電子檔案安全保管面臨的有關(guān)問題探討

王曉燕

【摘要】本篇文章從電子檔案的安全性出發(fā)，對存在的問題做出合理的討論，從而最大程度上有效的提高電子檔案的安全性，旨在能過促進(jìn)電子檔案工作的不斷發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；安全保管；問題

在信息現(xiàn)代化的發(fā)展形勢下，隨著現(xiàn)代化技術(shù)的飛速發(fā)展，以往都是采取紙質(zhì)形式的傳統(tǒng)檔案現(xiàn)在正朝著信息化發(fā)展。電子文件屬于一種創(chuàng)新的信息載體，隨著時(shí)代的發(fā)展而逐漸呈現(xiàn)在文檔領(lǐng)域中，但是卻讓檔案的安全性發(fā)生一些改變。

一、電子檔案信息的基本安全需求分析

電子檔案信息安全主要包含以下兩種要求：一種是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠正常的運(yùn)作；另一種是電子檔案信息應(yīng)當(dāng)具備安全性。所謂的電子檔案信息安全可以理解為是屬于信息主要組成部分，它的安全性主要表現(xiàn)兩方面：一方面是電子檔案信息在存儲(chǔ)方面能夠具有安全性；另一方面是電子檔案在傳輸過程中能夠安全。將以上兩方面作為安全的主要內(nèi)容，就可以知道檔案信息的相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)主要從下面幾點(diǎn)內(nèi)容可以了解：

（一）真實(shí)性。這一要求是為了確保電子檔案信息的來源是具有可靠性的，并且在進(jìn)行電子檔案傳輸過程中和相應(yīng)的遷移程序以后，還可以保持最初的狀態(tài)，不會(huì)讓文檔出現(xiàn)破壞、不完整的情況。

（二）完整性。不管是對電子檔案的內(nèi)容做好保障，還是對相關(guān)數(shù)據(jù)以及信息內(nèi)容不會(huì)造成破損的情況，并且還要對軟件、硬件等信息內(nèi)容得以保證。換句話來說，就是讓電子檔案在進(jìn)行傳輸時(shí)不會(huì)出現(xiàn)破損的情況，例如刪除、重置等。

（三）保密性。確保電子檔案在使用過程中只能對合法用戶做出訪問程序，倘若有非法用戶訪問，是不允許的。一般情況下，會(huì)出現(xiàn)多種的保密措施：比如防輻射、物理保密等。其中，所謂的防偵收可以理解為是通過對能夠產(chǎn)生價(jià)值的信息采取不同的形式所產(chǎn)生的現(xiàn)象能夠得到恰當(dāng)?shù)念A(yù)防；信息加密簡單的說是處于密鑰控制的狀態(tài)下，通過加密的形式為基礎(chǔ)，對加密工作進(jìn)行深入的控制；還有物理保密可以理解為是通過對不同物理手段的加以使用，從而讓信息能夠處于保護(hù)的狀態(tài)下，以此來預(yù)防信息出現(xiàn)泄漏的情況。

（四）不可否認(rèn)性。電子檔案信息在通過相關(guān)的信息體系中的信息在進(jìn)行交互時(shí)，所參與的人員應(yīng)當(dāng)確保具有一定的真實(shí)性，也就是說不管是哪種參加人員都不能對先前完成的操作進(jìn)行否定。電子檔案還可以通過信息來源所產(chǎn)生的證據(jù)對信息是否存在發(fā)送情況做好合理的預(yù)防，通過采取遞交接受證據(jù)的形式可以有效的預(yù)防收信方接收到的信息。

二、電子檔案信息安全管理面臨的問題

（一）檔案的原始性、真實(shí)性容易被破壞。由于檔案的特點(diǎn)就是能夠?qū)σ郧暗臍v史進(jìn)行詳細(xì)的記錄。通常情況下，紙質(zhì)的文件是較容易得到確認(rèn)的，然而電子文件自身存在一定的可變性，因此電子文件在儲(chǔ)存過程中方便進(jìn)行改動(dòng)。因?yàn)橥ㄟ^計(jì)算機(jī)來對電子檔案進(jìn)行保存是沒有筆跡特點(diǎn)的，也沒有新舊的差別之分，倘若出現(xiàn)人為修改，那么相關(guān)人員就很難對修改的內(nèi)容進(jìn)行查找。

（二）檔案安全管理難度加大。以往的檔案是采取紙質(zhì)的形式存在的，只要將檔案室內(nèi)的溫度做好恰當(dāng)?shù)恼{(diào)整，檔案看管好不會(huì)弄丟，并且不隨意的接觸檔案，就能夠很好對檔案進(jìn)行保護(hù)。然而，隨著新時(shí)代的飛速發(fā)展下，相關(guān)部門已經(jīng)采取現(xiàn)代化技術(shù)來對檔案進(jìn)行管理，這樣相關(guān)人員就可以使用先進(jìn)的設(shè)備來對檔案進(jìn)行查找，并且還可以使用遠(yuǎn)程協(xié)助的有關(guān)功能對檔案進(jìn)行有效的調(diào)動(dòng)。但是在為相關(guān)人員提供便利的同時(shí)，也給電子文件的安全性帶來不利影響。

（三）電子檔案安全管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。在最近幾年里，對檔案信息安全工作的管理還處于初級階段，和一些發(fā)達(dá)的國家進(jìn)行對比，還有許多的不足之處。隨著現(xiàn)代化發(fā)展的形勢下，相關(guān)人員對檔案信息安全等方面開始引起重視。但因?yàn)楫?dāng)前對電子檔案管理還沒有做到一定的規(guī)范性，因此相關(guān)部門在對檔案安全進(jìn)行管理的同時(shí)會(huì)存在一定的困難。

三、強(qiáng)化電子檔案信息安全管理的對策

（一）電子檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。相關(guān)部門倘若想讓電子檔案的管理水平得以提升，那么就應(yīng)當(dāng)對，便需要讓電子檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。例如，通過搜集電子文件，然后形成電子文件，進(jìn)一步加以積累與整理，在鑒定完畢之后做好歸檔工作。充分遵循以上環(huán)節(jié)，便能使電子檔案管理具備一定的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化。并且電子檔案完成歸檔工作后期，還需做好移交、保管兩方面的工作，保證電子檔案信息的安全。

（二）檔案對管理軟件進(jìn)行升級。升級管理軟件的目標(biāo)包括以下幾種：第一種提升管理軟件的兼容性；第二種提升軟件的統(tǒng)一性。兼容性就是管理軟件能夠與其余操作系統(tǒng)和設(shè)備進(jìn)行配合，因此軟件只有具有良好的配合功能，才算具有良好的兼容性。而統(tǒng)一性就是升級過的電子軟件擁有一個(gè)較為完善的管理系統(tǒng)，并且在每一個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中都應(yīng)該體現(xiàn)出統(tǒng)一性原則，尤其是單位、地區(qū)內(nèi)一定要防止檔案系統(tǒng)出現(xiàn)較為嚴(yán)重的差異情況，進(jìn)而使系統(tǒng)在具備統(tǒng)一特征之后，使檔案文件能夠被更加廣泛分享和利用，也避免因不兼容出現(xiàn)電子檔案信息出現(xiàn)安全問題。

（三）強(qiáng)化電子檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)工作。電子檔案信息管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，要做好電子檔案管理方面人才的選拔招聘工作，選拔出既能夠熟悉檔案業(yè)務(wù)，又能夠掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才，對通過選拔的人員進(jìn)行知識(shí)、技能以及業(yè)務(wù)等方面的綜合培訓(xùn)，以此使電子檔案管理人員素質(zhì)得到全面提升，以此使電子檔案的形成、接收、整理以及利用等工作更具完善性。

四、結(jié)語

通過以上內(nèi)容的整體論述，可以得知：電子檔案在安全管理中會(huì)出現(xiàn)一些的不足之處，因此為了能夠從整體上提高電子檔案的安全性，相關(guān)部門就應(yīng)當(dāng)讓電子檔案管理工作能夠具有一定的規(guī)范性，并且還應(yīng)當(dāng)建設(shè)高品質(zhì)的隊(duì)伍，對相關(guān)人員做好定期的培訓(xùn)工作，讓他們能夠不斷的完善自身的素質(zhì)，來投入到對電子檔案的管理中，從而加強(qiáng)電子檔案安全工作的有效落實(shí)，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷繁榮。

參考文獻(xiàn)

[1]王麗梅.電子檔案信息安全管理的思考[J].黑龍江檔案，2013（06）.

[2]李鳳霞.分析電子檔案信息安全管理[J].才智，2012（28）.