淺談高校管理之教學(xué)秘書的重要性和穩(wěn)定性

馮利臻　吳宇

摘 要：教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊(duì)伍中的最基層的專職管理人員，具體負(fù)責(zé)學(xué)院的教學(xué)管理任務(wù)，在教學(xué)管理工作中發(fā)揮著重要作用。認(rèn)清教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的重要性，建設(shè)一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)強(qiáng)、隊(duì)伍穩(wěn)定的教學(xué)秘書隊(duì)伍刻不容緩。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；教學(xué)管理；重要性；穩(wěn)定性

一、教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中的作用

（一）系、院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手

高等院校主管教學(xué)的系主任、院長(zhǎng)通常屬于“雙肩挑”的人員，因此，大量的教學(xué)管理實(shí)際上是由教學(xué)秘書來(lái)完成的。這就需要教學(xué)秘書當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，協(xié)助系、院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)管理，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成日常的各項(xiàng)管理制度。比如調(diào)課、教材管理各項(xiàng)工作，學(xué)生辦理學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、免修、重修等工作，傳達(dá)組織和參加教研、教學(xué)競(jìng)賽活動(dòng)，協(xié)調(diào)各實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理工作等等。

（二）橋梁和紐帶作用

教學(xué)秘書在工作中接觸的人很多，接觸層面最廣，既與領(lǐng)導(dǎo)接觸，也與教師接觸，并且直接接觸學(xué)生，既要把領(lǐng)導(dǎo)的決策向下傳遞，又要把教師和學(xué)生的建議和意見向上反饋。在領(lǐng)導(dǎo)、老師和學(xué)生之間起到承上啟下、上傳下達(dá)的橋梁和紐帶作用[1]。

教學(xué)秘書在處理日常教學(xué)行政工作中，必須處理好三對(duì)主要關(guān)系。第一， 教務(wù)處與院、系之間的關(guān)系。第二，院、系與教研室、實(shí)驗(yàn)室之間的關(guān)系。第三，任課教師與學(xué)生之間的關(guān)系，因此起著其他人不可替代的協(xié)調(diào)和信息溝通紐帶作用，保證教學(xué)活動(dòng)正常有序進(jìn)行。

二、教學(xué)秘書的現(xiàn)狀與分析

高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)是高校教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)的一部分[2]，雖然各高校都在加強(qiáng)教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)，但是高校往往比較重視專任教師隊(duì)伍建設(shè)，如人才引進(jìn)、在職進(jìn)修等等，而在教學(xué)管理隊(duì)伍的建設(shè)中卻只重視高、中層管理人員的配置，往往忽略了教學(xué)秘書這一基層管理隊(duì)伍的建設(shè)，因此教學(xué)秘書成了學(xué)校很重要，而又不被重視的一個(gè)群體，教學(xué)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀令人堪憂，存在的問(wèn)題如下：

（一）學(xué)校重視程度不夠，經(jīng)濟(jì)待遇低，隊(duì)伍穩(wěn)定性差。

教學(xué)秘書工作很重要，也很辛苦，但并沒(méi)有得到應(yīng)有的關(guān)心和重視。由于事務(wù)大而忙，外出參觀學(xué)習(xí)、專業(yè)培訓(xùn)和進(jìn)修的機(jī)會(huì)很少。據(jù)了解，有的高校，十多年來(lái)從沒(méi)有組織過(guò)教學(xué)秘書外出參觀學(xué)習(xí)，也沒(méi)有送過(guò)一個(gè)教學(xué)秘書進(jìn)行教學(xué)管理專業(yè)的進(jìn)修和深造，長(zhǎng)此以往，其進(jìn)取意識(shí)和思維能力將變得越賽越低，無(wú)法提高工作效率和教學(xué)管理水平[3]。另外，教學(xué)秘書在評(píng)職稱、津貼、晉升等方面都較其他系列難。和專職教師及其他教學(xué)管理人員相比，教學(xué)秘書的工資、津貼也比較低。教學(xué)秘書不安心，隊(duì)伍不穩(wěn)定，無(wú)疑對(duì)高校的教學(xué)管理是一個(gè)嚴(yán)重的影響。

（二）教學(xué)秘書工作面廣，工作任務(wù)繁重瑣碎。

教學(xué)秘書工作所涉及的面廣而多，整天面臨著瑣碎而龐雜的管理服務(wù)工作，完全可以用 “忙”“雜”兩個(gè)字來(lái)概括其工作。包括：開學(xué)前到學(xué)校協(xié)助教務(wù)處排課，整理每學(xué)期所有教學(xué)課程：包括課程性質(zhì)、學(xué)時(shí)、授課班級(jí)等信息，組織批改補(bǔ)考試卷，上交成績(jī)，并統(tǒng)計(jì)填寫每個(gè)老師判卷數(shù)目。期中教學(xué)檢查包括學(xué)生座談會(huì)情況、批留作業(yè)情況、教師教學(xué)文檔上交情況等的收集、整理、匯總工作。期末收集整理并歸檔期末試卷和紙質(zhì)成績(jī)、電子成績(jī)、試卷分析、電子試題及答案、實(shí)驗(yàn)和實(shí)踐教學(xué)等文檔，并認(rèn)真復(fù)核是否符合我校的規(guī)定；征訂下學(xué)期教材、整理下學(xué)期理論、實(shí)驗(yàn)、實(shí)踐和選修課課程等；這些繁瑣巨細(xì)的事情都使教學(xué)秘書忙得沒(méi)有喘息的機(jī)會(huì)。

（三）精神負(fù)擔(dān)重，思想壓力大。

1、教學(xué)秘書的工作性質(zhì)與其他工作不同，時(shí)間限制性強(qiáng)，工作任務(wù)必須按質(zhì)按量按時(shí)完成。如果因?yàn)槊τ谄渌ぷ鞫绊懥丝荚嚨恼＿M(jìn)行，就是工作失職。

2、教學(xué)秘書的工作是進(jìn)行教學(xué)管理，就必須要把好教學(xué)質(zhì)量的關(guān)口，凡事要出以公心，堅(jiān)持原則，因此在工作上無(wú)形中便會(huì)引起別人的誤解。特別是因工作太忙應(yīng)付不全而出現(xiàn)某些工作差錯(cuò)，又得不到應(yīng)有的幫助和理解，這種壓力更大。因此，教學(xué)秘書們長(zhǎng)期處在一個(gè)精神高度緊張、思想負(fù)擔(dān)很重的狀態(tài)下工作。

三、教學(xué)秘書的穩(wěn)定性

由于以上原因教學(xué)秘書人員的流動(dòng)性很大。而教學(xué)秘書的穩(wěn)定性對(duì)于院系來(lái)說(shuō)又是非常重要，因此，要想要想充分調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的積極性，穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍，需要采取以下的措施：

（一）重視教學(xué)秘書工作，加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)：有計(jì)劃的培訓(xùn)和交流

由于管理的新思想、新技術(shù)、新手段不斷涌現(xiàn)，有力地推動(dòng)著高等教育向前發(fā)展。高校教學(xué)管理要想適應(yīng)這種變化，必須每年定期的對(duì)教學(xué)秘書進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)或研討交流會(huì)，以增拓他們的視野、思路，為提高和完善教學(xué)秘書業(yè)務(wù)水平創(chuàng)造機(jī)會(huì)[4]。讓每一位教學(xué)秘書都感到自己有良好的發(fā)展方向與前途，從而提高教學(xué)秘書的工作熱情和整體素質(zhì)。

（二）完善管理制度，加強(qiáng)鼓勵(lì)機(jī)制

為了使教學(xué)秘書不斷提高自身素質(zhì)和工作水平，學(xué)校需要制定出行之有效的教學(xué)管理規(guī)章制度，使教學(xué)管理工作有章可循，工作簡(jiǎn)單易行。為加強(qiáng)教學(xué)秘書的穩(wěn)定性，引入激勵(lì)機(jī)制，加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)行崗位責(zé)任制、聘任制，把考核與評(píng)職稱、晉級(jí)、增資、聘用等實(shí)質(zhì)性措施掛鉤。對(duì)那些工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、管理水平高、工作成績(jī)突出的人員給予應(yīng)有的照顧，保護(hù)他們的工作積極性。只有這樣，才能促進(jìn)教學(xué)秘書不斷提高自身素質(zhì)和教學(xué)管理水平，穩(wěn)定教學(xué)秘書的隊(duì)伍。

總之，教學(xué)秘書在教學(xué)管理過(guò)程中有重要的位置和作用，學(xué)校應(yīng)該有計(jì)劃、有目的地對(duì)教學(xué)秘書進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和能力激發(fā)，并采用人才激勵(lì)機(jī)制，讓他們看到努力工作的希望，穩(wěn)定教學(xué)秘書的隊(duì)伍。

參考文獻(xiàn)：

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