基于EXCEL建立醫(yī)院科研經費輔助核算模型

李紅梅

基于EXCEL建立醫(yī)院科研經費輔助核算模型

李紅梅

目的 探討采用EXCEL建立醫(yī)院科研經費輔助核算模型對醫(yī)院科研經費項目經費收入、支出、結余動態(tài)管理的可行性。方法 通過在EXCEL中創(chuàng)建科研項目總表模塊、并按科研項目分別創(chuàng)建明細表模塊，每個模塊均對應一張EXCEL工作表。其中，通過手工錄入各科研項目明細表模塊數據；通過EXCEL函數調用和計算公式自動生成總表模塊數據，設置超鏈接來實現總表與明細表切換。結果在EXCEL中創(chuàng)建總表和明細表，建立了醫(yī)院科研經費輔助核算模型。實時反映科研經費收支和結余狀況。在經費支出入賬時，能滿足撥入與配套經費的不同核算要求。突破會計核算軟件局限，方便醫(yī)院不同人員、部門之間數據共享與信息交流，滿足管理需要。利用輔助核算模型，還可以根據需要，對科研經費數據進行查詢和檢索。結論 醫(yī)院科研經費輔助核算模型建立能夠有效對科研經費實行動態(tài)管理。

醫(yī)院科研經費；管理；EXCEL；核算

近年來，無論是從醫(yī)院還是醫(yī)務人員個人發(fā)展角度來看，科研在醫(yī)院管理中的地位都越來越重要，醫(yī)院各類科研立項項目增長迅速，科研經費收支占醫(yī)院收支比重日益提升。特別是2011年新醫(yī)院財務會計制度頒布后，科研項目撥入與配套經費核算要求不同，需要能夠分別反映撥入與配套經費的收支情況［1］，但是，由于會計核算的局限性和滯后性，僅僅按醫(yī)院財務會計制度的規(guī)定對科研項目進行核算，無法實時反應科研項目及其撥入與配套經費的收支狀況，難以滿足醫(yī)院對科研項目管理需要。而通過EXCEL建立模型，可以很好并且經濟地解決這個問題。

總體設計思路是：創(chuàng)建科研項目總表模塊、并按科研項目分別創(chuàng)建明細表模塊，每個模塊均對應一張EXCEL工作表［2］。其中，各科研項目明細表模塊數據，基本通過手工錄入；而總表模塊數據，則主要通過EXCEL函數調用和計算公式自動生成。總表與明細表切換，通過設置超鏈接來實現。

1 “醫(yī)院科研課題明細表”模塊設計

在該界面可以登記單項課題的代碼、立項時間、名稱、負責人，以及立項單位等基本信息，并實時逐筆記錄其經費變動明細［3］。

打開EXCEL，新建一個“醫(yī)院科研課題經費管理系統(tǒng)”工作簿。然后為每個課題建立一張明細表并命名，示例中，代碼為“Y00001”的課題，工作表命名為“Y1”［4］。如圖1所示：

1.1 基本信息欄設置

在A1、B1、C1、E1、F1單元格分別錄入：課題代碼、立項年度、課題名稱、項目負責人、立項單位，以反映單個科研課題的基本信息。

1.2 字段欄設置

在A2：L3區(qū)域，錄入反映科研課題經費收入、支出、結余信息的字段名，如圖1。

1.3 數據合計欄設置

為了方便查看數據，將經費收支匯總置于字段欄下。選中D4～L4填充底色，這樣可以更加清晰地顯示D～L各字段合計金額。

1.4 合計欄D4～L4各個字段數據生成方式如下

（1）在E4輸入公式“=SUM（E5：E60000）”，F4輸入公式“=SUM（F5：F60000）”分別用于計算“經費收入”撥入與配套各列的合計金額；因為“經費收入”=“撥入”+“配套”，D3輸入公式“=SUM（E4：F4）”用于計算“經費收入”合計金額。

（2）選中D4：F4復制后粘貼于G4：I4，以計算“經費支出”及其撥入與配套的合計數。

（3）在J4輸入公式“=D4-G4”后復制，單擊右鍵，“選擇性粘貼”公式于K4、F4，用于計算經費“余額”及其撥入與配套的合計數［5］。

圖1 醫(yī)院科研課題明細表

1.5 明細表與總表切換

選中“課題代碼”所在單元格A1，點擊菜單“插入/超鏈接”命令，鏈接位置選擇“本文檔中的位置/總表”并確定。這樣，只需點擊A1單元格，就能從明細表切換到總表了［6］。

1.6 “醫(yī)院科研項目明細表”的保護

選定整張工作表，使用右鍵菜單“設置單元格格式”命令，選擇“保護”選項卡，將“鎖定”設置清除。然后，選中A1：L4，并使用右鍵菜單“設置單元格格式”命令，重新“鎖定”此選中區(qū)域。最后，使用“保護工作表”菜單命令，在彈出對話框中輸入密碼，確定后即完成對單項課題基本信息欄、字段欄、合計欄的保護，防止其格式、內容被破壞［7］。

1.7 新增課題經費明細表創(chuàng)建

可以整表復制已創(chuàng)建表格，粘貼于新建工作表，然后解除工作表保護，替換登記新增課題的基本信息，再重新設定工作表保護。

通過以上設置，對于已經立項的科研項目，只需要在發(fā)生經費收支時，將日期、摘要、金額等信息錄入設置好的表格內，系統(tǒng)就可以實時清晰地反映該項目的收支和結余狀況了。至于會計憑證號碼，可以入賬后再補登記。

2 “醫(yī)院科研課題總表”模塊設計

“總表”各字段的數據，主要來源于對各個科研項目明細工作表的單元格引用［8］，這樣，在明細表登記經費變動情況后，即可自動生成總表數據。“總表”用于匯總反映全部課題的基本信息，及其收入、支出、結余狀況，并可進行數據檢索查詢。如圖2所示，建立總表框架：

2.1 字段欄設置

在A～N列的第一與第二行，分別錄入字段名，如圖2。

2.2 合計欄設置

將A3：E3單元格合并居中，并輸入“合計”，選中F3～N3，并填充底色，以便于查看全部課題經費收支、及可用余額的各列合計數。F3～N3各個字段數據生成方式如下：

（1）在G3輸入公式“=SUM（G4：G60000）”，復制后粘貼于H3，在F3輸入公式“=SUM（G3：H3）”，以匯總顯示全部課題“經費收入”、及其撥入與配套各列合計金額。

（2）選中F3：H3，復制后“選擇性粘貼”公式于I3～N3，以匯總顯示全部課題“經費支出”、“經費結余”及其撥入與配套各列合計金額。

2.3 課題各字段數據公式設置

“總表”中單項課題各字段數據公式設置，利用EXCEL函數調用計算公式自動生成：仍舊以代碼為“Y00001”的課題為例，其對應工作表名稱是“Y1”，該課題在“總表”中各字段數據生成方式如下［9］：

（1）課題代碼：在A4輸入公式“='Y1'！A$1”，含義是引用“Y1”工作表課題代碼到“總表”，公式中的“$”代表對所引用單元格的行鎖定。

按此方式，再引用生成“Y00001”課題基本信息、“立項單位”、“課題名稱”、“課題負責人”字段的公式。

（2）立項年度：在B4輸入公式“=LEFT（'Y1'！B$1，4）”，含義是選取“Y00001”課題對應的“Y1”工作表，其中立項年度單元格前4位字符。本例中，B4單元格只選取“2006年度”中的“2006”字符。

圖2 醫(yī)院科研課題總表

（3）經費收入、支出、余額各字段的數據生成可采用如下方式：首先，在F4輸入公式“='Y1'！D$4”，意即引用“Y1”工作表“課題經費”的合計數據，然后選中F4單元格，復制后“選擇性粘貼”公式于G4：N4，這樣，就完成了在“總表”對“Y00001”課題明細表經費收入、支出、余額合計欄的數據引用。

（4）總表中其他課題各字段數據公式設置，可整行復制總表“Y00001”課題已設置公式，粘貼于其他課題所在行，然后逐行選中，執(zhí)行菜單欄“查找和替換”命令，將公式引用的工作表名稱“Y1'！”，替換為其他課題的工作表名稱。

如代碼為“Y00002”的課題，對應課題明細表是“Y2”工作表。設置“Y00002”課題在總表中各字段公式時，先整行復制總表“Y00001”課題公式，粘貼于“Y00002”對應位置后選中，執(zhí)行“查找和替換”命令，即查找“Y1”替換為“Y2”。依次類推，完成全部立項課題在“總表”中的公式設置。

新增課題時，在創(chuàng)建新增課題明細表后，可按同樣的方式，完成新增課題在總表中的公式設置。

2.4 總表與明細表切換

在總表要查看單項科研課題的經費明細，可以通過設置超鏈接來實現。如對代碼為“Y00001”的課題，首先在總表選中該課題代碼單元格，然后點擊菜單“插入/超鏈接”命令，鏈接位置選擇“本文檔中的位置”，并點選該課題所在工作表“Y1”后確定。完成超鏈接設置后，在總表單擊某課題代碼所在單元格，即可切換到該課題明細工作表查看數據。

2.5 “總表”的保護

使用“保護工作表”菜單命令，在彈出對話框的“選定鎖定單元格”、“使用自動篩選”復選框內打勾，并鍵入密碼，單擊確定后即完成對總表的保護，防止其公式、內容和格式被破壞。如果需要在總表新增課題，可以使用“撤銷工作表保護”命令，完成新增課題設置后，再重新設定工作表保護。

3 醫(yī)院科研經費輔助核算模型應用

通過在EXCEL創(chuàng)建總表和明細表，即完成對醫(yī)院科研經費輔助核算模型建立?？蒲薪涃M撥入、配套、日常報銷在課題明細工作表登記后，總表數據自動生成，可以實時反映經費收支和結余狀況，避免會計核算滯后帶來的經費超支、記錄不完整等影響。在經費支出入賬時，能根據輔助核算模型記錄，判斷支出的經費來源，滿足撥入與配套經費的不同核算要求。而作為廣泛使用的應用程序，基于EXCEL建立的科研經費輔助核算模型，能夠突破會計核算軟件局限，方便醫(yī)院不同部門、人員之間數據共享與信息交流，很好地滿足管理需要［10］。

利用輔助核算模型，還可以根據需要，對科研經費數據進行查詢和檢索。如查詢某個課題負責人的所有在研項目，可在總表使用“自動篩選”命令，按“課題負責人”字段進行檢索；再如，欲了解立項課題層次結構，可復制總表到一個新建工作簿，先刪除合計欄，按“立項單位”字段執(zhí)行“排序/有標題行”命令，再執(zhí)行“分類匯總”命令，就能得到結果。由于EXCEL的強大功能，還可以根據需要靈活執(zhí)行許多其他操作。

4 總結

醫(yī)院科研經費輔助核算模型建立，一是能夠反映醫(yī)院科研經費總體收支情況；二是能夠反映醫(yī)務人員個人或每項科研課題收支情況；三是能夠分別反映撥入經費與配套經費收支情況；四是能夠進行課題經費數據查詢檢索；五是能夠實現信息共享。

［1］ 國家財政部. 醫(yī)院會計制度［M］. 北京：財政出版社，2010：118.

［2］ 文勇. 利用EXCEL進行賬務處理系統(tǒng)設計［J］. 財會月刊，2010，31（31）：55-58.

［3］ 冉福松. 淺析新醫(yī)院會計制度下科研經費的核算與控制［J］. 會計之友，2012，30（26）：99-100.

［4］ 楊光霞. Excel財務與會計應用從新手到高手［M］. 北京：清華大學出版社，2013：3-33.

［5］ 邱文君. Excel統(tǒng)計分析與應用大全［M］. 北京：機械工業(yè)出版社，2013：14.

［6］ Excel Home. Excel2010數據處理與分析實戰(zhàn)技巧精粹［M］. 北京：人民郵電出版社，2013：154-156.

［7］ 胡鑫鑫. Excel 2013應用大全［M］. 北京：機械工業(yè)出版社，2013：28.

［8］ 恒盛杰資訊. Excel公式、函數與圖表應用大全［M］. 北京：機械工業(yè)出版社，2013：77-79.

［9］ 雛志資訊. Excel函數與公式綜合應用技巧大全［M］. 北京：人民郵電出版社，2012：1-3.

［10］肖立萱. 加強醫(yī)院科研項目經費管理措施及建議［J］. 中國衛(wèi)生經濟，2011，30（6）：70-71.

Establishment of Auxiliary Accounting Model of Hospital Scientific Research Based on EXCEL

LI Hongmei Department of Finance，The First Affiliated Hospital of Xiamen University，Xiamen Fujian 361003，China

【Abstract】

Objective To evaluate the feasibility of using EXCEL to establish the auxiliary accounting model of hospital scientific research funds，which is to realize the dynamic management of revenue，expenditure and balance of scientific research funds in hospital. Methods Created a summary sheet of scientific projects and the detailed tables according to every scientific project（every module corresponds with an EXCEL work sheet）. Enter the data to every detailed table with manpower. Generate the data of the summary sheet by function call and calculation formula of EXCEL. Set the table hyperlinks to achieve sheet switch. Results The auxiliary accounting model of hospital scientific research was established by creating summary sheet and detailed tables. Being able to reflect the revenue，expenditure and balance of research funds in real time，this model can also satisfy different accounting requirements of appropriated and counterpart funds when the expenditure was recorded. It breaks through the limits of accounting software，facilitates data sharing and information exchanging between different personnel and departments in hospital and meets the needs of management. Using auxiliary accounting model can also help to search for scientific research data according to the need. Conclusion The establishment of the auxiliary accounting model of hospital scientific research can effectively achieve dynamic management of scientific funds.

Hospital scientific research funds，Administration，EXCEL，Business accounting

R197

A

1674-9316（2016）15-0024-04

10.3969/j.issn.1674-9316.2016.15.014

廈門大學附屬第一醫(yī)院財務部，福建 廈門 361003