公立醫(yī)院門診收款崗位漏洞及內(nèi)控完善建議

王磊

摘要：公立醫(yī)院門診收款相關(guān)崗位工作中存在較大風(fēng)險(xiǎn)，如不加以重視容易出現(xiàn)工作漏洞。通過內(nèi)部審計(jì)角度發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)并提出加強(qiáng)內(nèi)部控制的具體方法。

關(guān)鍵詞： 門診收款； 漏洞； 內(nèi)控； 建議

公立醫(yī)院門診收款崗位因其工作時(shí)間不固定，每日有機(jī)會(huì)經(jīng)手大量現(xiàn)金和票據(jù)等特點(diǎn)使其工作具有特殊性，近幾年微機(jī)程序的廣泛使用在提高工作效率的同時(shí)也使該相關(guān)崗位漏洞較難及早發(fā)現(xiàn)，門診收款相關(guān)崗位存在較大風(fēng)險(xiǎn)。門診收費(fèi)人員手中現(xiàn)金和門診收費(fèi)發(fā)票的使用及保管情況，應(yīng)受到內(nèi)部審計(jì)人員的足夠重視，門診收款流程的理順及制度的完善是內(nèi)部審計(jì)的重要目標(biāo)。

一、門診收款相關(guān)崗位工作風(fēng)險(xiǎn)

（一）各門診收款員手中存有大量現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn)

門診收款人員工作時(shí)間實(shí)行“三班倒”，工作規(guī)范中規(guī)定當(dāng)日收入當(dāng)日上交實(shí)際實(shí)施中存在難度。如果規(guī)定常白班人員每日下班結(jié)賬后交款就需要安排匯總收款人員加班，并且所收款項(xiàng)無法當(dāng)日送存銀行，產(chǎn)生保管問題。如果安排匯總收款人員上午匯總收款，收取前一天收入，則現(xiàn)金保管問題同樣困擾常白班門診收款人員。實(shí)際工作中門診匯總收款人員每日下午2點(diǎn)收取各收款員前日部分收入和當(dāng)日收入中的一部分并于當(dāng)日送存銀行，而后將銀行開具現(xiàn)金入賬單帶回交門診收入記賬人員入賬。此種情況下上交的當(dāng)日收入這部分尚未結(jié)賬，金額如何控制，是由匯總收款人員規(guī)定還是由各收款人員自愿交納，如果各收款人員不交納或少交納當(dāng)日這部分收入并連續(xù)工作，那就有用當(dāng)日上午半日收入頂上前日部分收入，挪用半日現(xiàn)金收入的可能，產(chǎn)生隱患。同樣道理，門診匯總收款人員也可能挪用現(xiàn)金，長期監(jiān)管缺失，可能造成損失。

（二）票據(jù)管理人員開具丟失發(fā)票證明風(fēng)險(xiǎn)

實(shí)際工作中經(jīng)常遇到門診就醫(yī)人員丟失發(fā)票后因保險(xiǎn)索賠或報(bào)銷需要找到當(dāng)時(shí)開具發(fā)票窗口詢問補(bǔ)開發(fā)票情況，此種情況下醫(yī)院收款人員通常按就醫(yī)人員姓名及就診時(shí)間通過微機(jī)記錄查找門診發(fā)票號(hào)而后由票據(jù)管理人員按發(fā)票號(hào)查出發(fā)票存根聯(lián)并為就醫(yī)人員復(fù)印發(fā)票存根開具丟失發(fā)票證明。這其中有種特殊情況即就醫(yī)人員發(fā)票已退費(fèi)或隔日退費(fèi)，由于發(fā)票聯(lián)已收回，就醫(yī)人員手中當(dāng)然沒有這張發(fā)票，但其開具證明時(shí)卻有存根聯(lián)，而且隔日退費(fèi)所收回發(fā)票聯(lián)和存根聯(lián)并不一定在一起，票據(jù)管理人員較難分辨此存根聯(lián)是否已退費(fèi)，如果為其開具丟失發(fā)票證明顯然有違事實(shí)。

（三）門診收入相關(guān)會(huì)計(jì)崗位兼任風(fēng)險(xiǎn)

審計(jì)工作中發(fā)現(xiàn)的幾種互不相容會(huì)計(jì)崗位兼任的情況：

1.門診收款人員兼任門診收款匯總?cè)藛T，這會(huì)出現(xiàn)個(gè)人收入不結(jié)賬不上交收入的風(fēng)險(xiǎn)或結(jié)賬后挪用門診其他收款人員預(yù)交金充當(dāng)個(gè)人當(dāng)日收入的情況。

2.門診收款匯總?cè)藛T兼任門診收入記賬人員，此種情況視同出納兼任記賬。

3.票據(jù)管理人員與（匯總）收款人員兼任，這種情況下會(huì)出現(xiàn)涂改變?cè)炱睋?jù)挪用現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn)。

二、應(yīng)對(duì)審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部控制重點(diǎn)

（一）制定、完善相關(guān)制度

1.規(guī)定門診收款人員將當(dāng)班已收尚未結(jié)賬收入全額上交。針對(duì)門診收款員及收款匯總?cè)藛T有機(jī)會(huì)接觸大量現(xiàn)金，監(jiān)管不嚴(yán)可能出現(xiàn)資金挪用的情況，門診現(xiàn)金收入的管理應(yīng)制定較為詳細(xì)的規(guī)定，明確當(dāng)日所收未結(jié)賬收入必須全額上交。

2.規(guī)定門診收款人員每班結(jié)賬并按要求打印相關(guān)報(bào)表上交。各門診收款人員上交現(xiàn)金時(shí)同時(shí)上交收入?yún)R總表，已結(jié)賬收入?yún)R總表一式兩份，一份連同扣除昨日預(yù)交部分后剩余收入交門診匯總收款人員。一份連同發(fā)票存根交票據(jù)管理人員審核銷號(hào)。截至交款時(shí)未結(jié)賬收入?yún)R總表連同當(dāng)日預(yù)交現(xiàn)金交門診匯總收款人員。

3.門診匯總收款人員依照匯總報(bào)表匯總?cè)壳叭宅F(xiàn)金和今日預(yù)交現(xiàn)金送存銀行。

舉例：門診收款員王某前日現(xiàn)金總收入1萬元，前日已上交6千元，今日截至收款時(shí)已收入現(xiàn)金8千元，尚未結(jié)賬。匯總收款人員今日收款時(shí)對(duì)應(yīng)王某前日已結(jié)賬收入?yún)R總表1萬元減去前日王某打印未結(jié)賬收入?yún)R總表6千元，今日應(yīng)交前日收入4千元，同時(shí)對(duì)應(yīng)今日打印未結(jié)賬收入?yún)R總表8千元應(yīng)交今日未結(jié)賬收入8千元。匯總收款人員李某按前日全部收款員已結(jié)賬收入打印一張總匯總表，減去前日未結(jié)賬收入總匯總表金額即前日剩余收入共計(jì)10萬元，同時(shí)按今日未結(jié)賬收入總匯總金額表12萬元清點(diǎn)全部收款員現(xiàn)金后寫兩張現(xiàn)金繳款單送存銀行。

（二）改進(jìn)計(jì)算機(jī)程序

1.為區(qū)分已結(jié)賬收入和尚未結(jié)賬收入，建議計(jì)算機(jī)程序能將表格名稱格式做出區(qū)別。例如未結(jié)賬收入?yún)R總表上標(biāo)明“未結(jié)賬”字樣。

2.已作廢和隔日退費(fèi)發(fā)票做出標(biāo)記。建議改進(jìn)醫(yī)院計(jì)算機(jī)收費(fèi)程序，計(jì)算機(jī)作廢和隔日退費(fèi)的發(fā)票查詢時(shí)顯示“此張發(fā)票作廢”，票據(jù)管理人員不再為其開具丟失發(fā)票證明。

3.計(jì)算機(jī)設(shè)置多種收入?yún)R總報(bào)表打印方式。嚴(yán)格設(shè)置報(bào)表打印權(quán)限，月底門診收款人員結(jié)賬后，門診收入記賬人員有權(quán)限將全月收入按時(shí)間設(shè)定全部匯總顯示，不以是否結(jié)賬為標(biāo)準(zhǔn)，并與會(huì)計(jì)賬核對(duì)。

舉例：門診收入記賬人員趙某9月1日將8月全月收入按8月1日0點(diǎn)0分至8月31日23點(diǎn)59分以時(shí)間為條件打印收入?yún)R總表，顯示全月門診現(xiàn)金收入為600萬元，查看會(huì)計(jì)賬8月門診現(xiàn)金收入合計(jì)598萬元，兩者間存在2萬元差額。會(huì)計(jì)賬598萬元是按每日結(jié)賬人員收入?yún)R總表31天相加得出，包含7月31日晚夜班人員上半夜收入1萬元但不包含8月31日晚夜班人員上半夜收入2萬元。將會(huì)計(jì)賬收入598萬元減1萬元加2萬元等于599萬元，與以時(shí)間為條件的收入600萬元還差1萬元，即存在現(xiàn)金收入1萬元已發(fā)生但尚未入賬，需進(jìn)一步查找原因。

（三）合理安排不兼容會(huì)計(jì)崗位

工作中建議匯總收款人員和門診票據(jù)管理人員應(yīng)獨(dú)立于門診收款科室，直接對(duì)財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)，如果現(xiàn)金收入較多的醫(yī)院可以委托銀行人員直接上門收款。門診收入記賬人員直接按照上交的報(bào)表和銀行的現(xiàn)金繳款單做賬，不接觸現(xiàn)金。票據(jù)管理人員與（匯總）收款人員互相分離，防止（匯總）收款人員涂改變?cè)炱睋?jù)套取現(xiàn)金。

（作者單位：青島市市南區(qū)人民醫(yī)院）