對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的思考

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步和普遍應(yīng)用，許多的單位的辦公都實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。而檔案工作也逐漸邁進(jìn)了這一趨勢(shì)，呈現(xiàn)出越來(lái)越明顯的自動(dòng)化、信息化的狀態(tài)，電子檔案不斷被運(yùn)用到檔案工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式和存在方式的改變。因而，關(guān)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案之間就出現(xiàn)了矛盾，如何更好地促進(jìn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期并存，促進(jìn)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展，是當(dāng)前檔案工作者必須面對(duì)的課題。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；長(zhǎng)期并存

伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)在辦公中的應(yīng)用已經(jīng)越來(lái)越普遍，大部分的單位基本都實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。而檔案管理工作也在不斷的朝著自動(dòng)化的趨勢(shì)前進(jìn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式和手段不斷被打破，出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案相互并存的現(xiàn)象，而且這種趨勢(shì)將會(huì)在以后相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)繼續(xù)保持。由此引發(fā)的紙質(zhì)檔案與電子檔案的矛盾必須引起檔案工作者的不斷重視，如何處理好兩者的關(guān)系，促進(jìn)電子檔案與紙質(zhì)檔案更加相互協(xié)調(diào)并存，共同促進(jìn)檔案工作的進(jìn)步發(fā)展是當(dāng)前檔案工作者應(yīng)該面對(duì)的重要課題。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存存在的矛盾

（一）未能正確的認(rèn)識(shí)電子檔案

電子檔案是伴隨著科技化的迅速發(fā)展而不斷出現(xiàn)和發(fā)展的，屬于一種新的事物，于是許多人對(duì)其基本的功能與作用還沒(méi)有完全清楚地認(rèn)識(shí)，尤其是對(duì)于那些一直熟悉紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)檔案工作者來(lái)說(shuō)，其思想觀念更是一時(shí)間難以改變，不能適應(yīng)新的檔案工作模式和新的方式，其更多的注意力還是集中在紙質(zhì)檔案之上，于是對(duì)于電子檔案的搜集、管理等等做得不夠，及時(shí)由搜集相關(guān)的文章也是不夠完整，不夠全面，有的甚至造成了諸多的資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。有的檔案部門(mén)通過(guò)電子計(jì)算機(jī)對(duì)檔案形成歸檔，但是卻沒(méi)有實(shí)行同步管理，也沒(méi)有按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對(duì)電子文件實(shí)行規(guī)范化的管理和保存，有的甚至被刪除了。而對(duì)電子文檔進(jìn)行歸檔之后還要對(duì)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理等工作，其工作量大、造成了不必要的人力、物力以及財(cái)力的浪費(fèi)，在一定程度上影響了電子文件的更廣泛應(yīng)用。

（二）電子檔案管理制度不健全

以前的檔案管理模式一直都是紙質(zhì)化模式，在檔案的搜集、整理、、利用、鑒定等等環(huán)節(jié)上都是具有一整套規(guī)范化的管理模體制，而作為新興的電子檔案管理模式目前還處于起步階段，制度的規(guī)范化和管理模式的體系化尚未很好地實(shí)現(xiàn)，尤其是在電子檔案保存和保密等工作方面更是缺乏一定的制度體系。大部分的單位也沒(méi)有根據(jù)目前的實(shí)際情況，建立起電子文檔的相應(yīng)歸檔制度，這就導(dǎo)致了其安全性、保密性等工作無(wú)法得到有效的保障。

（三）電子檔案的管理存在風(fēng)險(xiǎn)

我們知道，電子檔案屬于信息技術(shù)的產(chǎn)物，雖然它能夠極大的豐富檔案的表達(dá)形式，優(yōu)化檔案的管理模式，結(jié)構(gòu)和性能也得到了很大的提高。但是另一方面，電子檔案在信息的兼容和安全保密等方面卻為技術(shù)的開(kāi)發(fā)和利用提出了難題。為更改、截獲以及仿制檔案提供了方便，這些都是電子檔案的漏洞所在。

二、實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的策略

（一）努力解放思想，積極轉(zhuǎn)變觀念

對(duì)于科學(xué)技術(shù)的產(chǎn)物，檔案工作人員要提高自身的思想解放意識(shí)，積極轉(zhuǎn)變自己的思想觀念，樂(lè)于接受新的檔案管理方式，同時(shí)又要充分做好紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步管理工作。應(yīng)該派請(qǐng)專(zhuān)門(mén)的技術(shù)指導(dǎo)人員教授檔案工作人員如何利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)更好地接受檔案信息，對(duì)文件信息的重新組合要了如指掌，積極加強(qiáng)保護(hù)原始檔案信息的意識(shí)，學(xué)會(huì)如何進(jìn)行電子檔案信息的搜集、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱、管理等各個(gè)工作環(huán)節(jié)，最重要的是要學(xué)會(huì)如何更好地做到檔案信心的保密工作，這是每一位檔案工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的意識(shí)。而且在日常的檔案實(shí)際工作當(dāng)中，應(yīng)該樹(shù)立積極工作的意識(shí)，加強(qiáng)自己的職業(yè)責(zé)任感，努力做好自己的工作。

（二）健全科學(xué)合理的檔案管理制度

良好的檔案管理制度是確保檔案工作順利開(kāi)展并且實(shí)現(xiàn)檔案社會(huì)化服務(wù)的有效前提保障。為此，應(yīng)該積極加強(qiáng)和建立健全檔案管理制度，加大力度開(kāi)辟新的檔案存儲(chǔ)途徑。與此同時(shí)，檔案工作部門(mén)應(yīng)該配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，采用通用的格式光盤(pán)存儲(chǔ)歸檔的電子文件材料。而且，在安全性方面，應(yīng)該積極增強(qiáng)保密意識(shí)，采取一定的科學(xué)技術(shù)管理安全漏洞，全天候自動(dòng)升級(jí)防火墻和防病毒軟件，對(duì)于檔案的上傳、下載等要做好安全等級(jí)的設(shè)置和訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置。另外，對(duì)于紙質(zhì)檔案也同樣要做好管理工作，將其與電子檔案的管理同步進(jìn)行，并且針對(duì)紙質(zhì)檔案自身的特點(diǎn)加強(qiáng)管理工作。

（三）努力提高檔案管理人員的素質(zhì)

在如今信息技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代，檔案管理學(xué)已經(jīng)集計(jì)算機(jī)科學(xué)與檔案學(xué)于一體了，這對(duì)檔案工作人員提出了更高的素質(zhì)要求。為此，檔案工作人員應(yīng)該努力更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)信心技術(shù)的學(xué)習(xí)，而且要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，對(duì)于檔案學(xué)管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)科學(xué)知識(shí)都要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和必要的培訓(xùn)，努力充實(shí)檔案人才隊(duì)伍，積極強(qiáng)化檔案工作人員的基本道德素質(zhì)的培養(yǎng)，積極樹(shù)立規(guī)范化的管理意識(shí)，最大限度的避免檔案信息的泄密以及流失。

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（作者單位：長(zhǎng)沙環(huán)境保護(hù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處檔案室）