淺議如何做好文書檔案管理工作

藺國偉

摘 要：文書檔案是任何單位、組織、團(tuán)結(jié)生產(chǎn)實(shí)踐以文字形式的歷史體現(xiàn)，是重大決策、重大工程、重要事項(xiàng)等的真實(shí)記錄與憑證，對保障員工切身利益、促進(jìn)社會的不斷前進(jìn)具有不可替代的重要作用。只有保障文書檔案的完整性與真實(shí)性，不斷提高檔案管理的質(zhì)量，才能更好開發(fā)與利用檔案信息資源。隨著辦公自動化、信息化、智能化的不斷發(fā)展，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)文書與檔案管理的必要性也不斷增強(qiáng)。筆者通過結(jié)合自己文書檔案的管理實(shí)踐所產(chǎn)生一些想法與思考與諸君分享，希望對文書檔案新手有所助益與借鑒。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；措施

一、文書檔案概述

（一）文書檔案的業(yè)務(wù)職責(zé)

文書檔案管理主要包括文書材料的立卷、收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息和統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)，各業(yè)務(wù)既相互連接，又相互制約，而“利用”是其中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)均為“利用”服務(wù)。文書檔案具有工作的“參謀”、宣傳教育的素材、歷史的憑證等重要作用，為科學(xué)研究提供基礎(chǔ)支撐，其在任何單位的重要性都不言而喻。加強(qiáng)文書檔案工作，服從服務(wù)本單位工作大局，是辦公室的重要職責(zé)。

（二）文書檔案承載廣泛

文書檔案既是對一個(gè)單位生產(chǎn)實(shí)踐的文字載體、更是對重要工作、重大事項(xiàng)的一種真實(shí)、有效的記錄與反映。文書檔案的載體包含單位所簽訂的各種協(xié)議、合同、電子檔案、責(zé)任書等，以及上級部門所下發(fā)的各類文件。檔案內(nèi)容十分豐富，主要體現(xiàn)在科技檔案、會計(jì)檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。

（三）文書檔案聯(lián)系緊密

文書檔案應(yīng)用于文書工作，也形成于文書工作。文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運(yùn)轉(zhuǎn)、文件催辦、文件承辦的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，文書檔案的質(zhì)量更是直接影響著檔案管理的質(zhì)量。二者相輔相成，互為補(bǔ)充，不可或缺。

二、文書檔案管理中的常見問題

（一）文書檔案管理不規(guī)范問題

受檔案規(guī)范化管理意識薄弱、重視程度不夠、職責(zé)分工不明確、檔案管理制度流于形式等因素的影響，部分單位文書檔案的管理利用不符合相關(guān)管理規(guī)定，在日常實(shí)踐中經(jīng)常發(fā)生這樣的問題：不能將分散的文書檔案資料及時(shí)歸檔、不能及時(shí)將使用完畢的文件歸檔、未及時(shí)歸檔的文檔無故流失等不規(guī)范性現(xiàn)象，影響了文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化、自動化、數(shù)字化、智能化建設(shè)的深入推進(jìn)。

（二）文書與檔案工作銜接不到位問題

文書檔案工作由文書和檔案兩塊業(yè)務(wù)組成，彼此既有區(qū)分也有聯(lián)系，既有分工也有統(tǒng)一。目前比較流行的文書和檔案“分塊管理”制度誠然有其有效性和科學(xué)性，但在現(xiàn)實(shí)工作中也會存在文書人員的檔案管理意識較為單薄或檔案人員對于文書工作很少有考慮等銜接不到位的問題，在某種程度上讓文書和檔案工作產(chǎn)生分歧，不能真正做到文書檔案管理有機(jī)銜接與統(tǒng)一融合。

（三）檔案人員檔案管理意識弱化、責(zé)任心缺乏問題

因部分檔案人員管理意識較薄弱，重紅頭文件管理，輕無編號或一般性文件管理，致應(yīng)歸檔文件未及時(shí)歸檔；少數(shù)檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真記錄整理相關(guān)檔案文件，造成檔案文件真?zhèn)涡圆幻?，原件與復(fù)印件不分，文件材料分散不好管理等問題，無法確保檔案完整性、真實(shí)性、可靠性，導(dǎo)致檔案文件利用價(jià)值喪失或降低，法律依據(jù)性不強(qiáng)。

三、進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)文書檔案管理的措施與建議

文書管理工作是否到位直接影響著檔案管理工作效率，甚至影響辦公室業(yè)務(wù)效率和質(zhì)量。鑒于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作量大且雜，個(gè)人認(rèn)為，應(yīng)該從完善制度、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)、智能辦公、人員素質(zhì)等方面入手，進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案管理工作。

（一）完善制度，保障隊(duì)伍，提高文書檔案管理水平

一是完善并貫徹檔案管理各項(xiàng)制度及配套措施，大力促進(jìn)文書檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；二是建設(shè)專業(yè)檔案人才隊(duì)伍，并在力所能及地范圍內(nèi)為其創(chuàng)造較好的工作條件和環(huán)境，使其能夠安心于文書檔案管理工作；三是不斷強(qiáng)化檔案人員責(zé)任意識，認(rèn)真細(xì)致做好文件資料收集整理工作，統(tǒng)一登記造冊，統(tǒng)一編號存檔，統(tǒng)一管理利用，不斷提升文書檔案管理水平。

（二）智能辦公，數(shù)字建設(shè)，推行一體管理

隨著辦公信息化、數(shù)字化、智能化的不斷發(fā)展，文書和檔案之間的界限日益模糊，關(guān)聯(lián)日益緊密。神華集團(tuán)今年力推的檔案數(shù)字化掃描工作就是文書與檔案管理高度融合的具體體現(xiàn)。經(jīng)過檔案數(shù)字化掃描、分類、電子存檔及入庫等程序，將文書和檔案信息導(dǎo)入到應(yīng)系統(tǒng)，通過智能辦公進(jìn)行有效管理，達(dá)到資源共享，實(shí)現(xiàn)“多途徑檢索”、“一次性輸入輸出”的信息化管理效果，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范，促進(jìn)文書與檔案工作無縫銜接與一體管理。

（三）學(xué)習(xí)培訓(xùn)，實(shí)踐應(yīng)用，提升檔案人員素質(zhì)與技能

一是積極參加參與本單位的檔案管理實(shí)踐，在踐中學(xué)，在踐中悟；二是利用業(yè)余時(shí)間自學(xué)檔案管理知識，不斷夯實(shí)專業(yè)知識儲備；三是參加有關(guān)檔案管理培訓(xùn)，不斷提升自身檔案管理水平；四是加強(qiáng)兼職檔案人員知識技能培訓(xùn)，普及有關(guān)文書檔案收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編 號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，不斷提升單位檔案管理效率。

四、結(jié)束語

筆者認(rèn)為，不斷加強(qiáng)和改進(jìn)文書檔案管理工作的重點(diǎn)在于建設(shè)一支穩(wěn)定、專業(yè)的檔案人才隊(duì)伍，強(qiáng)化檔案人員檔案意識、標(biāo)準(zhǔn)意識、規(guī)范意識、責(zé)任意識，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理各項(xiàng)制度規(guī)定，利用新型辦公系統(tǒng)及相關(guān)技術(shù)大力推進(jìn)搞好文書與檔案工作的有機(jī)融合與銜接，建立精簡、高效、協(xié)調(diào)的檔案管理機(jī)制，持續(xù)提升文書檔案管理水平與質(zhì)量。