對(duì)新形勢(shì)下石油企業(yè)檔案管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策研討

薛瑞

摘 要：在石油企業(yè)檔案資料不斷增加，以及信息技術(shù)及產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)逐漸落后，不能夠滿足企業(yè)發(fā)展的需要，石油企業(yè)檔案管理和利用面臨著很多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文從石油企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題入手，在石油企業(yè)檔案管理方面進(jìn)行了初步研究，針對(duì)如何管理好石油企業(yè)檔案提出相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

全球經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使石油，天然氣等能源需求量日益增大，我國(guó)石油企業(yè)已經(jīng)出現(xiàn)石油和天然氣開采不足的問(wèn)題，內(nèi)部各種管理問(wèn)題也不斷出現(xiàn)。檔案不僅是企業(yè)外在的表現(xiàn)，也是商業(yè)信譽(yù)、專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)等無(wú)形資產(chǎn)的證明和根據(jù)，在企業(yè)的管理、創(chuàng)新和風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避中發(fā)揮著不可替代的作用；使企業(yè)管理規(guī)范化，有利于經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)，使企業(yè)權(quán)益得到維護(hù)，企業(yè)糾紛得到有效解決。檔案管理也屬于石油企業(yè)管理系統(tǒng)，因此，必須針對(duì)檔案管理中的各種不良現(xiàn)象，提出有針對(duì)性的對(duì)策和策略，進(jìn)而使石油企業(yè)內(nèi)部管理更加完善。

一、石油企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

當(dāng)今，石油企業(yè)檔案數(shù)量逐漸增多，種類更加多樣，檔案利用得日益頻繁，導(dǎo)致石油企業(yè)檔案管理工作中的問(wèn)題日益突顯，主要表現(xiàn)在以下方面：

（一）檔案管理制度不完善，機(jī)構(gòu)不健全

石油企業(yè)部分領(lǐng)導(dǎo)不太關(guān)注檔案管理工作，覺得企業(yè)主要是抓油氣勘探和開采、抓油氣處理和集輸，注重市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)效益，認(rèn)為檔案管理工作并不重要。這些錯(cuò)誤觀點(diǎn)導(dǎo)致石油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視了對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)的健全，沒有建立檔案管理制度，沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，只能讓人力資源部的職員臨時(shí)承擔(dān)檔案管理部門職務(wù)[1]。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍較低，管理意識(shí)缺乏

石油企業(yè)檔案管理部門的職工大部分是中年女性，年齡較大，學(xué)歷也較低，學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)比較慢。他們只會(huì)一些簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)，不會(huì)運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行篩選、加工和開發(fā)。完全沒有意識(shí)到檔案管理工作多么重要，沒有意識(shí)到會(huì)給企業(yè)造成多大的麻煩和后果，以至于出現(xiàn)檔案材料缺失、整理不規(guī)范、相關(guān)信息不準(zhǔn)確等問(wèn)題，他們不愿丟下傳統(tǒng)的管理思想和方法，不愿意學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來(lái)解決存在的問(wèn)題，提高工作效率。

二、做好石油企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策

根據(jù)石油企業(yè)檔案管理中管理制度的不完善、機(jī)構(gòu)的不健全，管理人員的綜合素質(zhì)太差，沒有管理意識(shí)，管理設(shè)施太落后、方法太傳統(tǒng)等多種問(wèn)題提出相關(guān)的對(duì)策和策略。

（一）領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視，建立健全的管理制度

1.加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化認(rèn)識(shí)。石油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)召開各種檔案管理會(huì)議，讓各科室和全體職工積極支持管理工作，及時(shí)提供信息和建議完善各項(xiàng)殘缺檔案資料，及時(shí)提供準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)的檔案資料。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)宣傳，意識(shí)到檔案管理工作在現(xiàn)代石油企業(yè)管理中的地位和作用，鼓勵(lì)全體員工都積極參與其中。

2.建立健全檔案管理制度。立即建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，作為石油公司檔案管理的主導(dǎo)機(jī)構(gòu)，并建立健全企業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)制度，定期考核制度，檔案管理制度，如檔案統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定、檔案利用、檔案查詢等各項(xiàng)制度，讓檔案管理者找到學(xué)習(xí)和改進(jìn)的依據(jù)[2]。同時(shí)，加入專業(yè)年輕的管理人員，讓檔案管理工作不再枯燥和乏味，更加充滿活力。

（二）全面提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

1.強(qiáng)化檔案管理人員管理服務(wù)意識(shí)。檔案管理部門并不是開采和生產(chǎn)油氣的，而是做后勤服務(wù)的。隨意，作為檔案管理人員應(yīng)積極樹立高度的服務(wù)精神，增強(qiáng)為企業(yè)服務(wù)的意識(shí)，充分利用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，提高工作效率，做到檔案信息資源共享，提供及時(shí)準(zhǔn)確的檔案信息資料。

2.提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。第一，加強(qiáng)檔案管理人員自主學(xué)習(xí)的能力，提高業(yè)務(wù)能力。鼓勵(lì)他們利用空閑時(shí)間，自主學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的最新理論知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)的基本技能[3]；同時(shí)，多關(guān)注和發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的各種問(wèn)題，提高學(xué)習(xí)效率和提升業(yè)務(wù)能力。第二，重視檔案管理培訓(xùn)工作，加強(qiáng)各項(xiàng)檔案管理培訓(xùn)工作，重在加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合能力。

三、引進(jìn)先進(jìn)設(shè)施和技術(shù)

（一）更新檔案管理設(shè)施

石油企業(yè)應(yīng)積極引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，投入更多的資金，購(gòu)買先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，合理利用設(shè)備，以免造成設(shè)備的浪費(fèi)，導(dǎo)致資源浪費(fèi)。

（二）建立檔案管理信息管理系統(tǒng)

引進(jìn)新的方法和技術(shù)，建立自動(dòng)化檔案信息管理。信息管理系統(tǒng)能幫助檔案管理人員迅速整理資料，它包括打印表格、編號(hào)、文件錄入等多種功能，還能隨時(shí)查詢需要的資料。因此，引進(jìn)先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)有著很大的作用，便于整理、查詢、翻閱資料。

四、結(jié)論

隨著時(shí)代的發(fā)展，石油企業(yè)在開采、生產(chǎn)、建設(shè)等方面積累了許多經(jīng)驗(yàn)，在建設(shè)和管理中也出現(xiàn)了很多不好的現(xiàn)象。針對(duì)這些現(xiàn)象和問(wèn)題，應(yīng)該采取哪些有針對(duì)性的策略和措施，以加強(qiáng)對(duì)石油企業(yè)檔案的管理，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力，是一項(xiàng)十分緊要的工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]李懌遠(yuǎn).加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通 強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)——做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的若干思考[J].浙江檔案，2006（05） .

[2]劉愛民.談如何搞好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作[J].檔案天地，2004（S1）.

[3]崔婷.努力做好糧援項(xiàng)目檔案管理工作[J].山東水利，2001（07）.