淺談計算機(jī)新技術(shù)應(yīng)用條件下的檔案管理

周子恒

摘 要：計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中已經(jīng)是大勢所趨，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用給檔案現(xiàn)代化事業(yè)的發(fā)展帶來了勃勃生機(jī)。檔案管理單位需要在推動計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，需要深化思想改革，轉(zhuǎn)變觀念，從上至下的推動計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用。并根據(jù)國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行分類和加工并批量錄入到計算機(jī)系統(tǒng)，在這過程中要加強(qiáng)審核，確保信息的準(zhǔn)確性。在各檔案系統(tǒng)之間實現(xiàn)遠(yuǎn)程網(wǎng)，可以達(dá)到網(wǎng)絡(luò)資源的共享，進(jìn)一步提高檔案現(xiàn)代化管理水平和檔案利用的效率。

關(guān)鍵詞：計算機(jī) 新技術(shù)應(yīng)用 檔案管理 資源共享

一、計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的重要作用

1、有利于對檔案的管理收集和存儲。利用計算機(jī)的外延設(shè)備，采用掃描或者手工錄入的方法，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，能夠被計算機(jī)系統(tǒng)所識別，這些電子檔案還能進(jìn)一步錄入到信息數(shù)據(jù)庫之中，通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，可以對電子檔案進(jìn)行壓縮，使計算機(jī)存儲更多的檔案信息。通過電子形式存儲的檔案，從流轉(zhuǎn)和備份方面都具有極大的便捷性，有效降低了紙質(zhì)檔案對管理空間的要求，降低檔案管理的成本。

2、有利于檔案管理信息系統(tǒng)化。在檔案管理中，通過計算機(jī)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案之后，就可以開發(fā)信息管理系統(tǒng)，將這些檔案融入到同一個平臺下，進(jìn)行分類管理，根據(jù)不同部門的使用，從而對檔案進(jìn)行高效管理?；谟嬎銠C(jī)技術(shù)可以讓檔案呈現(xiàn)多媒體特征，結(jié)合視頻、圖像以及文字的綜合多媒體元素來豐富檔案的信息量，通過檔案管理信息系統(tǒng)，能夠有效地實現(xiàn)對檔案的檢索，自動入庫排架等功能，有效提升檔案管理的效率。

3、計算機(jī)技術(shù)能夠為檔案管理提供較強(qiáng)的技術(shù)支持。隨著計算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，計算機(jī)在檔案管理方面的應(yīng)用非常深入，特別是計算機(jī)的處理性能以及存儲能力有效的提升，為檔案管理的集成化以及集成服務(wù)都提供了大量的技術(shù)支持。相關(guān)的計算機(jī)外延設(shè)備技術(shù)的出現(xiàn)，為傳統(tǒng)檔案電子化提供了極大的幫助。另外計算機(jī)技術(shù)還實現(xiàn)了客觀關(guān)系管理系統(tǒng)以及企業(yè)資源計劃管理系統(tǒng)的統(tǒng)一，從而有助于將檔案管理和現(xiàn)代化的管理融為一體，為企事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理提供了重要的技術(shù)支持。

二、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用將標(biāo)志著檔案自動化管理的一個新的里程碑

l、計算機(jī)以其具有科學(xué)計算、數(shù)據(jù)處理、審時控制、智能摸擬文字處理等功能，特別是在數(shù)字處理和文字處理方面，顯示出其強(qiáng)大的潛力。依靠計算機(jī)講述和存儲技術(shù)，可以將多臺計算機(jī)工作站和終端聯(lián)結(jié)在一起，實現(xiàn)信息交換與資源共享。檔案工作者要進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化、檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

2、利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立“電子文件（卡當(dāng)案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案室與企事業(yè)單位信息管理部門密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館室，是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。

3、利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)電子文件的自動上傳收集。檔案部門要改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案室的服務(wù)器上歸檔。

4、開展計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)電子文件檔案服務(wù)。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案室利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

三、檔案計算機(jī)管理新技術(shù)的應(yīng)用

1、把檔案管理系統(tǒng)納入綜合性集成系統(tǒng)。集成系統(tǒng)可劃分為橫向集成管理系統(tǒng)和縱向集成管理系統(tǒng)。前者是把屬于同一組織級別的幾個部門的數(shù)據(jù)予以集成，實行數(shù)據(jù)共享、綜合管理。在此系統(tǒng)中有技術(shù)管理、財務(wù)管理、人事管理及檔案管理等子系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)有辦公室、文件收發(fā)、會議管理、情報資料管理、檔案管理等子系統(tǒng)。后者把屬于不同組織級別的檔案數(shù)據(jù)予以集成，進(jìn)行綜合性管理。有檔案管理系統(tǒng)參加的縱向集成系統(tǒng)有兩類：一是檔案目錄中心，將某一系統(tǒng)、地區(qū)、范圍的各級各類檔案部門，所提供的機(jī)讀檔案目錄集中統(tǒng)一綜合管理。二是情報信息中心，它把某一系統(tǒng)、專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的圖、情報、檔案信息統(tǒng)一存儲和管理，實現(xiàn)圖、情、檔資源共享，提高檔案的社會效益。

2、檔案管理運(yùn)用光盤進(jìn)行檔案的全文存儲。根據(jù)光盤存儲器的特點，把光盤分以下幾類：僅讀光盤。此類光盤由專門廠家預(yù)先在一種母盤上錄制信息，再由母盤大量復(fù)制出商品光盤，光盤上的信息，僅能讀不能改寫。此光盤通常用于存儲國內(nèi)外信息交換用圖書目錄或情報資料目錄。一次寫光盤應(yīng)一次寫入，僅能讀出不能再改寫。能擦寫光盤。此類光盤上的信息能隨便寫入和擦除。因光盤存儲系統(tǒng)存在一些缺陷和弊端，沒有普遍推廣運(yùn)用。主要問題有：標(biāo)準(zhǔn)化問題；光盤載體檔案的法律效力問題；光盤的運(yùn)用壽命，沒有可靠性驗證；光盤讀寫設(shè)備的價格還比較高，設(shè)備的更新?lián)Q代頻繁，這就影響了光盤的推廣應(yīng)用。

3、檔案管理運(yùn)用人工智能技術(shù)。人工智能主要是研究如何使電子計算機(jī)模仿人腦從事推理、規(guī)劃、設(shè)計、思考、學(xué)習(xí)等思維活動，解決智能型的復(fù)雜間題。人工智能在檔案自動化管理應(yīng)用如下：一是，檔案信息錄入。自動化應(yīng)用漢字識別、語音識別等技術(shù)進(jìn)行檔案信息的自動錄入，可提高輸入速度與質(zhì)量，實現(xiàn)檔案的原形存儲。二是，檔案智能檢索檔案。檔案智能檢索可依照檔案價值高低和重要程度進(jìn)行檢索，并反映到命中條目。還可以對檢索系統(tǒng)提出較高的要求，不但要進(jìn)行簡單的查找，還要對查找結(jié)果進(jìn)行分析、推理，提出某些結(jié)論。三是，專家系統(tǒng)。引入專家系統(tǒng)是事先把某些專家的知識總結(jié)出來，分成事實和規(guī)則建立起知識庫、經(jīng)驗庫，計算機(jī)按照這些專門知識對輸入的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行推理、分析，做出判斷和決策。

4、檔案管理運(yùn)用多媒體技術(shù)。多媒體支持綜合性檔案信息處理，把靜態(tài)圖像、圖形、手稿、照片、文字等各種不同載體的檔案存入計算機(jī)，實行綜合性檔案信息處理，是檔案工作者的目標(biāo)。多媒體技術(shù)可將各種不同載體的檔案納入到計算機(jī)所能處理和控制的媒體中，在計算機(jī)終端上隨時查詢文字、照片、聲音、影像等檔案信息，能借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使遠(yuǎn)距離的用戶間共享信息。多媒體信息咨詢系統(tǒng)檔案作為信息源與情報、資料等信息組合在一起，構(gòu)成綜合文獻(xiàn)資料庫。它與多媒體構(gòu)成一個提供信息的服務(wù)站，用戶需查詢哪一地址，只要用手指到屏幕上該位置，就會一觸即出，把相關(guān)的資料信息顯示到屏幕上供用戶瀏覽，使用起來特別方便。

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