淺析如何在創(chuàng)新中完善企業(yè)檔案管理工作

陳李明

摘要：創(chuàng)新是企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急，而企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新也不例外。本文淺析企業(yè)檔案管理在創(chuàng)新中存在的問題，探討解決問題的方法和措施，希望能為企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理工作；存在問題；創(chuàng)新；完善

科學(xué)技術(shù)隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而不斷發(fā)展，行業(yè)之間的競爭也在社會(huì)市場中越來越激烈，企業(yè)如果要保證自己能夠持續(xù)的發(fā)展，就要保持其在社會(huì)市場中的競爭力。企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)保持競爭力的關(guān)鍵因素之一。所以，企業(yè)的檔案管理工作一定要適應(yīng)當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景，在傳統(tǒng)的管理基礎(chǔ)上，建立新的檔案管理理念 ，不斷地完善和創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作。

一、 企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作的革新與發(fā)展必須以傳統(tǒng)的檔案管理模式為基礎(chǔ)，所有的檔案管理工作都有其管理系統(tǒng)作為革新和發(fā)展的基礎(chǔ)。我國的檔案管理工作已經(jīng)發(fā)展了很長的時(shí)間，形成了一套固有的檔案管理理論、管理方法和管理經(jīng)驗(yàn)，形成了具有特色的檔案管理工作體系。這些傳統(tǒng)的檔案管理模式雖然在信息技術(shù)環(huán)境下存在一定的局限性，但正是因?yàn)橛辛藗鹘y(tǒng)的管理理念和方法作為基礎(chǔ)，才能實(shí)現(xiàn)管理工作的創(chuàng)新。現(xiàn)今正是進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新和發(fā)展的時(shí)候，一定要對(duì)過去的管理模式進(jìn)行仔細(xì)的研究和總結(jié)，在傳統(tǒng)的檔案管理模式的基礎(chǔ)上尋求革新與發(fā)展。

（二）企業(yè)的檔案管理工作不能脫離實(shí)際。當(dāng)前，我國眾多企業(yè)的檔案管理工作的革新仍然處于初級(jí)的狀態(tài)，創(chuàng)新的過程依然存在著大量的問題，會(huì)受到各種因素的制約。此外，檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)不夠強(qiáng)，檔案管理部門的管理工作不到位，使得企業(yè)檔案管理工作的革新與發(fā)展進(jìn)度相當(dāng)緩慢。要進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新就要立足于實(shí)際，找出創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)程中存在的問題，為檔案管理的創(chuàng)新打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）對(duì)企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，不但學(xué)習(xí)檔案管理行業(yè)的相關(guān)知識(shí)，借鑒本行業(yè)成功的管理經(jīng)驗(yàn)，還要對(duì)相關(guān)行業(yè)的知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提升企業(yè)自身的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和豐富管理的內(nèi)容。管理方式的不斷革新是企業(yè)發(fā)展的不竭動(dòng)力，目前的問題是，在進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的時(shí)候，沒有創(chuàng)新的理論，沒有創(chuàng)新的方法，也沒有創(chuàng)新的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就進(jìn)行虛無縹緲的創(chuàng)新。如不懂得借鑒和學(xué)習(xí)其他相關(guān)行業(yè)的知識(shí)和成功的經(jīng)驗(yàn)，必將導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的革新與發(fā)展緩慢滯后。

（四）企業(yè)內(nèi)部相關(guān)管理者對(duì)檔案管理方式革新的重視程度不夠高，過多的追求管理成本的降低，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益，不能認(rèn)識(shí)到的檔案管理工作對(duì)企業(yè)內(nèi)部機(jī)制運(yùn)行和發(fā)展的意義。并且很多的企業(yè)管理者直接忽視企業(yè)內(nèi)部檔案的管理，認(rèn)為檔案的管理工作并不能對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到實(shí)質(zhì)性的作用。企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員缺乏工作的積極性和責(zé)任心。

（五）很多企業(yè)在檔案管理的工作方面依然采用人工登記、分類和保存的方法，造成大量人力和物力的浪費(fèi)，不能適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)市場環(huán)境。企業(yè)沒有制定相關(guān)的制度，促進(jìn)檔案管理工作的順利實(shí)施，造成檔案管理工作不能在規(guī)范的制度保障下進(jìn)行革新。也使得各個(gè)部門之間的檔案關(guān)系混亂，造成檔案的重復(fù)或者檔案缺失。有的檔案管理人員是從企業(yè)的其他部門直接調(diào)用過來的，沒有具備專業(yè)的檔案管理理論知識(shí)和實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)，造成管理人員在具體檔案管理環(huán)節(jié)中的操作失誤，致使管理效率不能有效的提高。

二、 企業(yè)檔案管理工作的實(shí)施措施

（一） 企業(yè)管理者加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

處在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大背景下，企業(yè)的決策者，應(yīng)該提高對(duì)檔案管理的重視程度，正確的認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的作用。把檔案管理工作與企業(yè)的其他相關(guān)的管理工作有效的結(jié)合起來，配置有專業(yè)管理技術(shù)的檔案管理工作人員，并根據(jù)檔案管理工作人員的工作建立一定獎(jiǎng)罰機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)管理人員的教育培訓(xùn)，使其樹立管理責(zé)任心，能夠主動(dòng)積極的進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作，提高管理的技術(shù)技能，保證檔案管理水平逐漸的提高，使檔案管理工作能發(fā)揮其在企業(yè)發(fā)展中的重要功能。

（二）改進(jìn)檔案管理的方式

傳統(tǒng)的管理方式存在很大的弊端，作為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)，隨著現(xiàn)代信息化的企業(yè)檔案管理方式的形成，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式要適時(shí)地退出信息化的時(shí)代。在企業(yè)檔案的管理工作中要學(xué)會(huì)利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，設(shè)置相關(guān)的數(shù)字化檔案管理，保證企業(yè)內(nèi)部各運(yùn)行機(jī)制實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)查詢機(jī)制，保證企業(yè)檔案管理工作的效率，為企業(yè)在現(xiàn)代化進(jìn)程中的發(fā)展提供有效的幫助。

（三） 加大檔案管理的投入

企業(yè)逐漸對(duì)檔案管理的重視程度提高以后，就會(huì)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作相關(guān)資源的投入，使得檔案管理工作機(jī)制更加的完善。并且設(shè)置專門的企業(yè)檔案管理的資源分享平臺(tái)，建立相關(guān)的檔案信息查詢渠道，使企業(yè)的檔案管理檢索的平臺(tái)機(jī)制更加完善，便于更好地推動(dòng)企業(yè)的革新與發(fā)展。

（四） 完善檔案管理的制度

面對(duì)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，需要有一個(gè)良好的企業(yè)檔案管理制度作為保障，建立完善的企業(yè)檔案管理的制度體系。首先，要對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)人員的設(shè)置進(jìn)行明確的規(guī)范約束，使得檔案管理工作人員認(rèn)清自己的崗位職責(zé)。其次，要有明確的制度規(guī)定各部門之間的責(zé)任，使企業(yè)各部門之間都能進(jìn)行良性的溝通與交流，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作內(nèi)容和方式的革新，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供相關(guān)的保障。

（五） 吸納專業(yè)的檔案管理人才

企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作人員，很多是由企業(yè)其他相關(guān)部門人員在沒有一定管理技術(shù)的情況下，直接以檔案管理人員的身份進(jìn)行管理的，這部分管理者是沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)的，所以沒有專業(yè)的管理技術(shù)，所以就不能保證檔案管理的科學(xué)性。企業(yè)可以通過招聘，或采用競爭上崗的方式，為企業(yè)的檔案管理引進(jìn)受過系統(tǒng)培訓(xùn)的專業(yè)的檔案管理者，有效的促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的效率。

結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)是企業(yè)能夠健康穩(wěn)定發(fā)展的重要因素，目前部分企業(yè)內(nèi)部的檔案管理機(jī)制存在著觀念上的落后，檔案管理方法的單調(diào)，以及檔案管理部門缺乏專業(yè)的檔案管理人才等。所以企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，改進(jìn)企業(yè)內(nèi)部檔案的管理方式，加大對(duì)檔案管理工作的投入力度，完善檔案管理的制度保障體系，對(duì)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)和技能的培訓(xùn)，來實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的革新與發(fā)展，從而更好地推動(dòng)企業(yè)在當(dāng)今信息技術(shù)時(shí)代的發(fā)展。

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