從財務(wù)視角探析企業(yè)合同管理內(nèi)控措施

楊華

摘 要 在全球經(jīng)濟(jì)一體化的大背景下，合同的性質(zhì)和形式隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的變化不斷呈現(xiàn)出復(fù)雜化、多樣化的特征。企業(yè)進(jìn)入市場后，簽訂合同及實際履行合同的過程中所面臨的不確定因素也越來越多，這些直接影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。所謂“工欲善其事，必先利其器”，如何具有前瞻性地規(guī)避合同風(fēng)險或?qū)L(fēng)險控制在可承受范圍內(nèi)，是企業(yè)財務(wù)管理中一項重要的課題。本文通過論述中小企業(yè)合同管理現(xiàn)狀，分析并識別合同管理的內(nèi)部控制流程關(guān)鍵點，粗淺提出企業(yè)合同管理的改進(jìn)措施，旨在提高中小企業(yè)的管理水平和綜合競爭力。

關(guān)鍵詞 中小企業(yè) 財務(wù)視角 合同管理 內(nèi)部控制 措施

一、引言

市場經(jīng)濟(jì)在某種意義上是法制經(jīng)濟(jì)，或契約經(jīng)濟(jì)。企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)往來基本上是通過合同形式建立并實現(xiàn)的。經(jīng)營成敗和合同管理之間有著密不可分的關(guān)系。當(dāng)前，一些施工企業(yè)頻繁地通過招標(biāo)投標(biāo)，參與市場化競爭，與此同時，市場的缺陷以及合同管理意識的淡薄，使企業(yè)常常不可避免地遭受法律風(fēng)險、經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險的影響。常見的諸如，合同主體資格預(yù)審缺乏、訂立合同內(nèi)容過于簡單粗糙、條款有失公允、賠償?shù)忍幚砑m紛約定不明、超越資質(zhì)等級簽約、借用他人資質(zhì)獲取承包資格、肢解中標(biāo)合同非法轉(zhuǎn)包或分包無資質(zhì)的施工隊等，導(dǎo)致施工項目難以控制進(jìn)度，無法保證工程質(zhì)量，從而使企業(yè)合法權(quán)益受到侵害，信譽(yù)形象受損，索賠之路漫長艱辛，甚至訴訟失敗損失慘重。這些由于合同管理不當(dāng)最終引發(fā)的財務(wù)風(fēng)險給管理者敲響了警鐘?！肮び破涫?，必先利其器”，如何以財務(wù)視角探析合同管理中內(nèi)部控制各關(guān)鍵環(huán)節(jié)風(fēng)險識別，前瞻性地規(guī)避合同風(fēng)險或通過內(nèi)部控制將風(fēng)險控制在可承受范圍，如何在認(rèn)清當(dāng)前企業(yè)合同管理過程中存在的問題下，方向性地提出管理措施，推進(jìn)單位合同管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、法制化，保證提升企業(yè)的市場競爭力和發(fā)展持續(xù)力，是當(dāng)下企業(yè)財務(wù)管理者必須思考的一個重要課題。

二、當(dāng)前中小企業(yè)在合同管理中存在的問題

（一）財務(wù)人員對合同管理參與度不高，內(nèi)控基礎(chǔ)薄弱

一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的出現(xiàn)，企業(yè)財務(wù)人員從前期合同談判，到合同簽訂、合同履行，以及最后合同結(jié)算的整個合同管理過程中，基本上很少參與，也無積極主動參與的意識。財務(wù)人員只負(fù)責(zé)報銷、核算、統(tǒng)計方面的工作，導(dǎo)致內(nèi)部控制基礎(chǔ)薄弱。

（二）缺乏一整套制度及合同保障體系，存在許多控制盲點

部分企業(yè)缺乏完善的合同管理制度體系建設(shè)，更談不上利用信息系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)化合同管理控制，合同管理的內(nèi)容及流程不明確，缺乏必要的審查和評估步驟，對合同管理沒有有效監(jiān)督與控制，使得從談判訂立到履行、考核和糾紛處理整個合同管理工作無章可循。

（三）缺乏合同管理人才，整體素質(zhì)水平偏低

企業(yè)缺乏專業(yè)的合同管理人才，或管理人員知識面不寬，思想責(zé)任意識不足，對合同管理工作不夠的重視。企業(yè)中尤其欠缺兼具經(jīng)濟(jì)管理知識與法律知識且實踐經(jīng)驗豐富的管理人才，導(dǎo)致現(xiàn)代信息技術(shù)開展實施合同管理工作的難度較大。

三、從財務(wù)視角探析合同管理的內(nèi)部控制關(guān)鍵環(huán)節(jié)

合同管理是企業(yè)的風(fēng)險管理，合同訂立、履行、糾紛處理是合同管理中的主要流程，具體涉及締約談判環(huán)節(jié)、文本擬定環(huán)節(jié)、合同審核環(huán)節(jié)、合同簽署環(huán)節(jié)、合同履行環(huán)節(jié)、合同結(jié)算環(huán)節(jié)六個環(huán)節(jié)的風(fēng)險識別。

第一，締約談判環(huán)節(jié)。應(yīng)識別合同對方的主體資格某些要素是否不具備、信用狀況及履約能力是否不足、對合同條款重大問題的識別力不足，以及涉及合同內(nèi)容的專業(yè)知識是否能夠支撐的簽約風(fēng)險。

第二，文本擬定環(huán)節(jié)。應(yīng)識別內(nèi)容是否已違反國家規(guī)定，合同條款是否存在重大疏漏、重大誤解或顯失公平或遭受欺詐，示范文本合同應(yīng)識別權(quán)利與義務(wù)與實際情況是否產(chǎn)生沖突矛盾的風(fēng)險。

第三，合同審核環(huán)節(jié)。應(yīng)識別出是否未恰當(dāng)修正審核后的合同，承辦部門是否未按審核意見完善修改的風(fēng)險。

第四，合同簽署環(huán)節(jié)。應(yīng)識別代理人是否超越權(quán)限，合同專用章是否使用及保管失當(dāng)，合同是否存在篡改的風(fēng)險。

第五，合同履行環(huán)節(jié)。應(yīng)識別雙方是否能全面有效履行義務(wù)，是否未及時補(bǔ)充約定不明確的重要內(nèi)容，是否對履行不當(dāng)未及時采取有效措施止損，是否未恰當(dāng)處理合同糾紛的風(fēng)險。

第六，合同結(jié)算環(huán)節(jié)。應(yīng)識別財務(wù)是否違反合同約定期限、金額、方式付款，是否不及時催收到期合同金額，是否未按合同正確辦理結(jié)算業(yè)務(wù)的風(fēng)險。

四、企業(yè)加強(qiáng)合同管理內(nèi)部控制的措施

（一）財務(wù)部門實施合同全過程內(nèi)部控制

財務(wù)是企業(yè)管理的核心，是整個合同管理系統(tǒng)中的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做好合同管理要充分發(fā)揮關(guān)鍵環(huán)節(jié)的作用，通過合同訂立前的風(fēng)險預(yù)測、風(fēng)險辨析、執(zhí)行中的資金支付控制、合同收尾階段的驗收和履約監(jiān)督等，保證合同管理程序的良好運行，實現(xiàn)全過程的財務(wù)管控。財務(wù)對風(fēng)險的界定要有超前意識，應(yīng)及時收集和分析與風(fēng)險有關(guān)的各種信息，并預(yù)測可能發(fā)生的風(fēng)險，提出監(jiān)控預(yù)警。此外，對合同生效后可能涉及的稅收政策、收入情況、成本費用情況、資金使用情況以及合同執(zhí)行情況密切關(guān)注，對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，須經(jīng)財務(wù)主管審核并簽署意見，再由財務(wù)部蓋具合同專用章，交由財務(wù)部統(tǒng)一存檔。

（二）完善企業(yè)合同管理制度，充分利用信息化合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)全面有效管控

企業(yè)應(yīng)完善合同管理制度，使管理工作有章可循。其主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎懲與掛鉤考核等。充分利用信息化合同管理系統(tǒng)，以“合同”為中心，以“合同文本”“合同審批”“合同執(zhí)行”“收付款管理”“預(yù)警提醒”“統(tǒng)計分析”為核心應(yīng)用，通過各流程來建立起一個統(tǒng)一共享的合同信息管理平臺，供所有合同相關(guān)不同角色的人員使用。把一些對生產(chǎn)經(jīng)營活動和經(jīng)濟(jì)效益影響大的合同，挑出來作為合同的重點管理對象。從合同的項目論證、對方當(dāng)事資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都由財務(wù)部門及法律顧問參與，嚴(yán)格管理和控制，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，通過建立合同管理制度，做到管理職責(zé)明確，流程清晰規(guī)范，實現(xiàn)全面有效管控。

（三）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，普及全員法律知識，提高合同管理水平

人是提高管理水平的第一要素，提高合同管理人員的整體素質(zhì)是合同管理的首要任務(wù)，也是當(dāng)前企業(yè)的迫切需要。由于企業(yè)項目施工合同涉及知識面廣、內(nèi)容多，因此需要法律意識強(qiáng)、實踐經(jīng)驗豐富、綜合能力強(qiáng)、專業(yè)技術(shù)知識水平高的管理人才。企業(yè)可采用外聘、定向培養(yǎng)、內(nèi)訓(xùn)等方式，從人才市場引入合同管理人才，或定向培養(yǎng)合同管理專業(yè)人才。還可以由中高層領(lǐng)導(dǎo)帶頭組織學(xué)習(xí)《合同法》等一系列法律相關(guān)知識，掌握合同簽約技巧，強(qiáng)化法制觀念，增強(qiáng)合同參與人員的責(zé)任感和風(fēng)險意識，提高全員合同管理水平。

五、結(jié)語

隨著市場競爭的加劇，企業(yè)建立合同管理責(zé)任和風(fēng)險控制措施變得尤為重要。財務(wù)的內(nèi)控管理職能要想得到有效發(fā)揮，必須讓財務(wù)人員積極參與到合同管理中來，做好風(fēng)險識別分析，更好地履行內(nèi)部監(jiān)督控制職能，從而及時有效地防范財務(wù)風(fēng)險，真正為企業(yè)經(jīng)濟(jì)健康持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

（作者單位為江西省核工業(yè)地質(zhì)局二六三大隊）

參考文獻(xiàn)

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