淺談醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

陳婧婧

摘 要：在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)新的形勢(shì)，醫(yī)院檔案管理向信息化方向發(fā)展就成為了必然的趨勢(shì)，因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。醫(yī)院檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、 網(wǎng)絡(luò)化，這不僅僅能夠大大提高工作效率，為保護(hù)檔案打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，更為醫(yī)院的發(fā)展起到了強(qiáng)有力的推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化；建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，作為一種新型的檔案管理方法，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，它既使醫(yī)院檔案的管理水平得到了較大的提高，又可以使檔案資源實(shí)現(xiàn)共享，使檔案的價(jià)值得到進(jìn)一步體現(xiàn)。醫(yī)院檔案不僅涉及的范圍非常廣，而且內(nèi)容豐富，它記錄了醫(yī)院發(fā)展的過程，成為了醫(yī)院歷史的有力見證，是醫(yī)院極其寶貴的資源和財(cái)富。檔案管理在醫(yī)院管理中發(fā)揮的作用越來越重要，因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理勢(shì)在必行。

一、醫(yī)院檔案管理信息化的含義

醫(yī)院檔案管理信息化就是指醫(yī)院利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的操作實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集、 統(tǒng)計(jì)、管理、應(yīng)用等各個(gè)方面的控制與實(shí)施，它對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行了變革，它不受空間和時(shí)間的限制，這個(gè)新的平臺(tái)讓檔案的利用價(jià)值得到了更加充分的體現(xiàn)，讓信息交流更加方便快捷，有效的實(shí)現(xiàn)了資源共享，同時(shí)也為檔案服務(wù)從封閉轉(zhuǎn)向開放提供了便利，服務(wù)范圍大大擴(kuò)展。對(duì)醫(yī)院檔案管理來說，這是一種新型的檔案管理方式，它是在信息技術(shù)廣泛運(yùn)用的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，是檔案管理與科學(xué)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的必要性和意義

如今已經(jīng)進(jìn)入信息化社會(huì)，檔案管理越來越受到重視，人們對(duì)檔案信息有了越來越高的要求，尤其是時(shí)效性強(qiáng)、價(jià)值高的檔案信息，目前，醫(yī)院雖然在信息化方面做出了一些努力，但從總體上來說，還沒有達(dá)到較高的信息化程度。為了能夠跟上新形勢(shì)發(fā)展的腳步，醫(yī)院就要認(rèn)清形勢(shì)，轉(zhuǎn)變思想，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的進(jìn)程，從根本上解決存在的問題，不斷提高工作效率和管理水平，才能促進(jìn)醫(yī)院健康持續(xù)的發(fā)展。因此， 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)十分重要和迫切。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化管理已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，成為不爭的事實(shí)。同樣在醫(yī)院的檔案管理中，信息化管理發(fā)揮的作用也相當(dāng)重要。首先，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，為資源共享提供了方便，使檔案資源得到有效的利用；其次，醫(yī)院檔案的數(shù)量比較多，從事檔案管理工作的人員任務(wù)繁重，原來查閱檔案要到檔案保管室，人工查閱耗時(shí)費(fèi)力，信息技術(shù)的使用，不僅降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，使工作時(shí)間縮短，在很大程度上提高了工作效率，還可以提高準(zhǔn)確性，減少錯(cuò)誤，有利于醫(yī)院檔案管理水平的提升；另外，醫(yī)院檔案管理的信息化改變了原來紙質(zhì)的信息存儲(chǔ)方式，使檔案的壽命得到延長了。

三、醫(yī)院檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

隨著計(jì)算機(jī)、多媒體等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)在各行各業(yè)不斷得到應(yīng)用與發(fā)展，既給醫(yī)院檔案管理帶來了挑戰(zhàn)，但更多的是機(jī)遇，促使檔案管理信息化，讓醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了本質(zhì)上的一次飛躍。

1.對(duì)檔案原件進(jìn)行了保護(hù)

傳統(tǒng)的檔案信息都是以紙質(zhì)存儲(chǔ)的，經(jīng)過時(shí)間的洗禮，再加上被反復(fù)的借閱和利用，在這個(gè)過程中，就會(huì)使紙質(zhì)檔案原件遭受到不同程度的破壞，甚至?xí)a(chǎn)生丟失的嚴(yán)重后果，尤其是一些珍貴的文件，如果損壞或丟失對(duì)醫(yī)院來說都是無法彌補(bǔ)的損失。而通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可以先對(duì)檔案原件進(jìn)行掃描，然后經(jīng)過處理后，變成電子文件的形式存在，這樣既避免了原件在反復(fù)利用過程中的損耗，降低了風(fēng)險(xiǎn)，也使得檔案原件被很好的保護(hù)起來，而且電子文件使用起來更加方便，操作更加簡單。

2.檔案管理工作更加規(guī)范

首先，以前，在醫(yī)院從事檔案工作的人員都是靠手工操作進(jìn)行檔案整理，既耗時(shí)耗力，又容易出錯(cuò)，比如當(dāng)信息需要改動(dòng)的時(shí)候，與之相關(guān)聯(lián)的信息也要隨之改動(dòng)，加大了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，而檔案管理信息化后，對(duì)于類似的情，只需要輕輕點(diǎn)擊鼠標(biāo)，對(duì)計(jì)算機(jī)發(fā)出操作指令，計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)完成信息的調(diào)整，省時(shí)省力又高效。其次，可以使檔案歸檔的方式得到改善。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化以后，檔案工作人員就可以利用網(wǎng)絡(luò)，對(duì)不能及時(shí)歸檔的科室或人員進(jìn)行督促，對(duì)不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行指導(dǎo)，促使其整改，符合標(biāo)準(zhǔn)后歸檔。檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化后，由檔案管理員統(tǒng)為檔案卷整理編碼，統(tǒng)一管理保存，從根本上解決檔案卷無法收齊的問題，有效提高檔案管理員的工作質(zhì)量。另外，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，因?yàn)楹芏鄼n案資料都是紙質(zhì)的，日積月累，這些檔案資料的存儲(chǔ)既需要大量的空間，又很容易受外界因素的影響，比如溫度、濕度、蟲害等等， 所以工作人員要不斷的對(duì)檔案資料進(jìn)行搬遷、修復(fù)，這就造成檔案信息使用效率低，并且醫(yī)院在管理上需要投入高成本，而轉(zhuǎn)向信息化管理后，就可以使這些問題得到較好地解決，不僅可以節(jié)約人力、物力、存儲(chǔ)空間，而且降低了醫(yī)院的管理成本，使檔案工作的管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變。

3.提高了檔案的利用率

以前，想要調(diào)閱檔案資料需要經(jīng)過審批，必須在檔案保管現(xiàn)場才可以進(jìn)行，特別是要?jiǎng)佑萌肆υ诖罅繖n案中去尋找，花費(fèi)的時(shí)間很多，還不一定能夠達(dá)到查詢的目的。即使醫(yī)院投入了很多人力物力，效果卻不明顯。醫(yī)院檔案信息化管理使檔案的檢索和使用更加方便、快捷，尤其是在當(dāng)今檔案資料的存儲(chǔ)量越來越大的情況下，利用計(jì)算機(jī)檢索功能，就可以查找和它有關(guān)系的文件，電子檔案形象、直觀地對(duì)檔案進(jìn)行檢索和利用，給檔案管理人員帶來了前所未所的方便，不但節(jié)省了大量的時(shí)間，也降低了工作難度，使檔案的利用率得到提升，并且，檔案信息化打破了時(shí)間、空間的限制，只需要在醫(yī)院局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中就可以查閱，還可以對(duì)醫(yī)院的檔案信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，信息化管理使共享更加便捷、更加快速，提高了檔案的利用率，使檔案的價(jià)值得到最大限度的體現(xiàn)。

四、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

現(xiàn)階段，檔案管理信息化在醫(yī)院的實(shí)際工作中發(fā)揮了一定的積極作用，但是一些問題與不足仍然存在，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.認(rèn)識(shí)不到位，意識(shí)淡薄

目前，在醫(yī)院的實(shí)際工作中，很多人上至領(lǐng)導(dǎo)，下至普通工作人員，包括從事檔案管理的人員都對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠深刻，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不重視，他們存在主觀的輕視，普遍認(rèn)為檔案管理只是簡單的進(jìn)行資料文檔記錄，沒有較高的技術(shù)性， 甚至認(rèn)為檔案工作沒有太大的利用價(jià)值，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展不重要，沒有必要加強(qiáng)檔案的建設(shè)，不像一線的臨床工作那樣能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益或者社會(huì)效益。因此，在很大程度上忽視了檔案管理工作的重要性，更加沒有意識(shí)到檔案信息化的必要性。所以，沒有從資金、技術(shù)等方面積極投入，造成對(duì)醫(yī)院管理信息化建設(shè)的支持力度不夠，導(dǎo)致醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)還只是停留在資料的簡單錄入、查詢等層面，這就與大眾的需求差距比較大，跟不上時(shí)代發(fā)展的腳步，也不利于檔案管理信息化的發(fā)展。

2.缺乏科學(xué)合理的制度與標(biāo)準(zhǔn)

雖然有很多醫(yī)院已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并開始了檔案管理信息化建設(shè)工作，但由于缺乏科學(xué)合理的制度與標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理工作不夠規(guī)范，不夠統(tǒng)一。因?yàn)楦鞑块T沒有明確的分工，那么檔案資料是由多個(gè)部門進(jìn)行管理的，因此，自己管自己的就會(huì)使檔案資料管理上出現(xiàn)各自為政的情況，一旦需要使用這些資料，就要去各個(gè)部門收集統(tǒng)一，造成混亂，不利于更深層次的開展管理工作，再者由于傳統(tǒng)的股那里不夠靈活，過于機(jī)械，使得檔案資源的開發(fā)力度不夠。

3.資金投入不夠

齊全的基礎(chǔ)設(shè)施是醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的前提條件，而且是必不可少的。為了達(dá)到管理信息化的目的，醫(yī)院必須投入大量的資金，用以購置計(jì)算機(jī)、掃描儀、 打印機(jī)等設(shè)備，并且，科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展使得電子設(shè)備的更新速度加快，也需要資金的支持，對(duì)這些設(shè)備維護(hù)、 維修也需要很多的經(jīng)費(fèi)，而實(shí)際情況是，很多醫(yī)院的資金投入不足，使得所需要的基礎(chǔ)設(shè)施配備不齊全，資金問題得不到解 決，就會(huì)使檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程受到制約。究其原因是醫(yī)院比較重視與醫(yī)療相關(guān)方面的投入，比如購置先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，提高醫(yī)護(hù)人員的醫(yī)療水平，改善醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)等等，就是為了在激烈的競爭取得優(yōu)勢(shì)，忽略了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。

4.檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員信息技術(shù)水平的高低、業(yè)務(wù)素質(zhì)的強(qiáng)弱對(duì)推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)起著至關(guān)重要的作用。以前，對(duì)于檔案管理靠手工操作就可以完成，所以技術(shù)含量不是很高，可如今，科學(xué)技術(shù)越來越先進(jìn)，對(duì)檔案管理人員的要求也越來越高，需要復(fù)合型人才。但是在實(shí)際工作中，一個(gè)比較突出的問題就是從事檔案管理工作的人員專業(yè)知識(shí)缺乏，自身素質(zhì)不高，加上沒有進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)信息化技術(shù)的運(yùn)用能力不強(qiáng)，創(chuàng)新能力較差，使工作的開展一直處于被動(dòng)的局面，造成檔案的利用效率低，對(duì)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)產(chǎn)生了較大的影響。

五、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的策略

1.轉(zhuǎn)變思想觀念

檔案管理是醫(yī)院管理工作中的一部分，它對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展有著重要的作用，對(duì)醫(yī)院健康、持續(xù)的發(fā)展起著推動(dòng)作用，所以，醫(yī)院工作人員都應(yīng)從思想上更新觀念，加強(qiáng)理解，重視檔案管理信息化建設(shè)，尤其是領(lǐng)導(dǎo)和從事檔案管理的人員，更應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的意義及重要性，這是時(shí)代發(fā)展的需求，也是醫(yī)院發(fā)展的必然舉措。只有領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)加強(qiáng)了，觀念轉(zhuǎn)變了，才會(huì)從財(cái)力和精神兩方面給予積極地足夠地支持，才能使檔案管理信息化進(jìn)程更加順利，這是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的基礎(chǔ)。

2.健全完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)需要以相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度為基礎(chǔ)，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)本院的實(shí)際情況，完善原來不合時(shí)宜的政策，制定出適合自己的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，還要通過宣傳等形式，不僅使相關(guān)部門和人員遵守執(zhí)行，醫(yī)院管理者和其他部門也應(yīng)該知曉，為檔案管理工作有序、健康的發(fā)展提供保障，并且確保現(xiàn)代化檔案管理工作的有效實(shí)施，做到有章可循，有序進(jìn)行。

3.加大資金投入

醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備來支撐，這是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的首要條件，沒有這些先進(jìn)的設(shè)備，工作將無法正常地進(jìn)行。毋庸置疑，醫(yī)院加大資金的投入，增加這一部分的資金比例，完成對(duì)設(shè)備進(jìn)行采購，積極創(chuàng)造有利于檔案管理信息化建設(shè)的條件。除了購買設(shè)備，設(shè)備的升級(jí)更新這一方面也不能落后。此外，對(duì)資金的監(jiān)督工作要加強(qiáng)，保證資金真正用于檔案管理信息化建設(shè)。有了足夠的硬件設(shè)備，還要利用這些硬件設(shè)備研發(fā)建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，既使單位內(nèi)部人員的交流溝通更加便捷，也有利于檔案信息的傳輸、收集、查詢、使用，全面實(shí)現(xiàn)信息化的建設(shè)，這樣一來，不僅使檔案信息的利用人員更加方便，有效實(shí)現(xiàn)了檔案信息的在線利用，還使辦公的效率大大提高。同時(shí)，醫(yī)院還要通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立與外部系統(tǒng)之間的聯(lián)系，讓檔案信息做到為社會(huì)服務(wù)、為大眾服務(wù)的根本宗旨。

4.提高管理人員的素質(zhì)

作為檔案管理工作的主體，從事這一工作人員的自身素質(zhì)、知識(shí)水平、專業(yè)技術(shù)能力的高低，會(huì)在很大程度上影響著檔案管理信息化的發(fā)展。因此，醫(yī)院要從人才引進(jìn)和培訓(xùn)兩方面入手。一是通過積極引進(jìn)素質(zhì)高的檔案管理人員到醫(yī)院工作，讓檔案管理的隊(duì)伍更加充實(shí)。二是對(duì)在職的管理人員搞好培訓(xùn)工作，可以聘請(qǐng)專業(yè)的教師，也可以開展遠(yuǎn)程培訓(xùn)，還可以讓管理人員走出去，通過多種形式多種途徑，讓管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不斷提高，創(chuàng)新意識(shí)得到提升，培訓(xùn)的內(nèi)容要符合實(shí)際，滿足檔案信息化的要求。其次職業(yè)道德培訓(xùn)也應(yīng)加強(qiáng)，培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的精神，提高檔案管理人員的服務(wù)水平。

總而言之，檔案作為信息資源極其寶貴，它在各行各業(yè)中起著非常重要的作用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在已進(jìn)入信息化時(shí)代，在這種新形勢(shì)下，醫(yī)院也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，積極推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的信息化進(jìn)程，使醫(yī)院的檔案管理工作也得簡單方便，不斷提高醫(yī)院檔案管理的水平，為廣大人民群眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)具有重大的現(xiàn)實(shí)意義，是 對(duì)我國傳統(tǒng)的檔案管理模式的一次重要變革。在以后的實(shí)際工作中，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案信息化建設(shè)水平，促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。

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