信息技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用及優(yōu)勢分析

張秋霞

摘 要：在當(dāng)今社會，信息技術(shù)的發(fā)展給社會各方面的發(fā)展都帶來了很大的變化。對于檔案管理工作來說，信息技術(shù)的發(fā)展是一種機遇，也是一種挑戰(zhàn)。只有充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，采取針對性的措施解決信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用的問題，才能實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化。本文將對信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢和具體應(yīng)用進行分析。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理；優(yōu)勢；應(yīng)用；電子檔案

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步，信息化技術(shù)在社會各個方面的發(fā)展過程中的應(yīng)用越來越廣泛。檔案作為社會和經(jīng)濟發(fā)展的重要資源，其管理工作也在信息技術(shù)發(fā)展的推動下有了重大的改變。傳統(tǒng)的檔案管理管理工作主要依靠的是管理人員的人工勞動，管理人員精力有限，很難對所有的檔案進行科學(xué)的管理，而且管理人員在進行檔案管理的過程中還會因為個人的原因在工作中出現(xiàn)疏漏，給檔案管理帶來不利的影響。把信息技術(shù)運用到檔案管理當(dāng)中，能夠很好的解決傳統(tǒng)檔案管理當(dāng)中的不足之處。

一、信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的優(yōu)勢

1.管理便捷

把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中之后，檔案管理工作的開展的基礎(chǔ)就變成了計算機。在進行檔案管理的時候，管理人員人員可以通過計算機清查、統(tǒng)計檔案的資料。同時如果管理人員想要找到某一份檔案，也不用慢慢尋找，可以通過計算機檢索的方式直接找到需要的資料，這就大大節(jié)約了管理人員查找檔案所花費的時間。此外，信息技術(shù)給檔案管理帶來的便捷還包括存放的便捷，用信息技術(shù)進行檔案管理主要是通過電子檔案的方式進行的，電子檔案是一種數(shù)據(jù)的形式，對數(shù)據(jù)進行存儲不會像傳統(tǒng)檔案管理方式那樣占用大量的空間。

2.一體化管理

一體化管理主要是指電子文件和電子檔案一體化管理，它是現(xiàn)代化檔案管理的主要發(fā)展趨勢，也是社會發(fā)展對土地檔案信息化管理的要求。在一體化管理當(dāng)中，文字、圖像、照片等不同文件可以直接進行相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫。管理人員對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行組卷整理就可以完成檔案歸檔的管理工作。在檔案一體化的管理當(dāng)中，管理人員檔案進行歸檔工作是不受工作地點和工作時間限制，管理人員可以根據(jù)數(shù)據(jù)庫內(nèi)數(shù)據(jù)收入的情況隨時隨地的開展檔案歸檔工作。

3.檢索查閱的優(yōu)勢

信息化檔案管理在檢索查閱上的優(yōu)勢是可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檢索查閱。在電子檔案的管理系統(tǒng)中，每一份文檔都具備屬于自己的屬性信息，這些屬性信息可以按照不同客戶的不同權(quán)限向各部門開放。信息化檔案管理的這種優(yōu)勢避免了客戶在查閱檔案的時候必須到檔案管理部門進行查閱的缺陷，使客戶可以隨時隨地通過網(wǎng)絡(luò)中斷進行檔案查閱，使檔案的利用率得到了提高。

4.法律效力

在對土地檔案進行信息化管理的過程中，可以使用電子掃描儀簽字和蓋章的文件掃描到電腦里?？蛻粼诓榭催@類簽字和蓋章的文件的時候，電子版的文件和原版的文件具有同等的法律效力。

二、信息技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

1.收集電子檔案

檔案是檔案管理工作開展的前提，應(yīng)用信息技術(shù)進行檔案管理工作的前提就是收集電子檔案。此外，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用還包括建立信息存儲平臺。因此，信息技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用首先表現(xiàn)在通過計算機網(wǎng)絡(luò)建立自動化模塊和電子答案的收集工作。

2.電子檔案整理管理

電子檔案的整理工作一般要滿足兩方面的要求，一個方面是歸檔，另一個方面是格式。在歸檔要求上，電子檔案的歸檔要按照紙質(zhì)檔案的歸檔原則進行。格式上，電子檔案要求規(guī)范的進行。一般情況下，電子檔案在存盤的時候是按照年度、組織機構(gòu)、保管年限等內(nèi)容分類的。在電子檔案接收和管理的整理上，電子檔案要求進行集中的接收；在歸檔的時候?qū)﹄娮游募M行編輯和說明；在存盤之后，管理人員要按照數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)和規(guī)范建立電子檔案的目錄路徑，以方便電子檔案的查找工作。

3.電子檔案使用管理

電子檔案是一種數(shù)據(jù)存在，其使用不同于紙質(zhì)的檔案。一般情況下，電子檔案的使用方式主要有3種，分別是拷貝、網(wǎng)絡(luò)傳輸、直接使用。電子檔案的使用方式特點決定對電子檔案的使用管理也不同于紙質(zhì)檔案的管理。在電子檔案的使用管理中，管理人員要以檔案信息的安全性和資料的完整性角度出發(fā)，采取一些保密措施對檔案的使用進行保密管理。在電子檔案使用管理中，最常見的保密措施包括對整個文件加密和設(shè)置密碼等方式，經(jīng)過保密處理，檔案文件只能用于閱讀，不能被輕易的修改，也不能上傳。同時，在進行電子檔案的使用管理的過程中，也不能忽視對紙質(zhì)檔案的管理，而是應(yīng)當(dāng)把電子檔案和紙質(zhì)檔案的使用管理結(jié)合起來，在管理當(dāng)中實現(xiàn)資料的雙套歸檔，在電子檔案和紙質(zhì)檔案之間建立一種準確可靠的表示關(guān)系。

4.保護電子檔案

檔案保護是檔案管理的重要內(nèi)容。把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案的管理工作當(dāng)中實行信息化檔案管理，就要做好電子檔案的保護工作。對電子檔案的保護主要是通過保護電子文檔的載體實現(xiàn)的。在信息化的檔案管理中，對電子檔案的存儲一般是把電子文檔刻錄成光碟，把光碟放置在紙質(zhì)或者棉質(zhì)的纖維套內(nèi)。在對纖維套進行管理的時候，一般情況下是將其垂直懸掛在盒中。懸掛的時候再彼此之間留下足夠的空隙，這樣就不會因為光碟靠的太近造成光碟翹曲。在保存光碟的時候還好注意保證室內(nèi)的溫度適宜，否則溫度過高或是過低都會直接影響到光碟的耐久性。

三、結(jié)語

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，信息技術(shù)在檔案管理中具有著非常大的優(yōu)勢，提高檔案管理的水平，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。在把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的時候，相關(guān)人員做好電子檔案的收集和整理工作還要結(jié)合紙質(zhì)的檔案管理做好電子檔案的使用管理。

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