用友ERP—U8.72環(huán)境下應收款管理模塊實踐教學常見問題及解決辦法

楊延風+葛新旗

摘要：用友ERP-U8.72應收款管理模塊是專門核算管理企業(yè)應收款項、為企業(yè)提供比較準確的資金流入預算數(shù)據(jù)的模塊。文章在梳理應收款管理業(yè)務流程的基礎上，通過總結實踐教學中應收款管理模塊單獨使用及與銷售管理、庫存管理、存貨核算模塊集成使用兩種情況下出現(xiàn)的常見問題及解決方案，幫助軟件使用者理清思路，提高企業(yè)信息化管理的效率。

關鍵詞：應收款管理 業(yè)務流程 用友ERP-U8.72

中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2016）15-0127-03

ERP系統(tǒng)是整合和優(yōu)化企業(yè)內外部人、財、物等資源，集成多模塊對采購、計劃、生產和銷售進行確認的信息系統(tǒng)。在實際應用中，往往需要根據(jù)業(yè)務發(fā)生的實際情況在多個模塊集成化處理。數(shù)據(jù)傳遞的復雜性和多模塊化處理使很多初學者望而卻步，歸根到底在于對業(yè)務流程的掌握不夠深刻，對業(yè)務中數(shù)據(jù)的傳遞性不能靈活變通。應收款模塊既可作為財務模塊中獨立的模塊，專門處理企業(yè)應收款項的確認、收回、壞賬等相關業(yè)務，又可與銷售管理模塊、庫存存貨核算模塊集成使用，通過銷售發(fā)票、其他應收單、收款單等單據(jù)對應收款項進行核算與管理，所以對該模塊的學習要從模塊的集成性與否進行比較式學習，求同存異，這樣才能更加全面、透徹地掌握ERP軟件應收款管理模塊的處理流程。筆者結合多年從事會計信息化實踐教學的經(jīng)驗，歸納總結了應收款管理模塊常見的一些問題及解決辦法。

一、應收款管理模塊獨立使用和集成應用下業(yè)務流程的比較

作為ERP系統(tǒng)的重要模塊，應收款模塊是通過對銷售活動中產生的應收款項的確認、核算、催回等活動的綜合管理來保證企業(yè)資產的完整性，保證總賬與應收款系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性，為企業(yè)提供比較準確的資金流入預算數(shù)據(jù)。由于資金、規(guī)模及偏好的側重程度不同，不同企業(yè)在使用ERP軟件時對應收款模塊可以采取獨立使用和集成化多模塊使用兩種方式，不同的應用方法下業(yè)務流程的處理也不盡相同。

（一）相同點。無論是單獨使用應收款模塊還是集成化多模塊核算及管理應收款項，該模塊都需經(jīng)過系統(tǒng)初始化設置、日常業(yè)務處理（應收單據(jù)處理、收款單處理、轉賬處理、核銷、制單等）和期末處理三個步驟，如下頁圖1所示。無論是應收款模塊單獨使用或者與銷售模塊、庫存存貨核算模塊同時集成使用，應收款模塊的業(yè)務流程都基本相同，且每個環(huán)節(jié)所涉及的業(yè)務處理都基本相同，如初始化設置包括選項、科目設置、期初余額錄入，日常業(yè)務則包括確認應收款、收款、核銷、轉賬、壞賬處理等。

（二）不同點。盡管模塊的業(yè)務流程都包括初始化、日常業(yè)務、期末業(yè)務三個環(huán)節(jié)，但與其他模塊集成應用時存在數(shù)據(jù)的傳遞性，所以與應收款模塊單獨使用相比在具體業(yè)務處理時又略有不同，如圖1流程中確認應收款業(yè)務①中應收單據(jù)的處理，在單獨使用應收款管理模塊時，需要手工錄入銷售發(fā)票或商業(yè)匯票等原始憑證，在集成使用時，這些單據(jù)如銷售發(fā)票則只能在銷售管理模塊錄入復核后自動生成應收單，并傳遞到應收款管理模塊。隨之衍生出的根據(jù)原始單據(jù)進行制單處理的操作上也略有不同，如都是根據(jù)銷售發(fā)票確認應收款，單獨使用應收款模塊，在制單處理上因為發(fā)票是以應收單據(jù)形式手工錄入，選擇的是“應收單制單”，而與其他模塊集成應用時選擇的是“發(fā)票制單”。軟件使用者需要根據(jù)數(shù)據(jù)的來源及是否存在數(shù)據(jù)系統(tǒng)間的傳遞性靈活選擇相應的操作。

二、應收款管理模塊常見問題及解決方案

問題1：期初余額對賬時對賬不平，如圖2所示。

分析：應收款管理系統(tǒng)期初對賬主要核實應收款系統(tǒng)期初余額與總賬中期初應收款項（應收賬款、應收票據(jù)、預收賬款等）是否一致，這一環(huán)節(jié)是應收款模塊處理日常業(yè)務及期末結賬的前提。一般來說，總賬期初余額與應收款管理系統(tǒng)中的期初余額不存在差額，一旦出現(xiàn)差額，需要一一核實具體賬戶是否存在差異。如圖2所示，差額主要是因為總賬期初應收票據(jù)存在一筆7 500元的業(yè)務已登記，但應收款期初余額中并不存在。找到原因后核查是應收款管理系統(tǒng)期初漏登還是總賬期初余額多登，針對性采取措施進行調整。

解決辦法：核實對賬不平具體原因，逐個科目進行查找，對總賬及應收款模塊期初漏登或多登進行補登或刪除。

問題2：應收單據(jù)處理中“應收單據(jù)錄入”不能選擇應收單類型。

分析：應收單據(jù)名稱包括“銷售發(fā)票”和“應收單”兩種類型。在單獨使用應收款管理模塊時，應收單據(jù)錄入可以根據(jù)實際需要選擇其中某一種類型。但在與銷售管理模塊集成使用時，應收單類型中的銷售發(fā)票類型不能選擇，只能根據(jù)銷售管理模塊銷售發(fā)票復核后自動生成應收單，不能手工錄入。此時，應收單據(jù)錄入只能選擇“應收單”中的其他應收單一種類型。

解決辦法：考慮是否是多模塊集成使用導致，查詢子系統(tǒng)啟用情況進行修改或遵循系統(tǒng)內置原則在銷售管理模塊填制復核銷售發(fā)票，自動生成應收單據(jù)。

問題3：應收單據(jù)審核時查找不到對應單據(jù)。

分析：應收單審核時過濾不到相應應收單，一是考慮應收單據(jù)是否已經(jīng)被審核或者被制單，已經(jīng)審核過的或已經(jīng)進行過后續(xù)制單處理的應收單不能再次審核；二是考慮該應收單是否存在或者生成。如應收單是系統(tǒng)根據(jù)銷售管理模塊中的銷售發(fā)票生成的，則銷售發(fā)票必須被復核后才能在應收款系統(tǒng)中自動生成該應收單，如應收單是單獨在應收款系統(tǒng)中手工錄入的，則應考慮是否是過濾條件不當導致，如過濾打單據(jù)日期、銷售類型等是否與實際存在的單據(jù)日期與銷售類型等一致，特別是銷售發(fā)票，如果是現(xiàn)結發(fā)票，是否勾選過濾條件“包含已現(xiàn)結發(fā)票”選項。

解決辦法：應收單據(jù)查找不到，往往是應審核的應收單據(jù)已被審核或不存在，已審核的應收單應在過濾條件界面勾選“已審核”選項，看是否已審核，已審核的不能再次被審核；如果應收單不存在，往往是因為多模塊集成應用時該應收單審核前相應步驟沒有全部完成所致，如發(fā)票未復核系統(tǒng)不能在應收款系統(tǒng)中自動生成應收單，現(xiàn)結發(fā)票未在審核過濾界面勾選“包含已現(xiàn)結發(fā)票”同樣過濾不到應審核的應收單。

問題4：手工核銷提示“尚未核銷任何單據(jù)，不能保存”。

分析：首先，核銷動作無法完成，往往是應收單與收款單不對應所致，如只有應收單，不存在收款單，或收款單未被審核，如圖3所示。核銷是指對應收款完成收款進行兩清的操作，如果應收單和收款單二缺一，則不存在勾稽關系，自然不能核銷。其次，要考慮是否已被核銷并做過制單處理，已核銷單據(jù)不能再次被核銷。最后檢查核銷金額是否不一致，如應收金額大于已收金額，或已收金額大于應收金額，輸入本次結算金額是否一致，如應收單和收款單本次結算金額不一致，也不能完成核銷操作。

解決辦法：（1）檢查收款單與應收單是否不完整或不對應。（2）核實收款單與應收單本次結算金額是否輸入了一致的金額。（3）檢查單據(jù)是否已被核銷或已被做后續(xù)處理。如已完成核銷并制單，但核銷金額不正確，則應刪除相應核銷制單的憑證，并在“其他處理”中“取消操作”中取消核銷操作，重新選擇正確的核銷結算金額，再次制單。

問題5：制單處理無法選擇核銷制單。

分析：“核銷制單”按鈕為“灰色”，無法選擇，往往是初始選項設置錯誤，在應收款參數(shù)設置（圖4）界面“核銷生成憑證”選項未被勾選，則意味著核銷業(yè)務不能制單。

解決辦法：（1）打開應收款管理系統(tǒng)初始設置-選項設置界面。（2）點擊“編輯”，勾選“核銷生成憑證”選項，選擇“確定”即可完成核銷制單操作。

衍生問題及解決辦法：系統(tǒng)菜單或某按鈕無法選擇，往往是由該系統(tǒng)初始選項設置存在問題導致，應根據(jù)實際資料認真核實修改初始參數(shù)，保證業(yè)務的順利進行。

問題6：無法計提壞賬準備。

分析：壞賬準備的計提涉及到壞賬準備計提方法、計提比例及日常業(yè)務中應收款項的確認記錄等，如不能正常計提壞賬準備，首先要考慮是否是計提方法、期初壞賬準備余額有問題，如圖5所示，其次考慮日常業(yè)務中涉及應收款項的業(yè)務是否已處理并登記正確，最后考慮本期確無應提壞賬。

解決辦法：（1）查看初始選項設置中壞賬準備計提方法、計提比例、壞賬期初余額等設置是否正確，并進行相應修改。（2）檢查日常業(yè)務中關于應收賬款的制單及登賬工作是否處理得當。（3）計算本期應計提壞賬準備，核實是否已無計提必要或不存在計提金額。

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