檔案館電子檔案統(tǒng)計臺賬的建立分析

劉軍

【摘要】在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，電子統(tǒng)計管理成為了現(xiàn)代檔案館管理的重要趨勢。本文通過具體分析建立電子檔案統(tǒng)計臺賬時應(yīng)注意的問題，并根據(jù)實際情況提出檔案館電子檔案統(tǒng)計臺賬的建立策略。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；統(tǒng)計臺賬；檔案館

電子檔案統(tǒng)計臺賬主要包括檔案館中文書類電子檔案統(tǒng)計臺賬、科技類電子檔案統(tǒng)計臺賬、數(shù)碼照片統(tǒng)計臺賬、數(shù)字錄音錄像統(tǒng)計臺賬、會計類電子檔案統(tǒng)計臺賬等幾種類型。深入探究檔案館電子檔案統(tǒng)計臺賬的構(gòu)建對提升檔案館電子檔案管理水平具有非常重要的作用。

一、建立電子檔案統(tǒng)計臺賬應(yīng)注意的問題

（一）堅持“準(zhǔn)確、及時、連續(xù)、系統(tǒng)”的原則。在檔案館的日常管理工作中，各種檔案資料在入庫上架或者銷毀、移出之時應(yīng)該及時進行統(tǒng)計臺賬登記。其中，在登記的過程中主要按照檔案資料的年度進行分別登記，避免將多個年度的檔案資料進行合并登記。

（二）注意計量單位的使用。在檔案館的電子檔案管理過程中，其容量大小的統(tǒng)計單位是“GB”，而數(shù)字化錄音錄像的電子檔案的時間在統(tǒng)計中以“小時”為準(zhǔn)，這與檔案館的總庫藏量最為適宜。因此，在檔案館的電子檔案統(tǒng)計臺賬的登記過程中，應(yīng)該充分注意各個計量單位的換算，并嚴(yán)格根據(jù)自身單位的實際情況選擇相應(yīng)的計量單位，這樣不但方便檔案資料的統(tǒng)計，而且還能夠更加準(zhǔn)確地反映電子檔案的庫藏變化情況，有效提升電子檔案的統(tǒng)計效率和準(zhǔn)確性。

（三）統(tǒng)計方法要科學(xué)規(guī)范。在當(dāng)前檔案館的電子檔案管理過程中，主要采用的是光盤進行保存，但由于每張光盤內(nèi)的電子文件儲存較多，統(tǒng)一進行每個文件計算則非常麻煩，而且無法保證其準(zhǔn)確性。因此，針對這種問題，便需要檔案館的工作人員直接從光盤的屬性或者文件夾的屬性中去查看電子檔案資料的數(shù)量和容量大小。但是，在使用這種方法進行統(tǒng)計的過程中，應(yīng)該盡量剔除光盤中自身所具有的，或者刻錄制作過程中的管理性文件數(shù)量的大小，以確保檔案資料的統(tǒng)計規(guī)范性。

（四）電子檔案統(tǒng)計臺賬要電子化。在檔案館電子檔案統(tǒng)計臺賬的建立過程中，應(yīng)該充分利用EXCEL電子表格的強大篩選功能，逐步實現(xiàn)統(tǒng)計臺賬的電子化，以便在一張表格中得到自身所需要的多個數(shù)據(jù)。同時，還可以充分利用公式進行計算，從而全面提升檔案館電子檔案統(tǒng)計臺賬的工作效率和準(zhǔn)確性。

二、檔案館電子檔案統(tǒng)計臺賬的建立策略

（一）設(shè)立與館藏門類及分類、管理規(guī)則相匹配的統(tǒng)計體系。在檔案館電子檔案統(tǒng)計臺賬的建立過程中，應(yīng)該合理地將不同類別的檔案資料納入到統(tǒng)計體系中，其主要包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案、人事檔案等。只有這樣才能夠更好地滿足不同的統(tǒng)計需求，更加全面真實地反映檔案館的館藏情況。同時，在建立電子檔案統(tǒng)計臺賬體系時，應(yīng)該根據(jù)不同類型進行逐層下探，構(gòu)建不同類型的檔案資料分賬?？傊?，為了保障檔案館電子檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性，避免出現(xiàn)不缺項、不漏項、不交叉、不重復(fù)的現(xiàn)象，需要在電子檔案統(tǒng)計過程中將深度逐步下探到二級類目，甚至還可以延伸到三級類目，從而有效提升檔案館電子檔案的統(tǒng)計精細度。

（二）設(shè)立橫縱結(jié)合的檔案統(tǒng)計項目。檔案館通過建立電子檔案統(tǒng)計臺賬，不僅能夠在一定程度上反映檔案日常管理工作狀況，而且還能夠反映單位的發(fā)展情況。其中，電子檔案統(tǒng)計在廣義上是具有推廣價值的，即從檔案資料統(tǒng)計工作人員的實際情況出發(fā)，堅持橫縱結(jié)合，充分突出多樣性的原則。同時，在檔案館電子檔案統(tǒng)計體系的構(gòu)建過程中，雖然縱向內(nèi)容是主體，但是橫向的內(nèi)容仍不可缺少。這是檔案館電子檔案管理部門對電子檔案管理工作的重視程度和建設(shè)力度準(zhǔn)確把握的重要指標(biāo)。

（三）建立與管理層次相適應(yīng)的層級體系。在我國檔案館電子檔案的管理過程中，根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的檔案事業(yè)管理體制，應(yīng)該始終堅持以立檔單位為基本單位進行管理，充分尊重各種檔案資料的來源；立檔單位基層檔案館在管理中應(yīng)該始終以整理單位的卷、件檔案資料進行管理，全面準(zhǔn)確地維護檔案館內(nèi)部各種資料的內(nèi)在聯(lián)系；堅持構(gòu)建與本單位相適應(yīng)的統(tǒng)計層次，確?！叭谫~”能夠在一定程度上反映本單位的基本情況。其中，案卷賬需要準(zhǔn)確反映不同種類檔案案卷的總數(shù)、長度和比例等各項基本情況。因此，便需要根據(jù)實際情況構(gòu)建多級賬來進行處理，以總賬下有分類賬、分類賬下有分戶賬、分戶賬下有明細賬，確保各個層次相互對應(yīng)，保障電子檔案統(tǒng)計臺賬建立的規(guī)范化。

（四）建立和維護精確的統(tǒng)計表間關(guān)系。電子檔案統(tǒng)計臺賬并不是一張或者幾張報表，而是一整套涉及全面的檔案資料數(shù)據(jù)表，所以無法避免在年表內(nèi)、跨年報表之間出現(xiàn)承接、匯總和總分的關(guān)系。通常情況下，具有特殊載體總量的電子檔案資料會體現(xiàn)在檔案館的庫藏總賬中，而永久性檔案資料藏量一般在各種分類賬中體現(xiàn)出總值相等的數(shù)量平衡關(guān)系，而增量的歸檔表又與總表、分戶、分類表之間存在加減平衡的關(guān)系。這種關(guān)系呈現(xiàn)出動態(tài)的現(xiàn)象，但并不是簡單的加減，而是建立在強烈的邏輯基礎(chǔ)上的一種需要統(tǒng)籌考慮的關(guān)系。

三、結(jié)語

總而言之，在檔案館的各類檔案資料的統(tǒng)計過程中，應(yīng)該始終保持清晰明確的統(tǒng)計思路，采用先進的統(tǒng)計技術(shù)和手段，全面分析檔案館的檔案管理工作，再制定科學(xué)合理的統(tǒng)計方案，以便能夠更好地滿足各個單位對檔案資料的應(yīng)用需求，從而全面提升檔案資料的利用效率。

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