關(guān)于檔案管理工作的研究

高偉

摘 要：檔案管理工作是一項(xiàng)機(jī)密性、專業(yè)性、政策性較強(qiáng)的工作，因此，要求各級(jí)管理部門要充分的認(rèn)識(shí)檔案管理管理工作的重要性。檔案管理工作做的好壞，直接關(guān)系到單位事業(yè)的運(yùn)行，同時(shí)給以單位在人力、物力、財(cái)力等方面大力支持與幫助。檔案是各類信息的一個(gè)重要載體，是企事業(yè)單位最主要信息源。所以，最好檔案管理工作，對(duì)資源開發(fā)利用起著了重要的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；不足；提升管理

一、檔案管理中存在的不足

1.檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)前，我們正走向檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中。但是，由于社會(huì)上對(duì)“檔案”的作用和概念，熟知者甚少，對(duì)檔案管理的意識(shí)相當(dāng)薄弱，甚至某些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)為何與如何加強(qiáng)檔案工作的現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致了許多單位的檔案工作仍舊沿用傳統(tǒng)的工作方法。由此可見，這嚴(yán)重的影響檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，降低了工作效率。

2.現(xiàn)代化的人才不足。要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，跟上時(shí)代的步伐，前提是人才現(xiàn)代化。但是縱觀當(dāng)前人員現(xiàn)狀，在許多企業(yè)、事業(yè)單位、機(jī)關(guān)的檔案管理人員、文書人員，大多數(shù)還只是停留在收發(fā)與查找的階段，缺乏現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)，也沒(méi)有具備現(xiàn)代化設(shè)備操作的技能。

3.基礎(chǔ)工作太差。檔案管理要走上現(xiàn)代化的道路的前提是檔案工作基礎(chǔ)必須要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前事業(yè)單位、企業(yè)、機(jī)關(guān)的檔案工作管理仍舊存在著很多的問(wèn)題：許多部門未能按國(guó)家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范的操作。大量的案卷質(zhì)量含量不高 ，有的企業(yè)甚至缺乏完整的檢索工具。

4.網(wǎng)絡(luò)安全隱患。現(xiàn)在許多的檔案都會(huì)在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，這樣做方便、快捷，而且省去了在途中丟失和傳輸時(shí)間長(zhǎng)的麻煩。但是，這同時(shí)也引發(fā)了一個(gè)重要的問(wèn)題，那就是網(wǎng)絡(luò)存在著許多的黑客、病毒等等會(huì)竊取檔案資料。造成檔案資料的泄漏，檔案的丟失，或者是檔案被人任意篡改的危險(xiǎn)。

5.電子檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題。檔案信息安全性主要涉及到傳輸安全性和檔案信息載體安全性。載體安全性主要指存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息安全的影響。電子檔案通常以光盤、U盤為載體，這類載體成分復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，常常會(huì)出現(xiàn)檔案失真的問(wèn)題。而且它們對(duì)溫度防機(jī)械損傷、環(huán)境、濕度、防磁等條件要求比較高，一不小心就會(huì)損壞和變質(zhì)，保存年限也低于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。傳輸安全性指的是網(wǎng)絡(luò)的安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案能實(shí)現(xiàn)更大范圍內(nèi)的資源共享，但有利必有弊，不勝防的計(jì)算機(jī)病毒無(wú)和孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客也給電子檔案管理帶來(lái)了極大的安全隱患。

二、如何進(jìn)一步提升檔案管理工作

1.堅(jiān)持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路。法制化是做好檔案管理工作的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作必須以依法治檔作為根本，落實(shí)好檔案管理制度化。要走到檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化的時(shí)代，需要的是檔案種類和載體的多樣化，這決定了檔案管理方式要不斷的革新，只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，符合時(shí)代要求，才能夠適應(yīng)好新形勢(shì)，開創(chuàng)企事業(yè)檔案管理工作的一個(gè)全新的局面。因此，日新月異的形勢(shì)對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持走依法治檔的道路。2.實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)一步的發(fā)展，對(duì)如何做好檔案管理工作新的挑戰(zhàn)逐漸的被提出了，只有正視并切實(shí)的接受這個(gè)挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代管理技術(shù)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，檔案管理工作才能走上有前景的發(fā)展軌道上。檔案管理是一門專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員具備檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識(shí)，同時(shí)也要求掌握現(xiàn)代化的管理技能。檔案匯集了大量的指示性資料，也記載了許多豐富的信息，成為一種及其豐富的信息總匯和信息資源。但檔案的整理工作有繁瑣的東西，勞動(dòng)強(qiáng)度大，重復(fù)勞動(dòng)多。而且如果使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化方式去整理復(fù)雜的檔案信息，就可以收到了事半功倍的效果，提高工作效率。在高科技情況下，檔案管理又可按照文件形成先后的順序進(jìn)行排列打印，既可以降低因?yàn)槿藶橐蛩貙?dǎo)致文件歸檔工作中的影響，又可以發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理的優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高工作效率。

3.提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員是檔案工作的直接負(fù)責(zé)人員，所以，檔案管理人員對(duì)不僅對(duì)整個(gè)的檔案工作管理甚至是企事業(yè)單位的發(fā)展都起著舉足輕重的作用。要注意加強(qiáng)好干部檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，選擇作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的、政治上可靠的員工從事檔案工作的管理工作，更要時(shí)刻的注意對(duì)他們思想教育的培養(yǎng)，定時(shí)的關(guān)心他們工作和生活，充分的發(fā)揮好他們工作的積極性、創(chuàng)造性。檔案管理的做的成功與否，在很大的程度上取決于負(fù)責(zé)的檔案工作人員。作為一個(gè)合格的檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平修養(yǎng)的提高，通過(guò)自學(xué)或者是參加培訓(xùn)等方式，熟悉與掌握各個(gè)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，與工作的最基本要求，努力的掌握科學(xué)管理的方法和原則，提高管理的工作效率，提高檔案的質(zhì)量。積極的探索新的、有效的現(xiàn)代管理模式，使檔案工作能夠更實(shí)用、更科學(xué)，為不斷發(fā)展進(jìn)步的社會(huì)提供更有利的資源。

4.加強(qiáng)電子檔案的保管與數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作。電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲(chǔ)介質(zhì)易受溫度、濕度、細(xì)菌、磁場(chǎng)等因素的影響，電子文件本身還很容易受到電腦黑客、計(jì)算機(jī)病毒的破壞，所以，檔案管理必須要建造一個(gè)檔案柜、專用庫(kù)房來(lái)存放電子檔案，配備專業(yè)的電子檔案機(jī)房與安全性較強(qiáng)的電腦設(shè)備。盡量使用一次性的寫入光盤，因?yàn)橐淮涡缘墓獗P比硬盤、磁帶、磁盤等具有更好的穩(wěn)定性，而且又只有只讀性，可以避免修改。保持良好的濕度和溫度，并能同時(shí)滿足防塵、防蟲、避光、甚至是強(qiáng)烈震動(dòng)和防機(jī)械磨損等條件。要幾十的進(jìn)行文檔耳朵備份，備份技術(shù)也是是一種安全技術(shù)，是確保電子檔案信息不丟失的一個(gè)非常重要的技術(shù)方法。備份對(duì)象主要為照片音頻、視頻、文書等電子檔案與傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化后等文件，最還是實(shí)行雙備份制，一份提供借閱，一份封存。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份和，確保關(guān)鍵的信息能夠在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復(fù)。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，時(shí)刻的留意研究和總結(jié)出檔案工作中存在的問(wèn)題與漏洞，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。

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