編寫規(guī)章制度有說道

朱俊峰

編者按：

企業(yè)規(guī)章制度的建立和完善似乎是人力資源工作者無法回避的工作，不管你處于什么職級，總有那么一天會被要求制定某項“人事規(guī)則”。唐朝詩人有“吟安一個字，捻斷數(shù)莖須”的慨嘆，而對于很多初入行的HR來說，規(guī)章制度從無到有的建立過程，猶如扯著頭發(fā)把自己從椅子上拽起來一樣難，即使勉強依樣畫葫蘆，往往也是畫虎不成反類犬。但俗話說得好，會了不難。只要抓住關(guān)鍵，悟透要領(lǐng)，自然能夠立規(guī)矩、成方圓。

規(guī)章制度的編排規(guī)則和行文體例

HR在接到制定制度的任務(wù)后，先要考慮三個問題：

●干什么用

這話聽上去挺多余，制度管人吶，這還用說嗎？其實還是需要好好考慮的。比如，最近某公司工作紀律渙散，于是老板責(zé)成HR制定考勤制度來規(guī)范紀律。但是，這個問題靠一個考勤制度就能解決嗎？HR要先問問自己，為什么以前大家都好好兒的，忽然就松懈了呢？老板希望達到什么樣的管理規(guī)范？這個管理制度是不是真的能有效果？然后再去和老板溝通，向員工了解情況。最后可能會發(fā)現(xiàn)，員工工作懈怠根本不是紀律問題，問題出在薪酬福利、工作指標或工作標準等其他方面。

一般來說，制度總有一定的滯后性，總有些問題是無法預(yù)見的，需要事后去補救。在某項制度沒出臺時，某些問題只能算作特例，而一旦形成制度，特例就被視為常態(tài)。對待常態(tài)尤其要考慮周全，要有可操作性，不可朝令夕改。有制度不執(zhí)行或者執(zhí)行不力，比沒有制度更糟糕。規(guī)章制度是為了解決工作中的實際問題而設(shè)計的，所以，制定規(guī)章制度一定要明確兩點：一是通過制度解決什么問題，二是通過制度能否有效解決問題。

●給誰看

從理論上講，規(guī)章制度應(yīng)該對企業(yè)所有人員都有約束力。但現(xiàn)實中，尤其是在民企，規(guī)章制度極少能管得到老板。就算在國企，基本上也只有上級的規(guī)章制度才能約束本級高管，在本級，如果不是很原則性的問題，即便高管違反了制度，又有幾個人敢去管？

仔細想想，關(guān)注規(guī)章制度的人不止公司內(nèi)部的股東、高管和員工。很多HR都有過勞動仲裁和勞動爭議訴訟的經(jīng)歷，這個時候，規(guī)章、制度是企業(yè)向仲裁員或者法官提交的重要證據(jù)。

如果公司聘請咨詢公司等外部專家進行企業(yè)診斷，現(xiàn)有的企業(yè)文件、規(guī)章制度也是重要的參考依據(jù)。也就是說，看規(guī)章制度的不僅有企業(yè)內(nèi)部的人，也有企業(yè)外部的人。外部人在看規(guī)章制度的時候，往往帶有更大的利害關(guān)系。一個勞動仲裁或者訴訟輸了，不僅是企業(yè)賠錢的問題，對HR來說，其個人職業(yè)生涯也會受到影響，對企業(yè)來說，無論是聲譽還是延續(xù)出來的后果，都會更嚴重。

●底線是什么

這個問題，很多HR脫口而出的答案是：當然是要合法。對，“合法”是規(guī)章制度最起碼的底線。但是除此之外，還需要——合理。國家的勞動法律法規(guī)中有很多內(nèi)容需要企業(yè)自行細化，比如 “嚴重違反用人單位規(guī)章制度”，怎樣才算“嚴重”？這就需要用人單位自己來定義。這是企業(yè)自主權(quán)的一部分，但是企業(yè)也不能濫用這種權(quán)力，這就需要“合理”。

規(guī)章制度是企業(yè)文化背景的顯性體現(xiàn)，企業(yè)的規(guī)章制度肯定不止一部，那么制度與制度之間也要銜接，不能互相矛盾、互相抵觸。特別是規(guī)模較大的企業(yè)，各個部門都會制定一些自己的制度，這就需要部門之間加強溝通，最好有固定的溝通機制，以及制定規(guī)章制度的流程，由專門的部門或者外部顧問來處理制度之間的銜接問題，避免各行其是造成制度之間的沖突。

最后還要注意，在制度中貫徹公司的治理理念，不能說一套做一套。比如，一面說“一切以人為本”，一面卻在想盡辦法克扣工資。這種做法會讓員工感受很不好，流動性高也就不足為怪了。

制定規(guī)章制度的六個要點

第一，用詞要規(guī)范。語句通順，表達清晰，用詞規(guī)范是基本要求。制度當中不可出現(xiàn)病句、錯字，不可過于口語化，畢竟制度是有嚴肅性的。建議最好采用和相關(guān)法律法規(guī)一致的用詞，這樣不僅表達清晰，而且不會產(chǎn)生歧義，也有利于在仲裁和訴訟時，仲裁員和法官理解企業(yè)的本意。

第二，邏輯要清晰。規(guī)章制度在邏輯上要有連貫性。總則、分則、附則三部分之間的關(guān)系要清晰，每一章節(jié)內(nèi)的條款之間也要有邏輯關(guān)系。基本上，一條制度闡明一個問題，一個問題的幾個方面以款或項來區(qū)分。

不僅一部規(guī)章制度內(nèi)部的邏輯要清晰，各個規(guī)章制度之間的邏輯也要清晰。雖然各個制度之間要解決的問題不同，但是總體思路是一致的。

第三，體例要一致。一個公司的所有規(guī)章制度的體例要一致，不要五花八門。一般外企受自己母體公司的影響，會使用類似“1”、“1.1”、“1.1.1”這種體例。我們國家似乎更習(xí)慣用“第一章”、“第一節(jié)”、“第一條”來表示。

有機會接觸企業(yè)規(guī)章制度的律師、仲裁員、法官，他們更習(xí)慣后者。所以，建議還是參照國內(nèi)法律的體例來表述。

“條”比較好理解，比如“第一條”、“第二條”。

“款”是“條”里的一段，一條只有一段的，這一條就只有一款；一條里有好幾段的，依次稱為第二款、第三款?？钋懊鏇]有標號，只是一個自然段。

“項”是一段文字前有帶括號的中文數(shù)字的，比如（一）、（二）、（三），就被稱為一項。有時候一條只有一款，但是有多項，就稱為“第幾條第幾項”。

第四，內(nèi)容要簡練。如果兩個制度有重疊的部分，比如員工考勤制度和員工日常管理制度都對員工勞動紀律做出規(guī)定，那么，我們可以在不同的制度中體現(xiàn)不同的側(cè)重點，把日常出勤、請假等規(guī)范放在考勤制度里，把日常工作規(guī)范、流程等放在日常管理制度里。有時候為了保證制度的完整性，不得不規(guī)定其他制度已有的規(guī)定時，就寫一句“***的行為以《**制度》規(guī)定為準”，既滿足了制度的完整性，又滿足了制度要簡練的要求，同時保證制度之間不沖突。

另一方面，一套規(guī)章制度不要企圖包羅萬象。一套制度解決一個方面的問題。比如，把有關(guān)員工管理的所有問題都囊括在《人事管理制度》當中，于是，招聘入職、日常管理、員工獎懲等逐項羅列進去。這樣的制度誰看了都發(fā)蒙。一個制度就解決一方面的問題，制度與制度之間做好銜接，形成一個完整的體系。

第五，底線要守住。HR有時很郁悶，有些內(nèi)容似乎不合法，但是老板一定要求HR寫進規(guī)章制度。作為專業(yè)人士，HR不能什么都只聽老板的，不能越紅線，必要的建議一定要提。記得某跨國醫(yī)藥集團公司商業(yè)賄賂案，涉案的高管里就包括公司的HRD，這位HRD就沒有守住底線。

合法、合理、公平、公正，這是在制定規(guī)章制度時必須牢記的。有些做法合法，但未必合理。特別是不同地區(qū)的勞動法規(guī)發(fā)生沖突時，派駐不同地區(qū)的員工享受到的婚假、產(chǎn)假都不同。在制定規(guī)章制度時就要充分考慮各地的差異，在堅持原則的前提下把握好靈活性。

第六，程序要合法。規(guī)章制度，特別是涉及全體員工利益的規(guī)章制度，一定要堅持員工參與的民主協(xié)商程序。漏掉這一程序，制度就是無效的。很多企業(yè)覺得這太麻煩，而且員工的意見太大，反復(fù)協(xié)商、修改，好像效率也降低了。其實，這一程序不僅是法律規(guī)定的必需環(huán)節(jié)，從企業(yè)的執(zhí)行來看也是必要的。員工參與制定的制度，在執(zhí)行的時候更有自覺性。所以，HR不要嫌麻煩，該征求意見的要征求意見，該實行民主的還是要民主。

簡潔明了的規(guī)章制度怎么寫

前面介紹了規(guī)章制度的編排規(guī)則和行文體例，但是對于具體內(nèi)容涉及不多。規(guī)章制度一般都是文字性的內(nèi)容較多，企業(yè)為了操作方便，也會有一些手冊、索引類的文件。

最近有同學(xué)求助，說是公司覺得新員工培訓(xùn)中缺少工作規(guī)范的指引，造成新員工在正式上崗后，工作流程和標準上出現(xiàn)問題，希望人力資源部門能制定一個既可以作為新員工培訓(xùn)教材，也可以當作日常工作操作手冊的范本。這個問題比較具有普遍性。對于那些規(guī)模不大、業(yè)務(wù)模塊相對簡單的企業(yè)來說，這些手冊就足以代替規(guī)章制度進行日常管理了。那么，如何才能把規(guī)章制度中的文字轉(zhuǎn)換成手冊呢？

●對需要規(guī)范的內(nèi)容進行分類

一般我們可以把需要規(guī)范的內(nèi)容分為兩大板塊，其一命名為“內(nèi)務(wù)管理”，包括人事、行政、總務(wù)、財務(wù)等模塊。其二命名為“業(yè)務(wù)管理”，包括技術(shù)、生產(chǎn)、營銷、運營等模塊。

分好了大類和模塊，再看哪些是僅涉及一個部門的，哪些是需要多個部門協(xié)同配合的。便于HR向相關(guān)部門索取資料。

做好篩選工作很重要，否則手冊會顯得雜亂無章。通常部門內(nèi)部的工作流程不需要列入操作手冊，比如總務(wù)方面，員工領(lǐng)取辦公用品是需要列入操作手冊的，但是總務(wù)每月盤點辦公用品庫存的流程就不必列入。

●盡量使用圖表表述

根據(jù)人們的閱讀習(xí)慣，對圖表的理解、吸收總是高于文字內(nèi)容。因此，在制作手冊和指引時，應(yīng)當盡可能使用圖表來解釋相關(guān)問題。特別是將原來就有文字表述的規(guī)章制度重新編寫成員工手冊時，要盡可能減少文字。

每項內(nèi)容一般分成三個部分來表述：

第一部分是工作流程圖。在流程圖中可以清晰地標示出哪個步驟是由什么部門負責(zé)，該部門主要負責(zé)哪些工作。

第二部分是關(guān)于工作標準和注意事項的表格。就是在辦理相關(guān)工作或者業(yè)務(wù)時需要達到的標準，需要提供哪些相應(yīng)的資料，需要符合哪些條件。總之，這部分以表格的形式出現(xiàn)，分門歸類，讓員工能迅速找到自己需要的內(nèi)容。

第三部分是關(guān)于工作流程圖和表格的補充說明。這部分不一定獨立存在，最好附注在圖表下方，便于對應(yīng)查找。

●需要人力資源部門承擔(dān)的工作

制作手冊或者指引就是為了統(tǒng)一格式，便于查閱。因此，人力資源部門應(yīng)當直接向其他部門收集相關(guān)資料，與相關(guān)部門一起篩選需要列入員工手冊或工作指南的內(nèi)容，形成初稿后讓各部門充分醞釀討論，特別是涉及跨部門合作的事項，更不能越俎代庖，而是要讓各部門充分發(fā)表意見，取得共識后才能定稿。

在制定規(guī)章制度過程中，人力資源部作為主導(dǎo)部門，要做好以下工作：制訂工作計劃，確定工作時間節(jié)點；與各部門商量列入手冊或者指南的具體內(nèi)容；收集相關(guān)資料；形成手冊或者指南的初稿；聽取各方面意見，對初稿進行內(nèi)容調(diào)整和修改；報送公司審核，批準后負責(zé)監(jiān)督實施。

●其他部門需承擔(dān)的工作

制定員工手冊和指南不僅是涉及部門內(nèi)部工作流程和工作標準的統(tǒng)一和規(guī)范，也是提高部門協(xié)作能力、工作效率的基礎(chǔ)。因此，各部門要積極配合人力資源部門，承擔(dān)起相應(yīng)的職責(zé)：與人力資源部門一起篩選列入員工手冊或指引的具體內(nèi)容，在篩選時要注意，既不要把所有內(nèi)容都放進去，也不要漏掉關(guān)鍵內(nèi)容，以免給今后的工作帶來麻煩；按照規(guī)定的格式和時間節(jié)點向人力資源部門提供全面的資料，以免延誤或影響到制度建立的整體工作進程；對初稿提出本部門的修改意見，并與其他相關(guān)部門達成共識；在員工手冊或指引正式頒布后，嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，并在部門內(nèi)做好相關(guān)的培訓(xùn)、宣傳和執(zhí)行工作。

通過這些步驟，我們可以獲得一部簡潔明了的員工手冊或者工作指南。這些內(nèi)容還可以結(jié)合OA系統(tǒng)的建設(shè)來制定。當然，規(guī)章制度也不是一成不變的，應(yīng)該在實踐中不斷修正和完善，使之更加規(guī)范化、程序化、標準化。

責(zé)編/張曉莉