淺析互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案管理服務(wù)研究

劉芳

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，人們獲得信息的途徑已又傳統(tǒng)的到館查詢轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^互聯(lián)網(wǎng)媒介的跨時(shí)空查詢，即通過電腦、手機(jī)等媒介進(jìn)行信息查詢。目前我國的各級檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)大部分都提供了網(wǎng)上查詢服務(wù)，極大的滿足了公眾對快速獲得信息的需求。但就目前來看互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境較為復(fù)雜，存在這諸多的安全因素。本文主要通過對互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息服務(wù)發(fā)展的必要性和有利條件及互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息服務(wù)應(yīng)注意的問題進(jìn)行分析說明，期望在互聯(lián)網(wǎng)條件下為公眾提供更好的檔案服務(wù)工作。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；問題研究

傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式過于單一，不能夠滿足公眾對檔案信息的需求。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展越來越多公眾可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息的跨時(shí)空的查詢、下載。因此在國家檔案信息化的背景下，我們有必要對互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案信息服務(wù)進(jìn)行綜合研究，充分了解互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息服務(wù)發(fā)展的必要性和有利條件及互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息服務(wù)應(yīng)注意的問題，這樣才能更好的利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為公眾提供更為便捷的服務(wù)。

1.互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息服務(wù)發(fā)展的必要性

1.1打造陽光政府的內(nèi)在要求

打造陽光透明政府要求公眾知曉政府信息的渠道，提高公眾參政議政的意識(shí)。陽光透明政府要求政府相關(guān)部門應(yīng)向公眾公開除法律規(guī)定的涉及國家安全的保密文件外的其他所有各類政府信息。從我國的法律層面來講檔案部門有義務(wù)向公眾提供相關(guān)的檔案信息，公眾有權(quán)利利用公布的檔案信息。另外，檔案部門的相關(guān)信息也記載著相關(guān)部門的職能及運(yùn)行情況，這些情況都屬于公民應(yīng)知曉的信息范圍，公民有權(quán)利去了解這部分檔案信息，了解我國政府部門的管理及運(yùn)作情況。

1.2檔案管理部門自身發(fā)展的需要

在網(wǎng)絡(luò)背景下，檔案管理部門的工作也發(fā)生了很大的變化，對于提供檔案信息為主的檔案館來說，在面臨巨大挑戰(zhàn)挑戰(zhàn)的同時(shí)也是極大的發(fā)展機(jī)遇。傳統(tǒng)的檔案館管理工作主要是以實(shí)物管理為主，而網(wǎng)絡(luò)背景下的檔案館管理工作是以實(shí)物管理和網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理兩方面為主，在某一方面來講網(wǎng)絡(luò)檔案信息的管理要多余實(shí)物的管理。另外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息的收集途徑也發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的檔案信息由于許多檔案是孤本，檔案的持有部門不愿意將檔案移交給檔案館，這就造成了檔案館檔案資料的缺乏，而在互聯(lián)網(wǎng)背景下可以通過相關(guān)的技術(shù)將孤本資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息進(jìn)行檔案信息的收集、建檔。

1.3公眾對于檔案信息的需求

（1）在網(wǎng)絡(luò)背景下公眾希望在海量的、無效的信息環(huán)境下獲得專業(yè)準(zhǔn)確的關(guān)鍵性信息。

（2）檔案信息需求的多樣化和全方位化。

（3）檔案信息的新穎化。

2.互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息服務(wù)發(fā)展的有利條件

2.1快捷的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境

截至2016年年底，全球互聯(lián)網(wǎng)用戶人數(shù)將達(dá)35億，相當(dāng)于全球人口的47%。中國互聯(lián)網(wǎng)用戶人數(shù)達(dá)7.21億，位居全球第一。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人們可以不限時(shí)間，不限地域自由的查詢所要獲得的資料信息，從而打破了傳統(tǒng)檔案信息傳播的局限性。另外檔案信息的數(shù)字化處理極大的減少了實(shí)物物理空間的占用，能在占用極小物理空間的情況下提供海量的圖片信息、文字信息、影像等。便捷的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為用戶提供便捷的服務(wù)從而滿足不同層次用戶的需要。

2.2豐富的檔案信息資源

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案館資料的館藏信息結(jié)構(gòu)也有了很大的改變。越來越多的檔案館也已經(jīng)意識(shí)到在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的背景下僅僅依靠自身的館藏檔案信息遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足公眾對檔案信息的需求，因此，目前大部分檔案館都打破了傳統(tǒng)的僅依靠自身館藏資料的界限，而是更多的著眼于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與其他檔案館進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)行信息共享。大量的檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行匯總，從而為用戶提供豐富的檔案信息。

3. 互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息服務(wù)應(yīng)注意的問題

3.1網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全性問題

首先要充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全不僅僅要依靠設(shè)備、硬件和技術(shù)更應(yīng)該做藥相關(guān)管理人員的培訓(xùn)和教育。另外，檔案信息的安全還應(yīng)該有較為健全、科學(xué)的管理制度，健全科學(xué)的管理制度不僅能充分發(fā)揮硬件及技術(shù)的力量，更能充分的調(diào)動(dòng)管理人員的責(zé)任心及工作態(tài)度，從而更好的保障信息服務(wù)工作的進(jìn)行。

3.2確保豐富充足的信息檔案供應(yīng)量

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息供應(yīng)量主要由檔案部門館藏資料的數(shù)字化程度、與相關(guān)檔案館資料共享程度、互聯(lián)網(wǎng)用戶對網(wǎng)站檢索的熟悉程度等所決定的。檔案部門首先應(yīng)做到的是不斷豐富電子檔案資料館藏量在總量上保證用戶的需要，另一方面要與其他檔案館進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)行資源共享。另外，在網(wǎng)站上開設(shè)專門的檢索使用培訓(xùn)，提高用戶的檢索水平及對檔案信息網(wǎng)站的熟悉程度。

3.3電子檔案信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性和網(wǎng)站容量問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)的日漸普及，越來越多的用戶是通過互聯(lián)網(wǎng)獲得所需要的信息，這就對檔案館的電子信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性和網(wǎng)站的容量提出來較高的要求。檔案館網(wǎng)站在使用期間，可能會(huì)在一天中的某個(gè)時(shí)段有大量的用戶進(jìn)行點(diǎn)擊訪問，這就要求檔案館在建立網(wǎng)站之初就應(yīng)該充分考慮到這種情況，建立較大的服務(wù)器以應(yīng)對過多的用戶點(diǎn)擊。檔案信息資源作為一種特殊的社會(huì)信息資源，所記錄和反映的內(nèi)容都是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始信息，也是最直接和最有說服力的信息，檔案的憑證價(jià)值很大，由此一定要保證檔案信息的準(zhǔn)確性。

作為為社會(huì)及公眾提供檔案信息服務(wù)的檔案部門無論是在服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)質(zhì)量上還是檔案管理部門的內(nèi)部管理機(jī)制上都應(yīng)進(jìn)行與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的深刻變革。隨著陽光型政府的實(shí)施，檔案部門應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整發(fā)展思路，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，同時(shí)積極借鑒其他相關(guān)部門、行業(yè)的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，走出一條適合自身的發(fā)展之路。

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（作者單位：濰坊市體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校，山東 濰坊 261108）.