檔案整理與裝訂的改革探討

李佳璐

【摘要】過去趨于成熟的檔案整理與裝訂方法不能夠適應(yīng)和滿足新形勢下的檔案管理需求，檔案整理與裝訂工作的改革勢在必行。本文主要指出了現(xiàn)階段檔案整理與裝訂存在的顯著性問題，進一步提出了相關(guān)的改革建議。

【關(guān)鍵詞】檔案；整理；裝訂；改革

檔案整理與裝訂是一種信息管理形式，經(jīng)過近半個世紀的科學發(fā)展以及經(jīng)驗累積，我國檔案整理工作已經(jīng)逐步實現(xiàn)了規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理局面，檔案整理工作人員對于檔案材料的收集、歸類、裝訂與整理以及后期利用等方面的工作方式也已經(jīng)達到了規(guī)范的操作水平。但隨著我國社會主義經(jīng)濟的高速發(fā)展，相關(guān)體制不斷的革新和變化，對于檔案需求的形式和要求也產(chǎn)生了變化，尤其是在現(xiàn)階段努力建設(shè)數(shù)字化檔案的工作中，數(shù)字化檔案信息錄入前對檔案裝訂和整理要求較高，過去趨于成熟的檔案整理與裝訂方法不能夠適應(yīng)和滿足新形勢下的檔案管理需求，檔案整理與裝訂工作的改革勢在必行。本文主要指出了現(xiàn)階段檔案整理與裝訂存在的顯著性問題，進一步提出了相關(guān)的改革建議。

一、檔案整理與裝訂存在的問題

1、檔案整理工作存在的問題

現(xiàn)階段，檔案整體工作存在的問題主要體現(xiàn)在以下三個方面：

首先，檔案整理的方法較為復(fù)雜，程序較為繁瑣。按照現(xiàn)行的檔案整理程序，對一般性的檔案整理需要經(jīng)過收集檔案——分析——歸類——排列——登記——加工——裝訂。其中較為關(guān)鍵的步驟是對檔案的歸類和排列。目前狀態(tài)下，檔案整理工作沒有相關(guān)的電子設(shè)備進行輔助，全靠人工手動進行，工作量大，同時工作效率低。

其次，檔案整理過程中對檔案拆卷較頻繁。根據(jù)我國組織部的明確規(guī)定，對于所接收的材料整理歸檔期限為一年，在往后的每一年都要進行定期的整理。一般來說，已接收的材料是固定不動的，但是人事調(diào)動會產(chǎn)生新的材料，同時檔案整理相關(guān)條例也在經(jīng)常更新和變化，一旦出現(xiàn)這兩種情況，就必須對已經(jīng)歸檔的檔案進行拆卷處理，按照新的規(guī)定重新整理或者是將新的材料加入其中，這無疑加重了檔案管理工作者的工作量，同時頻繁的拆卷也不利于檔案保存的完整性。

最后，檔案材料用紙不規(guī)范、墨跡不規(guī)范，不規(guī)范統(tǒng)一的用紙情況導(dǎo)致了檔案材料歸檔之后不整齊，同時也在很大程度上縮短了檔案保存的年限。另外，在檔案材料的書寫過程中，還存在著墨跡不規(guī)范的問題。比如說我們規(guī)定不得使用純藍墨水進行書寫，更加禁止使用圓珠筆，而這些情況在檔案整理的過程中都是常常會遇到的。

2、檔案裝訂工作存在的弊端

目前在許多事業(yè)單位，對于檔案的裝訂工作主要采用兩種方式進行裝訂，一種是以“卷”為單位的整理裝訂，另一種則是以“件”為單位的整理裝訂形式。兩種裝訂方式各有利弊，例如以“卷”為整理裝訂單位的方法具有裝訂牢固、保持文件之間的有機聯(lián)系、便與利用和現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢，而以“件”為整理裝訂單位的方法則具有便于調(diào)整檔案資料、靈活度高、便于開放檔案、單獨管理等優(yōu)勢。但以“卷”為整理裝訂單位的方法中由于整理人員的素質(zhì)不一，組卷隨意性較大，檔案質(zhì)量難以保證，同時也存在難以改動、繁瑣等劣勢。以“件”為整體單位的方法則存在材料混亂、裝訂手續(xù)繁雜、材料之間的關(guān)聯(lián)性不強，不利于后期的手動檢索和查找，不便于保管等。

二、檔案整理與裝訂的改革對策探討

1、統(tǒng)一檔案材料規(guī)格

在檔案材料的收集過程中必須要嚴格把關(guān)，不符合相關(guān)要求的材料堅決禁止歸檔。檔案形成材料也必須要確保其規(guī)范化。對于需要進行歸檔處理的材料必須要統(tǒng)一使用16開辦公紙，要做到無論其內(nèi)容的多少都必須堅持統(tǒng)一使用16開紙。同時還要保證書寫文字的規(guī)范化，要嚴格按照相關(guān)規(guī)定只能使用鉛印、膠印、油印，墨水只能是藍黑、純黑或者墨汁。

2、科學的裝訂方式

在檔案裝訂方式下，相關(guān)事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)該積極探索出適合單位檔案特點的裝訂方式。從理論上來講，現(xiàn)代檔案管理為了提升對檔案資料的機動性利用，提升檔案的靈活性，比較推薦采用的是以“件”為單位的整理方式，但這樣完全摒除了傳統(tǒng)以“卷”為單位的裝訂形式的優(yōu)勢，實際上，檔案管理部門應(yīng)該積極思索，尋找兩種方式的綜合利用的平衡點，應(yīng)該融入二者的優(yōu)勢，來達成對檔案裝訂工作的簡化、后期檢索利用的靈活性提升、有效性的有效裝訂。以下提出幾點優(yōu)化辦法：

第一，對于檔案的裝訂形式，不利用傳統(tǒng)的鋼夾、訂書針、三點一線等裝訂方法，而是利用專門制作的紙質(zhì)硬卷皮內(nèi)帶三顆不銹鋼彈簧針、不銹鋼活動夾板裝訂方式來對材料進行裝訂，外套活動紙盒的形式進行保存和管理。相關(guān)的檔案管理裝具則是通過與生產(chǎn)廠家進行溝通后進行特殊生產(chǎn)，對于資金有限的事業(yè)單位可以采用聯(lián)合制和共用制的形式，尋求最優(yōu)的解決方案，在制作過程中還應(yīng)該詳細向廠家說明參數(shù)、要求。

第二，為了進一步降低檔案的更新和變動所帶來的檔案損傷，以及卷裝檔案靈活度低、拆卷繁瑣等劣勢，應(yīng)該尋求一種靈活的、直觀的反應(yīng)檔案材料之間的聯(lián)系性的歸檔記錄方式，例如編號以姓名每個字的漢語拼音的第一個字母按英文二十六個字母順序排序，比較方便查找，不必因干部調(diào)動部門而移動檔案。如需要提供某份材料時，只需要打開夾子抽出即可，不必提供整卷檔案。在提供檔案材料時，為了保護材料，可以準備一個活頁文件夾，將提供的材料放入文件夾內(nèi)供利用者查閱，待查閱完畢后將被查閱的材料取下放入原來檔案夾內(nèi)的相應(yīng)位置。同時在排列過程中，檔案管理部門應(yīng)該建立起一種有效的邏輯排列思維培訓(xùn)，提升檔案資料之間的關(guān)聯(lián)性，提升檔案檢索的邏輯性。例如檔案目錄紙的設(shè)置中，人事檔案目錄的第一頁第一行是履歷表，在本頁一半處是第二類自傳。第二頁全頁為第三類。第三頁與第四頁是第四類。第五頁第一行至六行 為第五類政審材料，后多半部分為第六類入黨入團材料。第六頁第一行至六行為第七類獎勵，接著就是第八類處分預(yù)留三格，也可不設(shè)第八類，如某檔案有此內(nèi)容，可單獨加一頁。接著就是第九類，從第六頁下半部分到第八頁下半部分為任免工資材料，接著下少半部分為第十類其它。

3、積極推進檔案整理工作信息化建設(shè)

計算機信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，為檔案管理工作帶來了新的機遇，要充分運用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷推動檔案整理工作的信息化改革。一方面，我們可以充分利用電子化技術(shù)來實現(xiàn)對檔案信息的電子化錄入，通過建立專門的數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站來實現(xiàn)對檔案信息錄入、存儲以及檢索的工作，有效的提升了檔案利用的效率，但另一方面，信息化建設(shè)也需要注重對電子化信息檔案的安全管理。因此，檔案管理人員應(yīng)加強責任心和使命感，愛崗敬業(yè)，加強檔案管理制度建設(shè)，嚴格執(zhí)行檔案的查、借、閱制度和保密制度，認真負責地做好檔案管理工作。

【參考文獻】

[1] 丁耀琪， 臧鈺琴. “檔案監(jiān)督審計”方法的研究與實踐[J]. 中國檔案， 2010（10）.

[2] 黃世吉. 從事由原則到來源原則的演進[J]. 檔案學通訊， 2012（1）.

[3] 戴春波. 人事檔案管理芻議[J]. 黑龍江檔案， 2013（3）.