淺論人社工作檔案管理的重要性與對策

程艷

【摘 要】 本文分析了人社業(yè)務(wù)工作檔案管理存在的問題，闡述了做好檔案管理工作的必要性，提出了做好人社檔案管理工作的對策。要加快人力資源社會保障信息系統(tǒng)升級集中和高效整合；更新知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力和責(zé)任意識；積極推進(jìn)創(chuàng)建電子檔案管理系統(tǒng)工作，完成檔案管理的升級；促進(jìn)檔案管理在實(shí)際工作中發(fā)揮作用；完善網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督體系。

【關(guān)鍵詞】 檔案管理；人社業(yè)務(wù)；必要性；方法措施

人社部門的檔案管理，顧名思義，就是人力資源和社會保障部門對有關(guān)檔案進(jìn)行材料收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用的工作任務(wù)。做好檔案管理工作有利于人社業(yè)務(wù)更好的發(fā)展。據(jù)此，對于人社部門檔案管理的研究分析則具有了重要意義。

一、人社業(yè)務(wù)工作檔案管理存在的問題

人社業(yè)務(wù)工作檔案管理中面臨著一些問題，具體說來有幾個方面：其一，忽視檔案管理的重要性，領(lǐng)導(dǎo)和工作人員在思想上還不夠重視。在人社部門以往的工作中，由于沒能引起對此的重視，導(dǎo)致檔案管理工作有著內(nèi)容不夠全面、硬件設(shè)備投入不足等缺陷。其二，缺乏健全的管理制度和完善的管理模式。人力資源和社會保障工作涉及到的檔案數(shù)量特別繁雜、種類非常之多，要將如此多的信息檔案整理的井井有條，具有一定的挑戰(zhàn)性，需要專員對檔案進(jìn)行分門別類的細(xì)致歸納，在過去采取傳統(tǒng)的分卷式的分類方法中，當(dāng)檔案的數(shù)量累積的越來越高時，再尋找起來便十分困難。再者，因?yàn)檫^去管理疏漏而導(dǎo)致本人與檔案資料上的信息不一致的狀況時有發(fā)生，我國公民的檔案管理工作發(fā)展起來不過短短幾十年時間，還存在機(jī)構(gòu)不健全、分工不明確、設(shè)施落后、收錄有誤、保管不善等問題，由此造成的對不上號的情況也并不少見。其三，檔案管理部門的工作人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技能水平，造成檔案保管不善、檔案資料信息泄露、檔案遺失等問題，一方面是由檔案管理專員崗位調(diào)換頻繁，造成專員不能對業(yè)務(wù)內(nèi)容形成熟悉的掌握能力，不清楚怎樣才算是合乎規(guī)范，另一方面是人社業(yè)務(wù)崗位上的專員沒有工作的積極性，不去主動學(xué)習(xí)和熟悉工作相關(guān)知識。

由上述的原因所造成的人社部門檔案管理工作中的問題還有許多具體的表現(xiàn)形式，舉例來說，2015年杭州某大學(xué)生發(fā)現(xiàn)自己的醫(yī)保卡信息泄露導(dǎo)致個人帳戶被盜刷資金，還有參保人員檔案遺失、損毀，致使?jié)M足退休條件的老人無法核算其退休的待遇，由此走上了多年上訪維權(quán)的道路等等，這樣因檔案管理問題造成的不良后果不勝枚舉。因此，做好檔案管理工作成為社會秩序良好運(yùn)轉(zhuǎn)所刻不容緩的要求。

二、做好檔案管理工作的必要性

做好檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。第一，它是與中華人民共和國每位公民息息相關(guān)的，舉例說來，人力資源部門所保管的大學(xué)生的學(xué)籍檔案，是學(xué)子們的學(xué)歷證明依據(jù)也為其提供就業(yè)渠道和就業(yè)信息的保障；社會保障局所管理的社會保障卡，包含了參保人員的信息，持卡人可以憑此辦理養(yǎng)老保險、失業(yè)和求職登記、申領(lǐng)失業(yè)保險金、申請勞動能力鑒定和申領(lǐng)工傷保險金、申請參加就業(yè)培訓(xùn)等等多項(xiàng)業(yè)務(wù)。檔案管理不僅是單純的檔案保管工作，還為社會公共事業(yè)提供資源庫的作用。第二，對于國家和政府開展各項(xiàng)行政工作提供了方便，人社部門保存的檔案所包含的內(nèi)容較為寬泛，而檔案的管理為提高政府行政執(zhí)行力打開方便之門，在針對具體個人問題時，能夠快速的獲取公民的信息和基本情況，對于解決實(shí)際問題有著保證效率的意義。第三，各級政府建立的檔案資源庫是國家開展一些活動所必備的基礎(chǔ)，也是國家活動、政策的真實(shí)記錄，國家管理的檔案資源庫形成了一張“無形的網(wǎng)”，將人與事都統(tǒng)一在其中，為推進(jìn)各項(xiàng)利民、惠民政策的實(shí)施提供渠道。

三、做好人社檔案管理工作對策

1、檔案管理在人社業(yè)務(wù)上的應(yīng)用

人社檔案管理以“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”為工作目標(biāo)，

要完成這項(xiàng)目標(biāo)，做好檔案管理工作在人社業(yè)務(wù)上的應(yīng)用，便要先了解檔案管理在人社工作中的應(yīng)用包括哪些方面，簡要概括如下：

（1）社會保障卡。社會保障卡是記錄了個人參保信息并加載了金融功能的IC卡，是開展人力資源和社會保障業(yè)務(wù)的電子憑證。用社會保障卡來實(shí)現(xiàn)參保人員身份認(rèn)證、各個險種的關(guān)聯(lián)以及人力資源和社會保障信息的呈現(xiàn)。社會保障卡主要有醫(yī)保、社保、金融三方面的功能，在醫(yī)保方面，憑借此卡到定點(diǎn)藥店和醫(yī)院進(jìn)行身份認(rèn)證、入院登記、出院結(jié)算；在社保方面能夠領(lǐng)取養(yǎng)老金、失業(yè)保險金和完成就業(yè)失業(yè)登記、失業(yè)金領(lǐng)?。辉诮鹑诜矫?，可用社會保障卡代扣代繳、代收代支醫(yī)保、社保費(fèi)用，極大緩解經(jīng)辦窗口的壓力。辦理《社會保障卡申領(lǐng)表》時需提供參保人員身份證復(fù)印件正反面、標(biāo)準(zhǔn)彩照、聯(lián)系電話、家庭住址等重要信息，未成年人還需提供本人和家長的戶籍證明，所以要做好申領(lǐng)資料的規(guī)范管理，防止信息泄露。

（2）12333人社電話咨詢服務(wù)熱線。收集1998年本市成立以來人力資源和社會保障政策法規(guī)，收錄全市各區(qū)縣各業(yè)務(wù)科室、部門的辦事指南、問題解答，立卷規(guī)檔并將電子檔案錄入知識庫，為咨詢員的政策解答提供了有力支撐。

（3）養(yǎng)老保險。參保原始憑證上記錄著參保人員及其用人單位社會保險繳費(fèi)檔次、參保時間、本人簽名等信息；退休待遇領(lǐng)取、特殊工種提前退休時，需以原始檔案記載為依據(jù)，不得遺失參保人員檔案，不得隨意更改參保人員出生時間、參保時間、工作經(jīng)歷等，避免套取國家社?；稹?/p>

（4）醫(yī)療保險。管理好參保人員異地就醫(yī)備案、特殊門診登記、重大疾病申報備案、轉(zhuǎn)診轉(zhuǎn)院登記、住院待遇核定等檔案資料，為業(yè)務(wù)工作提供依據(jù)。

（5）干部職工人事檔案管理。主要記述和反映單位干部職工社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，包括任免審批表、干部履歷表、職稱評審檔案等，同時，要建立個人電子檔案系統(tǒng)，使用計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，制成PDF或JPG格式圖片文件，以便查閱。

（6）流動人員檔案管理。各級人力資源服務(wù)中心為流動人員提供人事檔案的接收和傳遞；為符合相關(guān)規(guī)定的單位提供檔案查（借）閱服務(wù)；依據(jù)檔案記載出具存檔、經(jīng)歷、親屬關(guān)系等相關(guān)證明；為相關(guān)單位提供入黨、參軍、錄用、出國（境）等政審（考察）服務(wù)；黨員組織關(guān)系的接轉(zhuǎn)等免費(fèi)的基本公共服務(wù)。

（7）勞動保障監(jiān)察舉報。建立完善投訴案件管理信息系統(tǒng)，統(tǒng)一登記、錄入和辦理，對拖欠農(nóng)民工工資的企業(yè)記錄在案，起到有效預(yù)警作用。

（8）文書文件管理。業(yè)務(wù)科室對自身業(yè)務(wù)立卷歸檔，匯總后交局檔案室統(tǒng)一管理，以便迅速查找、復(fù)制、借閱和使用相關(guān)文件材料。

（9）公務(wù)員考錄、事業(yè)單位公招。參考人員報名信息表、筆試、面試成績等考試原始檔案管理。

2、檔案管理在人社業(yè)務(wù)運(yùn)用中的方法與措施

要做好檔案管理在人社業(yè)務(wù)中的運(yùn)用工作，總的來說包括以下幾個部分：第一，加快人力資源社會保障信息系統(tǒng)升級集中，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的集中部署和有機(jī)融合、數(shù)據(jù)的向上歸集和高效整合。人社業(yè)務(wù)所涉及到的內(nèi)容是十分寬泛的，不同的檔案分屬不同的機(jī)構(gòu)管理，要協(xié)同多方進(jìn)行統(tǒng)一的一項(xiàng)工作，還須經(jīng)由不同部門之間互相溝通，健全檔案管理運(yùn)行機(jī)制和檔案內(nèi)容建設(shè)，將人社資源信息升級集中，既加強(qiáng)了信息管理的統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)，還有利于各系統(tǒng)的交匯貫通。第二，更新知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力和責(zé)任意識，為人社部門注入活力型人才，為社會提供具有專業(yè)分析角度和創(chuàng)新思維的新成員。現(xiàn)代化的人社業(yè)務(wù)需要專業(yè)人員不斷地提升自覺性和責(zé)任心，明確責(zé)任分工，才能完成這行艱巨的任務(wù)。人才的引入也是各項(xiàng)事業(yè)得以持續(xù)發(fā)展的依據(jù)，也是普通工作人員通過科學(xué)學(xué)習(xí)和奮發(fā)努力提升到專業(yè)人才的重要路徑。第三，完成檔案管理的升級。以紙質(zhì)、電子資源管理并用的方式，積極推進(jìn)創(chuàng)建電子檔案管理系統(tǒng)工作，把檔案管理工作從傳統(tǒng)手工整理、記錄、檢索的方式中解放出來。建立電子檔案管理方式既減少了對紙質(zhì)檔案的磨損，延長其壽命，又減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，檢索起來也更為方便，工作的質(zhì)量、效率也獲得了提高，從而促進(jìn)了管理模式的現(xiàn)代化，管理的明確分工也降低了人為因素的不利影響，產(chǎn)生更多的經(jīng)濟(jì)效益。再則，人社部門的檔案管理制度也有著社會化的特征，在傳統(tǒng)的舊模式中衍生出新的模式來適應(yīng)社會的發(fā)展，是符合社會發(fā)展需要的。運(yùn)用新的管理模式還對于避免浪費(fèi)資源情況的發(fā)生和提高整體業(yè)務(wù)素質(zhì)具有促進(jìn)作用，政府部門應(yīng)大力展開宣傳現(xiàn)代化檔案管理的高效性，并投入相應(yīng)的資金和人力，建立新型的綜合檔案室，以確保人民利益的最大化和保障社會的良性發(fā)展。第四，促進(jìn)檔案管理在實(shí)際工作中發(fā)揮作用。推進(jìn)公共服務(wù)事項(xiàng)的數(shù)據(jù)開放和信息共享，實(shí)現(xiàn)信息異地登記，業(yè)務(wù)協(xié)同辦理，數(shù)據(jù)全域共享，有效提升全省范圍內(nèi)社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)、異地就醫(yī)結(jié)算、異地領(lǐng)取待遇資格認(rèn)證等異地業(yè)務(wù)的經(jīng)辦效率，進(jìn)一步方便參保人員就近辦事。使用標(biāo)準(zhǔn)化的管理系統(tǒng)來改變檔案資源管理模式，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)助，將可分享的數(shù)據(jù)、檔案納入規(guī)范化的辦理系統(tǒng)。第五，完善網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督體系。將網(wǎng)絡(luò)管理也視為人社業(yè)務(wù)管理的一部分，依靠行政區(qū)劃和人社部門的服務(wù)平臺來完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理體系。現(xiàn)代社會是信息分享的社會，檔案信息作為一個統(tǒng)一的整體，為了人們的合法權(quán)益受到侵害時能夠有所保障，也為了促進(jìn)信息化的服務(wù)更好的實(shí)現(xiàn)，保障社會活動的有序進(jìn)行。因此，要加快網(wǎng)絡(luò)監(jiān)察系統(tǒng)的建設(shè)，配備專業(yè)的監(jiān)察員采取網(wǎng)絡(luò)巡查等方式對受理舉報、投訴集中統(tǒng)一進(jìn)行受理，圍繞這些情況制定對策。

四、結(jié)束語

人社檔案對于維護(hù)良好社會秩序，促進(jìn)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都有著至關(guān)重要的作用。但是目前的檔案管理工作中還存在許多問題，需要人社部門相關(guān)的人員不斷在工作中進(jìn)行探索改進(jìn)不足以適應(yīng)社會的發(fā)展，為更好地服務(wù)于國家的各項(xiàng)事業(yè)和社會保障提供便利途徑。

【注 釋】

[1] “提供免費(fèi)的基本公共服務(wù)：人事檔案的接收和傳遞；為符合相關(guān)規(guī)定的單位提供檔案查（借）閱服務(wù)；依據(jù)檔案記載出具存檔、經(jīng)歷、親屬關(guān)系等相關(guān)證明；為相關(guān)單位提供入黨、參軍、錄用、出國（境）等政審（考察）服務(wù)；黨員組織關(guān)系的接轉(zhuǎn)等”出自《中共中央組織部 人力資源社會保障部等五部門關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》

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