建立完善檔案應(yīng)急預(yù)案防患于未然

劉博

摘 要：現(xiàn)階段檔案室中存放了大量紙質(zhì)檔案，一旦發(fā)生火災(zāi)等事故則后果將不堪設(shè)想。為了最大程度地保障人員與檔案的安全，必須建立完善的檔案應(yīng)急預(yù)案以防患于未然。筆者結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，在本文中探討了檔案管理應(yīng)急預(yù)案制定與實(shí)施對(duì)策，供有關(guān)人員參考借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案；應(yīng)急預(yù)案；管理

現(xiàn)階段，檔案種類與數(shù)量與日俱增，賦予了檔案管理工作者巨大的壓力，壓力主要來源于檔案分類保存于消防安全保障工作。就目前狀況而言，國(guó)內(nèi)部分檔案管理部門對(duì)檔案安全管理工作不夠重視，未能充分做好檔案應(yīng)急預(yù)案制定工作，從而埋下了巨大的安全隱患，可能引發(fā)機(jī)密信息泄露與檔案受損事故。

一、應(yīng)急預(yù)案制定工作應(yīng)當(dāng)遵循的原則

（一）預(yù)防災(zāi)情原則

制定合理的檔案管理應(yīng)急預(yù)案的目的之一在于降低不良因素對(duì)檔案安全的威脅，最大程度地確保檔案的完整性與安全性。為此，工作人員在制定應(yīng)急預(yù)案的過程中，必須嚴(yán)格遵循預(yù)防為主的原則，確保應(yīng)急預(yù)案各類體條款具有前瞻性、應(yīng)急性，能夠有效地降低事故發(fā)生幾率。

（二）檔案優(yōu)先原則

檔案優(yōu)先指的是在檔案室發(fā)生諸如火災(zāi)等災(zāi)害時(shí)，優(yōu)先轉(zhuǎn)移各類檔案，將檔案的安全放在第一位。在過去，國(guó)內(nèi)發(fā)生了多起檔案室失火事件，由于工作人員未充分遵循檔案優(yōu)先原則，首先轉(zhuǎn)移檔案室其它物質(zhì)資產(chǎn)，從而導(dǎo)致大量檔案受損，付出了巨大的代價(jià)。所以，檔案管理人員要吸取教訓(xùn)，時(shí)時(shí)刻刻以檔案為重，在檔案室發(fā)生消防事故時(shí)第一時(shí)間轉(zhuǎn)移檔案[1]。

（三）應(yīng)急聯(lián)動(dòng)原則

檔案管理工作強(qiáng)度較高、工作難度較大，檔案應(yīng)急工作需要多部門合作、共同維護(hù)檔案安全。應(yīng)急聯(lián)動(dòng)原則是工作人員在檔案應(yīng)急預(yù)案制訂工作中必須要嚴(yán)格遵循的一類原則，應(yīng)急聯(lián)動(dòng)的意義在于充分調(diào)動(dòng)各部門的力量，以制度的形式來落實(shí)檔案管理中的多部門協(xié)作。事實(shí)表明，在應(yīng)用具有應(yīng)急聯(lián)動(dòng)內(nèi)容的檔案應(yīng)預(yù)案后，檔案的安全性獲得了顯著的提升，同時(shí)也深化了其他部門人員對(duì)檔案管理工作的了解，為檔案管理工作的進(jìn)步奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、檔案管理應(yīng)急預(yù)案的制定與實(shí)施

（一）做好應(yīng)急人員配備工作

消防、公安人員是保障檔案安全的專業(yè)力量，在檔案室發(fā)生安全事故后，檔案管理人員要及時(shí)報(bào)警，在后續(xù)工作中充分配合公安、消防人員的各項(xiàng)工作。火災(zāi)是對(duì)檔案安全危害最大的一類災(zāi)害，因此檔案管理人員要積極提高自身的防火意識(shí)，從而降低檔案室失火的幾率。

無論是何種工作，在其中發(fā)揮最關(guān)鍵作用的因素是“人才”，檔案管理工作也不例外。通過調(diào)查走訪，發(fā)現(xiàn)部分檔案管理人員綜合素質(zhì)較低，預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)與能力較差，難以有效地制定與執(zhí)行檔案應(yīng)急管理預(yù)案。鑒于以上情況，認(rèn)為檔案管理部門應(yīng)當(dāng)采取有效措施以強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，可以通過定期舉辦行業(yè)專家講座以及組織專業(yè)技能培訓(xùn)活動(dòng)等形式來擴(kuò)充管理人員的理論知識(shí)儲(chǔ)備、提升其專業(yè)能力，使其更加適應(yīng)新時(shí)期檔案日常管理與應(yīng)急處置工作的要求[2]。

（二）做好物資儲(chǔ)備工作

檔案管理人員要時(shí)刻繃緊神經(jīng)，注意防范各類事故的發(fā)生。為了最大程度地降低火災(zāi)的危害性，檔案管理人員必須要做好應(yīng)急物資儲(chǔ)備工作，準(zhǔn)備數(shù)量充足、質(zhì)量合格的滅火器，工作人員要明晰滅火器的操作流程，以求在最短時(shí)間內(nèi)控制火情。檔案室中要配設(shè)火警裝置，檔案管理部門要定期組織專業(yè)人員檢測(cè)報(bào)警裝置與消防設(shè)施是否處于正常的工作狀態(tài)中。

檔案室應(yīng)設(shè)有直通安全地帶的安全通道，應(yīng)急預(yù)案中應(yīng)強(qiáng)調(diào)安全通道的重要性，嚴(yán)禁在安全通道上堆放雜物、充分確保安全通道的暢通。安全通道上要配有質(zhì)量合格的消防指示燈并在墻上張貼安全標(biāo)志。得益于科技的高速發(fā)展，現(xiàn)階段人們已經(jīng)可以借助計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來開展檔案日常管理與安全保障工作。預(yù)案中應(yīng)當(dāng)指出，檔案室要建立電子數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，將重要數(shù)據(jù)備份至硬盤之中，采用實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)備份的工作方式以保障重要數(shù)據(jù)的安全。

（三）做好資金準(zhǔn)備工作

毋庸置疑的是，檔案日常管理與應(yīng)急處置工作需要大量的資金，這就需要檔案管理部門做好資金預(yù)算工作，確保用于購(gòu)進(jìn)消防設(shè)施、計(jì)算機(jī)設(shè)備等物資的資金充足。需要特別指出的是，近年來檔案管理資金貪腐現(xiàn)象較為猖獗，因此檔案管理部門應(yīng)當(dāng)做好資金流向監(jiān)督管理工作，制定一系列制度來約束資金經(jīng)手人員的行為，確保每一筆資金都能落到實(shí)處。

（四）明確檔案應(yīng)急預(yù)案啟動(dòng)條件

檔案管理人員必須要在合理的時(shí)機(jī)啟動(dòng)檔案應(yīng)急預(yù)案，如此方能最大程度地削弱災(zāi)害對(duì)檔案安全的威脅性、保障應(yīng)急預(yù)案的應(yīng)用效果。通常情況下，在檔案室發(fā)生險(xiǎn)情后，檔案管理部門首先要組織人員進(jìn)行自救，隨后應(yīng)在最短時(shí)間內(nèi)分析災(zāi)情等級(jí)、預(yù)估災(zāi)情可能造成的危害。在判斷出災(zāi)情嚴(yán)重程度后迅速制定相關(guān)的災(zāi)情報(bào)告，詳盡地描述災(zāi)情出現(xiàn)的時(shí)間與預(yù)測(cè)災(zāi)情的影響并在2小時(shí)內(nèi)將報(bào)告遞交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門。

在確定災(zāi)情極有可能影響人員與檔案安全、容易造成較大經(jīng)濟(jì)損失后，要迅速啟動(dòng)檔案管理應(yīng)急預(yù)案，各有關(guān)人員要迅速回歸崗位、分析現(xiàn)場(chǎng)災(zāi)情進(jìn)展?fàn)顩r并嚴(yán)格依照應(yīng)急預(yù)案相關(guān)規(guī)定開展救災(zāi)工作[3]。

（五）應(yīng)急預(yù)案中的獎(jiǎng)罰內(nèi)容

為了最大程度地發(fā)揮榜樣的帶頭作用、遏止檔案應(yīng)急管理工作中不良現(xiàn)象的發(fā)生，檔案應(yīng)急預(yù)案中應(yīng)當(dāng)含有合理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)莫?jiǎng)罰制度。獎(jiǎng)罰制度能夠?qū)崿F(xiàn)及時(shí)表彰在檔案應(yīng)急管理工作中作出突出貢獻(xiàn)的人員，處分瞞報(bào)檔案險(xiǎn)情、在檔案應(yīng)急處理工作中態(tài)度散漫的人員的目的。嚴(yán)厲處罰阻礙檔案應(yīng)急管理工作開展的人員，應(yīng)當(dāng)將犯事情節(jié)特別嚴(yán)重的人員移交司法機(jī)關(guān)處理。

三、結(jié)語

新的發(fā)展形勢(shì)下開展檔案應(yīng)急預(yù)案制訂工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，檔案管理部門要多制定約束性與激勵(lì)性制度并予以落實(shí)，檔案管理人員應(yīng)積極提升自身綜合素質(zhì)、培養(yǎng)隨機(jī)應(yīng)變能力，從而促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)足進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳兵.“蘭臺(tái)防線·2011”——浙江省檔案與電子文件突發(fā)事故與災(zāi)害應(yīng)急演練成功舉行[J].浙江檔案.2011（05）.

[2]王洪梅.淺談檔案應(yīng)急預(yù)案管理工作[J].山東檔案.2014（06）.

[3]李霞.檔案應(yīng)急預(yù)案的制定策略[J].黑龍江檔案.2012（06）.