集約化管理措施在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中的實(shí)踐探討

【摘要】目前越來(lái)越多的地方開(kāi)始了不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度的改革工作。將分散在各個(gè)部門的登記責(zé)任和資料都?xì)w到國(guó)土部門，這種舉措推動(dòng)了集約化管理方式不動(dòng)產(chǎn)登記中的應(yīng)用。本文就是從這個(gè)角度出發(fā)，分析探討了集約化管理的內(nèi)涵極其優(yōu)勢(shì)，為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作提供思路，保證檔案工作的順利、有效開(kāi)展。

【關(guān)鍵詞】集約化管理；不動(dòng)產(chǎn)登記；檔案管理；實(shí)踐

一、前言

隨著《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》、《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》頒布實(shí)施，我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度基本建立，將分散的不動(dòng)產(chǎn)登記職責(zé)歸到一個(gè)部門負(fù)責(zé)。這意味著全國(guó)的房屋、土地、海域和林地等需要由國(guó)土資源部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記，意味著需要建立一個(gè)統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)所登記的不動(dòng)產(chǎn)在各分散部門之間實(shí)現(xiàn)信息共享，意味著需要加快建立不動(dòng)產(chǎn)登記信息依法公開(kāi)查詢系統(tǒng)的步伐，以此保護(hù)群眾的切身利益，營(yíng)造安全的不動(dòng)產(chǎn)交易環(huán)境[1]。

二、集約化管理的內(nèi)涵

集約化管理是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，指的是將人財(cái)物及管理等生產(chǎn)要素集合起來(lái)，價(jià)值取向是約束、節(jié)儉和高效，對(duì)生產(chǎn)要素進(jìn)行集中統(tǒng)一調(diào)配，從而降低成本、高效管理，保持核心競(jìng)爭(zhēng)力，獲得可持續(xù)增長(zhǎng)。集約化管理不等同于集中式管理，它是在統(tǒng)一思想下的集中，在集中下的優(yōu)化。

集約化管理可以對(duì)組織機(jī)構(gòu)、人員、物資進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，避免了重復(fù)利用，提高管理成本，優(yōu)化資源配置，尤其是稀缺的資源例如土地資源和房屋資源[2]。在檔案管理過(guò)程中，通過(guò)對(duì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)、整理和檢索，或者通過(guò)業(yè)務(wù)外包或者協(xié)同合作的方式，可以更大限度地集中各類資源，方便查閱。

三、集約化管理在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中的工作模式

1.通過(guò)集約化管理，對(duì)歸檔業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了重新梳理。傳統(tǒng)的檔案管理方式是被動(dòng)的接收，而且各類檔案分散在不同的部門，檔案的利用部門也出現(xiàn)多個(gè)接口，不僅增加了檔案管理的成本，降低了檔案利用服務(wù)的質(zhì)量，同時(shí)也對(duì)檔案工作的科學(xué)化和規(guī)范化提出了質(zhì)疑。檔案是貫穿于整個(gè)業(yè)務(wù)工作或管理流程。從業(yè)務(wù)的申請(qǐng)辦理，到受理，再到最后的辦結(jié)和歸檔，這是一個(gè)完整的過(guò)程。如果一個(gè)部門的檔案集中到一個(gè)部門承擔(dān)，那么檔案的種類將增多，對(duì)檔案專業(yè)化的要求也隨之提高。檔案部門與多個(gè)部門對(duì)接，對(duì)這些文件資料來(lái)源部門進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

當(dāng)然，檔案管理方式的改變或者檔案進(jìn)展的發(fā)展也在一定程度上檢視了不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)流程的不足，例如可以簡(jiǎn)化某些業(yè)務(wù)流程，減少不必要的簽字審批流程，減少重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約單位管理成本，提高工作效率。

2.充分發(fā)揮集約化管理的優(yōu)勢(shì)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)管理檔案。現(xiàn)當(dāng)代的科學(xué)技術(shù)步伐加快，信息技術(shù)所覆蓋的領(lǐng)域越來(lái)越廣，隨之出現(xiàn)了諸如大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等高端信息技術(shù)。信息技術(shù)的到來(lái)，給人們的生活帶來(lái)了很多的便利，也給工作帶來(lái)了巨大的影響。對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理工作也帶來(lái)了深刻的變化。首先是檔案信息系統(tǒng)的到來(lái)，各部門和相關(guān)部門人員可以通過(guò)檔案信息系統(tǒng)在符合要求的前提下找到屬于自己的資料；其次是檔案數(shù)字化進(jìn)程加快，集約化管理方便了人們將眾多的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化成為電子文件或者電子檔案；第三，信息技術(shù)節(jié)省了許多存儲(chǔ)空間和手工操作成本，真正實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用的信息化和自動(dòng)化。集約化管理對(duì)檔案管理環(huán)境也提出了要求，對(duì)于符合條件的，經(jīng)濟(jì)允許的范圍內(nèi)集中建設(shè)庫(kù)房，珍惜稀缺珍貴資源，對(duì)不符合條件的，可以通過(guò)周轉(zhuǎn)的方式進(jìn)行暫時(shí)性集中管理。

3.通過(guò)集約化管理方式，需要統(tǒng)一的檔案機(jī)構(gòu)和順暢的管理機(jī)制。一方面，需要強(qiáng)有力的檔案部門，才能對(duì)各分散機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)和督促，才能建立規(guī)范性文件，才能對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的歸檔流程進(jìn)行細(xì)化并且設(shè)計(jì)符合工作實(shí)際的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，提高歸檔質(zhì)量和水平。通過(guò)集約化的方式匯總管轄范圍內(nèi)的各類數(shù)據(jù)資源，建立統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)登記信息查詢系統(tǒng)[3]；另一方面，集約化開(kāi)展需要構(gòu)建兩級(jí)分工明確的管理體制，根據(jù)實(shí)際工作的不動(dòng)產(chǎn)登記的數(shù)量來(lái)配備相應(yīng)的檔案庫(kù)房和檔案業(yè)務(wù)人員，確定充足的一線管理人員，設(shè)置查詢窗口，并根據(jù)工作人員的流動(dòng)性，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)有一定程度的伸縮性。

四、推進(jìn)集約化管理的構(gòu)思

隨著檔案工作內(nèi)容的不斷擴(kuò)展和豐富，集約化管理的優(yōu)勢(shì)可以在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中得到充分發(fā)揮。在實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)做到以下兩點(diǎn)，循序漸進(jìn)地進(jìn)行。第一，要梳理并理順上下兩級(jí)檔案工作部門，在上一級(jí)機(jī)構(gòu)設(shè)立不動(dòng)產(chǎn)登記文件數(shù)據(jù)中心或者是檔案館，并配備一定的人員和設(shè)施對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行集中操作和專業(yè)化管理[4]。第二，要制定一定的檔案依據(jù)和規(guī)范，雖然我國(guó)早已發(fā)布了檔案法，但是不動(dòng)產(chǎn)登記屬于特殊類型的檔案，檔案法只具有普適性，不具有針對(duì)性，因此應(yīng)當(dāng)有契合實(shí)際的建檔規(guī)范和歸檔手冊(cè)，上級(jí)單位要加強(qiáng)對(duì)下級(jí)單位的監(jiān)督、指導(dǎo)與培訓(xùn)。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，集約化管理措施就是通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，梳理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流程和檔案管理流程，在文件和檔案之間進(jìn)行有效鏈接，對(duì)分散的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)，以此提高檔案工作效率和工作質(zhì)量。同時(shí)，需要借助現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)手段，對(duì)資源進(jìn)行有效整合，建立全方位的檔案管理和利用服務(wù)體系。

參考文獻(xiàn)：

[1]賴俊峰.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案集約化管理[J].中國(guó)檔案，2014，（02）：50-51.

[2]莫曉蘭.對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的思考[J].蘭臺(tái)世界，2014，（06）：55-56.

[3]賴俊峰.北京市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案集約化管理[J].中國(guó)檔案，2015，（04）：26-27.

[4]李艷.淺議不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合管理[J].國(guó)土資源，2016，（02）：38-39.

作者簡(jiǎn)介：

李甲（1984.11），男，山東汶上人，山東省濟(jì)寧市國(guó)土資源局任城區(qū)分局，館員，碩士研究生，研究方向國(guó)土資源檔案管理。