新形勢下做好高校檔案管理工作的措施研討

溫振鵬

摘 要：黨的十八大成功召開，使得各項國策得以落實與執(zhí)行，我國社會和經(jīng)濟不斷地向著現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，我國的教育事業(yè)的發(fā)展也向著以人為本的方向發(fā)展，然而科技的變革帶來的新一輪互聯(lián)網(wǎng)革命新形勢下的高校檔案管理也面臨著諸多問題。筆者將分析這些問題，并提出針對性的解決措施，以期我國高校檔案管理工作不斷規(guī)范化、科學化。

關(guān)鍵詞：高校檔案；管理；應(yīng)對措施

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 收稿日期：2016-04-22

一、高校檔案管理中存在的不足之處

（1）高校檔案管理工作人員管理知識儲備不足。由于現(xiàn)有的學科建設(shè)方面存在問題，導(dǎo)致檔案管理未被納入高校專業(yè)中，致使從事高校管理檔案的工作人員所學專業(yè)不對口，缺乏基本的檔案管理專業(yè)知識。高校檔案管理作為高校后勤保障的一部分，未能引起校領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，招收檔案工作人員以退休教師為主或者由教師接任，更加劇了高校檔案管理隊伍建設(shè)方面矛盾。

（2）檔案填寫、材料收集不規(guī)范。目前，高校檔案管理并沒有形成完整的規(guī)章制度。審核機制不健全，因此大多數(shù)檔案完全根據(jù)個人意愿填寫，填寫的內(nèi)容真實性存疑。同時檔案上報環(huán)節(jié)較多，層層上報程序繁雜，致使材料收集不規(guī)范。這些問題致使檔案不再完全真實地記錄歷史，而成為任人涂改的作秀，也就失去了檔案所具有的參考價值。

（3）檔案保護維護意識的缺乏。檔案的保護工作是檔案管理工作的重中之重。檔案保護需要工作人員耐心、謹慎、細致入微。在實際工作中，由于高校檔案管理工作人員的疏忽，導(dǎo)致檔案丟失、損毀、浸水的現(xiàn)象時有發(fā)生。同時檔案的材料多為紙質(zhì)，需要工作人員經(jīng)常進行檔案的維護。

（4）檔案管理權(quán)責界定不清，管理體制不健全。目前高校檔案管理沒有形成完整的規(guī)章制度與監(jiān)督制度，工作人員存在不嚴格按照規(guī)章制度辦事的現(xiàn)象，同時由于管理權(quán)責界定不清，監(jiān)督機制不完善，出了問題工作人員互相推諉、人事傾軋的現(xiàn)象時有發(fā)生[1]。

二、高校檔案管理的解決措施

（1）建立完整可行的高校檔案管理規(guī)章制度。高校檔案管理中出現(xiàn)的諸多問題根本上是由于高校檔案管理規(guī)章制度的不健全導(dǎo)致的。建立完整的、可行的高校檔案管理規(guī)章制度將是解決高校檔案管理一切問題的出發(fā)點。檔案的建立、填寫、轉(zhuǎn)出、復(fù)制等檔案管理中的一切環(huán)節(jié)都需要細致入微地建立相關(guān)規(guī)范，只有符合規(guī)范的行為才合法。高校學生流動性大，所以高校檔案的管理呈現(xiàn)出從入學到畢業(yè)的周期性，這就需要高校檔案管理相關(guān)部門保證檔案的真實性。此外，必須界定權(quán)責、完善監(jiān)督機制，杜絕出現(xiàn)問題時工作人員互相推諉以及存在僥幸心理等現(xiàn)象。高校檔案管理可以引進互聯(lián)網(wǎng)的管理方式，在檔案流通、填寫方面進行實時管理、互聯(lián)網(wǎng)監(jiān)督管理[2]。

（2）加強高校檔案管理人員教育培訓，提高專業(yè)素質(zhì)。高校檔案管理人員多為退休教師或在職教師，專業(yè)素質(zhì)較差，工作水平不足。但是由于各高?；静辉O(shè)置相關(guān)專業(yè)，迫使高校不得不設(shè)立專門的培訓課程以增強管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。高校應(yīng)該成立專門的檔案管理職能部門，并給予足夠的重視。

（3）推行高校檔案管理數(shù)字化。隨著科技的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)深入到生活工作的方方面面。但是高校的檔案管理未能跟上時代的步伐，仍然采用人工操作，材料使用的是不易保存易腐蝕浸水的紙質(zhì)，致使高校檔案管理問題頻出，檔案后期保護維護工作必須投入巨大的人力財力。而數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展為相關(guān)工作提供了便捷的解決之道。積極推進紙質(zhì)檔案的信息化，同時建立先進的檔案信息管理系統(tǒng)，可以有效提高高校檔案管理水平[3]。

三、結(jié)束語

綜上所述，新形勢下的高校檔案管理面臨諸多問題，這些問題致使高校管理檔案混亂，停滯不前。筆者提出以下對策：①建立完整的可行的高校檔案管理規(guī)章制度。②加強高校檔案管理人員教育培訓，提高專業(yè)素質(zhì)。③推行高校檔案管理數(shù)字化。希望更多的專業(yè)人士能投入到該課題研究中，為提高我國高校檔案管理工作做出重大貢獻。

參考文獻：

[1]馬 然.淺談在新形勢下如何做好高校檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2011（14）：106.

[2]馬榮霞.適應(yīng)新形勢、新任務(wù)需要努力做好高校人事檔案管理工作[J].檔案天地，2011（6）：56-57.

[3]陳 敏.新形勢下高校學生檔案管理存在的問題及其應(yīng)對措施[J].科教文匯（中旬刊），2015（8）：124-125.