開放教育學(xué)籍檔案現(xiàn)狀調(diào)查分析
——以海南電大為例

潘　群,符芳芬,陳美宇,王秀玲

(海南廣播電視大學(xué) 組織人事處;財(cái)經(jīng)學(xué)院;文法學(xué)院，海南 海口 570208)

?

開放教育學(xué)籍檔案現(xiàn)狀調(diào)查分析
——以海南電大為例

潘群,符芳芬,陳美宇,王秀玲

(海南廣播電視大學(xué) 組織人事處;財(cái)經(jīng)學(xué)院;文法學(xué)院，海南 ?？?570208)

通過對(duì)海南電大開放教育學(xué)籍檔案現(xiàn)狀調(diào)查，分析開放教育學(xué)籍檔案管理存在問題，提出從思想上重視、加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)和教務(wù)系統(tǒng)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)等方面加強(qiáng)開放教育學(xué)籍檔案管理工作建議。

開放教育；學(xué)籍檔案；現(xiàn)狀

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》(教育部第27號(hào)令)，學(xué)生檔案主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等內(nèi)容。學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)全過程記載，不僅是教務(wù)管理工作組成部分，更是學(xué)生檔案重要組成部分。

開放教育學(xué)生學(xué)制兩年制，最短學(xué)習(xí)年限2.5年，學(xué)籍實(shí)行學(xué)分制管理，從學(xué)生入學(xué)注冊(cè)起8年內(nèi)有效。開放教育學(xué)籍檔案內(nèi)容主要包括學(xué)生基本信息(姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、民族等)、學(xué)歷層次(開放教育本科/?？?、文化程度(獲得該文化程度時(shí)間、學(xué)校、畢業(yè)證書號(hào)等)、專業(yè)、學(xué)籍異動(dòng)情況、學(xué)期注冊(cè)和課程注冊(cè)情況、學(xué)習(xí)過程中獎(jiǎng)勵(lì)與處分情況、考試及成績記錄等。學(xué)籍檔案一般采用計(jì)算機(jī)和文字管理方式并存的雙軌制分別留存在省級(jí)電大和中央電大學(xué)籍管理部門，作為查詢、檢查、審核學(xué)生畢業(yè)資格依據(jù)。

一、海南電大開放教育學(xué)籍檔案基本情況

與普通高校學(xué)生學(xué)籍檔案相比較，開放教育學(xué)籍檔案管理具有復(fù)雜性和動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。開放教育面向社會(huì)公眾招生，其學(xué)生成份復(fù)雜、分布廣泛,來自不同階層、不同行業(yè)、不同單位、不同地方,基礎(chǔ)參差不齊，大部分存在工學(xué)矛盾，而且學(xué)籍有效期限時(shí)間跨度大，畢業(yè)審核內(nèi)容復(fù)雜；學(xué)生學(xué)期注冊(cè)和課程注冊(cè)情況、考試及成績記錄處于不斷變化之中，更名、退學(xué)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動(dòng)現(xiàn)象不少，補(bǔ)考、缺考、重考情況多有發(fā)生，導(dǎo)致開放教育學(xué)籍檔案管理隨時(shí)處于動(dòng)態(tài)變化中，學(xué)籍檔案管理往往從按班級(jí)管理轉(zhuǎn)化為個(gè)別化管理。

經(jīng)調(diào)查，海南廣播電視大學(xué)2013年秋季——2015年秋季入學(xué)學(xué)生在教務(wù)系統(tǒng)學(xué)籍信息情況如表1-表3。

表2　2013秋-2015秋學(xué)生基本情況表

表3　2013秋-2015秋學(xué)生新生信息修改情況表

根據(jù)表1、表2，在2013秋-2015秋開放教育一個(gè)學(xué)習(xí)周期(2.5年)中，海南電大開放教育本科學(xué)生少、?？茖W(xué)生多，本專科學(xué)生比例為1：3.41；男生比女生多，男女比例為1：0.72；年齡跨度大，從不到20歲至40歲以上，其中年齡在21-30歲學(xué)生最多，占總?cè)藬?shù)的42.64%；31-40歲的次之，占總?cè)藬?shù)的38.15%；退學(xué)休學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)現(xiàn)象發(fā)生較頻繁，學(xué)籍異動(dòng)比例為0.04%。

把羊群趕到草場(chǎng)，由它們邊吃邊叫著，或打著好聽的響鼻。牧兒和草兒，就在河邊的一塊石板上坐下來。早晨的陽光很美，從山頂上斜著灑下來，把充滿生機(jī)的山照得越發(fā)地富有生機(jī)了。桃花越發(fā)地美，陽光很暖，如情人的手撫著，愜意極了。

雖然教育部對(duì)于開放教育學(xué)籍信息有統(tǒng)一要求，但是在實(shí)際工作中，開放教育電子學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)采集與紙質(zhì)學(xué)籍檔案往往不能按照完全一致的工作規(guī)范來進(jìn)行，缺乏規(guī)范性和統(tǒng)一性。目前海南電大教務(wù)管理系統(tǒng)中學(xué)生信息主要來源于招生時(shí)錄入的信息通過驗(yàn)證后直接導(dǎo)入。紙質(zhì)學(xué)籍檔案來源于招生時(shí)面對(duì)面的信息采集，由于開放教育學(xué)生群體自身特點(diǎn)，有許多學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案重視不夠，沒有檔案意識(shí)，因而不認(rèn)真對(duì)待檔案信息采集，檔案資料填寫不完整、不規(guī)范。甚至在有的分校，學(xué)生檔案資料大都是由班主任或者招生人員幫忙填寫，在填寫過程中，存在不規(guī)范、不統(tǒng)一問題，如有的字跡不清楚、未按規(guī)定填寫等。從而導(dǎo)致教務(wù)系統(tǒng)信息與紙質(zhì)檔案信息存在差異，不能體現(xiàn)檔案真實(shí)情況。

二、開放教育學(xué)籍檔案管理存在問題

網(wǎng)絡(luò)RTK技術(shù)與手持測(cè)距儀在國土資源衛(wèi)片執(zhí)法測(cè)量中的配合應(yīng)用……………………………………………………… 吳成普（7-260）

設(shè)計(jì)是新倫敦小組多元識(shí)讀教學(xué)法的核心理念，主要包括設(shè)計(jì)（theavailabledesign）、設(shè)計(jì)過程（designing）和再設(shè)計(jì)（redesigning）。設(shè)計(jì)是指語言文字、圖像、動(dòng)畫、聲音、色彩、表情等一系列符號(hào)設(shè)計(jì)。多元識(shí)讀的設(shè)計(jì)過程是指學(xué)生可以利用視覺、聽覺、觸覺等多種感官途徑獲得信息，并按照所提出的任務(wù)和要求，選擇其中某一符號(hào)進(jìn)行構(gòu)建意義的過程。再設(shè)計(jì)則是針對(duì)前兩個(gè)階段進(jìn)行創(chuàng)新，并構(gòu)建出一種新的意義。

由于招生入學(xué)時(shí)間緊、教學(xué)點(diǎn)分散、人力有限、工作疏忽等原因，目前在開放教育招生過程中，各招生單位在錄入學(xué)生基本信息時(shí)，有許多信息都直接進(jìn)行復(fù)制粘貼，往往導(dǎo)致新生入學(xué)電子注冊(cè)數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確。如表2，海南電大學(xué)生聯(lián)系地址和聯(lián)系方式，在2013年秋季-2015年秋季學(xué)生信息中，只錄入142名學(xué)生詳細(xì)聯(lián)系方式，僅占全部招生人數(shù)的1.41%，其余基本上都是錄入各招生點(diǎn)地址和電話，因此教務(wù)系統(tǒng)接收學(xué)生信息數(shù)據(jù)時(shí)沒有學(xué)生具體聯(lián)系方式，不便于日常對(duì)學(xué)生進(jìn)行管理；如表3，海南電大在2013年秋季-2015年秋季期間，幾乎每學(xué)期都要進(jìn)行新生信息修改，將在招生環(huán)節(jié)由于操作人員的工作疏忽而錄入錯(cuò)誤的學(xué)生信息(主要包括姓名、性別、身份證號(hào)碼、民族、入學(xué)時(shí)文化程度、畢業(yè)時(shí)間等)，在招生結(jié)束生成學(xué)生學(xué)籍信息后，要求學(xué)生重新提供證明材料，在學(xué)籍管理環(huán)節(jié)進(jìn)行修改，給學(xué)生和學(xué)籍管理工作都帶來極大麻煩和負(fù)擔(dān)。開放教育學(xué)籍管理實(shí)行入學(xué)電子數(shù)據(jù)注冊(cè),新生信息不完整、不準(zhǔn)確不僅影響學(xué)籍管理的嚴(yán)肅性，還會(huì)影響學(xué)生畢業(yè)證書頒發(fā)和學(xué)歷證書的網(wǎng)上認(rèn)證。

(三)管理人員缺乏檔案知識(shí)，管理隊(duì)伍比較薄弱

(一)新生信息錄入不夠完整、不夠準(zhǔn)確，影響學(xué)籍管理嚴(yán)肅性

（2）IoT設(shè)備自身的資源受限。IoT節(jié)點(diǎn)主要由一些嵌入式的傳感設(shè)備組成，這類設(shè)備的計(jì)算能力、存儲(chǔ)空間和通信效率極其有限。由于這種限制，當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的諸多安全解決方案（例如：漏洞檢測(cè)、流量審計(jì)、訪問控制等）不能很好地遷移到IoT系統(tǒng)中，導(dǎo)致IoT設(shè)備在面對(duì)形如Mirai病毒時(shí)卻無能為力，這種因設(shè)備資源受限而導(dǎo)致安全檢測(cè)能力的降低（甚至喪失）給IoT系統(tǒng)的安全造成了嚴(yán)重的威脅。

根據(jù)表3，基本上每個(gè)學(xué)期都存在新生基本信息錄入錯(cuò)誤情況，需要進(jìn)行二次修改；在教務(wù)系統(tǒng)中填寫具體聯(lián)系方式(主要指?jìng)€(gè)人聯(lián)系電話、電子郵箱等而不是身份證上住址)的學(xué)生只占總?cè)藬?shù)的1.41%。

(二)教務(wù)系統(tǒng)信息與紙質(zhì)檔案信息存在差異，學(xué)籍檔案缺乏規(guī)范性和統(tǒng)一性

海南電大目前開放教育學(xué)籍檔案管理主要分為紙質(zhì)材料和教務(wù)管理系統(tǒng)中的電子材料。紙質(zhì)材料主要包括學(xué)生入學(xué)報(bào)名登記表、學(xué)生基本情況表、畢業(yè)生成績單、畢業(yè)生基本情況登記表，歸入學(xué)生個(gè)人檔案供其畢業(yè)時(shí)轉(zhuǎn)遞或領(lǐng)取；畢業(yè)生花名冊(cè)及成績冊(cè)、學(xué)位花名冊(cè)及成績冊(cè)，由學(xué)校存檔。教務(wù)管理系統(tǒng)中電子材料主要包括學(xué)生基本情況、課程注冊(cè)情況、考試成績以及學(xué)籍異動(dòng)情況等，學(xué)期注冊(cè)和課程注冊(cè)情況嚴(yán)格按照教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行，考試及成績按照學(xué)生實(shí)際參加考試情況及成績進(jìn)行記錄，如考試未通過或缺考，則須重新注冊(cè)和補(bǔ)考。

該零件是不便于利用常規(guī)方法加工。工件必須是圓盤形帶有通孔，且周邊分布多孔類銑床加工零件。零件的精度要求高，但零件的硬度要求偏低的薄壁型零件。該夾具是以工廠加工特殊零件在裝夾加工中存在的問題和原因。提出相應(yīng)的解決方案和策略。使學(xué)生把理論與實(shí)踐結(jié)合起來，旨在能幫助工廠在加工特殊零件時(shí)使用專用夾具提高生產(chǎn)效率節(jié)約成本。

開放教育學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求工作人員要有高度的責(zé)任心、良好的職業(yè)道德，應(yīng)該掌握一定的檔案管理知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、具備計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作能力。但是目前開放教育對(duì)學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)不夠重視，缺乏對(duì)學(xué)籍檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，人員變動(dòng)頻繁，學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍檔案意識(shí)和知識(shí)比較薄弱，整體素質(zhì)有待提高。

一是在對(duì)標(biāo)看齊中增強(qiáng)責(zé)任感。認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記關(guān)于污染防治攻堅(jiān)戰(zhàn)的重要批示、指示精神，以及中央紀(jì)委和省紀(jì)委部署要求，第一時(shí)間在全系統(tǒng)傳達(dá)學(xué)習(xí)、貫徹落實(shí)。多次組織專題學(xué)習(xí)研討活動(dòng)，統(tǒng)一思想、理清思路。結(jié)合上級(jí)要求，專門召開全市為打好“三大攻堅(jiān)戰(zhàn)”提供堅(jiān)強(qiáng)紀(jì)律保障推進(jìn)會(huì)，制定出臺(tái)《為打好污染防治攻堅(jiān)戰(zhàn)提供堅(jiān)強(qiáng)紀(jì)律保障重點(diǎn)任務(wù)責(zé)任清單》，要求全市各級(jí)紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)以鮮明的政治態(tài)度、嚴(yán)實(shí)的作風(fēng)、嚴(yán)明的紀(jì)律保障攻堅(jiān)戰(zhàn)有力有序推進(jìn)。

三、加強(qiáng)開放教育學(xué)籍檔案管理的建議

通過對(duì)開放教育學(xué)籍檔案現(xiàn)狀調(diào)查，我們本著在服務(wù)中求發(fā)展、以有為求有位、一切為了學(xué)生的思想，從實(shí)際出發(fā)，對(duì)學(xué)籍檔案管理工作提出以下建議：

(一)從思想上重視，意識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性

隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展，信息技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)越來越重要，目前開放教育新生入學(xué)信息都是通過互聯(lián)網(wǎng)來完成，具體步驟是省級(jí)電大招生部門在相關(guān)招生系統(tǒng)錄入學(xué)生基本信息上報(bào)上級(jí)部門→上級(jí)部門審核通過后反饋到省級(jí)電大教務(wù)學(xué)籍部門→學(xué)籍部門通過教務(wù)管理系統(tǒng)接收相關(guān)數(shù)據(jù)，接收回來的數(shù)據(jù)是判斷學(xué)生是否有學(xué)籍的重要依據(jù)，是形成開放教育學(xué)籍檔案電子材料的開始。信息技術(shù)的應(yīng)用給開放教育學(xué)籍管理工作帶來許多方便，但是學(xué)籍檔案管理仍然存在一些問題，具體表現(xiàn)如下:

開放教育學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，它是學(xué)生入學(xué)資格、后續(xù)畢業(yè)審核、辦理畢業(yè)證書和學(xué)位證書、學(xué)歷上網(wǎng)的重要依據(jù)。思想是一切行動(dòng)的指南，我們必須從思想上重視開放教育學(xué)籍檔案管理工作，從思想上實(shí)現(xiàn)“零錯(cuò)誤”，為做好學(xué)籍檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，才能認(rèn)真對(duì)待學(xué)籍檔案管理工作。既要保證學(xué)籍檔案規(guī)范化、統(tǒng)一性、真實(shí)性，又要體現(xiàn)學(xué)籍檔案?jìng)€(gè)體化、連續(xù)性、完整性，在以人為本前提下，更好地為學(xué)生和社會(huì)提供服務(wù)。

(二)加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

由于開放教育學(xué)籍檔案管理工作具有復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性，而且政策性強(qiáng)，需要配備思想素質(zhì)高、工作責(zé)任心強(qiáng)、精通業(yè)務(wù)的專職管理人員，并且保持管理隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定，這樣有利于管理人員熟悉業(yè)務(wù),在自己工作崗位上邊實(shí)踐邊學(xué)習(xí)邊提高,保持管理工作的連續(xù)性。同時(shí)，要定期對(duì)管理人員進(jìn)行相應(yīng)檔案知識(shí)培訓(xùn)，讓他們?cè)谏钊肓私鈾n案知識(shí)基礎(chǔ)上做好相關(guān)工作。另外，管理人員總是與管理軟件和數(shù)據(jù)處理軟件打交道，需要對(duì)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)有一定程度了解，也要定期對(duì)他們進(jìn)行計(jì)算機(jī)方面培訓(xùn)，提高他們網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)水平。

(三)加強(qiáng)教務(wù)系統(tǒng)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)

學(xué)籍檔案紙質(zhì)材料與學(xué)籍檔案電子材料，二者均屬學(xué)籍檔案，應(yīng)當(dāng)通過利用發(fā)揮其檔案作用，但是目前開放教育教務(wù)管理系統(tǒng)中課程注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)情況等學(xué)籍管理模塊主要用于校內(nèi)教師對(duì)學(xué)生學(xué)籍業(yè)務(wù)工作日常管理，進(jìn)行學(xué)生信息修改、課程注冊(cè)、報(bào)考、畢業(yè)審核和學(xué)位審核等。如果想讓學(xué)生了解知悉以上相關(guān)信息，主要是由各班級(jí)輔導(dǎo)員把數(shù)據(jù)通過QQ交流群發(fā)布給學(xué)生，學(xué)生不能夠自己登錄查詢，給學(xué)生帶來不便也給輔導(dǎo)員增加了工作量。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代，開放教育應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)面向?qū)W生的教務(wù)服務(wù)信息化，提高學(xué)籍檔案利用率和管理效率，充分體現(xiàn)以現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育為主的開放教育特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。例如，作為省級(jí)電大的海南電大，可以組織研發(fā)團(tuán)隊(duì)，利用電子技術(shù)手段，二次開發(fā)出適合為學(xué)校開放教育學(xué)生學(xué)籍檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)可以面向全省學(xué)生同時(shí)發(fā)布各類學(xué)籍管理信息，學(xué)生通過唯一的身份證號(hào)碼或者學(xué)號(hào)即可查詢到其需要信息，如：畢業(yè)審核情況、學(xué)位審核情況、各類考試通知書、考場(chǎng)安排情況等。

學(xué)籍檔案管理作為學(xué)校管理重要環(huán)節(jié), 是對(duì)學(xué)生在校學(xué)習(xí)全過程的管理，其規(guī)范化、科學(xué)化以及高效率是保證教育教學(xué)質(zhì)量的根本，也是為學(xué)生服務(wù)的根本；開放教育學(xué)籍檔案管理工作對(duì)提高開放教育管理水平、增強(qiáng)開放教育社會(huì)效益起著重要作用,最終承擔(dān)著社會(huì)對(duì)受教育者是否已經(jīng)達(dá)到了其所規(guī)定的各項(xiàng)要求的評(píng)價(jià)任務(wù)，也體現(xiàn)了開放教育的社會(huì)地位。因此，應(yīng)推動(dòng)開放教育學(xué)籍檔案管理工作向有效管理、科學(xué)管理、以學(xué)生為本方向發(fā)展。

[1] 王靜,徐向前.學(xué)籍管理工作手冊(cè)[M].北京：中央廣播電視大學(xué)出版社,2009.

[2] 胡榮星.開放教育學(xué)籍檔案信息化探索[J].信息技術(shù)應(yīng)用,2014(17).

[3] 鄭加輝.淺議基層電大學(xué)籍檔案管理[J].廈門廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2008(11).

(責(zé)任編輯：趙峰)

An Analytical Study on the Status quo of the Student Files of Open Education—— a Case Study of Hainan Radio & TV University

PAN Qun, FU Fang-fen, CHEN Mei-yu, WANG Xiu-ling

(Organization and Personnel Department;Finance and Economics Department;Liberal Arts and Law Department, Hainan Radio & TV University, Haikou 570208, China)

By investigating the Status quo of the student files of Open Education in Hainan Radio & TV University, the paper analyzes the problems that exist in the file management. Furthermore, it makes suggestions, such as paying much attention to it ideologically, strengthening capability of the file management team and digitalizing the student file information of the educational administration system, etc. to enhance the student files management of Open Education.

open education; the student files; the status quo

2016-08-21 作者簡介：潘群，女，漢族，海南瓊海人。海南廣播電視大學(xué)組織人事處檔案館員。主要研究方向：檔案管理學(xué)；符芳芬，女，漢族，海南文昌人。工商管理碩士。海南廣播電視大學(xué)財(cái)經(jīng)學(xué)院講師。主要研究方向：管理學(xué)、市場(chǎng)營銷學(xué)；陳美宇，女，漢族，海南萬寧人。公共管理碩士。海南廣播電視大學(xué)文法學(xué)院講師。主要研究方向：漢語言文學(xué)；王秀玲，女，漢族，陜西大荔人。海南廣播電視大學(xué)文法學(xué)院副教授。主要研究方向：民商法學(xué)。 基金項(xiàng)目：2015年海南省遠(yuǎn)程職業(yè)教育研究基地課題(校內(nèi))“開放教育學(xué)生檔案管理研究——以海南電大為例”(編號(hào)：YZJY2015-2)成果之一。

G728

A

1009-9743(2016)03-0154-05

10.13803/j.cnki.issn1009-9743.2016.03.029