)的根本保證，所以財務(wù)控制將服務(wù)于企業(yè)的理財目標(biāo)

在項(xiàng)目管理日益被普遍運(yùn)用于公司運(yùn)作的今天，在競爭越來越激烈的市場環(huán)境下，提升項(xiàng)目管理水平已成為企業(yè)生存的基本保證。研究財務(wù)控制在項(xiàng)目管理中的運(yùn)用具有迫切性和重要的現(xiàn)實(shí)意義。在項(xiàng)目管理中運(yùn)用財務(wù)控制有助于保護(hù)項(xiàng)目各項(xiàng)資產(chǎn)的安全和完整，防止資產(chǎn)流失和損害，但是在一個項(xiàng)目中，成本不超預(yù)算、還要取得預(yù)期的效果，并按時完成，幾乎是一項(xiàng)無法完成的任務(wù)。通常，在項(xiàng)目的運(yùn)營過程中，由于項(xiàng)目的多樣化、不確定性等諸多因素的存在，使得項(xiàng)目財務(wù)管理過程中的會計(jì)核算方法、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目成本控制等方面都有其特定的要求，因此如何將財務(wù)控制貫穿于項(xiàng)目的整個生命周期？如何在執(zhí)行過程中尋求成本、進(jìn)度和效果之間的平衡？又如何構(gòu)建一套將項(xiàng)目管理與財務(wù)控制有效結(jié)合的內(nèi)控系統(tǒng)？

通過案例分析，理清項(xiàng)目財務(wù)管理的具體流程，掌握項(xiàng)目財務(wù)管理的有效分析手段與工具，在項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目成本與項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量之間摸索出最佳的平衡點(diǎn)，為項(xiàng)目的健康運(yùn)作和其可見的巨大收益做好鋪墊。

四、在財務(wù)共享服務(wù)中心管理下如何加強(qiáng)項(xiàng)目財務(wù)管控

（一）利用標(biāo)準(zhǔn)化的賬務(wù)處理程序，規(guī)避不合理支出

財務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)行以來，給人最大的感覺就是規(guī)范化了，大額發(fā)票驗(yàn)真?zhèn)危缓侠黹_支共享不予以通過，科目赤字自動退回，等等，杜絕了以往財務(wù)人員根據(jù)個人判斷就能入賬的現(xiàn)象，極大的規(guī)范了會計(jì)賬務(wù)，標(biāo)準(zhǔn)化的賬務(wù)處理，極大的降低了各種風(fēng)險，每一個經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)參與者，從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)源頭就考慮到共享能不能通過，如何保證業(yè)務(wù)的合法性、規(guī)范性。企業(yè)利用財務(wù)共享服務(wù)中心這個平臺，在業(yè)務(wù)要求上做細(xì)致的具體的規(guī)定，就能加強(qiáng)財務(wù)管控，比如集團(tuán)公司推行的保險業(yè)務(wù)集中辦理，通過駁回非集團(tuán)公司集中辦理的保險業(yè)務(wù)，就能將以往很難推行的業(yè)務(wù)很方便的推行下去。通過對各項(xiàng)業(yè)務(wù)的逐漸規(guī)范和收緊，相信將來的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)將更加規(guī)范化，更好的為企業(yè)管理者服務(wù)。

（二）通過公司機(jī)關(guān)對口部門的參與審批，規(guī)范經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)

目前公司已經(jīng)設(shè)置了人力資源管理崗、子分公司資金審核崗，效果非常明顯的控制了職工工資發(fā)放，以及各種資金支出。實(shí)行共享以前，控制項(xiàng)目工資開支一直是上級子分公司的難題，共享上線后，由機(jī)關(guān)人力資源部門直接參與審批，亂發(fā)工資，亂定工資標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)象沒有了，極大的保護(hù)了職工利益，也使得集團(tuán)公司最近推行的工資改革順利得以實(shí)施。資金審核崗按照項(xiàng)目月初上報的資金計(jì)劃批復(fù)情況控制項(xiàng)目各項(xiàng)支出，使得項(xiàng)目部不再打亂仗，會干的不如會算了，只有通過對各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)提前規(guī)劃，做出最合理計(jì)劃，才能達(dá)到提高經(jīng)濟(jì)效益的目的，保證項(xiàng)目合理資金流。財務(wù)共享服務(wù)中心是一個開放的系統(tǒng)，項(xiàng)目上級主管單位，完全可以通過增加審批級次，從合同，計(jì)價，設(shè)備物資采購，支付等各方面加強(qiáng)對項(xiàng)目的管控，切實(shí)杜絕項(xiàng)目各項(xiàng)人為風(fēng)險。

（三）加強(qiáng)財務(wù)共享服務(wù)中心的配套建設(shè)

共享服務(wù)中心是一種新型的管理模式，管理者難免過度的依賴共享服務(wù)中心對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行控制，但共享服務(wù)中心尚無法對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性，合理性等進(jìn)行全面的管控，如果杜絕項(xiàng)目各項(xiàng)不合理開支，有效減少非生產(chǎn)性開支，防止項(xiàng)目效益流失，僅僅依靠財務(wù)共享服務(wù)中心恐怕還不能解決問題。財務(wù)共享服務(wù)中心，在表面上規(guī)范了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程，但一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)到底合不合理，還需要審批者具有敏銳的判斷力與豐富的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)。因此加大對審批者的培訓(xùn)，提高管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)顯得非常迫切。項(xiàng)目大額開支，工資發(fā)放都由上級主管單位審批，一旦出現(xiàn)問題，項(xiàng)目和上級單位之間責(zé)任往往很難界定，只有加大過程中的控制才能更好的管理好項(xiàng)目。

（四）管控和效率相結(jié)合

共享服務(wù)中心的優(yōu)點(diǎn)非常多，但是從參與者的自身感受來看，有一個最大的弱點(diǎn)就是感覺慢了，一個業(yè)務(wù)處理的時間長了，特別是對緊急業(yè)務(wù)，基層財務(wù)人員更是有苦難言，由于地域和通信方式的限制，管理者也不可能隨時隨地進(jìn)行審批，遇到月末季末等業(yè)務(wù)較多的情況，業(yè)務(wù)入池后，也很難找到審核、復(fù)核人員，由入池到支付也需要經(jīng)過很長的時間。目前共享服務(wù)中心通過業(yè)務(wù)分類，也較好的解決了這一難題，專業(yè)化的分工提高了共享服務(wù)中心的效率。項(xiàng)目部人員直接面對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，審批環(huán)節(jié)往往較快，目前應(yīng)提高子分公司審批環(huán)節(jié)的審批效率，特別是民工工資等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，部分涉及到審批過程中統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)，甚至可以采用先審批再統(tǒng)計(jì)的辦法，加快業(yè)務(wù)流程。

（五）加大項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高共享服務(wù)中心系統(tǒng)的質(zhì)量

共享服務(wù)中心依靠的是大型數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，以及高速的網(wǎng)絡(luò)，兩者缺一不可。由于技術(shù)方面的限制，項(xiàng)目在使用共享服務(wù)中心處理業(yè)務(wù)過程中，難免出現(xiàn)卡，慢。圖像難上傳等等情況，最嚴(yán)重是甚至系統(tǒng)癱瘓，無法處理業(yè)務(wù)，因此要想利用共享服務(wù)中心更好的管控項(xiàng)目，還需要有一個高速的，穩(wěn)定的共享服務(wù)中心，只有這樣才能讓從業(yè)者更好的感受到它的價值，更認(rèn)真的對待經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。

（六）加強(qiáng)基層財務(wù)人員職能轉(zhuǎn)換，提高經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)質(zhì)量

共享服務(wù)中心實(shí)施到目前已經(jīng)一年了，但是項(xiàng)目財務(wù)會計(jì)的工作量并沒有得到解放，更有甚者反而比以前更加忙碌了，比如緊急業(yè)務(wù)需要及時通知領(lǐng)導(dǎo)審批，被共享中心駁回的業(yè)務(wù)需要及時補(bǔ)充資料，有的需要書寫說明，或者找公司領(lǐng)導(dǎo)備案，到了月末，季末各種需要上報的報表、計(jì)劃等資料更是數(shù)不勝數(shù)，大家有一個共同的特點(diǎn)就是感覺到了累。大型鐵路項(xiàng)目一個月的單據(jù)平均都在300份左右，由于提單人各異，知識和認(rèn)知不盡相同，在科目選擇，摘要書寫方面存在不規(guī)范，不一致現(xiàn)象，財務(wù)人員每天面臨大量單據(jù)也不能保證一一糾正，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有的單據(jù)審批通過了，單據(jù)也生成了，但是卻有問題。通過共享服務(wù)中心的建設(shè)，對項(xiàng)目財務(wù)人員也應(yīng)進(jìn)行更加專業(yè)化的分工，增設(shè)報表崗，或者將報表業(yè)務(wù)收歸共享中心處理，讓項(xiàng)目財務(wù)人員投入更多的精力到每一份會計(jì)憑證的規(guī)范當(dāng)中。同時，也要加強(qiáng)項(xiàng)目財務(wù)人員培訓(xùn)，提高經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)質(zhì)量，加強(qiáng)項(xiàng)目管控。

（七）合理利用共享服務(wù)中心，建立好各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程，明確項(xiàng)目責(zé)任

共享服務(wù)中心從財務(wù)流程上做了很好的規(guī)范，但是各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)從發(fā)生到進(jìn)入共享平臺還有相當(dāng)?shù)牧鞒?，只有做好流程源頭的控制，才能保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的更加規(guī)范。另一方面，共享服務(wù)中心里參與審批的人增加了，相關(guān)業(yè)務(wù)人員難免放松警惕，審批流于形式，因此建立審批責(zé)任制度建設(shè)顯得尤為重要。

共享服務(wù)中心是一個新生事物，但是他在茁壯成長，已經(jīng)表現(xiàn)出了強(qiáng)大的生命力，是我們在企業(yè)管理中看到了希望，愿共享服務(wù)中心建設(shè)的更加完善，更好的為企業(yè)騰飛插上翅膀。

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（作者單位：中鐵十八局集團(tuán)第四工程有限公司）