信息化背景下企業(yè)檔案工作應(yīng)實現(xiàn)理論上的突破

譚銘

摘要：通過分析了信息化對企業(yè)檔案工作的影響，進而影響著企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，關(guān)乎管理水平與管理質(zhì)量的提高。從而滿足時代發(fā)展的客觀要求，企業(yè)紛紛引進現(xiàn)代化信息技術(shù)，而檔案管理工作也被賦予新的更高要求。同時以計算機技術(shù)為代表的信息技術(shù)給企業(yè)的檔案工作帶來了巨大的沖擊，這種沖擊必然導(dǎo)致企業(yè)檔案工作發(fā)生深刻、持久和全方位的變化。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;傳統(tǒng)管理;理論影響; 實踐策略

一、計算機技術(shù)發(fā)展過程

計算機技術(shù)在企業(yè)的應(yīng)用經(jīng)歷了以下幾個階段：

最初，計算機技術(shù)在企業(yè)的技術(shù)領(lǐng)域得到推廣，這個時期屬于試驗階段，以國家主管部門安排試點企業(yè)進行計算機技術(shù)的應(yīng)用?；咎卣魇牵?.企業(yè)認(rèn)識不足，沒有積極性;2.安排試點應(yīng)用時，國家在各個方面給企業(yè)一定的優(yōu)惠政策進行鼓勵;3.計算機技術(shù)市場剛剛起步，軟件和硬件都處于初級發(fā)展階段，軟件開發(fā)不成熟，以甩圖板和簡單數(shù)據(jù)庫管理為重點。

第二階段是初步成熟階段，企業(yè)在技術(shù)領(lǐng)域應(yīng)用計算機技術(shù)得到了效益，逐步把計算機技術(shù)向其他領(lǐng)域擴張。這個時期的基本特征是：1.企業(yè)在嘗到了計算機技術(shù)帶來的甜頭后，有了一定的積極性;2.具備了初步的市場調(diào)配資源的特征，人才和社會資源向計算機領(lǐng)域流動，各種類型、規(guī)模的公司紛紛成立;3.計算機技術(shù)得到初步的發(fā)展，技術(shù)領(lǐng)域的軟件日益成熟，其他領(lǐng)域的管理軟件如雨后春筍一般層出不窮，涉及物資管理、財務(wù)管理、銷售管理、行政事務(wù)管理等領(lǐng)域，大多屬于獨立發(fā)展，兼容能力小、甚至開發(fā)平臺都難以跨越，但是這些軟件在各自的領(lǐng)域發(fā)揮了很大的作用。

現(xiàn)在處于基本成熟階段，企業(yè)在應(yīng)用了各種軟件以后，出現(xiàn)了信息集成的需要，開始向這個方向前進。這個階段的基本特征是：1.企業(yè)在使用各種軟件對自己的各個領(lǐng)域進行深化管理以后，終于發(fā)現(xiàn)自己不僅僅需要某一方面的信息，而是需要對企業(yè)技術(shù)、管理和營銷等工作信息的合成，進而以快捷、準(zhǔn)確的方式獲得所需的信息集成;因此，企業(yè)以需求為前提，積極探索信息集成的方式;2.經(jīng)過一定時期的淘汰和整合，形成了一批有規(guī)模、有實力的比較成熟的計算機技術(shù)公司;3.計算機技術(shù)經(jīng)過幾年的發(fā)展，出現(xiàn)了大容量、高速度的計算機，集成信息的軟件不斷出現(xiàn)，能夠為企業(yè)提供集成信息的解決方案，同時網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日漸成熟。這些條件使企業(yè)進行信息集成成為可能，并取得了很大的效益。

二、傳統(tǒng)管理模式的弊端

企業(yè)檔案的傳統(tǒng)管理模式是：檔案部門按照規(guī)定收集資料，再對資料進行鑒定、整理、訂卷、排架，之后建立檔案目錄索引;利用檔案采用手工檢索、復(fù)制;編研時，資料的收集、分類、整理更是一項費時費力的工作。

傳統(tǒng)的管理模式存在以下幾點不足：1.資料收集階段易出現(xiàn)誤差，材料齊全完整不能保證;2.鑒定整理階段易造成檔案信息的遺漏和編制索引的滯后性;3.利用階段工作效率低下，不能在短時間內(nèi)滿足眾多用戶的需求，更無法滿足遠(yuǎn)程查閱的需要;4.編研過程緩慢，查找和輸入過程占用大部分的工作過程;5.載體以紙張為主，易損壞、易腐蝕，時間越長越難于保管，保管成本高，庫房占用大量空間。

三、計算機技術(shù)給檔案工作帶來的變化

傳統(tǒng)管理模式是有其形成的歷史背景的。計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展對企業(yè)檔案工作的管理對象、管理手段、人員智力結(jié)構(gòu)等方面提出了嚴(yán)肅的課題：發(fā)生了什么變化？有那些優(yōu)點？如何適應(yīng)變化把企業(yè)檔案工作進行全方位提升？

在信息表現(xiàn)形式上，隨著企業(yè)應(yīng)用計算機技術(shù)的不斷深入，所產(chǎn)生的文件以電子符號的形式表現(xiàn)，數(shù)量增加迅速，二者并存一個時期，這期間紙質(zhì)文件逐漸減少，電子信息逐漸增多。

在文件所附著的載體方面，由紙質(zhì)向電磁載體過渡，主要表現(xiàn)為磁盤、光盤、網(wǎng)絡(luò)存儲器，儲存的時間更長久，需要的空間更小;同時擺脫了紙質(zhì)檔案利用上的局限性，既可以同時對多人提供利用，也可以提供遠(yuǎn)程利用服務(wù)，使信息可用性增強了。

在收集檔案方面，采用計算機技術(shù)對各類信息進行集成化管理，可以做到應(yīng)該歸檔的文件能夠完整及時地歸檔，在最大限度上解決了歸檔材料不完整的老大難問題。

在管理手段方面，由傳統(tǒng)手段過渡為應(yīng)用計算機軟件進行錄入、組卷、編目和檢索等管理過程。減少了管理人員的大量重復(fù)勞動和手工操作的誤差。

由于采用計算機技術(shù)，編研工作變得輕松多了，收集材料更迅速、更全面，編寫、修改工作也避免了大量的重復(fù)勞動，很大程度上緩解了編研材料滯后時間過長的問題。

四、計算機技術(shù)的應(yīng)用給傳統(tǒng)檔案理論帶來哪些沖突

（一）資料與檔案角色轉(zhuǎn)換的界定日漸模糊

傳統(tǒng)理論認(rèn)為，資料只有在經(jīng)過歸檔、鑒定的環(huán)節(jié)以后，才轉(zhuǎn)化為檔案;在信息集成的管理模式下，文件資料在完成承擔(dān)的功能后，及時地存入信息儲存系統(tǒng)，就成為檔案。

（二）檢索帳目存在多與少的對應(yīng)關(guān)系

傳統(tǒng)理論要求，各類檔案必須建立總帳和分類帳，便于統(tǒng)計和查詢;在信息集成模式下，所有文件只形成一個信息總庫（出于安全考慮，可采取異地備份），根據(jù)查詢要求，生成臨時索引，便于各種利用模式的交叉運行和統(tǒng)計工作。

（三）智力結(jié)構(gòu)要求呈現(xiàn)多元化趨勢

傳統(tǒng)理論模式下，基層管理員只需要經(jīng)過短期的理論和動手能力培訓(xùn)，就可以滿足對某一類檔案管理的要求;在信息集成管理模式下，管理員在具備檔案基本理論的前提下，還有以下要求：邏輯思維、系統(tǒng)思考、全面檔案管理經(jīng)驗、計算機技能和英語能力。

（四）工作人員多與少的變化

以傳統(tǒng)管理理論為指導(dǎo)，隨著檔案積累的數(shù)量不斷增加和分工的細(xì)化，管理人員必然是不斷增加的趨勢;在信息集成管理模式下，以高素質(zhì)的人員為前提，以及大量重復(fù)和繁瑣的工作由計算機處理的基礎(chǔ)，要求人員必須精干、高效率。

（五）檔案管理系統(tǒng)向企業(yè)管理前臺靠攏

在傳統(tǒng)理論的要求下，各類檔案歸檔到檔案室以后，檔案部門遵循國家管理要求，對檔案重新進行分類和管理;在信息集成模式下，檔案信息是整個企業(yè)共享的，直接與形成部門掛接，分類系統(tǒng)必須以最接近形成部門的方式實行邏輯分類，與傳統(tǒng)分類模式相比，更接近實際工作;同時，檔案管理人員也要對各個部門進行深入了解和溝通，了解業(yè)務(wù)種類、流程和形成的文件體系。

五、檔案工作要實現(xiàn)哪些理論上的突破

傳統(tǒng)的檔案管理理論已經(jīng)指導(dǎo)檔案事業(yè)走過了幾十年發(fā)展過程，計算機技術(shù)帶來的沖擊已經(jīng)是不可回避的，為了使檔案事業(yè)能夠健康發(fā)展，就要在理論有所突破，使之能更有效地指導(dǎo)實際工作。

第一、角色定位要改變。檔案部門在企業(yè)中的地位是與本身的工作效果密切相關(guān)的。在傳統(tǒng)模式下，檔案部門的信息具有不全面性、不及時性、不突出性、滯后性，檔案部門更多的是管理型，與本身所擁有的信息量是不相稱的。

第二、檔案與工作信息不必進行嚴(yán)格區(qū)分。由于檔案與企業(yè)直接產(chǎn)生的信息之間在內(nèi)容上趨同，在時間上越來越短，所以，模糊地使用檔案的概念，使檔案工作點不斷向企業(yè)的業(yè)務(wù)部門延展，更有利于檔案部門獲得更多的信息。

第三、檔案管理的思維模式要改變。多年來，我們已經(jīng)習(xí)慣于在傳統(tǒng)管理理論的指導(dǎo)下開展工作，以致于在現(xiàn)代化進程中，檔案部門應(yīng)用的計算機軟件仍然保留著大量傳統(tǒng)理論的痕跡，與計算機信息管理存在許多不相容之處。檔案界應(yīng)該勇于接受新事物、改變原有的思維和管理模式，把最新的技術(shù)成果應(yīng)用到檔案工作中來。

第四、實現(xiàn)人力資源的多層次化和智力結(jié)構(gòu)的多元化。信息技術(shù)的到來，給處于信息集中地的檔案部門帶來了很好的發(fā)展機遇，檔案事業(yè)要取得大發(fā)展，更多地要在“人”的身上做文章。檔案部門的人員減少是趨勢，把理論研究、管理和實際操作的人員搭配調(diào)整到合適的比例，也就是實現(xiàn)人員的多層次化是很有必要的。人員也要保證一定的數(shù)量;人員來源不一定局限于檔案專業(yè)，其他領(lǐng)域、專業(yè)的人員經(jīng)過檔案理論的教育后，也可以從事檔案工作，將來應(yīng)該朝這個方向發(fā)展，將極大地促進檔案事業(yè)的進步。

檔案事業(yè)是與國家經(jīng)濟建設(shè)和企業(yè)發(fā)展密不可分的，保持協(xié)調(diào)發(fā)展是必要的。因此檔案事業(yè)必須保持活力，能夠吸納新思想、新技術(shù)、新的物質(zhì)條件和新人力資源，不斷實現(xiàn)理論上的突破，而且要主動變革，與時俱進，實現(xiàn)動態(tài)發(fā)展。

參考文獻：

[1]曾昌波.現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響及優(yōu)化策略[J].城建檔案，2016（08）.

[2]何麗華.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢[J].云南檔案，2008（03）.