淺析檔案管理工作的問題與對策

王海英 鄭曉麗

摘 要： 檔案管理工作是衡量一個企業(yè)管理水平高低的重要尺度。專業(yè)化的檔案管理不僅更夠給企業(yè)帶來效益、降低成本，提高企業(yè)的競爭力。但是目前我國的檔案管理工作不容樂觀，因此研究檔案管理具有重要的現(xiàn)實意義。本文第一章論述了檔案管理工作的重要意義，第二章闡述了檔案管理的邊緣化危機、管理制度不健全和信息化建設不足等問題，并從專業(yè)化的角度分析原因。本文接著從加強制度建設、檔案管理人員的隊伍建設，以及數(shù)字化檔案和信息化技術等方面進行了對策研究，期望本文研究能為推進檔案管理工作的水平，提高檔案管理的規(guī)范化提供了一些有益參考。

關鍵詞：檔案 檔案管理 邊緣化危機 信息化建設

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）06-0040-01

一、檔案管理工作的意義

1.檔案管理工作的重要社會意義

檔案不僅是人類知識的財富，更是社會不斷發(fā)展的結果，還是歷史實踐活動的寶貴記錄。檔案管理對于人們了解、考察、總結和研究教人育人、制定政策規(guī)劃、經驗教訓等工作具有重要的意義。

2.檔案管理對企業(yè)的重要價值

檔案管理工作有利于企業(yè)管理的健康發(fā)展。一方面，檔案管理能夠提供第一手研究資料，全面的檔案記錄和保存能夠為決策者及時了解企業(yè)整體狀態(tài)，清楚存在問題，正確地提出發(fā)展規(guī)劃并及時適當?shù)剡M行調整更改，并作科學的分析。另一方面，檔案管理保管了企業(yè)的榮譽和各種成就，是對外展示自我的憑證。做好檔案管理工作，有利于對外展示良好的自我形象，提升競爭力。

3.新形勢下加強檔案管理工作的意義

在當前企業(yè)普遍存在著嚴重的經營形勢下，做好檔案的管理工作，努力發(fā)揮出檔案管理工作的價值功能，正確地全面地搜集發(fā)展資料和情報，擴大檔案管理效應，對于為決策者正確地開展規(guī)劃，制定對策走出困境，增強企業(yè)的生存能力，具有十分重要的意義。

二、檔案管理工作存在的問題與原因

1.檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理的邊緣化危機

檔案管理的邊緣化危機首先歸因于長期以來檔案管理工作的不被重視，企業(yè)對檔案管理的宣傳力度不大，在社會上宣傳影響不大，單位領導大多認為檔案管理無足輕重。

其次，很多人對檔案工作的內容、性質、其次，社會上大多數(shù)人對任務、檔案利用產生的經濟效益和社會效益，還沒有被廣大群眾所認識，檔案管理工作的重要性進一步被淡化，導致在檔案管理工作中存在失位現(xiàn)象，檔案管理人員的責任心不強，檔案管理無用論滋生蔓延到整個單位，最后造成檔案管理工作在整個單位中越來越被邊緣化。

1.2 檔案管理制度不夠健全

管理并不規(guī)范，檔案管理質量不高，各單位檔案管理水平普遍不高。有些單位制定的檔案管理規(guī)章制度形同虛設，或者沒有建立檔案管理的規(guī)章制度。借閱檔案登記手續(xù)不完善，檔案丟失現(xiàn)象經常發(fā)生。尤其在檔案管理目錄的編號和檔案案卷標題方面，極不規(guī)范。

1.3 檔案信息化管理落后

當前，檔案管理的信息化建設與當前信息技術的發(fā)展不相適應。表現(xiàn)在檔案管理工作上的以下幾個方面：一、在大多數(shù)的檔案管理部門，仍然沒有普及檔案信息化管理，這樣就導致檔案的歸檔、查詢、檢索與現(xiàn)實的管理要求相脫節(jié)，影響了其他環(huán)節(jié)的工作。二、當前我國檔案信息管理從紙質檔案的收集、歸檔、檢索等方法上，一般都采用傳統(tǒng)手工操作的檔案管理辦法，而立卷組合的無序和相近公文的重復與已成為阻礙檔案工作開展標準化規(guī)范化的阻礙。 三、很多檔案人員缺乏在標準化規(guī)范化方面的專業(yè)知識，再加上檔案人員的整體素質水平和知識結構不高，導致隊伍建設無法適應與規(guī)范化標準化工作的發(fā)展。

2.檔案管理不合理現(xiàn)狀的原因分析

檔案管理的專業(yè)化程度不高，是造成目前檔案管理諸多不合理現(xiàn)狀的主要原因。首先，專業(yè)化程度不高的一個重要表現(xiàn)就是單位領導不夠重視，檔案人員專業(yè)素質不高，檔案管理投入不足。大部分單位安排閑散人員進行檔案工作，很少有檔案專業(yè)人員充實到檔案隊伍中，而且在崗人員很難進行相關的崗位培訓，更缺乏學習信息化檔案知識或正規(guī)的進修的機會。其次，另外檔案管理人員的檔案管理意識也不夠。長期以來，檔案管理人員往往應付完事，檔案管理人員處于相對弱勢的位置，極易被公眾忽視。

三、檔案管理工作的對略與建議

1.重視檔案管理工作人員的隊伍建設

首先，選擇檔案管理人員，除了看思想素質和紀律意識外，還需要掌握豐富的檔案理論和技能知識，比如傳播學、管理學、情報學、心理學、協(xié)調學、公文學、信息學、統(tǒng)計學等多門學科知識及信息化技術，特別是從事信息研究開發(fā)的人員。另外，提高檔案管理人員的待遇和地位。將一些重要人員分配到檔案管理崗位上，激發(fā)他們的的積極性和事業(yè)進取心。因此，建立健全檔案管理工作人員的隊伍建設，要先從提高他們工作的重要性和地位來考慮。

2.完善檔案管理制度

為實現(xiàn)檔案管理制度化，各單位要根據(jù)實際情況，按照各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，制定科學合理的檔案規(guī)范性制度，統(tǒng)一規(guī)范導各單位的檔案工作。其次，還要建立健全崗位責任制，編制出各部門保管期限、整理規(guī)范、技術要求歸檔目錄等方面的制度，積極研究電子檔案管理的新制度，把電子檔案的利用、保管、歸檔、制定等階段納入到檔案管理工作中。

3.加強檔案管理的信息化建設

檔案管理要緊跟時代發(fā)展的潮流，適應信息化社會的發(fā)展需要。首先要在管理工作中引進信息化技術，不斷改進信息管理，大力購置信息化設備，及時保證檔案信息資源共建與共享。其次，開展數(shù)字化檔案收集工作。在做好物理歸檔的同時，注意數(shù)字化檔案保管時的信息安全和數(shù)字檔案設備安全。還要實施數(shù)字化檔案的合理利用，開展檔案網絡的普及和應用，為檔案的編制與檢索工具的制定提供基礎，為數(shù)字化檔案管理做好良好的網絡條件保障。同時，還要注意將文件內容所具有的檢索字節(jié)包括時間、作者、密級、題名、文號等采用固定格式，以備檢索時隨機以不同類型的信息開展檢索。

參考文獻

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